Jak uzyskać rzeczywistą informację zwrotną od pracowników jako menedżer, aby stworzyć silniejsze relacje oparte na zaufaniu – 12 porad roboczych

„Wszyscy potrzebujemy ludzi, którzy udzielą nam informacji zwrotnej. W ten sposób się doskonalimy”.

– Billa Gatesa

Czytając ten cytat, niektórzy z was mogą powiedzieć, że „cóż, to wcale nie jest mocny cytat”.

Jednak nie zgadzam się.

Jest to prosty, ale bardzo potężny. To dosłownie złoty składnik pracy zespołowej.

Jeśli chcesz, aby praca zespołowa spełniła Twoje marzenie, powinieneś wiedzieć, jak dawać i otrzymywać informacje zwrotne. Będzie prowadzić do wielkości krok po kroku.

Jeśli nie zastosujesz się do tej rady i uważasz, że jesteś zbyt dobry, aby słuchać opinii innych, nie będziesz w stanie rozwiązać problemów, a te problemy będą powoli, ale nieuchronnie cię pożerać!

Pozwól, że przejdę do wyjaśnienia, jak najlepiej wykorzystać informacje zwrotne!

Co to jest informacja zwrotna od pracownika?

Informacje zwrotne od pracowników to wszelkie informacje udostępniane (formalnie lub nieformalnie) przez pracowników na temat ich wyników, umiejętności lub chęci do pracy w zespole. Informacje zwrotne mogą pochodzić zarówno od przełożonych, jak i współpracowników, a właściwie przeprowadzone mogą pomóc w stworzeniu lepszego, bardziej harmonijnego miejsca pracy.

Informacje zwrotne od pracowników to bardzo skuteczne narzędzie. Ma potencjał do wzrostu i rozwoju personelu Twojej organizacji, zwiększenia poziomu zaufania i komunikacji oraz budowania relacji między pracownikami a menedżerami, jeśli zostanie odpowiednio przeprowadzony.

Niestety, aby uniknąć dyskomfortu, informacje zwrotne są często pomijane lub całkowicie ignorowane . Prawidłowo przeprowadzona informacja zwrotna podniesie ducha zespołu, jednocześnie zwiększając zaangażowanie i produktywność. Jeśli jednak zrobisz to zbyt niechlujnie, wyrządzisz więcej szkody niż pożytku.

Pozytywna i negatywna informacja zwrotna jest niezbędna, ponieważ pomaga w przełamywaniu złych nawyków, zachęca do pozytywnego nastawienia i pozwala zespołom skuteczniej działać na rzecz ich celów.

Pracownicy czują się częścią firmy, gdy zaczynają otrzymywać informacje zwrotne.

Uznanie pracowników jest niezbędne do zwiększenia produktywności i utrzymania wysokiego poziomu zaangażowania. To także ważny element komunikacji organizacyjnej i jedno z najlepszych narzędzi dostępnych dla menedżerów.

Wartość pozytywnych opinii pracowników jest oczywista. Promuje pozytywne działania i wiąże się z większym zaangażowaniem i produktywnością pracowników.

Informacja zwrotna od pracowników, zarówno pozytywna, jak i negatywna, jest niezbędna. Pomaga pracownikom docenić ich mocne i słabe strony oraz zmniejsza negatywne zachowania, jeśli jest konstruktywny.

Właściwa informacja zwrotna, przekazana we właściwym czasie, może mieć duży wpływ na nawyki, umiejętności i ostatecznie karierę pracowników.

Budowanie relacji między pracownikami a menedżerami jest ważniejsze niż kiedykolwiek, ponieważ gospodarka kontraktów rośnie, a coraz więcej pracowników pracuje niezależnie.

Znaczenie informacji zwrotnych od pracowników w rozwoju tych relacji jest nie do przecenienia. Słuchanie opinii pracowników i reagowanie na nie jest dla menedżerów równie ważne, jak udzielanie informacji zwrotnych.

