Jak ułatwić sobie zarządzanie czasem

Im więcej wskazówek dotyczących zarządzania czasem, tym bardziej będziemy myśleć, że to wszystko – szybkie, łatwe i praktyczne wskazówki. Wystarczy przeczytać kilka przewodników, poradników i blogów, aż znajdziemy kilka, które przemawiają do nas i gotowe! Niestety rzeczywistość jest mniej atrakcyjna. Zarządzanie czasem wymaga poświęcenia, wysiłku, konsekwencji i poświęceń. To ciężka praca, wykorzenienie złych nawyków. Ale aby kultywować dobre umiejętności, będziesz musiał zagłębić się w metody wykraczające poza naukę tworzenia zadań do wykonania i doskonałych harmonogramów.

Dzisiaj przyjrzymy się, w jaki sposób zarządzanie czasem polega bardziej na sposobie myślenia i odczuwania czasu oraz na tym, jak wykorzystać te pomysły do ​​konkretnych kroków w kierunku poprawy.

Niewygodna prawda o zarządzaniu czasem

Nigdy tak naprawdę nie możesz zarządzać swoim czasem. Nie możemy wygospodarować więcej czasu, ocalić go ani ukraść z innych aspektów naszego życia. To nie jest narzędzie ani zasób, który można zmusić do posłuszeństwa jak dziki koń. Zamiast tego zmieniamy priorytety i harmonogramy oraz podejmujemy trudne decyzje.

Jedyne, co naprawdę możesz zrobić, to zmienić sposób, w jaki to postrzegasz, i nauczyć się zarządzać sobą i swoją energią i pozwolić, by czas był właśnie taki. Zarządzanie czasem powinno bardziej przypominać naukę radzenia sobie na rzece poprzez poznanie swojej łodzi, właściwych technik wiosłowania, właściwego balansowania i mentalnego przygotowania się na sporadyczne bystrza przed nami; zamiast zastanawiać się, jak spowolnić rzekę lub zmienić jej bieg.

Mając ograniczony czas, którym wszyscy dysponujemy, ważne jest, aby nauczyć się skupiać na zadaniach, które mają znaczenie w dłuższej perspektywie (w karierze i życiu) oraz jak mądrze inwestować swoją energię.

Dlaczego zarządzanie czasem może być dla Ciebie trudne

Masz problem z trzymaniem się listy rzeczy do zrobienia? Czy zbliżasz się do końca dnia i czujesz, że po prostu mogłeś zrobić więcej? Czy wypróbowałeś każdą aplikację pod słońcem i żadna z nich nie działa dłużej niż tydzień na telefonie, zanim się poddasz?

Dobrą wiadomością jest to, że nie ma z tobą nic złego. Zła wiadomość jest taka, że ​​minie trochę czasu, zanim staniesz się w tym lepszy. I powiem ci dlaczego.

Jak dobry jesteś w gotowaniu?

Często zastanawiałam się, dlaczego mój partner był zbyt onieśmielony, by gotować według książki kucharskiej. Wystarczy, że zastosuje się do przepisu: ma wypisane miary, narzędzia, składniki… nic do tego nie ma. Ale pewnego razu, przygotowując posiłek, zapytał mnie, jak mięso ma wyglądać, kiedy jest „w sam raz”, żeby mógł wrzucić resztę składników.

I wtedy to mnie uderzyło.

Żadna ilość szczegółów w przepisie lub konkretnych narzędzi nie może dać mu pewności, jeśli chodzi o podstawowe umiejętności i wiedzę. Po latach doświadczeń gotowanie przychodzi mi z łatwością: bez namysłu wiem, jakich narzędzi potrzebuję, orientuję się w czasie gotowania i pomiarach na podstawie przeczucia. Aby ugotować udany posiłek, musisz wiedzieć, jak danie ma wyglądać w trakcie procesu, jak powinno pachnieć, jak długo każdy składnik musi się gotować i kiedy należy go włożyć.

Bez tych umiejętności i wcześniejszego doświadczenia mój partner został osamotniony. Pomimo posiadania książki kucharskiej i narzędzi (w naszym przypadku wszystkie te artykuły i filmy dotyczące produktywności).

Ten sam pomysł można zastosować do wszystkiego: malowania, obróbki drewna, programowania, edycji wideo, co tylko chcesz. Każda z tych czynności wymaga pewnych podstawowych umiejętności. Bez nich żadna ilość wymyślnych narzędzi ani metod nie pomoże ci się ulepszyć.

Może dlatego każdy zegar Pomodoro w sklepie z aplikacjami, lista zadań do wykonania w przeglądarce lub dziennik punktorów nie pomagają Ci śledzić czasu i zachować produktywność.

Przyjrzyjmy się najpierw, jakie umiejętności musisz rozwinąć, zanim zaczniesz szukać narzędzi i poradników dotyczących zarządzania czasem, które pomogą Ci w szczegółach.

