Pozdrowienia e-mailowe do wykorzystania w pracy i pozostań profesjonalistą!

Różnica między właściwym słowem a prawie właściwym słowem jest różnicą między błyskawicą a piorunem.

Marka Twaina

A skoro mowa o właściwych słowach, czy kiedykolwiek zastanawiałeś się nad powitaniami e-mailowymi ? Pozdrowienia e-mailowe w pracy to proste pozdrowienia, które mogą wydawać się drobnym szczegółem, ale mogą nadać ton całej wiadomości.

„Serdeczne pozdrowienia” mogą okazać Twoją troskę, a „Hej!” może brzmieć zbyt swobodnie. Historia życzeń e-mailowych sięga czasów pisanych odręcznie, a ich rola wciąż rośnie wraz z wkraczaniem w nową erę technologii. W 1976 roku królowa Elżbieta wysłała e-mail z oficjalnym pozdrowieniem: „Wiadomość od Jej Królewskiej Mości Królowej”.

Co dalej w tej stale zmieniającej się fazie? Jak wpływa to na Twój profesjonalny wizerunek? Czy przemyślane powitanie może zwiększyć szansę na otwarcie Twojego e-maila? Cóż, odpowiemy na wszystkie te pytania na tym blogu. Pokażemy Ci także najlepsze pozdrowienia e-mailowe, które możesz wykorzystać w pracy, w zależności od typu Twojego adresu e-mail. Czytaj dalej, aby nie przegapić szansy na poprawę komunikacji w miejscu pracy!

Czy wiesz, dlaczego powitania e-mailowe są niezbędne?

Jak się poczujesz, jeśli wejdziesz do sali konferencyjnej i wszyscy zaczną rozmawiać bez powitania? Niezręczne, prawda? Z tą samą niezręcznością radzi sobie osoba, która otrzymuje wiadomość e-mail bez odpowiedniego powitania.

Przejdźmy teraz do tego, dlaczego powitania e-mailowe są tak istotne. Oto trzy ważne powody, dla których warto zwrócić na nie uwagę:

1. Tworzy pierwsze wrażenie

Kiedy spotykasz kogoś po raz pierwszy, sposób, w jaki się z nim witasz, nadaje ton rozmowie. To samo dotyczy poczty elektronicznej. Pozdrowienia e-mailowe są jak cyfrowy uścisk dłoni lub początkowy uśmiech, który robi pozytywne pierwsze wrażenie.

Wyobraź sobie, że otrzymujesz dwa e-maile od kandydatów do pracy. Jedna zaczyna się od „Cześć”, a druga mówi: „Chcę tę pracę”. Co daje lepsze wrażenie profesjonalizmu i uprzejmości kandydata? Oczywiście, że pierwszy.

Czy wiedziałeś? Według badania 47% odbiorców wiadomości e-mail otwiera wiadomość na podstawie tematu i nazwiska nadawcy. Twoje powitanie jest pierwszym krokiem do otwarcia Twojej wiadomości e-mail.

2. Ustawia ton

Pozdrowienia e-mailowe odzwierciedlają także ton, w jakim chcesz przekazać swoją wiadomość. Najpierw zdecyduj, do kogo wyślesz tego e-maila. Czy będzie to przyjacielski e-mail do współpracownika, formalna wiadomość do potencjalnego klienta, czy może zwykła notka do przyjaciela? Następnie dostosuj odpowiednio swoje pozdrowienia, aby nadać ton wiadomości e-mail.

Na przykład, jeśli wysyłasz e-mail do swojego menedżera, rozpoczęcie od radosnego „Dzień dobry” nada Twojej wiadomości pozytywny ton. Z drugiej strony zwracanie się do nowego klienta pełnym szacunku „Szanowni Państwo” świadczy o profesjonalizmie.

3. Buduje markę osobistą

Kiedy myślisz o Elonie Musku, myślisz o jego bezpośredniej i rzeczowej komunikacji. A teraz pomyśl, jak będzie wyglądał jego e-mail? Zwykle będzie to krótkie, jednowyrazowe powitanie, po którym następuje wiadomość. To podejście, polegające na byciu wyraźnym i kompaktowym, jest jego charakterystycznym stylem.