Informacje zwrotne od pracowników przekształciły się w ciągłe strategie słuchania, które budują zaufanie między menedżerami a pracownikami w dzisiejszym świecie. Codzienne opinie pracowników prowadzą do znacznie większego zaangażowania, a także do całej masy innych korzyści.

Przyjrzyjmy się, dlaczego opinie pracowników są ważne, przyjrzyjmy się kilku przykładom z życia wziętym od pracowników oraz temu, jak menedżerowie mogą działać i podejmować działania, aby stworzyć kulturę słuchania.

Co to jest cykl informacji zwrotnych pracowników?

Dla menedżera postęp informacji zwrotnej pracownika składa się z trzech części:

• zrozumienie, co robi pracownik;
• udzielanie informacji zwrotnej;
• otrzymywanie informacji zwrotnej.

Zrozumienie procesu pracy pracowników

Ważne jest, aby mieć dobry obraz tego, co robią wszyscy w zespole, jeśli chodzi o opinie pracowników.

Możesz uzyskać dobry przegląd tego, co robi Twój zespół, korzystając z oprogramowania do cotygodniowego raportowania statusu. Cotygodniowe raportowanie statusu jest nie tylko najprostszym sposobem zarządzania pracownikami, ale oferuje również możliwość natychmiastowego przekazywania informacji zwrotnych pracownikom poprzez cotygodniowe recenzje lub funkcje polubienia/komentowania, które wszyscy znają.

Udzielanie informacji zwrotnej pracownikom

Jeśli chodzi o zarządzanie ludźmi w Twojej firmie, nie możesz polegać tylko na rocznych lub kwartalnych informacjach zwrotnych. Pracownicy potrzebują regularnej informacji zwrotnej.

Przekazywanie cotygodniowej informacji zwrotnej może wydawać się stratą czasu, jeśli zarządzasz większymi zespołami lub działami. Jednak informacja zwrotna niekoniecznie musi być przekazywana podczas spotkania jeden na jeden lub w innej czasochłonnej formie.

Informacja zwrotna od pracownika może być tekstem tak krótkim, jak dwa zdania lub tak prostym, jak naciśnięcie przycisku „Lubię to”, aby pokazać, że jesteś świadomy i akceptujesz to, co robią.

12 strategii udzielania skutecznej, praktycznej informacji zwrotnej od pracowników

Niezależnie od roli, jaką pełnisz w swojej firmie, z pewnością w pewnym momencie będziesz musiał przekazać informację zwrotną. Chwalenie jest łatwe, ponieważ każdy lubi miły komplement. Z drugiej strony, konstruktywna krytyka jest trudna do przekazania… i znacznie trudniejsza do wysłuchania i zaakceptowania.

Zachowanie milczenia będzie wydawać się najłatwiejszą opcją, ale na dłuższą metę będzie trudniejsze dla Ciebie i Twoich współpracowników, ponieważ problemy będą się nasilać. Kiedy nadejdzie czas, aby zabrać głos, zamiast wybierać szybkie wyjście, weź głęboki oddech i skorzystaj z poniższych strategii.

Oto 12 wskazówek, które pomogą menedżerom i liderom otrzymywać regularne, skuteczne informacje zwrotne od pracowników, które przyniosą pozytywne rezultaty.

1- Unikaj udzielania niechcianych rad

Tylko jedna trzecia osób uważa, że ​​opinie, które otrzymują, są wartościowe. Ponieważ zwykle nie jest o to proszona, może wywołać wiele napięć u osoby, która ją otrzymuje.

Jeśli Twój bezpośredni podwładny nie prosi konkretnie o informację zwrotną, pamiętaj, aby zadawać pytania dotyczące tego, kiedy, jak i czy chcieliby ją otrzymać.

