Jak inteligentnie wprowadzić nowe oprogramowanie do współpracy w swoim zespole

Przekonanie zespołu do przyjęcia tego nowego narzędzia nie jest tak łatwe, jak myślisz. W rzeczywistości zmuszanie ich do tego może pogrążyć całą firmę w chaosie.

Badania pokazują, że apatia pracowników, przypadki rezygnacji i wrogość wobec menedżerów mogą się nasilić, gdy wdrażasz zmiany w niewłaściwy sposób.

Systemy współpracy w przedsiębiorstwie są ważne dla bardziej spójnego przepływu pracy, więc powinieneś wiedzieć, jak wprowadzić nowe oprogramowanie do swojego zespołu. Oto jak zrobić to dobrze.

Poproś ich o ocenę oprogramowania do współpracy

Około 65 lat temu naukowcy Lester Coch i John French Jr. dokonali zaskakującego odkrycia w fabryce odzieży.

W badaniu, którego celem było zmierzenie wpływu zmian organizacyjnych na pracowników, podzielili pracowników na cztery grupy o podobnym poziomie spójności i wydajności operacyjnej. W trzech z tych czterech grup znaleźli kilka istotnych różnic w zachowaniu:

(Grupa 2 nie została uwzględniona, ponieważ nie miała wpływu na wyniki testu)

• Grupa 1:

Grupa ta została określona przez badaczy jako grupa „bez udziału”. Członkowie grupy pierwszej zostali wezwani przez przełożonych do sali konferencyjnej i poinformowani, że ich proces montażu wymaga usprawnienia.

Następnie menedżerowie dali im określoną metodę poprawy szybkości montażu. Nie mieli nic do powiedzenia na temat tego, co pociąga za sobą ten proces. Poinstruowano ich, aby wrócili na swoje stanowiska i podążali za nim.

• Grupy 3 i 4:

Te dwie grupy nazwano grupami „całkowitego uczestnictwa”. Kierownictwo poinformowało ich, że istnieje potrzeba usprawnienia przepływu pracy i poproszono ich o przeprowadzenie burzy mózgów na temat pomysłów, jak to naprawić.

Kiedy operatorzy uzgodnili kroki, które można było wyeliminować, a procesy, które można usprawnić, obie grupy zostały w pełni przeszkolone w zakresie nowej metody. Inaczej niż w grupie 1, ci pracownicy mieli pełny wpływ na to, co pociąga za sobą nowa metoda.

To, co stało się później, wprawiło eksperymentatorów w osłupienie. Oto, co napisali o grupie pierwszej:

„Opór pojawił się niemal natychmiast po zmianie. Wystąpiły wyraźne przejawy agresji wobec kierownictwa, takie jak konflikt z metodykiem,… wrogość wobec przełożonego, celowe ograniczanie produkcji, brak współpracy z przełożonym. W ciągu pierwszych 40 dni rzuciło ją 17%. Złożono skargi dotyczące stawek akordowych; ale kiedy stawka została sprawdzona, okazało się, że jest trochę „luźna”.

W porównaniu z okresem sprzed wdrożenia nowego procesu pracownicy ci pracowali z wydajnością około 65%. I utrzymywały się na tym poziomie przez 30 dni po dokonaniu zmiany.

Grupy 3 i 4 również odnotowały początkowo spadek wydajności, choć był on znacznie mniej drastyczny niż w grupie 1. Nie trwał on również zbyt długo.

Po przyzwyczajeniu się do nowego procesu pracownicy z grup „całkowitej partycypacji” nie tylko wrócili do poprzedniego poziomu wydajności produkcji, ale ją przekroczyli. I zrobili to bez wrogości i agresji wobec kierownictwa.

