Pracuj lepiej razem: znaczenie systemów współpracy w przedsiębiorstwie

Twój copywriter jest w San Diego, programista w Miami, a grafik w Londynie. Do końca tygodnia muszą współpracować, aby opublikować stronę docelową po kliknięciu. Jak to zrobić?

Podobna zagadka stoi dziś przed większością firm. Bez biura domowego i pracowników z różnych stref czasowych wykonywanie zadań w zespole może być zadaniem niemożliwym do wykonania. Dlatego coraz częściej firmy zwracają się w stronę korporacyjnych systemów współpracy.

Co to jest system współpracy w przedsiębiorstwie?

Systemy współpracy w przedsiębiorstwie umożliwiają zespołom wspólną pracę nad projektami, które normalnie byłyby żmudne lub nieefektywne, lub wymagałyby od członków przebywania w tej samej lokalizacji. System współpracy może zawierać narzędzia umożliwiające prowadzenie wideokonferencji, udostępnianie dokumentów lub dowolną inną funkcję ułatwiającą grupową współpracę.

Przykłady systemów współpracy w przedsiębiorstwie, które zwiększają produktywność zespołów

Nie każda firma ma takie same potrzeby w zakresie współpracy. Niektórzy traktują priorytetowo oprogramowanie do zarządzania zadaniami, podczas gdy inni wymagają rozwiązań do wideokonferencji, aby lepiej ze sobą współpracowały. Oto niektóre z najpopularniejszych systemów współpracy w przedsiębiorstwach, których używają zespoły w celu poprawy przepływu pracy i produktywności, z których kilka używamy na Instapage. (Wskazówki dotyczące wdrażania nowego oprogramowania do współpracy w zespole można znaleźć tutaj).

Luźny

E-mail jest powolny i nieporęczny, a do natychmiastowej komunikacji po prostu go nie ogranicza. Dlatego miliony ludzi używają Slacka.

Możliwe, że znasz to narzędzie, nawet jeśli go nie używasz. A jeśli nie, zalecamy przynajmniej spróbować. Na najbardziej podstawowym poziomie ten system współpracy umożliwia dwóm członkom zespołu natychmiastową wymianę wiadomości, ale zawiera też kilka innych funkcji, które ułatwiają inne formy współpracy, takie jak:

• Grupuj wątki, które pozwalają zwracać się do całego zespołu
• Głębokie wyszukiwanie, kiedy musisz znaleźć, co twój szef powiedział o nowym sloganie firmy tydzień temu.
• Łatwe udostępnianie plików metodą „przeciągnij i upuść”, dzięki czemu nie musisz przełączać się między czatem a narzędziem do przechowywania danych innej firmy.
• Integracje z innym oprogramowaniem do współpracy, takim jak rozwiązania do wideokonferencji.

Asany

Kiedy ta strona sprzedaży ma zostać opublikowana? To ten czwartek czy następny? Czy projektanci zaczęli nawet pracować nad tymi niestandardowymi obrazami, których chcieliśmy?

Takie pytania często pojawiają się, gdy nie masz platformy do zarządzania zadaniami. Aby ich uniknąć, w Instapage używamy Asany.

Ten system współpracy pozwala na więcej niż tylko przydzielanie projektów. Zapewnia terminowość dzięki kanałowi, który wyświetla zaktualizowany stan projektu. Oznacza to, że możesz dowiedzieć się, czy ci projektanci ukończyli niestandardowe obrazy potrzebne do strony sprzedaży, a także możesz dowiedzieć się, czy copywriterzy zaczęli opracowywać przekonujące argumenty.

Na każdym etapie zadania są aktualizowane, ponieważ odnoszą się do przypisanego do nich członka zespołu, a z pulpitu nawigacyjnego można łatwo przeciągać kafelki podczas wypełniania kluczowych testów porównawczych projektu. Ułatwia to dotrzymywanie terminów i alokację zasobów, dzięki czemu możesz zaoferować więcej pomocy jedynemu projektantowi w tworzeniu tych niestandardowych obrazów, jeśli nie miał czasu na ich wykonanie do wtorku.