Podobnie, Twoje e-maile z pozdrowieniami mogą również prowadzić do budowania Twojej marki. Konsekwentne powitanie innych może stać się Twoim niepowtarzalnym stylem , dzięki czemu zapadnie w pamięć ludziom w cyfrowym świecie.

Czy wiesz, że pierwszy e-mail został wysłany do siebie przez Raya Tomlinsona w 1971 roku? Nie zawierało oficjalnego powitania ani podpisu. Był to prosty komunikat testowy: „QWERTYUIOP”. Od tego czasu etykieta e-mailowa ewoluowała! Dlaczego więc nie zmienić także naszego podejścia?

Skoro już omówiliśmy zalety powitań e-mailowych w pracy, czy nie chciałbyś wiedzieć, jak skutecznie rozpoczynać wysyłanie e-maili? W następnej sekcji poznamy 10 najlepszych sposobów na rozpoczęcie wysyłania e-maili. Te wskazówki pomogą Ci napisać angażujące wstępy, które przykują uwagę czytelników od pierwszego słowa. Więc zostań z nami!

10 najlepszych sposobów na rozpoczęcie wysyłania e-maili

Wyobraź sobie, że wchodzisz do pokoju pełnego ludzi o wyjątkowych osobowościach i preferencjach. Jak byś ich przywitał? Rozpoczęcie wysyłania wiadomości e-mail jest bardzo podobne. Otwarcie nadaje ton Twojemu przekazowi i buduje połączenie. Aby skutecznie nawiązać kontakt, musisz dostosować swoje powitanie. Przyjrzyjmy się 10 najlepszym sposobom na rozpoczęcie wysyłania e-maili, każdy z urokiem i celem.

1. Cześć,

Rozpoczęcie wiadomości e-mail od przyjaznego „Cześć” przypomina prosty uścisk dłoni na ekranie i natychmiast buduje bliską więź. Możesz rozpocząć swój e-mail od „Cześć”, jeśli piszesz do kolegi lub osoby, z którą możesz swobodnie porozmawiać .

Należy pamiętać, aby zawsze dokładnie sprawdzić pisownię nazwiska , aby uniknąć niezręcznych sytuacji. Pomyśl o napisaniu do koleżanki o imieniu Sana w ten sposób:

„Cześć Sana,

Mam nadzieję, że miałeś fantastyczny weekend!”

2. Witam,

„Witam” to kolejny rodzaj elastycznego powitania, które pozwala zachować równowagę między byciem formalnym a przyjaznym . Początkowe firmy najczęściej używają tego powitania e-mailowego w swoich umowach. To jak grzeczne kiwanie głową wchodząc do pokoju. Rozważ napisanie do potencjalnego klienta o imieniu John:

"Cześć John,

Ufam, że ten e-mail zastanie Cię w dobrym zdrowiu.”

Tutaj możesz wykazać się profesjonalizmem, zachowując jednocześnie osobisty charakter. A skoro mowa o statystykach, czy wiesz, że 73% ludzi woli e-maile do komunikacji biznesowej? To sprawia, że ​​powitanie staje się jeszcze ważniejsze dla wywarcia pozytywnego pierwszego wrażenia.

3. Drogi,

To powitanie jest zarezerwowane głównie dla formalnych lub oficjalnych e-maili . Ma poczucie formalności i jest używane, gdy zwracasz się do kogoś w sposób profesjonalny. Na przykład, jeśli ubiegasz się o pracę:

"Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia,

Piszę, aby wyrazić swoje zainteresowanie rolą w .

„Drogi” wyraża szacunek i profesjonalizm. Nie jest to jednak tak osobiste, jak dwie poprzednie opcje. Używając słowa „Kochanie”, użyj odpowiedniego tytułu i imienia. Czy wiesz, że przeciętny pracownik biurowy otrzymuje 121 e-maili dziennie? To mnóstwo „kochanych” chwil!

4. Cześć,

Czy kiedykolwiek pomachałeś przyjacielowi po drugiej stronie ulicy? „Cześć” robi to samo. To nieformalne i przyjazne powitanie e-mailem, odpowiednie do swobodnych rozmów lub odnowienia kontaktu ze starymi współpracownikami.

