Inteligencja emocjonalna prowadzi do sukcesu w zarządzaniu projektami
Opublikowany: 2022-05-07Menadżerowie dostrzegają wartość wysokiego EQ, gdy prowadzą zespoły przez projekty od IT, przez produkcję, po księgowość.
W niedawnej ankiecie stwierdziliśmy, że inteligentni emocjonalnie kierownicy projektów (PM) odnoszą około 11% więcej sukcesów w zarządzaniu procesami, angażowaniu interesariuszy, unikaniu rozszerzania zakresu i efektywnym wykorzystywaniu zasobów w porównaniu z kierownikami projektów, którzy nie posiadają tej umiejętności.
Jako PM, inteligencja emocjonalna ma kluczowe znaczenie dla twojej pozycji — wypasanie kotów to szalony sposób na zarabianie na życie, ale pewna świadomość społeczna i przemyślane zaangażowanie zmniejszają chaos. Inteligencja emocjonalna pomaga złagodzić napięcia interesariuszy i zwiększyć możliwość realizacji projektów o wysokiej wartości z zaangażowanymi członkami zespołu.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak inteligencja emocjonalna może sprostać typowym wyzwaniom w Twoim miejscu pracy i zobaczyć, jak Twoje użycie EQ ma się do Twoich rówieśników.
- EQ było i nadal jest kluczową umiejętnością miękką — 78% PMów używa go częściej niż kiedykolwiek w ciągu ostatnich dwóch lat.
- 47% twierdzi, że EQ jest udokumentowane w ich corocznym przeglądzie. EQ ma znaczenie dla indywidualnych przeglądów wydajności; metryki, które dotyczą EQ lub na które ma wpływ, są uwzględniane w przeglądach wydajności większości PM.
- PM o niskim EQ borykają się bardziej niż PM o wysokim EQ w czterech z pięciu największych wyzwań, jakich doświadczają PM.
- Uczciwość to najważniejsza cecha PM z wysokim EQ , według 62% respondentów.
O badaniu: Celem tego raportu jest zrozumienie, w jaki sposób kierownicy projektów wykorzystują, nabywają, cenią i odnoszą korzyści z wykorzystywania inteligencji emocjonalnej (znanej również jako iloraz emocjonalny lub EQ), aby pomóc w podejściu do zarządzania projektami i relacjach w pracy. Na potrzeby tego raportu przeprowadziliśmy ankietę wśród 528 profesjonalistów z USA, którzy zarządzają projektami w małych i średnich firmach (od 2 do 500 pracowników). Respondenci zostali przebadani pod kątem ich zaangażowania w zarządzanie projektem (bardzo zaangażowani).
82% respondentów to certyfikowani specjaliści od zarządzania projektami (certyfikowani przez PMP przez Project Management Institute), a kolejne 9% aktywnie pracuje nad certyfikacją.
Czym jest inteligencja emocjonalna i dlaczego jest ważna dla kierowników projektów?
Nasza definicja inteligencji emocjonalnej jest zgodna ze standardem branży medycznej: inteligencja emocjonalna to Twoja zdolność do postrzegania, wykorzystywania, rozumienia, zarządzania i radzenia sobie z własnymi emocjami, a także innymi emocjami.
Kierownicy projektów znajdują się w wyjątkowej sytuacji, gdy muszą zarządzać zaangażowaniem i oczekiwaniami wszystkich interesariuszy w projekcie. Rzadko kiedy wszyscy interesariusze będą mieli takie same motywacje i zainteresowania dla tego projektu. Jako PM musisz stale komunikować się i negocjować z różnymi typami osobowości.
Pandemia gwałtownie zwiększyła poziom stresu u wszystkich, co oznacza, że poruszanie się po wodach społecznych w zespole projektowym jest trudniejsze niż kiedykolwiek. W odpowiedzi większość kierowników projektu (78%) twierdzi, że w ciągu ostatnich dwóch lat zwiększyła wykorzystanie swojego EQ w celu dalszego kierowania udanymi zespołami projektowymi.
Oto pełny opis tego, w jaki sposób nasi respondenci zmienili sposób korzystania z EQ.
Największym wyzwaniem są nieefektywne procesy projektowe
Zapytaliśmy kierowników projektów o wyzwania, z jakimi mieli do czynienia w ciągu ostatnich 12 miesięcy, a największym wyzwaniem zgłaszanym przez 67% respondentów są procesy, które są zbyt restrykcyjne i/lub skomplikowane. Zarządzanie budżetem znalazło się na drugim miejscu (59%), a brak zaangażowania interesariuszy (46%) dopełnił pierwszą trójkę.
Oto zestawienie wszystkich odpowiedzi.
