Wystarczy w procesie zatwierdzania: podpisz swoje imię i nazwisko oraz wyślij

Stara rutyna Abbotta i Costello Kto pierwszy? jest klasycznym żartem. To pozornie nieskończone, a także bardzo zabawne.

Kto jest upoważniony do podpisania i zatwierdzenia elementu zabezpieczenia marketingowego? może czuć się tak samo jak knebel. To zdecydowanie nie ma końca, ale nie jest takie zabawne. Zatwierdzenie jest jak gorący kartofel – ludzie nie chcą go dotykać i niechętnie podpisują się i opatrują coś twardym stemplem „to jest gotowe”.

Osobiście uważam, że wynika to ze strachu. Strach, że czyjeś inicjały będą ostatnie na dokumencie – ponieważ ostatni, który powie „tak”, staje się pierwszym w kolejce do winy, jeśli coś pójdzie nie tak.

Ale bez tego „tak” jesteśmy bez celu. Gdzieś ktoś musi powiedzieć „tak” – inaczej twoi copywriterzy i projektanci wkrótce będą płakać wujku. W pewnym momencie trzeba to „zrobić”. Skończone. Zatwierdzony.

Kto więc powinien być decydentem? Kto się podpisuje – i na jakim etapie? A tak w ogóle, ilu rund poprawek każdy powinien się spodziewać?

Wpływ Digital na proces zatwierdzania

Dzisiejsze czasy są dalekie od dawnych czasów publikacji drukowanych, kiedy naprawdę musieliśmy zrobić to dobrze od samego początku. W tamtych czasach mój szef i ja spędzaliśmy godziny pochyleni nad korektami z czerwonymi długopisami. Przeanalizowaliśmy i zredagowaliśmy linię. Starannie wybraliśmy również to, co przepuściliśmy – ponieważ edycja oznaczała przedruk, co oznaczało więcej pieniędzy. Niektóre rzeczy po prostu musiały się przesunąć. A kiedy podpisaliśmy nasze nazwiska, sprawa była załatwiona. Dosłownie. Drukarnia zadbała również o wysyłkę i dystrybucję. Nasza zgoda oznaczała więc, że koń opuścił stodołę.

Jednak w dzisiejszej erze cyfrowej mamy możliwość bycia doskonałymi – mamy też ogromny kompleks perfekcji. Zawsze jest miejsce i okazja do ulepszeń, więc łatwo jest odnieść wrażenie, że nic nigdy nie jest „zrobione”.

Spotkałem tak wielu kierowników i przełożonych, którzy boją się powiedzieć „Tak – zamknij to”. Obawiają się, że błąd źle się na nich odbije, więc uchylają się od ostatecznego aktu zamknięcia. Pozwalają, by niekończące się pętle poprawek je zniszczyły, przegapiając termin na rzecz poprawienia innego nagłówka lub przecinka.

To szalone.

Nigdy nie możemy iść dalej.

Nie zrozum mnie źle. Nie sugeruję, że dążymy do nieporządku i słabej gramatyki. Powinniśmy dążyć do wielkości – a przynajmniej do dobra. Powinniśmy chcieć, aby nasza kopia była wolna od błędów, nasze zabezpieczenia były dopracowane, a nasza najlepsza stopa do przodu.

Ale czasami, kiedy masz 20 poprawek (ręka do góry, jeśli też tam byłeś), nadszedł czas, aby powiedzieć „dość”.

Jak przebiega proces zatwierdzania i kto jest odpowiedzialny?

Zatwierdzenie w dzisiejszych czasach oznacza, że ​​ktoś z odpowiednim poziomem uprawnień występuje i podpisuje się – dosłownie lub przysłowiowo – na przerywanej linii projektu. Daje zielone światło. Wysyła tego frajera.

Zazwyczaj osoba na szczycie – lub blisko szczytu – marketingowej piramidy organizacyjnej będzie tą, która wyda ostateczne potwierdzenie.

Ktokolwiek dzierży to pióro, powinien był przeczytać treść (lub przejrzeć grafikę/wideo/wstaw-tutaj-medium), porównać je ze wszystkim, co było przed nim, aby upewnić się, że pasuje do standardów marki i jakości, a następnie dać się- przed siebie zielone światło.

Przyrostowe podpisy i minizatwierdzenia

Aby osiągnąć ostateczną aprobatę – szczyt tej piramidy – skorzystaj ze wskazówki wspinaczy: wypróbuj podejście kamieni milowych.

