Jak macierz Eisenhowera może poprawić zarządzanie czasem

Eisenhower to narzędzie do zarządzania zadaniami, które pomaga zwiększyć produktywność, ucząc , jak lepiej ustalać priorytety . Ta technika pomaga ci dowiedzieć się, które czynności są warte twojego czasu i wysiłku, a które nie.

A w świecie, w którym wszyscy spieszymy się, aby nadążyć za naszymi harmonogramami — trzeba przyznać, że jest to umiejętność, którą warto doskonalić.

Nie ruszaj się, bo z tego tekstu dowiesz się:

• czym jest macierz Eisenhowera (dokładne wyjaśnienie wraz z wieloma przykładami — zarówno zawodowymi, jak i codziennymi),
• Jak korzystać z macierzy Eisenhowera i
• Jak myśleć w kwadrantach.

Co to jest macierz Eisenhowera?

Macierz Eisenhowera, znana również jako macierz pilne-ważne, to narzędzie, które pomaga poprawić umiejętności ustalania priorytetów zadań. Włączając macierz Eisenhowera do swojego codziennego życia, uczysz się rozpoznawać swoje największe priorytety i rozróżniać te, które mają długoterminowy wpływ, od tych, które go nie mają.

Macierz Eisenhowera jest idealnym sprzymierzeńcem, jeśli chodzi o zrozumienie sposobu myślenia w kwadrantach, ponieważ „dzieli mózg” i pomaga rozróżnić:

• Ważny,
• Nieważny,
• Pilne i
• Zadania niepilne.

Matryca służy jako narzędzie ustalania priorytetów, a nie narzędzie do planowania. Więc nie zobaczysz tutaj żadnych rozkładów jazdy ani terminów.

Krótka historia macierzy Eisenhowera

To Dwight D. Eisenhower jako pierwszy opracował i zastosował wspomnianą metodę zarządzania czasem i zadaniami. Eisenhower był 34. prezydentem Stanów Zjednoczonych, który poszukiwał metody, która pomogłaby mu ustalić priorytety i podjąć trudne decyzje dotyczące jego licznych zadań — zarówno jako generała armii amerykańskiej, najwyższego dowódcy NATO, jak i późniejszego prezydenta USA.

Dopiero później metoda ta została spopularyzowana dzięki Stevenowi Coveyowi, który przedstawił ją w swojej książce The 7 Habits of Highly Effective People .

W książce Covey omówił ideę Czterech Pokoleń Zarządzania Czasem, którą omówimy później w tym tekście.

Elementy macierzy Eisenhowera — wyjaśniono

Jako łatwe w obsłudze narzędzie do zarządzania zadaniami, macierz Eisenhowera pomaga ustalać priorytety zadań, umieszczając je w odpowiednich kwadrantach .

Może to być coś pilnego/ważnego (ćwiartka „zrób to teraz”), coś trywialnego, ale wciąż pilnego („zdeleguj to komuś innemu”) itp.

Kiedy jesteś w stanie kategoryzować swoje zadania w ten sposób, znacznie łatwiej jest je zaplanować i ukończyć.

Zapoznaj się z następną sekcją, która pomoże ci zrozumieć, jak te ćwiartki działają w praktyce.

Czym są 4 ćwiartki czasu?

Korzystając z macierzy Eisenhowera, sortujesz zadania z listy rzeczy do zrobienia na 4 grupy. Grupy te nazywane są ćwiartkami , ponieważ są ułożone w siatkę:

1. Kwadrant numer 1 — Ważne/pilne zadania,
2. Kwadrant numer 2 — Zadania ważne/niepilne,
3. Kwadrant numer 3 — Zadania nieważne/pilne i
4. Kwadrant numer 4 — Zadania nieistotne/niepilne.

Dla niektórych sortowanie zadań wydaje się łatwe i być może oczywiste od samego początku. Jednak przez większość czasu ludzie mylą te 4 ćwiartki lub mają trudności z rozróżnieniem, gdzie powinno iść zadanie. Ponadto priorytety będą się różnić w zależności od osoby. Podczas gdy dla niektórych rozwój kariery może być kluczowy, dla innych założenie rodziny może być ważniejsze. Aby właściwie zastosować reguły macierzy Eisenhowera i zminimalizować ryzyko popełnienia błędów — zdecydowanie zalecamy zapoznanie się z następną sekcją.

