Przewodnik krok po kroku dotyczący zarządzania podpisami e-mail

Podpisy e-mail to jeden z najbardziej opłacalnych kanałów marketingowych. Każda firma, marka osobista lub duża organizacja może na tym skorzystać, uzyskując stały ruch, generując więcej rejestracji lub osiągając dowolny inny cel strategiczny.

Prawidłowo skonfigurowany marketing podpisów e-mail może zapewnić prawie 350 razy większe przychody niż na to wydajesz. Nie 350%, 350 razy (35000%). Oto więcej danych na potwierdzenie tego.

Najbardziej niesamowitą rzeczą w zarządzaniu podpisami e-mail jest to, że jest o wiele łatwiejsze do wdrożenia i użytkowania niż jakikolwiek inny kanał marketingowy (np. PPC lub reklamy displayowe).

Tutaj znajdziesz wszystkie niezbędne wskazówki i triki dotyczące zarządzania podpisami w wiadomościach e-mail.

Zanim zaczniemy . Istnieją dziesiątki generatorów podpisów e-mail, które zaspokajają niektóre z Twoich potrzeb. Ale żaden z nich nie pozwala tworzyć pięknych podpisów ORAZ zarządzać nimi w wystarczającym stopniu z integracją Google Workspace i Microsoft 365 lub bez niej.

Dlatego stworzyliśmy profesjonalną platformę do zarządzania podpisami e-mail, która obejmuje najwyższej klasy projektowanie, bezproblemowe zarządzanie i pomocną obsługę klienta.

Niezależnie od tego, czy zdecydowałeś się na użycie Newoldstamp, porozmawiajmy o każdym kroku, jaki należy wykonać w zarządzaniu podpisami e-mail.

Krok 1. Stwórz profesjonalny projekt podpisu e-mail

Możesz oczywiście przejść od razu do następnego kroku, ponieważ przyszedłeś tutaj, aby ZARZĄDZAĆ podpisami, a nie TWORZYĆ je. Ale najpierw mnie wysłuchaj.

Naprawdę trudno jest zmodyfikować coś starego, zamiast tworzyć coś od podstaw. Podpis e-mail nie jest inny.

Największym wyzwaniem jest stworzenie łatwo konfigurowalnego szablonu podpisu e-mail, który można powielić dla wszystkich pracowników firmy. Należy zastanowić się, jakie pola będą wspólne dla każdego działu, jaki rozmiar i kształt będzie miało logo, jakie obrazy będą używane przez wszystkich.

Dlatego nawet projekt podpisów e-mail powinien opierać się na Twojej strategii. Przede wszystkim zastanów się, dlaczego potrzebujesz podpisów w wiadomościach e-mail. Jaki cel próbujesz osiągnąć? Na przykład:

• Chcę tylko informacji o świadomości marki w e-mailach moich pracowników.
• Muszę mieć podobne podpisy w całej firmie.
• Chcę używać podpisów e-mail jako kanału marketingowego.
• Potrzebuję podpisów, ponieważ używają ich moi konkurenci.

Każdy powód jest OK, nawet ostatni.

Ale każdy z tych powodów sugeruje, że powinieneś zrozumieć, jaki projekt podpisu najbardziej Ci odpowiada.

Zasadniczo, jeśli tworzysz projekt podpisu dla małego zespołu, możesz wykazać się kreatywnością i stworzyć inny podpis dla każdego członka zespołu. Są szanse, że nie masz ścisłej polityki brandingowej. Ale możesz wykorzystać najwięcej z każdego podpisu, jeśli jest on wykonany na zamówienie.

Na przykład, jeśli Sarah jest specjalistką od PR, chciałaby zamieścić baner powiązany z zestawem Media Kit. Ponadto może mieć więcej danych kontaktowych niż inni członkowie zespołu, ponieważ często rozmawia z partnerami przez e-mail, telefon, czaty itp.

A jeśli potrzebujesz podpisu firmowego, który będzie używany przez dziesiątki lub setki osób, postaraj się, aby był prosty.