Załóżmy na przykład, że Twój dyrektor ds. marketingu ma ostateczne zatwierdzenie w procesie zatwierdzania. Zanim CMO to zobaczy, upewnij się, że osoba siedząca bezpośrednio pod nią – powiedzmy, że jest to Dyrektor ds. Marketingu – również ma szansę się podpisać (najlepiej kilka dni przed CMO, aby dać czas na ewentualne zmiany). Zanim dojdzie do poziomu dyrektora, upewnij się, że twój starszy menedżer ds. marketingu również się waży. I tak dalej.

To trochę jak harmonogram powrotu do pracy: wiesz, dokąd zmierzasz, po prostu musisz wyznaczyć osiągalne kamienie milowe po drodze, aby mieć pewność, że dotrzesz tam na czas i z wysoką jakością.

Tworzenie procesu zatwierdzania

Osobiście lubię to stopniowe podejście, więc wiem, że zmierzam we właściwym kierunku.

Zdaję sobie jednak sprawę, że nie zawsze jest to możliwe, zwłaszcza w przypadku bardzo ciasnych zwrotów lub w mniejszej organizacji. Czasami trzeba stworzyć element i pokazać go dyrektorowi, aby go zobaczył.

Nadal możesz wzorować się na tym modelu, wyznaczając sobie mini kamienie milowe. Załóżmy, że tylko ty i twój szef — potężny zespół dwóch osób — pracujecie nad projektem. Ona ma ostatnie słowo, a resztę pozostawia tobie. Teraz możesz to uskrzydlić i mieć nadzieję na najlepsze. Ale zamiast tego sugerowałbym utworzenie dla siebie mini procesu zatwierdzania.

Może to wyglądać mniej więcej tak:

• Przeprowadź burzę mózgów 10 pomysłów na slogany kampanii.
• Zawęź to do trzech najlepszych.
• Napisz tekst kampanii dla każdego z tych trzech haseł.
• Teraz przejrzyj swoją pracę i wybierz dwie.
• Umieść te dwa elementy w układzie i wybierz swoją grafikę.
• Odejdź i wróć do godziny lub dnia później.
• Który wyskakuje? Który z nich najbardziej przemawia do marki i jest zarówno wciągający, jak i wyjątkowy?
• Dokonaj swojego wyboru.
• Uznaj to za kamień milowy i idź dalej.

Ilu rund recenzji należy się spodziewać — lub na które zezwolić — w procesie zatwierdzania?

Przez lata pracowałem z klientami biznesowymi o różnej wielkości. Można by pomyśleć, że duże operacje – korporacje – miałyby to ustawione, a mniejsi faceci potykaliby się o siebie. Właściwie widziałem coś przeciwnego. W wielu przypadkach to mniejsze firmy są bardziej dopięte na ostatni guzik, ostrożne w ograniczaniu rotacji i wyprowadzaniu rzeczy za drzwi. Może to dlatego, że mają mniej czasu do spędzenia, a zatem każdy strumień pracy musi być wydajny.

Jak już zapewne wyczuwasz, niekończące się poprawki są problemem i irytacją w procesie zatwierdzania. Jednocześnie zdaję sobie sprawę, że rzadko kończymy po jednej rundzie. Jest całkiem możliwe – i konieczne – rozwinięcie kilku pomysłów i wypróbowanie kilku rzeczy, zanim dojdziesz do dobrych rzeczy. Czasami sięganie do puszki po drugi, trzeci lub czwarty pomysł ujawnia najlepsze rzeczy.

Ale żeby nie dać się złapać w niekończącą się pętlę, lubię ograniczać moje rundy powtórkowe do trzech lub czterech. To wzniosłe, zdaję sobie sprawę. Czasami – jeśli pozwala na to czas – możesz dać sobie trochę więcej czasu na rozmowę z szefem, aby wszystko naprawić.

Ponowne sprawdzanie swojej pracy po czterech lub pięciu razach to po prostu strata czasu, ponieważ coś się dzieje: nasze mózgi stają się mętne. Widzieliśmy The Thing tak wiele razy, że stajemy się ślepi na oczywiste błędy. Brakuje nam rzeczy. To nie jest dobre, zwłaszcza gdy zbliżasz się do terminu i zatwierdzenia przez kierownictwo.