Gdy będziesz na bieżąco informowany o tym, jak Twój zespół pracuje indywidualnie nad projektem, będzie to widoczne w produkcie końcowym. A kiedy ten projekt zostanie zakończony, możesz zarchiwizować zadania i przejrzeć je później, aby dowiedzieć się, jakie są Twoje najbardziej produktywne procesy i przepływy pracy.

Rozwiązanie do współpracy Instapage

Nie musimy mówić, jak trudna może być współpraca nad stroną docelową po kliknięciu. Jeśli nie jesteś klientem Instapage, wiesz, a jeśli nim jesteś, prawdopodobnie kiedyś wiedziałeś. Aby przejść z pierwszej wersji szkieletu do wersji drugiej, trzeciej, ostatecznej wersji szkieletu, a następnie ostatecznej wersji szkieletu (wszyscy wiemy, że finał nigdy nie jest ostateczny), jest dużo biurokracji.

Jeśli już korzystasz z rozwiązania Instapage Collaboration, będziesz potrzebować trochę odświeżenia, jak wygląda ta biurokracja. Istnieją zrzuty ekranu pokryte czerwonym tekstem, które są przekazywane w biurze w celu uzyskania opinii; a im częściej są przekazywane, tym bardziej stają się pokryte czerwonym tekstem, aż nie widać już nawet przycisku wezwania do działania.

Do tego dochodzą łańcuchy e-mailowe, które biją rekordy pod względem liczby odpowiedzi. Odpowiedzi brzmią: „Oto moja poprawiona opinia” i „Myślę, że powinniśmy zmienić wezwanie do działania, ale zobaczysz mój pełny komentarz w czerwonym tekście na zrzucie ekranu”. A zanim skończysz otrzymywać tylko jedną rundę informacji zwrotnych od zespołu, chcesz albo zmienić adres e-mail, albo zamknąć laptopa i wyrzucić go przez okno, jak olimpijski rzucający dyskiem walczący o złoto.

SOS Jeśli ten scenariusz brzmi zbyt znajomo, potrzebujesz rozwiązania Instapage Collaboration. Zaoszczędzi Ci to czasu, bólu głowy i kosztów wymiany starego laptopa. Oto jak:

• Pracuj nad JEDNĄ płynnie aktualizowaną wersją strony docelowej po kliknięciu z całym zespołem w czasie rzeczywistym.
• Upuść Hotspot w dowolnym miejscu na stronie, aby skomentować dowolny element.
• Wyświetlaj wszystkie komentarze ze wszystkich swoich stron w wygodnym kanale, dzięki któremu odpowiadanie na opinie i rozwiązywanie problemów projektowych jest bezbolesne.
• Zaproś wszystkich do wyrażenia opinii, klikając przycisk „Udostępnij” w prawym górnym rogu strony.
• Zarządzaj uprawnieniami wszystkich współpracowników, w tym komentarze, które mogą widzieć, a których nie (najlepiej, gdy klient mówi „Zmieńmy kolor przycisku z powrotem na niebieski”, a projektant mówi „Czwarta zmiana koloru przycisku? Musisz żartuj sobie”)

Pojedynczy zatrzask

Często w zespołach zdalnych ważne jest, aby komunikować się szybko i konkretnie. Możesz napisać długą wiadomość e-mail, szczegółowo opisując, co należy zmienić i jak, lub po prostu zrobić zrzut ekranu i dodać strzałki oraz inne szczegóły tego, co może wymagać zmiany. Monosnap jest skutecznym narzędziem do robienia właśnie tego.

Na Instapage używamy go do przechwytywania i edytowania zrzutów ekranu, aby szybko udostępniać coś, co może być istotne dla projektu, nad którym pracujemy. Może to być strona wyników wyszukiwania, określone dane na pulpicie analitycznym lub zmiany, które wprowadzamy na stronie internetowej. Po schwytaniu celu możesz wkleić swoje zdjęcie w dowolnym miejscu — lub przyciąć, wyróżnić, wskazać strzałkami i zanotować komentarze czerwonym tekstem, a następnie przesłać edytowany obraz na serwer i wysłać link do zdjęcia jako tekst.