Choć może nie jest to doskonały wybór do formalnych i profesjonalnych wiadomości e-mail, jest zrelaksowany i pozwala na ożywienie połączeń i łatwe nawiązywanie rozmów. Rozważ skontaktowanie się ze starym kolegą w ten sposób:

"Cześć,

Minęły wieki, odkąd się dogadaliśmy!”

5. Pozdrawiam,

„Pozdrowienia” to starsza forma pozdrowienia, nieco bardziej formalna niż „Cześć” czy „Witam”, ale nadal mająca przyjemny ton. To tak, jakbyś pisał do nowego sąsiada w ten sposób:

"Pozdrowienia,

Jesteśmy podekscytowani, że jesteś naszym sąsiadem!”

Powitanie to dodaje szczypty życzliwości przy zachowaniu poziomu formalności. Pasuje do różnych sytuacji, od powitania nowego sojusznika po rozpoczęcie rozmowy z początkującym partnerem biznesowym.

6. Dzień dobry/popołudnie/wieczór,

Rozpoczęcie wiadomości e-mail od grzecznego powitania w zależności od pory dnia może nadać jej przyjazny ton. „Dzień dobry” jest idealny na początek dnia, „dzień dobry” na południe, a „dobry wieczór” na późniejszą godzinę.

To prosty, ale skuteczny sposób na potwierdzenie harmonogramu odbiorcy i okazanie szacunku . Ten typ powitania e-mailowego jest idealny dla współpracowników, kontaktów i wszystkich osób, z którymi łączy Cię w miarę przyjazne połączenie.

Ważne punkty do zapamiętania:

1. Użyj prawidłowego powitania odpowiadającego porze dnia.
2. Zadbaj o dokładność przy szacowaniu strefy czasowej lub harmonogramu odbiorcy.

7. Komu to może dotyczyć,

To formalne pozdrowienie jest często używane, gdy nie znasz imienia odbiorcy. Może się przydać, gdy piszesz do nieznanego kontaktu lub w kontekście ogólnym, takim jak podanie o pracę lub list motywacyjny . Na przykład witryna internetowa firmy nie zawiera nazwiska menedżera ds. rekrutacji, jeśli ubiegasz się o pracę. W tym przypadku właściwym wyborem będzie „Do kogo to może dotyczyć”.

Ważne punkty do zapamiętania:

1. Nie używaj go często; spróbuj znaleźć nazwę odbiorcy, jeśli to możliwe.
2. Czasami „Szanowny Menedżerze ds. rekrutacji” może być bardziej spersonalizowaną alternatywą.

8. Wszyscy/Wszyscy,

Jeśli chcesz zwrócić się zbiorowo do grupy osób, wybór „Wszyscy” lub „Wszyscy” będzie zwięzły i włączający. Jest powszechnie używany w e-mailach zespołu, ogłoszeniach lub podczas zwracania się do szerokiego grona odbiorców .

Na przykład, jeśli wysyłasz do całej firmy aktualizację dotyczącą nowej polityki. Zaczynasz od „Wszyscy”, aby mieć pewność, że wszyscy czują się zaangażowani i poinformowani. Pamiętaj, używaj go tylko wtedy, gdy treść wiadomości e-mail dotyczy wszystkich osób, do których jest adresowany.

9. Do,

Personalizacja ma znaczenie! Rozpoczęcie wiadomości e-mail od imienia odbiorcy przykuwa jego uwagę i sprawia, że ​​czuje się doceniony. To miły i przyjazny sposób na rozpoczęcie rozmowy. Ma to największe znaczenie w przypadku rozmów jeden na jednego i działa dobrze w przypadku e-maili zawodowych i osobistych.

Prawidłowe użycie imienia odbiorcy pokazuje, że poświęciłeś czas, aby zwrócić się do niego osobiście, co dodatkowo pomaga w budowaniu połączeń. Co więcej, badanie przeprowadzone przez Aberdeen Group pokazuje, że spersonalizowane e-maile mogą zwiększyć współczynnik klikalności o 14% i liczbę połączeń o 10%.

10. Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Cię w dobrym zdrowiu,

Jest to uprzejmy akcent, który można rozpocząć od wyrażenia troski o dobro danej osoby . Jest to rozwiązanie wszechstronne, odpowiednie w różnych sytuacjach i wyrażające empatię.