Niekończące się rundy rewizji powodują również problemy z kontrolą wersji. Im więcej razy poprawiasz, edytujesz i jeszcze raz poprawiasz, tym bardziej jesteś podatny na utratę kontroli wersji. To temat na inną okazję, ale uwierzcie mi, kiedy mówię, że chodzi mi to po głowie. Bardzo. Zwłaszcza, gdy nie mogę utrzymać szkiców w porządku i zaczynam czuć się jak szaleniec, który godzi pięć jednoczesnych plików, aby znaleźć „najnowszy” lub odkryć, że błędy, które poprawiliśmy w rewizji trzeciej, zostały ponownie wprowadzone w rewizji piątej lub szóstej.

A produktywność po prostu gwałtownie spada, gdy przechodzisz do dwucyfrowych rund poprawek.

Miałem ostatnio projekt, który przeszedł ponad dwa tuziny poprawek. Chciałbym żartować. Zwykle całkiem nieźle sobie radzę z zapamiętywaniem tego, co zrobiliśmy i co jeszcze musimy zrobić – na przykład „Tak, sprawdziliśmy fakty” lub „Nie, jeszcze nie sprawdziliśmy marki. ” Ale przed 20 obrotem byłem usmażony i straciłem pamięć o tym, co zrobiliśmy. Musiałem uciekać się do podwójnego i potrójnego sprawdzania ostatecznego dokumentu, aby upewnić się, że jest prawidłowy, a niektóre złe rzeczy wciąż się prześlizgiwały. Aż mnie zatkało kilka tygodni później jak to zobaczyłem.

Więc ostrzeżenie: jeśli musisz – i naprawdę mam na myśli, że musisz – rozciągać się na pół tuzina lub więcej rund rewizyjnych, upewnij się, że przyprowadzisz kogoś ze świeżym spojrzeniem, aby zobaczył rzecz, zanim ją wyślesz. Mogą pomóc wychwycić literówki i inne drobne błędy, które już nie rzucają się w oczy.

Sztuczki handlu

Co teraz?

Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to dowiedzieć się, kto (lub kilku kogo) musi się podpisać. Jeśli nie robisz nic innego, zrób to. Wiem, że wiele firm stosuje obecnie strukturę „płaskiej organizacji”, ale proszę, daj komuś ostatni czerwony długopis zatwierdzenia.

Kolejnym krokiem, który możesz zrobić, jest podążanie za udokumentowaną mapą drogową. Niezależnie od tego, czy jest to kreatywny brief, czy kreatywny przepływ pracy, pomocne są wskazówki dotyczące dokumentowania tego, jak powinno wyglądać.

Pozwalając temu odejść

A potem poddaj się. Ponieważ w pewnym momencie naprawdę musisz pozwolić swojej pracy wyjść w świat. Świetne hasło kampanii trzymane w przysłowiowej szufladzie nigdy nie sprzedało żadnego produktu.

Kiedy odpuścisz, pozwoli to również Tobie – i Twojemu zespołowi – przejść dalej. Zamiast dążyć do perfekcji, możesz okiełznać tę energię i wykorzystać ją przy kolejnym projekcie. Bo nigdy nie ma tylko jednego projektu. Zawsze jest coś innego za rogiem.

Możemy również uczyć się na własnych błędach, w tym na tym, co działa, a co nie.

A oto kicker: w dzisiejszym świecie naprawdę mamy możliwości ponownego wykonania naszej pracy. Oczywiście nie zawsze – jeśli drukujesz coś na billboard lub broszurę, jest to w pewnym sensie załatwiona sprawa, chyba że chcesz rozłożyć koszty przedruku. Ale jeśli pracujesz w środowisku cyfrowym, rzekomo możesz skontrolować swój kanał w ciągu miesiąca i zdecydować: „Hej, zaostrzmy to i spróbujmy ponownie”. Możesz przebudować kampanię i poprawić wszystkie rzeczy, które dręczą cię od pierwszego wydania. Masz szanse na poprawki. Pozwól temu się wchłonąć – i rozluźnij nieco ramiona.

W pewnym momencie trzeba trochę poluzować wodze i powiedzieć: „Wystarczy. Spróbujmy." I zobacz, co się stanie.

Jak mówi guru marketingu Seth Godin: „ Nie potrzebujesz więcej czasu, musisz tylko zdecydować. ”

Zdecyduj – lub zdecyduj, kto ma decydować – i ruszaj w drogę.

Wracając do ciebie: Jaki jest twój system utrzymywania projektów na właściwym torze i mądrego weryfikowania swojej pracy? Podziel się swoimi wskazówkami tutaj.