Wracając do przykładu Sarah, wyobraź sobie, że teraz jest szefową całego działu PR. Każdy w tym dziale potrzebuje swojego podpisu, aby zrobić to samo. Ponieważ są dużą profesjonalną firmą, członkowie zespołu Sarah używają narzędzia CRM do zarządzania wszystkimi rozmowami w jednym miejscu. Nie muszą więc dodawać wielu adresów e-mail i numerów telefonów.

Kolejną rzeczą, o której warto wspomnieć, jest upewnienie się, że Twoje podpisy nie wyglądają zbyt wymyślnie, jeśli zamierzasz prowadzić kampanie banerów z podpisami e-mail. Większość uwagi wizualnej należy poświęcić banerowi, a nie układowi podpisu.

Jeśli korzystasz z kampanii banerowych z podpisami e-mail, o wiele ważniejsze jest, aby odbiorca wiadomości e-mail zapoznał się z ofertą specjalną niż sprawdzenie wszystkich danych kontaktowych nadawcy. Jeśli zechcą zrobić to drugie, i tak znajdą to, czego potrzebują.

Krok 2. Zduplikuj podpisy dla wszystkich członków zespołu

Tak więc zgodziłeś się na projekt podpisu dla każdego z działów firmy (nazwijmy to podpisem domyślnym). Teraz nadszedł czas, aby zdecydować, w jaki sposób zamierzasz tworzyć podpisy dla wszystkich swoich współpracowników.

W przypadku małego zespołu składającego się z dwóch dziesięciu osób możesz po prostu zduplikować domyślny podpis i zmienić ich imiona i nazwiska oraz adresy e-mail.

Możesz zrobić to samo dla dowolnej liczby podpisów, ale naprawdę nie powinieneś .

Wyobraź sobie, ile czasu zajęłoby Sarah powielenie i zmiana danych kontaktowych każdego pracownika. A jeśli poprosi ich, żeby zrobili to sami, musiałaby sprawdzić, czy wszyscy potraktowali to zadanie poważnie.

Więc istnieje naprawdę fajne obejście dla Sarah.

Automatycznie zastosuj to samo formatowanie do wielu podpisów

Wydaje się intuicyjne, że powinieneś być w stanie automatycznie zastosować to samo formatowanie do wielu podpisów, prawda?

W Newoldstamp czujemy się tak samo. Jest więc taka funkcja.

Możesz ustawić dowolny podpis, który masz jako Master. Następnie wszystkie podpisy dodane do bieżącego działu będą miały ten sam format.

To samo dotyczy większej liczby działów. Każdy z nich może mieć podpis główny, dzięki czemu sprzedaż i marketing nie muszą się kłócić, jak im się podobają ich podpisy :)

CSV-prześlij wszystkie kontakty

Możesz jeszcze bardziej zautomatyzować proces tworzenia podpisu.

Na przykład istnieje funkcja CSV na platformie podpisów Newoldstamp, w której można pobrać szablon arkusza kalkulacyjnego i wstawić tam dane kontaktowe członków zespołu.

Następnie po prostu prześlij swój plik, a wszystkie podpisy zostaną automatycznie dodane do konkretnego działu.

A teraz możesz pomyśleć, ale czy mogę to zautomatyzować jeszcze bardziej, żebym nie musiał wykonywać całej tej procedury pobierania i przesyłania?

Tak, możesz. Z integracją podpisów e-mail.

Ale to zupełnie inny krok do omówienia.

Krok 3. Roześlij podpisy wśród wszystkich pracowników

Zanim przejdę do integracji, zobaczmy, jakie masz opcje wysyłania podpisów do kolegów z drużyny.

Wysyłaj podpisy „odręcznie”

Każdy podpis, który masz w swoim Menedżerze podpisów, możesz wysłać do jego przyszłego właściciela. Po prostu kliknij przycisk „Udostępnij” i wyślij.

Masowe wysyłanie podpisów

Wysłanie każdego podpisu z osobna może zająć trochę czasu, w zależności od wielkości Twojej firmy. Zamiast tego możesz wybrać wszystkie podpisy w jednym dziale i wysłać je jednym kliknięciem.