Załóżmy, że kontaktujesz się z klientem po zakończeniu projektu. Zaczynasz od słów „Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Cię w dobrym zdrowiu”, aby pokazać, że zależy Ci na ich obecnym stanie. Zachowany zostanie przyjazny ton, odzwierciedlający Twoje prawdziwe pragnienie dobrego samopoczucia klienta.

Ważne punkty do zapamiętania:

1. To uprzejmy sposób na rozpoczęcie wiadomości e-mail, ale nie nadużywaj go.
2. Zapewnij szczerość; nie traktuj tego jako zwykłej formalności.

Podsumowując, właściwe rozpoczynanie osobistych lub zawodowych e-maili może mieć ogromne znaczenie w budowaniu silnych połączeń. Każde podejście służy konkretnemu celowi, od uwzględnienia pory dnia po zwracanie się do odbiorców po imieniu. Dlatego następnym razem, gdy będziesz pisać e-mail, zastanów się, jaką wiadomość chcesz udostępnić, i mądrze wybierz powitanie. Teraz w kolejnych sekcjach przyjrzyjmy się różnym pozdrowieniom e-mailowym zarezerwowanym do różnych celów. Przygotuj się i przewiń w dół, aby dowiedzieć się więcej!

Zimne pozdrowienia e-mailowe (formalne)

Zimne e-maile są wysyłane do osób, których nigdy nie spotkałeś, takich jak klienci, partnerzy lub perspektywy zawodowe . To jak wirtualny uścisk dłoni z nimi. Podczas pierwszego kontaktu z ludźmi należy zachować się uprzejmie i profesjonalnie . Nie możesz brzmieć dla nich zbyt znajomo i nadal okazywać życzliwość. Zimne e-maile mają zazwyczaj charakter formalny, dlatego unikaj zbyt swobodnego podejścia i nie używaj w nich zwrotów typu „Hej” czy „Cześć”, ponieważ mogą zostać odebrane jako nieprofesjonalne. Oto kilka zimnych pozdrowień e-mailowych, które zachowują właściwą równowagę:

• szanowany,
• Cześć ,
• Do tych których może to dotyczyć,
• Dobry dzień,
• Pozdrowienia,
• Pozwól, że się przedstawię,
• Odzywam się, bo…

Nieformalne pozdrowienia e-mailowe

Nieformalne e-maile są idealne dla osób, które znasz blisko, na przykład rodziny, przyjaciół lub współpracowników . Te e-maile są jak rozmowa z nimi przy filiżance herbaty. Najlepsze jest to, że nie musisz zachowywać się formalnie i możesz być sobą, dodając odrobinę osobowości i ciepła . Możesz swobodnie używać przyjaznych zwrotów, takich jak „Hej!”, „Cześć” i zapomnieć o nudnym „Witam”. Pamiętaj tylko, aby powitania nie były zbyt swobodne i niestosowne. Te nieformalne pozdrowienia e-mailowe pomogą:

• Cześć ,
• Hej ,
• Cześć,
• Hej ,
• Co słychać, ?
• Siema !
• Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie.
• Mam nadzieję, że masz wspaniały tydzień,

Pozdrowienia e-mailowe dla zespołów (wiele osób)

Zespołowe e-maile to wirtualny klej, który pozwala łączyć zespoły podczas projektów, wydarzeń i spotkań. Te e-maile są wysyłane do grupy w Twojej organizacji, tj. do Twoich współpracowników lub członków zespołu. Jedyną rzeczą, o której musisz pamiętać podczas pisania tych e-maili z pozdrowieniami, jest zachowanie formalności i sprawienie, aby wszyscy czuli się zaangażowani . Ustaw odpowiedni ton całej wiadomości, zaczynając od prostego „Cześć wszystkim” lub użyj jednego z poniższych powitań e-mailowych, aby zachować idealną równowagę w rozmowach grupowych:

• Cześć drużyno,
• Cześć wszystkim,
• Dobrego dnia wszystkim,
• Drodzy koledzy,
• Pozdrawiamy zespół,
• Hej, drużyno,
• Witam członków zespołu,
• Witam wszystkich,
• Cześć ludzie,
• Do kolegów z zespołu,
• Drodzy wszyscy,