Dobrą wiadomością jest to, że to największe wyzwanie związane ze zbyt restrykcyjnymi/skomplikowanymi procesami można rozwiązać, rozmawiając z kierownictwem o zmianach, które musisz zobaczyć w swoich procesach biznesowych… a EQ jest sekretnym składnikiem, który sprawia, że te rozmowy przebiegają po twojej myśli. Zapytaj jasno i konkretnie i wykorzystaj swoje miękkie umiejętności EQ, aby negocjować to, czego potrzebujesz.
Następnie przyjrzymy się bliżej różnicom w wyzwaniach doświadczanych przez samodzielnie zgłaszane PMS o wysokim EQ io niskim EQ. Następnie przejdziemy do tego, jak EQ odgrywa rolę w wyzwaniach, przed którymi stoją PM.
PM z niższym EQ zmagają się z wyzwaniami, w których potrzebne są miękkie umiejętności
Poprosiliśmy respondentów o ocenę własnego poziomu inteligencji emocjonalnej w skali od jednego do pięciu (jeden oznacza najniższy, a pięć najwyższy). Tylko 10% wszystkich respondentów ankiety deklaruje, że ma niski poziom EQ, jeden lub dwa. Zanurzmy się jednak nieco głębiej w różnice widoczne między tą grupą a resztą.
Oto zestawienie najważniejszych wyzwań, z jakimi zmagali się w ciągu ostatnich 12 miesięcy kierownicy projektów z niską i wysoką inteligencją emocjonalną.
Widzimy tutaj, że w przypadku czterech z pięciu najlepszych wyzwań, PM z niskim EQ mają większe problemy niż ci z wysokim EQ. Te cztery są również typami wyzwań, w których umiejętność negocjowania i przekonywania jest kluczem do ich poprawy. (Umiejętności miękkie nie mają tak dużego wpływu na zarządzanie budżetem, jak na inne wyzwania).
Aby zrozumieć, w jaki sposób i dlaczego inteligencja emocjonalna jest pomocna w tych wyzwaniach, użyjemy kilku przykładów. Zrobimy to właśnie w następnej sekcji.
Ciekawym odkryciem jest to, że 93% kierowników projektów o niskim EQ używa arkuszy kalkulacyjnych i procesów ręcznych do zarządzania projektami w porównaniu z zaledwie 44% kierownikami projektów o wysokim EQ. Nie będziemy zakładać, że EQ i użycie oprogramowania PM są ze sobą skorelowane. Warto jednak zauważyć, że praca kierownika projektu, który nie ma odpowiednich narzędzi (oprogramowania PM i wysokiego EQ) jest trudniejsza niż kierownika projektu wyposażonego w jedno lub oba.
Jak wygląda inteligencja emocjonalna w realnym świecie zarządzania projektami
Przejdźmy teraz do tego, jak wykorzystać korektor, aby sprostać tym najważniejszym wyzwaniom. Użyjemy przykładu projektu Agile do wdrożenia oprogramowania księgowego.
Wyzwanie:
Procesy są zbyt restrykcyjne/skomplikowane
Cecha EQ:
Zadawanie pytań przed podjęciem działań
Jak korzystać z tej cechy:
Przygotowujesz się do demonstracji nowego oprogramowania księgowego i kilkanaście osób prosi o dodanie do zaproszenia na spotkanie. Zamiast bezmyślnie je dodawać, poświęć kilka minut z każdym, aby zrozumieć, czego chcą lub potrzebują. Być może chcą wiedzieć, czy oprogramowanie ma konkretną funkcję, a może nie rozumieją swojej roli w projekcie. W wielu przypadkach przekonasz się, że demo nie jest dla nich najlepszym miejscem do uzyskania potrzebnych informacji i możesz pracować z nimi w inny sposób.
Wyzwanie:
Zarządzanie budżetem
Cecha EQ:
Przejrzysta i uczciwa komunikacja
Jak korzystać z tej cechy:
Twoje regularne raporty o stanie powinny zawierać aktualizacje dotyczące budżetu projektu. Nie wahaj się dzielić uczciwego stanu budżetu z właścicielem firmy/produktu i menedżerem. Obecny stan i wykształcone prognozy muszą być jasno określone, aby móc dokonać niezbędnych korekt, zanim stanie się to problemem.
Wyzwanie:
Brak zaangażowania interesariuszy
Cecha EQ:
Świadomość i empatia
Jak korzystać z tej cechy:
Zauważasz, że kluczowy interesariusz, powiedzmy, dyrektor księgowości, nie uczestniczył w kilku ostatnich demonstracjach sprintu dla projektu. Ich brak zaangażowania spowalnia zdolność Twojego zespołu do uzyskiwania opinii i zatwierdzania funkcji, o których wiesz, że są dla nich ważne. Kiedy planujesz z nimi jeden na jeden, mówią ci, że ich harmonogram jest po prostu zbyt napięty i nie są wystarczająco zaznajomieni z codziennymi zadaniami zespołu korzystającego z systemu. Wspólnie wybieracie starszego menedżera, który przejmie tę rolę w projekcie. Kierownik wyższego szczebla jest wtedy podekscytowany przyjęciem tej aktywnej roli i jest bardzo zaangażowany w pracę zespołu projektowego.