Zapewnisz swojemu pracownikowi większą kontrolę i zwiększysz prawdopodobieństwo, że będzie działał zgodnie z przekazaną przez Ciebie informacją zwrotną. Pozwól pracownikom przejąć kontrolę nad agendą informacji zwrotnych, sprawiając, by czuli się dobrze, wiedząc, że mogą o nie poprosić.

2- Przekazuj aktualne informacje zwrotne „na żywo”.

Czy kiedykolwiek trzymałeś coś w środku przez tygodnie lub miesiące, zanim naprawdę powiedziałeś komuś, co myślisz? Nie byłbyś pierwszym, który by to zrobił, ale to nigdy nie jest najlepsza rzecz (zaufaj mi, wiem to z doświadczenia).

Kiedy czekasz, małe problemy mogą zmienić się w duże, a jeśli zaczniesz wskazywać problemy, które sięgają tygodni, miesięcy, a nawet lat, osoba otrzymująca informację zwrotną jest bardziej skłonna do przyjęcia postawy obronnej. Pozbawiłeś ich również możliwości rozwoju w okresie, w którym wstrzymałeś się od opinii.

Praca jest teraz cyfrowa i zdalna, więc jak zbierać informacje zwrotne na czas?

Możesz to czytać w swoim domu, w najbliższej kawiarni lub na plaży (wszyscy to robiliśmy).

I wszyscy wiemy, że o ile platformy takie jak Teams czy Slack ułatwiają zdalną komunikację, to nie jest to samo, co pójście do następnego stolika i zadanie współpracownikom pytania.

To samo dotyczy informacji zwrotnej.

Nie każdy czuje się komfortowo, dzieląc się tym, co chce powiedzieć na kanale lub w grupie cyfrowej.

A proszenie wszystkich pracowników o wypełnienie formularza Google za każdym razem, gdy dzieje się coś nowego, jest nieefektywne.

Nie martw się.

Ułatwiliśmy ten proces pracodawcom, menedżerom i pracownikom.

UserGuiding oferuje teraz zaawansowane (ale łatwe w użyciu) możliwości geodezyjne.

Dzięki UserGuiding możesz nie tylko szybciej i łatwiej wdrażać i angażować nowych pracowników, ale także zbierać wszelkiego rodzaju opinie i łatwo przeprowadzać wszelkiego rodzaju ankiety.

Czy potrzebujesz, jak Twój zespół znalazł nowy system CRM?

Zapytaj ich za pomocą ankiety UserGuiding z oceną w gwiazdkach lub ankiety z kciukami w dół, wraz z pytaniem zwrotnym.

Czy chcesz wiedzieć, jak bardzo inne zespoły są zadowolone z wyników Twojej współpracy?

Pozwól im ocenić to za pomocą ankiet 1-5, 1-10 lub wielokrotnego wyboru bezpośrednio na platformie współpracy, z której korzystasz.

Spraw, aby pytania i system informacji zwrotnych były dostępne wszędzie, na ich liście kontrolnej, w centrum zasobów lub bezpośrednio na ekranie.

Cena UserGuiding zaczyna się od 89 USD miesięcznie za wszystkie funkcje i szybką obsługę klienta.

Dowiedz się, jak UserGuiding może Ci pomóc

3- Używaj taktu, ale niczego nie oszukuj

„Sandwiching” to powszechna technika dostarczania konstruktywnej krytyki, ale ja jej nie polecam. Chodzi o to, aby krytykę przełożyć na komplementy, aby złagodzić cios krytyki.

Szczerze mówiąc, wydaje mi się to nieszczere i większość ludzi może to stwierdzić.

Więc zamiast umieszczać krytykę, daj im ją prosto… i uprzejmie!

Daj swoim współpracownikom do zrozumienia, że ​​nie krytykujesz ich jako jednostki, a jeśli jesteś ich przełożonym, upewnij się, że rozumieją, że ich praca nie jest zagrożona (chyba, że ​​jest… nie będzie to pierwszy raz, kiedy omawiasz ten problem).