Różnica między zadaniami PILNYMI i WAŻNYMI

„Mam dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne”. – Dwighta D. Eisenhowera

Gdy nauczysz się rozróżniać zadania pilne od ważnych — korzystanie z matrycy w praktyce przyjdzie naturalnie.

Pilne zadania

Pilne zadania należy załatwić jak najszybciej. Są wrażliwi na czas i czasami stresujący, ponieważ wymagają naszej natychmiastowej uwagi.

Pomyśl o nauce do egzaminu, o którym zapomniałeś, lub próbie przewiezienia rannego przyjaciela do szpitala.

Ważne zadania

Z kolei zadania ważne pozwalają zrobić krok wstecz, przeanalizować swoją sytuację i zaplanować kolejny ruch. Nie zależy im na czasie, więc nie ma presji podczas wykonywania takich zadań.

Ważne zadania to te, które dotyczą twoich celów życiowych, podstawowych wartości itp. Założenie rodziny, na przykład planowanie podróży lub rutynowych ćwiczeń, aby stać się zdrowszym.

Ile razy słyszałeś, że ktoś nie może wykonać swojej pracy, ponieważ „gaszą małe pożary”? Jeśli skupimy się tylko na zadaniach, na które ma wpływ czas, nie zobaczymy dalej niż to, co czeka nas jutro.

Skąd mam wiedzieć, co jest dla mnie pilne, a co ważne?

Nie ma uniwersalnej formuły, którą wszyscy moglibyśmy zastosować. Aby wiedzieć, które zadania są dla Ciebie ważne, a które pilne, radzimy sporządzić listę .

Na naszej stronie Clockify znajdziesz wiele szablonów list rzeczy do zrobienia, z których jeden powinien być dla Ciebie idealny. Szablony list rzeczy do zrobienia Clockify pomogą Ci:

• Zapisz swoje podstawowe wartości, ideały i cele życiowe oraz
• Pomyśl o kamieniach milowych, które musisz osiągnąć, ostrożnie skupiając się na tym, co ważne.

Listy rzeczy do zrobienia mogą być idealnym rozwiązaniem, aby rozpoznać i przypomnieć sobie, po co pracujesz — pieniądze, bezpieczeństwo, kariera, utrzymanie rodziny. Po utworzeniu szczegółowej listy (lub list) zadań do wykonania będziesz lepiej rozumieć takie zadania — ich znaczenie i pilność.

Jak rozmieścić zadania w 4 kwadrantach

Teraz, gdy wyjaśniliśmy pilne i ważne rozróżnienie, zobaczmy, jak odnoszą się one do zadań i działań. Będziemy używać typowych, codziennych przykładów.

Ćwiartka 1: „Zrób” – ważne i pilne zadania

Są to zadania, które mają ścisły, bardzo krótki termin i mogą mieć konsekwencje, jeśli nie zostaną podjęte natychmiast. Na przykład test z matematyki jest pilnym zadaniem dla ucznia, a większość innych spraw będzie miała drugorzędne znaczenie.

Przykłady ważnych i pilnych zadań:

• Zadania z bardzo krótkim terminem — Ukończenie projektu klienta, ugaszenie małego pożaru, pęknięta rura,
• Zobowiązania w ostatniej chwili — Coś, co odkładałeś, a teraz spieszysz się, aby to dokończyć (na przykład dotrzymać terminu) lub
• Zadania, których nie możesz odłożyć — Obowiązki rodzinne lub zawodowe, niezapowiedziane wizyty.

Ćwiartka 2: „Decyduj” – zadania ważne, ale nie pilne

Druga ćwiartka dotyczy rzeczy, które nie mają określonego terminu, ale wymagają planowania na przyszłość, ponieważ przynoszą długoterminowe korzyści. Pomyśl o decyzjach, takich jak chęć zrzucenia wagi, więcej czytania, zapisanie się na kurs itp. Są one ważne dla Twojego dobrego samopoczucia, ale nie krytyczne, dlatego zazwyczaj są odkładane na bok na rzecz pilnych zadań.