Dalsze pozdrowienia e-mailowe

Po pierwszym kontakcie wysyłane są kolejne e-maile, aby upewnić się, że ważna dyskusja nie jest w toku. To jak delikatne szturchnięcie, aby komuś przypomnieć lub uzyskać aktualizacje dotyczące procesu. Te e-maile są zwykle wysyłane do klientów, pracodawców, a nawet współpracowników , z którymi nawiązałeś już komunikację. Dlatego konieczne jest zachowanie poziomu profesjonalizmu i życzliwości. Przyjrzyjmy się więc kilku kolejnym pozdrowieniom e-mailowym w pracy:

• Tylko sprawdzam,
• Mam nadzieję, że zastanie Cie to w dobrym zdrowiu,
• Szybka kontynuacja,
• Delikatne przypomnienie,
• Sprawdzanie postępów,
• Dotykająca podstawa,
• Kontynuując naszą rozmowę,
• Jak już wcześniej omawialiśmy,
• Wracam do Ciebie w sprawie,
• Oto więcej informacji na temat…

Pozdrowienia e-mailowe w przypadku odpowiedzi

Odpowiadanie na e-maile wznawia tok rozmowy, która została na chwilę wstrzymana. Te e-maile są zazwyczaj wysyłane do współpracowników, klientów lub innych osób, z którymi łączy Cię relacja zawodowa lub przyjacielska.

W przeciwieństwie do zimnych e-maili, e-maile te niosą ze sobą poczucie ciągłości i potwierdzenia toczącej się rozmowy, dzięki czemu odbiorca czuje się doceniony.

Aby zachować uprzejmość, stosuj grzeczne i pełne szacunku pozdrowienia . Oto kilka pozdrowień e-mailowych dotyczących odpowiedzi, które pomogą Ci wybrać idealny ton wiadomości.

• Witam ponownie ,
• Dzięki za pomoc, .
• Miło cię słyszeć!
• Dziękuję za to, że do mnie wróciłeś!
• Doceniam twoje wysiłki,
• Dziękuję za aktualizację mnie!
• Dziękujemy za kontakt!

Teraz masz już dobry pomysł na temat rodzaju pozdrowień dla różnych typów e-maili. Przejdźmy teraz do następnej sekcji i poznajmy taktykę wyboru odpowiedniego powitania e-mailowego do pracy. Przygotuj się i przewiń w dół!

Jak wybrać odpowiednie dla siebie powitanie e-mailowe?

Wybór odpowiedniego powitania e-mailowego jest jak uszycie sukienki – powinna idealnie pasować. Na naszej drodze do skutecznej komunikacji zamierzamy zbadać znaczenie identyfikacji odbiorcy, zrozumienia celu wiadomości e-mail i innych czynników pomagających w wyborze najlepszych pozdrowień e-mailowych dla Twojej wiadomości.

1. Zidentyfikuj odbiorcę

Identyfikacja odbiorcy przypomina wypełnienie kolumny adresu w kopercie. Aby wysłać kopertę we właściwe miejsce, musisz ją odpowiednio przygotować.

Czy jest to Twój szef, kolega czy członek rodziny? Każda sytuacja wymaga innego podejścia podczas pisania pozdrowień. Jeśli wysyłasz zimnego e-maila do nieznajomego, powinno to być oficjalne powitanie.

Jeśli jest to współpracownik, powinieneś zastosować nieformalne pozdrowienia. Na przykład formalne „Szanowny Panie Jake” jest w porządku, jeśli jest to Twój szef, ale jeśli jest to Twój przyjaciel, wówczas „Hej, Sam!” jest bardziej odpowiednie. Jednak w każdym przypadku należy zawsze zachować profesjonalizm.

2. Cel Twojego e-maila

Po zidentyfikowaniu odbiorcy powinieneś poznać cel swojego maila. Dzielisz się ważnymi wiadomościami, prosisz o pomoc, a może po prostu nadrabiasz zaległości? Cel nada ton Twoim pozdrowieniom.