4- Okazuj prawdziwą empatię

„Przekazywanie informacji zwrotnych, które ujawniają znaczną lukę w samoświadomości, wymaga szczególnej ostrożności. Jeśli to ty musisz znosić złe zachowanie swojego współpracownika, upewnij się, że możesz odłożyć na bok swoje frustracje ze względu na empatię, której będziesz potrzebować podczas tej rozmowy. Przygotuj się, aby dać swojemu współpracownikowi trochę czasu na poradzenie sobie z początkowym szokiem po usłyszeniu Twojej opinii, zanim się do niego zwrócisz. Pamiętaj, że nie możesz dać się nabrać na ich ostrą reakcję na Twoją wiadomość”.

Ron Carucci

5- Wyjaśnij, że jesteś w tej samej drużynie

Istnieją dwa podejścia do informacji zwrotnej od pracowników:

Ty kontra oni: Powinieneś usiąść z poważnym wyrazem twarzy i podejść do związku tak, jakby to była gra o sumie zerowej, w której tylko jedno z was wygrywa. Lub…

Ty + oni kontra problem: możesz spojrzeć na to jako na sytuację korzystną dla obu stron, w której wszyscy spotykacie się, aby rozwiązać problem i wspólnie pracować nad jego rozwiązaniem.

Najwyraźniej ta ostatnia daje największe możliwości wzrostu. Zapewnia ochronę psychologiczną niezbędną do stworzenia otwartego środowiska, a także toruje drogę do prawdziwej zmiany.

6- Bądź konkretny i podaj kontekst

Podczas rozwiązywania problemu ważne jest, aby dołączyć konkretne przykłady miejsca wystąpienia problemu. Podaj tak dokładnie, jak to możliwe, kiedy i gdzie po raz pierwszy zauważyłeś problem, a także dlaczego jest problematyczny.

Niejasna informacja zwrotna może brzmieć znajomo, ponieważ spójrzmy prawdzie w oczy, większość z nas argumentuje w ten sposób. Jest to coś, co zwykle robimy z naszymi przyjaciółmi, rodziną i partnerami, ale rzadko jest to produktywne.

Precyzyjna, praktyczna informacja zwrotna jest o wiele bardziej korzystna, ponieważ zachęca wszystkich do wspólnej pracy nad znalezieniem prawdziwego rozwiązania. Na tym właśnie polega informacja zwrotna.

7- Nie czekaj na kwartalny przegląd

Informacje zwrotne od pracowników otrzymane zaraz po wydarzeniu mają największy wpływ na wydajność.

Zaangażowanie pracowników gwałtownie wzrasta, gdy co tydzień otrzymują informacje zwrotne. Jeśli problemy nie zostaną rozwiązane, mogą wymknąć się spod kontroli. W rezultacie do czasu rozpoczęcia kwartalnej oceny wyników będziesz mieć do czynienia z wieloma problemami, których można było uniknąć, gdyby zostały poruszone wcześniej.

Inną wadą zapisywania opinii na potrzeby następnego procesu oceny wydajności jest to, że problemy zostaną zignorowane, a możliwość przekazania przydatnych informacji zwrotnych wygaśnie.

Codzienne lub cotygodniowe informacje zwrotne pomogą ci uniknąć uprzedzeń dotyczących aktualności — które dotyczą głównie ostatniej pracy i zdarzają się zbyt rzadko, aby były zgodne z przepływem pracy pracownika — co sprawi, że monitorowanie i przeglądanie pracy współpracownika będzie znacznie prostsze dla wszystkich zaangażowanych osób.

8- Bądź świadomy jakiejkolwiek nierównowagi mocy

Prawdopodobnie tobie też się to przytrafiło… twój szef mówi: „Czy mogę cię widzieć w moim biurze?” i od razu czujesz to nieprzyjemne uczucie w żołądku…

Twoje nadnercza uwalniają kortyzol, gdy twój mózg wykryje niebezpieczeństwo (hormon stresu). Twój umysł zamyka się na nowe pomysły, gdy krew napływa do prymitywnych części mózgu, przygotowując cię do ucieczki lub walki. Wszyscy tam byliśmy, ale łatwo zapomnieć, jak to jest, gdy to ty masz przewagę w rozmowie.