Więcej przykładów zadań ważnych i niepilnych:

• Krótkoterminowe lub długoterminowe cele biznesowe — tworzenie budżetu biznesowego, tworzenie prognozy sprzedaży, planowanie nowej kampanii marketingowej itp.
• Cele zawodowe — uzyskanie awansu, przejście na nową ścieżkę kariery, zdobycie nowego zestawu umiejętności, planowanie rozpoczęcia działalności gospodarczej itp.
• Cele osobiste — poprawa relacji, założenie rodziny, rekreacja, zdrowe odżywianie itp.

Pamiętaj, że odkładanie ważnych zadań za każdym razem, gdy pojawi się coś pilnego, wiąże się z ryzykiem, że staną się pilne.

Na przykład, jeśli ktoś od lat odkłada zdrowe odżywianie, ponieważ inne rzeczy przeszkadzają, komplikacje zdrowotne, takie jak otyłość lub cukrzyca, nagle sprawią, że stanie się to pilnym priorytetem. Lub, jeśli nie stworzysz planu finansowego na następny rok, możesz ponieść poważne konsekwencje, takie jak narastające długi, przekroczenie wydatków, brak pieniędzy na nagłe wypadki i tym podobne.

Ćwiartka 3: „Delegowanie” – zadania pilne, ale nieważne

Takie zadania są ograniczone w czasie, ale biorąc pod uwagę, że nie są dla Ciebie istotne — możesz delegować je innym. Na przykład poproszenie współpracownika o utworzenie prezentacji PowerPoint lub zrobienie notatek podczas spotkania, ponieważ masz pilną pracę.

Inne przykłady pilnych i nieważnych zadań (nazywanych również przerwami lub rozpraszaniem uwagi):

• Kwestie związane z pracą — umawianie spotkań, odpowiadanie na e-maile, planowanie niektórych spotkań i
• Obowiązki domowe — zakupy spożywcze, prace domowe, płacenie rachunków itp.

Ćwiartka 4: „Wyeliminuj” – zadania nieistotne i niepilne

Ostatnia ćwiartka zawiera przedmioty i czynności, które nie są w żaden sposób ważne ani pilne. Przynoszą one bardzo niewielkie lub żadne długoterminowe korzyści dla Twojej kariery, życia lub zdrowia. Przykładem może być surfowanie po kanałach po południu, plotkowanie w pracy, bezmyślne przeglądanie Internetu i tym podobne.

Kilka przykładów nieważnych i niepilnych zadań:

• Pożeracze czasu — sprawdzanie (spędzanie czasu w) mediach społecznościowych, nieistotne e-maile lub spotkania itp.
• Tylko przyjemne zajęcia — Podczas gdy odpoczynek jest ważny, zbyt wiele zabawnych zajęć może mieć odwrotny skutek. Część z nich trzeba wyeliminować, aby zostawić miejsce na ważne czynności. Takie czynności obejmują robienie długich przerw w pracy, granie w gry, przewijanie mediów społecznościowych itp.

Ważna uwaga — czynności czwartej ćwiartki są uważane za przerwy, które wydają się pilne, ale nie mają żadnego wpływu na nasze codzienne życie ani na przyszłość.

Jak zważyć swoje priorytety w matrixie

Rozróżnienie zadań ważnych i nieważnych oraz pilnych i mniej pilnych może wydawać się trudne, jednak poniższa sekcja pomoże ci ustalić priorytety i rozważyć zadania, które masz do wykonania.

Spójrz na ściągawkę matrycy zarządzania czasem poniżej. Może pomóc Ci określić, którym zadaniom nadać priorytet, a które delegować, a nawet wyeliminować z listy rzeczy do zrobienia.

Pamiętaj, że tylko Ty możesz wiedzieć, które zadania są dla Ciebie ważne, a które nie. Zapytaj siebie:

„ Co muszę zrobić od razu? ”

„ Co jest marnotrawstwem i należy je wyeliminować?”

„Jakie zadania muszę wykonać, a które ktoś może wykonać za mnie?”