Zarządzanie czasem wymaga trzech kluczowych cech, aby działać

Opanowanie umiejętności zarządzania wymaga przesunięcia czasu w zrozumieniu. Aby to osiągnąć, Erich C. Dierdorff radzi pracować nad trzema rzeczami:

1. Świadomość czasu – uświadamianie sobie go jest ograniczone, zachowując realistyczne spojrzenie na czas;
2. Aranżacja – obsługa harmonogramu, planowanie i ustalanie priorytetów w celu jak najlepszego wykorzystania czasu;
3. Adaptacja – obserwowanie i analizowanie wykorzystania czasu na dalsze doskonalenie oraz nauka dostosowywania się do zmian w harmonogramie.

W jednym z badań Dierdorff obserwował 1200 uczestników i sposób, w jaki radzili sobie z tymi trzema umiejętnościami w 30-minutowym teście. Zauważył, że organizowanie jest dla nich znacznie łatwiejsze niż świadomość i adaptacja – co oznacza, że ​​ludzie osiągali lepsze wyniki w organizowaniu swoich harmonogramów, ale gorzej radzili sobie z zarządzaniem zmianami, odwołaniami, nadmiernym przedłużaniem i wszelkimi zakłóceniami terminów.

Z tego Dierdorff wywnioskował, że świadomość i adaptacja są znacznie trudniejsze do opanowania. To może wyjaśniać, dlaczego zawsze zmagamy się z prokrastynacją i utrzymywaniem zdrowych nawyków, nawet jeśli nasze plany wydają się niezawodne.

Podobnie jak jego uczestnicy, ty też możesz być lepszy tylko w jednej lub dwóch trzecich tych umiejętności. Zobaczmy, jak każdy z nich można ćwiczyć, aż osiągniesz zdrową równowagę między nimi trzema.

Jak poprawić świadomość czasu

Twoje ogólne nastawienie do czasu musi się zmienić, ponieważ nawet przy najlepszej organizacji możesz czuć się zestresowany chęcią zwiększenia produktywności lub obawą, że się pomylisz.

Ćwicz świadomość, grając

Badania Dierdorffa sprawiły, że uczestnicy przeprowadzili mikrosymulację, która trwała pół godziny. W podobny sposób możesz przetestować zarządzanie czasem, organizację i ustalanie priorytetów bez żadnych wymyślnych narzędzi w domu.

Gry wideo!

Istnieje wiele gier wideo, które opierają się na zarządzaniu czasem i zasobami, z tak dużą lub niewielką ilością historii i dodatków, jak tylko chcesz. Te gry zapewniają własne mikrosymulacje, w których musisz żonglować zasobami, czasem, zadaniami, pracownikami i przypadkowymi zdarzeniami, które się pojawiają. Celem jest zwykle albo zarobienie wystarczającej ilości pieniędzy, aby utrzymać swój sklep/restaurację/biznes, albo uzyskanie najlepszych możliwych wyników każdego dnia i odniesienie sukcesu.

Gry na czas to najprostszy, a jednocześnie najfajniejszy sposób, aby rzucić okiem na to, jak zarządzasz czasem i jakie aspekty pracy traktujesz priorytetowo. Tylko upewnij się, że faktycznie zwracasz uwagę na swój styl gry, w przeciwnym razie będziesz po prostu grać w gry wideo, zamiast traktować to jako okazję do nauki.

Zmień swoje nastawienie do czasu mantrą

Szukając w swoich badaniach sposobu postrzegania czasu przez przedsiębiorców, którzy odnieśli sukces, natknąłem się na Rosie Guagliardo z Inner Brilliance Coaching . Ona powiedziała, że:

„Znanie swoich priorytetów i dostosowanie do nich działań jest ważne, ale nadal możesz czuć się zestresowany. Ponieważ nie możesz zmienić czasu, który masz, zmień swoje odczucia. Jeśli myślisz, że nie masz wystarczająco dużo czasu, poczujesz się stresująco. Powiedz sobie „Mam cały czas na świecie”. Poczujesz się spokojniejszy, bardziej obecny i otwarty na nowe i inne rozwiązania, co pozwoli Ci zrobić więcej.”

Dochodzi do sedna zmiany twojej świadomości tego, która jest godzina i jak powinieneś się z tym czuć. Istnieją tysiące powiedzeń na temat czasu, a jedno z nich z pewnością przemawia do ciebie. To taka mała akcja, ale znacząca – Twój wybór cytatu wiele powie o Twoich największych niepewnościach, obawach lub nadziejach na czas.

Pamiętanie o tym lub powtarzanie tego każdego dnia z pewnością wypali mantrę w twojej świadomości.

Uzyskaj zewnętrzną opinię

Nie trzeba dodawać, że jesteśmy zbyt subiektywni w stosunku do własnej pracy. Nasza samoocena zawsze będzie w jakiś sposób błędna, niezależnie od tego, czy oceniamy siebie zbyt surowo, czy zbyt miękko.