Lekcja tutaj? Zaangażuj swój zespół w proces adaptacji nowego narzędzia. Na przykład, jeśli chcesz korzystać z Instapage, pozwól całemu zespołowi go wypróbować. Upewnij się, że mogą używać platformy do łatwego wspólnego tworzenia stron za pomocą naszego nowego rozwiązania do współpracy:

Zaproś ich opinie i weź je pod uwagę. Jeśli zamierzają z niego korzystać, wszystkie funkcje oprogramowania muszą działać zarówno dla nich, jak i dla Ciebie.

Zminimalizuj zmiany społeczne związane z przyjęciem nowego oprogramowania dla przedsiębiorstw

Cztery lata po tym, jak Coch i French postawili stopę w tej fabryce odzieży, Paul Lawrence i Harriet Ronken mieli okazję obserwować otwierającą oczy interakcję w fabryce elektrycznej.

W tej szczególnej sytuacji zespoły inżynierów i operatorów codziennie pozostawały ze sobą w stałym kontakcie. Nierzadko zdarzało się, że inżynier sugerował swojemu operatorowi ulepszenie procedury lub odwrotnie. Gdy część lub proces został uznany za nieskuteczny, zespół próbował go wspólnie naprawić.

System działał w większości przypadków, ale był jeden, w którym nie. Kiedy inżynier zwrócił się do pewnego operatora, z którym nie pracował regularnie, i zasugerował wypróbowanie nowej części, sprawy potoczyły się trochę inaczej niż zwykle.

Zamiast odpowiednio ją przetestować, „nie obchodziła się z częścią ze swoją zwykłą ostrożnością. Po złożeniu produktu przetestowała go i nie przeszedł kontroli. Zwróciła się do nowego inżyniera i z triumfalną miną powiedziała: „To nie działa”.

Kiedy inżynier zasugerował, by przetestowała więcej części, zrobiła to — znowu bez przekonania — instalując je w sposób, który badacze nazwali „niezwykle szorstkim sposobem”. I znowu nie zadziałały.

Pozornie celowo sabotowała nowy projekt.

Kiedy ten nowy inżynier odszedł, operator zwrócił się do inżyniera, z którym pracowała rutynowo, i powiedział mu, że pomysły nowego inżyniera są po prostu „niedobre”.

Wtedy badacze zdali sobie sprawę, że zmiana wymaga zarówno technicznego, jak i społecznego aspektu. W tym przypadku zmianą techniczną było dostosowanie do projektu roboczego operatora. Zmianą społeczną był nieznany inżynier wprowadzający tę zmianę.

W Twoim przypadku zmiana techniczna polega na wdrożeniu nowego narzędzia do współpracy. Ale jakie konsekwencje społeczne będzie miała ta zmiana? Nawiasem mówiąc, w jaki sposób narzędzie zmieni sposób działania Twojego zespołu?

Kto wdroży zmianę? Czy zrestrukturyzuje łańcuch dowodzenia? Czy zmieni role pracowników? Czy spowoduje to kontakt nieznanych członków zespołu?

Lisa Quast, trenerka kariery i była dyrektor na liście Fortune 500, dodaje do eksperymentu wnioski na wynos słowami z własnego doświadczenia:

„Jeżeli osoby w dziale bardzo szanują swojego kierownika, ponieważ kierownik zbudował zaufanie przez pewien czas, zespół będzie bardziej akceptował wszelkie zmiany. Jeśli menedżer jest nowy i nie zdobył jeszcze zaufania swoich pracowników, nieufność może przerodzić się w opór wobec zmian”.

„Nowy” niekoniecznie oznacza „nowy w firmie”. W przykładzie operator/inżynier „nowy” oznaczał po prostu kogoś, z kim operator nie był przyzwyczajony do pracy. To zaufanie i znajomość realizatora zmiany jest kluczowa, podobnie jak inne implikacje społeczne zmiany.

Jeśli to możliwe, poproś starszego członka Twojej firmy o zainicjowanie przyjęcia nowego oprogramowania do współpracy. Zanim to zrobisz, upewnij się, że przewidziałeś wpływ tej zmiany.

Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby zminimalizować opór, utrzymując zespoły w stanie nienaruszonym i role takie same. W przeciwnym razie możesz skończyć z całym działem upartych, samosabotujących się operatorów.

Jasno określ powód zmiany

„Jeśli personel nie rozumie potrzeby zmiany, można spodziewać się oporu” — mówi ekspert ds. zarządzania zmianą, Tobin Rick. „Zwłaszcza od tych, którzy mocno wierzą, że obecny sposób robienia rzeczy działa dobrze… i działa od dwudziestu lat!”

We wspólnym badaniu przeprowadzonym przez MIT Sloan Management Review i Capgemini Consulting 63% menedżerów stwierdziło, że wdrożenie zmian technologicznych w ich firmach trwało zbyt długo, a jedną z głównych przyczyn była niejasna komunikacja o korzyściach płynących z nowego narzędzia.

Przypomnij sobie jeden z kluczy do sukcesu w fabryce elektrycznej. Znajomy inżynier wyjaśnił , dlaczego zmiana powinna zostać wprowadzona , zanim poprosił o to swojego operatora.

Nieznajomy inżynier po prostu „gestykulował” bez wyjaśnienia, że ​​chce, aby operator przetestował nową część. A ona stawiała opór. Tak samo jak twoi pracownicy, jeśli nie masz dla nich wyjaśnienia.

Dlaczego teraz? Jaki jest powód przyjęcia tego nowego narzędzia do współpracy w przedsiębiorstwie? Co jest nie tak ze starą metodą?

Upewnij się, że masz przygotowane odpowiedzi, ponieważ bez wątpienia zadają pytanie „dlaczego?”

Poczekaj na odpowiedni moment, aby wprowadzić nowe oprogramowanie do współpracy

Zmiany nie przychodzą łatwo — a to szczególnie prawdziwe, gdy nadchodzą od razu.

Jeśli Twoja organizacja przeszła kilka poważnych zmian w krótkim czasie, rozważ zaczekanie z wdrożeniem nowego narzędzia. Niezrobienie tego, według Quasta, może również wywołać sprzeciw:

„Jak mówi stare powiedzenie: „Wyczucie czasu jest wszystkim”. Narzucanie pracownikom zbyt wielu zmian w krótkim czasie może wywołać opór”.

Jeśli niedawno kogoś zatrudniłeś lub zwolniłeś albo zrestrukturyzowałeś role lub procesy w swojej organizacji, daj swoim pracownikom trochę czasu na dostosowanie się, zanim dokonasz w nich kolejnej zmiany.

Poznaj tajniki nowego narzędzia do współpracy przed swoim zespołem

Kiedy już zdecydujesz (mam nadzieję, że z pomocą swojego zespołu), którego oprogramowania do współpracy będziesz używać, poznaj funkcje najbardziej wartościowe dla swojego zespołu. Chcesz być przygotowany na wszelkie pytania, które mogą mieć w przyszłości.

Zanim zaczniesz szkolić ich w zakresie każdej funkcji, zapytaj, jak chcieliby nauczyć się nowego narzędzia. Twoi zaawansowani technologicznie pracownicy prawdopodobnie uznają intensywny kurs za stratę czasu, podczas gdy inni mogą potrzebować dodatkowego wsparcia.

Oceń poziom zrozumienia swojego zespołu, zanim zaczniesz go szkolić, aby dostosować proces uczenia się do każdego członka.

Pomyślnie zastosuj swoje nowe narzędzie do współpracy

Zanim wprowadzisz jakąkolwiek zmianę w swojej organizacji, upewnij się, że rozważyłeś konsekwencje, zarówno techniczne, jak i społeczne, dla pracowników i ich ról. Jest to prawdą, jeśli dzisiaj oceniasz narzędzia do stron docelowych. także na rynku.

Aby Twój zespół mógł pracować szybciej i łatwiej na tych samych stronach docelowych po kliknięciu, zarejestruj się już dziś, aby skorzystać z demonstracji Instapage Enterprise.