W ten sposób możesz z łatwością określ swoje priorytety, grupując zadania według stopnia trudności lub pilności i raz na zawsze eliminując czynniki rozpraszające.

Skoncentruj się podczas tego procesu na CO zamiast KIEDY. Planowanie przychodzi łatwiej, gdy znasz swoje priorytety.

Teraz, gdy wiemy, że macierz zarządzania czasem jest tak naprawdę narzędziem do lepszego zrozumienia Twoich działań, przejdźmy do jej faktycznego wykorzystania.

Jak działa macierz Eisenhowera? (+ przykłady)

Najlepszym sposobem zrozumienia, jak działa matryca, jest przyjrzenie się codziennemu przykładowi.

Na przykład Julie jest głównym kierownikiem projektu w średniej wielkości firmie. Każdego dnia radzi sobie z dużym obciążeniem pracą, ma rodzinę, a do tego wszystkiego stara się żyć i zdrowo odżywiać. Wydaje się, że to dużo, ale stosując matrycę, wie, jakie są jej priorytety i jak obejść zmiany w swoich planach.

Na początek załóżmy, że harmonogram Julii wygląda tak:

Sam w sobie wygląda na całkiem dobrze zaplanowany. Jednak Julie wie, że są szanse, że harmonogram ulegnie zmianie, więc każdego ranka przypomina sobie o tym, aby uniknąć stresu.

Zgodnie z oczekiwaniami, pod koniec dnia harmonogram Julie nieco się zmienił. Musiała wprowadzić kilka zmian w swoich zadaniach, stosując macierz zarządzania czasem do swoich zadań:

• Te na pomarańczowo odłożyłem na później,
• Ci na zielono byli delegowani i
• Te zaznaczone na czerwono zostały wyeliminowane z harmonogramu.

Oto jak teraz wygląda dostosowany harmonogram:

W jaki sposób Julie zastosowała macierz Eisenhowera do swojego harmonogramu pracy?

Oto jak Julie zastosowała macierz zarządzania czasem, aby nadać priorytet swoim zadaniom i czynnościom związanym z pracą:

• 8:00 – 9:00 zmiany w harmonogramie : Rano nie zdążyła dotrzeć do e-maili, ponieważ spotkanie na stojąco ujawniło pewne problemy w dziale kontroli jakości. Burza mózgów nad rozwiązaniem była ważniejsza niż e-maile, więc oznaczyła je jako coś do nadrobienia jutro.
• 12:00 – 14:05 zmiany w grafiku : Klientka, z którą miała się spotkać w południe, przyszła pół godziny wcześniej. Ponieważ wiedziała, że ​​wycieczka jej syna jest wystarczająco daleko, zadzwoniła do nauczyciela później w ciągu dnia. Nie chcąc kazać klientce czekać, przeniosła spotkanie na 11:30, a telefon na późniejszy powrót do domu.
• 14:20 – 16:00 zmiany w harmonogramie : Około godziny 16:00 zadania związane z projektem wymagały natychmiastowej uwagi. Jednak jej syn był od jakiegoś czasu chory, więc musiała go zabrać na badania kontrolne. Oddelegowała zadanie prowadzenia spotkania swojemu najbardziej zaufanemu współpracownikowi. Mogła poprosić o podsumowanie następnego dnia.

W jaki sposób Julie zastosowała macierz Eisenhowera do swojego codziennego harmonogramu?

Oprócz konieczności radzenia sobie ze zmianami w swoim harmonogramie pracy, musiała także zaplanować i dostosować się do swoich potrzeb:

• 17:00 – 17:20 zmiany w grafiku : Ponieważ Julie i jej syn musieli trochę dłużej czekać na wizytę kontrolną, poprosiła męża o zrobienie zakupów spożywczych, ponieważ mogą nie zdążyć.
• 17:30 – 18:30 zmiany w harmonogramie : Julie postanowiła przełożyć swój trening na czat wideo z niektórymi pracownikami, którzy zostali po pracy. Pomoc im dokończyć, żeby mogli wrócić do domu, była ważniejsza i pilniejsza niż dzisiejsze ćwiczenia.
• 21:30 – 22:00 zmiany w harmonogramie : Do godziny 21:30 Julie była wyczerpana wszystkimi zajęciami i zadaniami, z którymi musiała się uporać w ciągu dnia. Wiedząc, że w tym momencie sen zrobi jej o wiele lepiej niż telewizja, postanowiła nie oglądać programu i natychmiast położyć się do łóżka.