Dokumenty Google

Do efektywnej współpracy większość zespołów zajmujących się marketingiem treści nie potrzebuje niczego więcej poza Dokumentami Google. Bezpłatny i łatwy w użyciu system współpracy sprawia, że ​​proces pisania i edytowania jest prosty dla menedżerów treści i ich personelu.

Pisarze uznają to za podobne do używania programu Microsoft Word. Dostępne są wszystkie dostępne podstawowe funkcje, które pozwalają na formatowanie tekstu, a szczególnie przydatna jest lista rozwijana, która pozwala twórcom SEO łatwo oznaczać ich podnagłówki.

Ale nieco bardziej zaawansowane funkcje sprawiają, że Dokumenty Google świetnie nadają się do współpracy. Funkcja „komentarz” umożliwia redaktorom wyróżnianie fraz w celu łatwego pozostawienia opinii, a jeden szczególny tryb uprawnień, zwany „sugerowaniem”, ułatwia członkom zespołu sugerowanie zmian w tekście, które autor może przejrzeć i zaakceptować lub odrzucić w późniejszym terminie za pomocą naciśnięcie przycisku.

kalendarzowo

Oto łańcuch e-maili, który będzie wyglądał znajomo. Od niego do ciebie: „Hej, o której godzinie najlepiej się spotkać?”

Od ciebie do niego: „Dzisiaj mam prawie cały dzień wolny. Więc co powiesz na chwilę przed lunchem?

Od niego do ciebie: „Dzisiaj nie mogę. Zalany. Co powiesz na jutro?"

Od ciebie do niego: „Nie, jutro pracuję nad napiętym terminem, a po południu mam spotkanie z Tedem, a on jest prawdziwym gadułą, więc prawdopodobnie potrwa to długo”.

Od niego do ciebie: „Oof. Ted może warczeć. Przykro mi, musisz sobie z tym poradzić, ale mam zajętą ​​resztę tygodnia.

Następnie ten łańcuch e-maili zostanie wznowiony w następnym tygodniu i będzie ponownie wypełniony tym samym. Aby to wszystko ominąć, wiele zespołów korzysta z Calendly.

Narzędzie pozwala ustawić godziny, w których jesteś dostępny, i po prostu strzelać według harmonogramu do każdego, z kim próbujesz się spotkać, a kto może następnie wybrać czas, w którym są również dostępni, na podstawie Twojego harmonogramu.

Iść na spotkanie

Czasami potrzebujesz trochę czasu na twarz. Nie taki, jaki masz w telefonie, ale taki, który służy do spotkań z inwestorami lub dyrektorami w celu informowania o najnowszych liczbach pozyskiwania użytkowników. GoToMeeting jest popularnym rozwiązaniem dla 16 milionów użytkowników, którzy angażują się w takie zdalne interakcje.

System współpracy pozwoli Ci szybko i łatwo konfigurować niestandardowe pokoje na różne spotkania, zapraszać uczestników z wielu różnych lokalizacji, a nawet rozpocząć nagrywanie spotkania jednym kliknięciem. Kanały w wysokiej rozdzielczości sprawiają, że całe doświadczenie jest bardziej osobiste, a narzędzie do rysowania i funkcja transmisji ekranu pozwalają dzielić się tym, na co patrzysz z najwyższą dokładnością.

Współpracuj lepiej dzięki systemowi współpracy w przedsiębiorstwie

Systemy współpracy w przedsiębiorstwach zyskują na popularności, ponieważ firmy oddalają się i chcą utrzymać produktywny przepływ pracy zespołowej. Z ich pomocą spotykajcie się, rozliczajcie się nawzajem i udostępniajcie najważniejsze treści, aby lepiej współpracować. Dowiedz się, jak szybkie i bezbolesne jest tworzenie stron docelowych po kliknięciu z pomocą rozwiązania Instapage Collaboration Solution. Zarejestruj się, aby uzyskać wersję demonstracyjną Enterprise już dziś.