Lub zaproś ludzi do tworzenia własnych podpisów.

Możesz użyć funkcji generatora niestandardowych podpisów, w której Twoi współpracownicy będą mogli zmieniać tylko te elementy, na które im zezwolisz. Jak ich imię i stanowisko.

Lub skorzystaj z integracji. To najwygodniejsze sposoby zarządzania wieloma podpisami. Ale może również działać w małym zespole.

Wdróż podpisy w Google Workspace (G Suite)

Jeśli Twoja firma ma konto Google Workspace, możesz automatycznie zainstalować wszystkie podpisy na kontach pracowników.

Pamiętaj, że tylko administrator Google Workspace może przeprowadzić początkową integrację.

Oto pełna instrukcja jak zintegrować Newoldstamp z G Suite (Google Workspace).

Po połączeniu konta możesz kliknąć przycisk Wdróż w G Suite.

Aplikacja Newoldstamp poprosi o weryfikację adresów e-mail pobranych z podpisów, aby upewnić się, że wszystkie mają konta w Google Workspace.

Następnie wszystkie Twoje podpisy zostaną wdrożone na odpowiednich kontach Gmail.

Oto pełna instrukcja dotycząca automatycznego instalowania podpisów w Google Workspace.

Zainstaluj podpisy na Exchange lub Microsoft 365

W przypadku Exchange i Microsoft 365 proces instalacji podpisów e-mail jest nieco inny.

Po skonfigurowaniu integracji z Active Directory będziesz mógł zastosować atrybuty użytkownika, które będą działać jako zmienne dla informacji kontaktowych członków zespołu.

Możesz dodać te zmienne do podpisu głównego w Newoldstamp.

Gdy to zrobisz, będziesz mógł wdrożyć podpisy, a atrybuty użytkownika zostaną automatycznie ustawione na dane kontaktowe każdego użytkownika (imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail itp.).

Jeśli nie masz pewności, jak poprawnie skonfigurować integrację, zadzwoń do nas. Oprowadzę cię po okolicy i pomogę w rozkręceniu piłki.

Krok 4. Upewnij się, że podpisy są zainstalowane

Nie tylko musisz skonfigurować podpisy, ale także upewnić się, że ludzie je zainstalowali.

Sprawdź identyfikator przy każdym podpisie, aby wiedzieć, czy został zainstalowany.

Zauważ, że w większości przypadków (z wyjątkiem Outlooka, Exchange, Microsoft 365 itp.) zmiana linków, banerów i obrazów w podpisie nie wymaga ponownej instalacji. Tak więc zawsze możesz zaktualizować niektóre rzeczy, a wszyscy twoi koledzy z drużyny nie będą musieli nic robić.

Krok 5. Użyj podpisów e-mail jako kanału marketingowego

Dzięki możliwości aktualizowania podpisów w wiadomościach e-mail w drodze, możesz zacząć uruchamiać kampanie marketingowe z podpisami w wiadomościach e-mail.

W Newoldstamp dostępna jest cała funkcja kampanii banerowych z podpisami e-mail, która pozwala promować dowolne treści za pomocą stopek wiadomości e-mail.

Przycisk lub baner: Dowiedz się, jak prowadzić kampanie marketingowe z podpisami e-mail

Dzięki kampaniom banerowym będziesz mógł zaplanować dowolną liczbę aktualizacji banerów. Możesz także użyć różnych banerów dla różnych działów.

Na przykład, gdy zespół marketingowy promuje swoją nowo utworzoną treść, sprzedaż może reklamować oferty specjalne firmy.

Wniosek

Zarządzanie podpisami w wiadomościach e-mail nie wiąże się z nauką rakiet. Ważne jest jednak, aby od czasu do czasu je sprawdzać i aktualizować ważne szczegóły.

W rzeczywistości prawie 70% użytkowników podpisów aktualizuje je rzadziej niż dwa razy w roku. Co oznacza, że ​​wszyscy ci ludzie tracą możliwość korzystania z jednego z najbardziej bogatych w ROI kanałów marketingowych.

Chcesz się wyróżnić na tle konkurencji?