Jak widać na przykładzie Julii, macierz zarządzania czasem jest po to, aby nauczyć nas, jak wykonywać łatwiejsze rozmowy dotyczące naszych harmonogramów. Nie zastanawiała się nad zadaniami ani konsekwencjami swoich działań, ponieważ była ich wcześniej w pełni świadoma. Matryca Eisenhowera pozwoliła jej płynnie i przy jak najmniejszym stresie dokonywać niezbędnych zmian w swoim planie dnia.

Co odróżnia macierz Eisenhowera od innych technik?

Jak wspomniano powyżej, ta metoda nie ma nic wspólnego z nauką nowych, fajnych umiejętności, a jedynie ze zmianą nastawienia na lepsze.

Macierz Eisenhowera pomoże Ci:

• Lepiej zrozum swoje cele,
• Zidentyfikuj działania marnujące czas, a co najważniejsze
• Dowiedz się, jak ustalać priorytety w pracy i codziennych zadaniach.

W ten sposób możesz planować i planować lepiej na przyszłość.

Po pewnym czasie stosowania ta technika zarządzania czasem zaszczepi pozytywną przemianę. Zauważysz, o ile łatwiej jest planować swoją pracę i jak lepiej radzisz sobie z małymi kryzysami i nieuniknionymi terminami.

Jak korzystać z macierzy Eisenhowera według Stevena Coveya?

Wcześniej w tym tekście wspomnieliśmy, jak Steven Covey wprowadził słuchaczy w macierz Eisenhowera, pisząc o tym w swojej książce. We wspomnianej książce omówił ideę Czterech Pokoleń Zarządzania Czasem, a jeśli spojrzymy na wszystkie cztery z nich, zobaczymy, że tak naprawdę są to instrukcje, jak prawidłowo zastosować matrycę.

Generacja 1: Listy kontrolne i notatki

Pierwsza generacja reprezentuje początkowy etap planowania zarządzania czasem i zadaniami. Powinniśmy przelać wszystkie zadania na papier, aby móc je zrealizować, ale także mieć później regularne przeglądy. Co więcej, musimy zorganizować wszystko w oparciu o ilość czasu i energii, których wymagają takie zadania.

Generacja 2: Kalendarze i harmonogram

W drugiej generacji wszystkie czynności z poprzedniej listy powinny być zapisane w kalendarzu lub w inny sposób zaplanowane. Jest to sposób na próbę zaplanowania przyszłości najlepiej jak potrafimy.

Jeśli nie jesteś wielkim fanem planowania swoich zadań na piśmie, możesz wybrać aplikację, która będzie przechowywać wszystkie nadchodzące działania. Na przykład Clockify umożliwia planowanie zadań i działań przy użyciu techniki blokowania czasu — prostego, ale skutecznego sposobu ustalania priorytetów obciążenia pracą. Po prostu pogrupuj swoje codzienne zadania w bloki i dopiero po zakończeniu bloku możesz przejść do następnego. W ten sposób nie zapomnisz ani nie wykonasz swoich zadań.

Pamiętaj, że tylko Ty wiesz, jak ważne lub pilne mogą być Twoje zadania lub działania. Dlatego będziesz tworzyć bloki w oparciu o ważność/pilność swoich zadań, postępując zgodnie z zasadami i wskazówkami, o których wspomnieliśmy wcześniej w tekście.

Generacja 3: Plany tygodniowe

Trzecia generacja ma na celu zawężenie ram czasowych działań. Musisz zaplanować swój tydzień, cele, które chcesz osiągnąć, i zacząć poważniej myśleć o swoim codziennym harmonogramie w ciągu tego tygodnia.

Generacja 4: Relacje i wyniki

Podczas gdy pierwsze trzy generacje dotyczyły zarządzania działaniami i czasem, czwarta jest tym, co naprawdę nadaje sens całemu procesowi.