9- Zachowaj prywatność

Nigdy nie krytykuj publicznie.

Nawet pochwały lepiej jest przekazać na prywatnym spotkaniu. Niektórzy ludzie naprawdę nie lubią być w centrum uwagi z różnych powodów. Możesz nawet pomyśleć o przekazaniu pisemnej informacji zwrotnej swoim pracownikom. To da ci więcej czasu na uważne przemyślenie i bardziej przemyślane reagowanie.

Informacja zwrotna jest nie tylko nieprzyjemna dla odbiorcy; może być również nieprzyjemne dla dawcy. Możesz pomóc złagodzić część leżącej u podłoża presji, zmieniając lokalizację w bardziej swobodne otoczenie.

10- Spraw, aby rozmowa była dwukierunkowa

Pouczanie kogoś, jak powinien się poprawić, jest mniej więcej tak skuteczne, jak mówienie do ściany. Poruszając drażliwe tematy, nie zapominaj o znaczeniu szacunku i nie rozmawiaj z kimś, gdy o wiele bardziej produktywne jest otwarcie rozmowy i rozmowa z tą osobą.

Zachęć odbiorcę do odpowiedzi na Twoją opinię i zadaj dodatkowe pytania. Jeśli problem został zidentyfikowany, Ty i Twój współpracownik będziecie współpracować, aby znaleźć rozwiązanie lub odpowiedni sposób działania.

11- Skoncentruj się na wynikach, a nie na osobowości

Skoncentruj się na zachowaniu pracownika (co robi), a nie na jego cechach osobowości (kim jest). Rozważ dwa poniższe przykłady z „Sekretu dawania konstruktywnej krytyki” i zastanów się, jakiego rodzaju informację zwrotną chciałbyś otrzymać.

Przykład 1: „Twoja arogancja powoduje problem”.

Przykład 2: „Kiedy przerywasz mi w obecności klienta, powoduje to problem”.

Przykład 2 jest znacznie lepszym podejściem do krytyki, ponieważ koncentruje się na działaniach danej osoby, podczas gdy przykład 1 wyśmiewa jej charakter, co nie pomoże jej się zmienić.

12- Kontynuuj rozmowę, kontynuując

Ocena jest trudna i wymaga wiele przemyśleń i wysiłku. Zamiast podchodzić do interakcji zwrotnych jako jednorazowej, skontaktuj się z bezpośrednim podwładnym i okaż uznanie, gdy zobaczysz postęp.

W ten sposób okażesz zainteresowanie ich postępami i zachęcisz ich do kontynuowania dobrej pracy.

Informacje zwrotne od pracowników są ważną częścią rozwoju i wzrostu. Te wskazówki pomogą menedżerom i liderom w lepszym ich dostarczaniu, co zaowocuje kulturą współpracy, komunikatywności i wydajności.

Jeśli chcesz uzyskać lepsze wyniki, pracuj nad swoją opinią.

Wniosek

Wracając do idei, że otrzymywanie informacji zwrotnej jest złotą zasadą pracy zespołowej i osiągania wielkości, sugeruję, aby nie tylko menedżerowie, ale także wszystkie pozostałe strony zespołu położyły nacisk na informację zwrotną.

Jak chciałem podkreślić w całym artykule, ważna jest nie tylko informacja zwrotna, ale także sposób, w jaki przekazujesz ją innym. Dlatego dawania i otrzymywania informacji zwrotnych należy się nauczyć.

Mam nadzieję, że ten artykuł był przydatny dla tych, którzy mają trudności z uzyskaniem i przekazaniem opinii!