Wyzwanie:
Pełzanie zakresu
Cecha EQ:
Deeskalacja emocji i rozwiązywanie konfliktów
Jak korzystać z tej cechy:
Namiętny interesariusz dołącza do jednego z ostatnich spotkań przed datą uruchomienia i agresywnie prosi o listę kilku nowych funkcji. Potwierdzasz ich prośbę i pilną potrzebę, ale przypominasz im o celu bieżącego spotkania i planujesz nawiązać z nimi kontakt zaraz po nim. Później negocjujesz z nimi współpracę z analitykiem biznesowym w celu udokumentowania ich wymagań i dostarczenia ich w drugiej fazie projektu.
Firmy pomagają dyrektorom zarządzającym poprawić ich EQ poprzez formalne szkolenia i mentoring
Zapytaliśmy respondentów naszego badania, co robią, aby poprawić lub utrzymać swoją inteligencję emocjonalną w roli kierowników projektów i dowiedzieliśmy się, że firmy oferują większe wsparcie niż oczekiwano.
Większość (60%) ogląda i/lub słucha prelegentów i prezenterów na EQ. Pięćdziesiąt cztery procent respondentów twierdzi, że odbywa formalne szkolenie w zakresie EQ, a 40% pracuje z mentorem, oba oferowane przez ich firmę.
Odkąd czytasz ten raport, jesteś wśród 47% PMów, którzy czytają o inteligencji emocjonalnej. Ale czy Twoja firma również oferuje wsparcie? Jeśli nie, nadszedł czas, aby złożyć wniosek. Użyj tych liczb, aby pokazać swojemu kierownikowi lub biurze zarządzania projektami (PMO), że wiele firm już zapewnia rozwój zawodowy dla EQ i że Ty również na to zasługujesz.
Inne trendy PM i EQ widoczne w wynikach
Oto kilka innych kluczowych punktów, które zebraliśmy w naszej ankiecie:
- 62% respondentów twierdzi, że zarządzanie budżetami wynosi średnio od 50 000 do 200 000 USD na projekt.
- 63% respondentów deklaruje, że zarządza jednocześnie dwoma projektami.
- 80% respondentów zarządza projektami od pięciu lat lub krócej.
- IT to dział z największą liczbą respondentów (37%), na drugim miejscu jest księgowość (12%), a trzecie zarządzanie projektami/produktami (8%).
- „Usługi: usługi informatyczne i oprogramowanie” to najwyższa branża (21%), a następnie „usługi bankowe/finansowe” (14%) i „produkcja” (10%).
Jeśli chcesz kontynuować poznawanie trendów w zarządzaniu projektami i tego, co robią Twoi rówieśnicy, oto kilka dodatkowych artykułów, które polecamy. (Uwaga, spoiler, zostały napisane przeze mnie.)
Przyszłość zarządzania projektami jest hybrydowa
- „Przyszłość sukcesu w zarządzaniu projektami należy do kierowników projektów (PM) przełamujących funkcjonalne silosy korporacyjne, jakie znamy. Odnoszący sukcesy PM będą tymi, którzy pracują z hybrydowym podejściem i sposobem myślenia”.
Odkryj na nowo mocne strony tradycyjnego zarządzania projektami
- „Nie popełnij błędu, myśląc, że tradycyjne zarządzanie projektami jest w jakiś sposób kiepskie, a nawet niefajne, teraz, gdy zwinny jest nowym dzieckiem w bloku. Agile ma swoje miejsce, zwłaszcza w projektach programistycznych. Ale kierownicy projektów muszą znać klasyczne podejście do zarządzania projektami.”
Co to jest DACI: Wyjaśnienie
- „Macierz DACI (aka RACI) to najlepsze narzędzie do podejmowania szybkich i skutecznych decyzji podczas każdego projektu. Wyjaśnimy, dlaczego i damy Ci 5 wskazówek, jak je stworzyć”.
Metodologia badania
Firma Capterra przeprowadziła badanie inteligencji emocjonalnej w miejscu pracy w grudniu 2021 r. wśród 528 profesjonalistów z USA, którzy zarządzają projektami w małych i średnich firmach. Respondenci byli sprawdzani pod kątem statusu zatrudnienia (pełny etat), wielkości firmy (2 – 500 pracowników) oraz zaangażowania w zarządzanie projektami (bardzo zaangażowani).