Mając pełny harmonogram i listę zadań, możesz zacząć analizować, które z tych zadań są ważne lub nieważne, pilne lub niepilne. Pomoże Ci to zorientować się, które pozycje z Twojej listy bezwzględnie należy zrobić natychmiast, a które można przesunąć o jeden dzień, jeśli pojawią się pilniejsze sprawy.

Jakie są zalety i wady matrycy zarządzania czasem?

Jak każda technika zarządzania czasem, macierz Eisenhowera ma zarówno zalety, jak i wady. Najlepiej wziąć oba pod uwagę przed podjęciem decyzji, czy go użyć. W końcu potrzebujesz metody idealnej dla siebie.

Zalety macierzy Eisenhowera

Czytaj dalej, aby lepiej zrozumieć korzyści, jakie może zaoferować metoda ustalania priorytetów Eisenhowera (jeśli zdecydujesz się ją wdrożyć):

• Skłania do zastanowienia się nad ważnością swoich zadań,
• Pomaga w ponownej ocenie, co jest pilne, a co nie,
• Uczy lepszej samoświadomości i pomaga ćwiczyć samoanalizę i
• Pomaga ci stać się lepszym w podejmowaniu decyzji w ułamku sekundy.

Wady macierzy Eisenhowera

Z drugiej strony ta metoda zarządzania zadaniami i czasem może nie być odpowiednia dla wszystkich. Dlatego oto kilka wad stosowania metody Eisenhowera:

• Sortuje zadania wyłącznie na podstawie pilności i ważności i nie uwzględnia zasobów, złożoności ani poziomu wysiłku wymaganego do zadania,
• Pozostawia za sobą krótkie, pilne zadania (nawet jeśli ich odhaczanie na liście pomaga w produktywności i nabiera rozpędu),
• Dla niektórych może to być skomplikowane i czasochłonne
• Może wydawać się to przytłaczające, gdy jest zbyt wiele zadań, więc ograniczenie ich do 5 sztuk będzie najlepsze.

Dodatkowe wskazówki dla każdego, kto chce wypróbować macierz Eisenhowera

Ważna uwaga — dla tych, którzy nadal nie są pewni, istnieje sposób, aby dowiedzieć się, czy macierz Eisenhowera jest dla Ciebie właściwym wyborem, a my zapewniamy Ci kilka wskazówek:

• Wypróbuj przez tydzień,
• Zrób listę zadań na cały tydzień,
• Posortuj je w czterokwadrantowej siatce,
• Użyj narzędzia do śledzenia czasu, aby śledzić swoje postępy w ciągu tygodnia i
• Notuj, jak czułeś się w określonych sytuacjach.

Gdy okres próbny dobiega końca, przejrzyj zgromadzone dane.

Na koniec zadaj sobie pytania:

Stałeś się bardziej produktywny?

Czy łatwiej było podejmować decyzje?

Czy rzeczy, które uważałeś za pilne, rzeczywiście były pilne? A może po prostu zmarnowali twój czas?

Podsumowując: ustalanie priorytetów oznacza, że ​​możesz to mieć, ale nie wszystko naraz

W pewnym sensie zarządzanie czasem stało się przeszłością. Coraz więcej trenerów i ekspertów ds. produktywności doradza nauczenie się zarządzania priorytetami i zasobami. Nie możemy wygospodarować więcej czasu — ale możemy go mądrzej wykorzystać. Więc zamiast starać się upchnąć jak najwięcej zadań w ciągu dnia, spróbuj nadać priorytet tym, które są ważne — te, które działają na rzecz samodoskonalenia i postępu.

Matryca zarządzania czasem Eisenhowera jest pod tym względem doskonałym nauczycielem. I chociaż może nie działać dla wszystkich, jest to świetny krok w kierunku znalezienia bardziej spersonalizowanej, lepiej dopasowanej techniki.

ℹ️ Próbowaliście kiedyś macierzy Eisenhowera? Czy uważasz, że ustalanie priorytetów jest kluczem do posiadania wszystkiego? Podziel się z nami swoimi historiami na [email protected], a być może przedstawimy Cię w jednym z naszych przyszłych artykułów. A jeśli spodobał Ci się ten post na blogu, podziel się nim z kimś, kto uzna go za przydatny.