Jeśli dzielisz się ekscytującymi wiadomościami ze współpracownikiem, pomocne będzie przyjazne „Witam”, po którym następuje jego imię i nazwisko. Jednak bardziej formalne „Szanowni Państwo” może być odpowiednie, jeśli chodzi o skargę klienta.

3. Punkt, w którym jesteś w rozmowie

E-maile są jak trwające rozmowy i miejsce, w którym uczestniczysz w tej rozmowie, ma znaczenie. Czy dopiero zaczynasz, kontynuujesz od poprzedniego e-maila, czy kończysz?

Jaki jest kontekst waszej rozmowy? Jeśli jest to Twój pierwszy e-mail z serii, trafne będzie proste „Witam”. Jeśli jednak jesteś z kimś w ciągłym kontakcie, pomyśl o „cześć” lub nawet o imieniu tej osoby – dzięki temu wszystko będzie zwięzłe i przyjazne.

Na przykład, jeśli nigdy z nikim nie rozmawiałeś i wysyłasz zimnego e-maila, niezbędne jest oficjalne powitanie. Jeśli jednak odpowiadasz na e-mail, możesz przejść bezpośrednio do omawianego tematu i całkowicie pominąć formalne powitanie.

4. Dodatkowe uwagi

Dodajmy teraz kilka dodatkowych wskazówek dotyczących tego doskonałego powitania.

Jaki jest ton Twojego e-maila?

Aby uzyskać lekki ton, możesz zacząć od swobodnego „Hej!” Jeśli jednak Twoja wiadomość jest bardziej formalna, wybierz opcję „Dobrze”.

Czy znasz normy kulturowe?

Używanie imienia odbiorcy w powitaniu jest powszechną praktyką w Japonii, np. „Tanaka-san”. W tym przypadku „Tanaka” to imię odbiorcy, a „San” obejmuje wszystkie słowa „Pan”, „Pani” i „Panna”. Zatem znajomość praktyk kulturowych może dodać osobistego charakteru.

Czy podpis Twojego e-maila pasuje do tonu?

Upewnij się, że podpis e-mail pasuje do wybranego powitania. Jeśli chodzi o formalność, kluczowy jest profesjonalny podpis. Jeśli jest to zwykła wiadomość e-mail, możesz dodać przyjazną informację, np. „Najlepsze życzenia” lub „Pozdrawiam”.

Jaki jest najlepszy czas na wysyłanie e-maili?

Jeśli wysyłasz e-mail do osoby mieszkającej w pobliżu i wiesz, że e-mail dotrze do tej osoby o tej samej porze dnia, w której ją piszesz, możesz użyć powitań, takich jak „dzień dobry” lub „dzień dobry”.

Hej, jeszcze nie skończyliśmy! W następnej sekcji zakończymy dyskusję kilkoma cennymi wskazówkami i strategiami. Zostań więc z nami, dopóki nie staniesz się ekspertem w pisaniu e-maili z pozdrowieniami do pracy.

Wniosek

Dotarliśmy do końca naszego bloga i omówiliśmy różne elementy powitań e-mailowych, aby uświadomić Ci, że są one ważniejsze, niż myślisz. Ale przed Tobą jeszcze dalsza podróż, podczas której możesz zastosować te spostrzeżenia.

Mamy dla Ciebie również sugestię. Skorzystaj z Elink.io , platformy, która pozwala bez wysiłku tworzyć atrakcyjne wizualnie biuletyny . Najlepsze treści i doskonałe pozdrowienia e-mailowe możesz zestawić w angażujące biuletyny, które pozostawią trwałe wrażenie.

Więc po co czekać? Zarejestruj się na Elink.io i pozwól, aby Twoje e-maile zabłysły. Nadszedł czas, aby „Elinkować i osiągać wspaniałe wyniki w e-mailach!”

Dalsze lektury:

Jak napisać delikatny e-mail z przypomnieniem? (Kroki i przykłady)

Jak napisać idealny e-mail biznesowy? (Proces i wskazówki)

Najlepsze tematy e-maili, które zwiększą współczynnik otwarć! (Przykłady)

Jak napisać e-mail wprowadzający?

Jak zachować czystość list e-mailowych?

8 powodów, dla których Twój e-mail trafia do spamu!

Jak Elink może sprawić, że Twój biuletyn będzie niesamowity !