W zależności od Twojego zatrudnienia, jeśli jesteś studentem, freelancerem lub menedżerem, Twoje źródła informacji zwrotnych będą się różnić. Zwykle są to:

• Współpracownicy (rówieśnicy, których opinię cenisz);
• Menedżerowie lub liderzy zespołów;
• Przyjaciele i rodzina;

Musisz podzielić się swoimi pomysłami i celami z osobą przekazującą opinię i poinformować ją, jakiego rodzaju komentarzy potrzebujesz. Istnieje również możliwość tworzenia szablonów, które możesz im nadać. Im więcej informacji udostępnisz, tym łatwiej będzie danej osobie podać dokładne, przydatne obserwacje.

Poświęć trochę czasu na introspekcję

Jedną rzeczą, którą zrobiłem i osobiście uważam za najbardziej korzystną, było stworzenie wizualnej reprezentacji mojej świadomości czasu. W ten sposób mogłem zidentyfikować, co było nie tak z moimi percepcjami, a co przeszkodziło mi w osiągnięciu większej produktywności. Oto jak to zrobiłem:

• Najpierw zidentyfikowałem największy problem

Obrzydzenie było moją prokrastynacją – chciałem wykonać pracę, ale nie mogłem się do niej fizycznie zmusić.

• Zapisałem wzorce zachowań

Zwykle szukanie odpowiedniej muzyki, na której można się skupić (a następnie rozpraszać się), pamiętając, że muszę zadzwonić do przyjaciela w sprawie czegoś ważnego, konkretnego zadania itp.

• Zauważyłem uczucia, które pojawiły się wraz z zachowaniem

Jak w przypadku każdego zwlekania, poczucie winy było zwykle poczuciem winy, lękiem przed opóźnieniem i poczuciem niekompetencji. Mimo że byłam ich świadoma, nadal zapisywałam je obok każdego zachowania. W ten sposób zobaczyłem, co przysporzyło mi największego zmartwienia, i mogłem wymyślić możliwe rozwiązanie.

• Ciągle pytałem „dlaczego”

Wraz z odczuciami próbowałem też odpowiedzieć na pytanie „dlaczego”. Dlaczego zdecydowałem się marnować czas na wybieranie muzyki? Dlaczego teraz czułem potrzebę zadzwonienia do tego przyjaciela? Dlaczego nie mogłem wykonać tego zadania w pół godziny po skończeniu zadania?

• Przeanalizowałem siatkę

To ćwiczenie działa podobnie do księgowania – przenosisz zmagania na papier i badasz je w straszliwych szczegółach, ponieważ wizualizacja daje inną perspektywę problemu. Ostatecznie zdałem sobie sprawę, że wszystko, co mnie rozpraszało, polegało na unikaniu napisania kiepskiego artykułu i obawie, że nie spełnię oczekiwań. Bo jeśli nie zacznę pisać artykułu, to nie może być źle, prawda?

To było coś, co myślałem, że jest główną przyczyną, ale nigdy nie byłem tego pewien. Takie zamknięcie okazało się również bardzo dobre dla mojego zdrowia psychicznego. Aktywność zmusiła mnie do przeanalizowania wszystkiego, co robię lub czuję, iw pewnym sensie działałam jako własny trener produktywności.

Jak poprawić aranżację

Poprawa aranżacji oznacza nauczenie się, jak lepiej planować i ustalać priorytety, tak aby fundamenty, na których opierasz zarządzanie czasem, pozostały solidne i niezachwiane. W końcu jest to najbardziej konkretny sposób, w jaki możesz odzyskać kontrolę nad swoim czasem.

Spróbuj wymyślić na nowo listę rzeczy do zrobienia

Peter Bregman z Bregman Partners powiedział, jak:

„Dla wielu z nas nasza lista rzeczy do zrobienia stała się bardziej listą winy: spisem wszystkiego, co chcemy zrobić, co planujemy, naprawdę powinniśmy zrobić, ale nigdy do tego nie dochodzimy. To bardziej jak lista „nigdy nie dojdę do tego”.

I robi bardzo dobry punkt. Bardzo często piszemy listę zadań do wykonania, nie biorąc pod uwagę, ile czasu i energii zajmą. A pod koniec dnia pracy utknęliśmy, żałując, że nie zrobiliśmy wszystkiego, co nałożyliśmy na nasz talerz.

W tym samym artykule dla Harvard Business Review Bregman proponuje, aby zamiast niejasnej listy rzeczy do zrobienia, przyjąć mniej wypunktowanych punktów, ale z bardziej rygorystycznym czasem pracy. Najlepiej jest to osiągnąć za pomocą ram czasowych, w których określasz stałą ilość czasu dla każdego zadania, z jednym zastrzeżeniem: zaczynasz i kończysz zadanie dokładnie w ustawionej minucie.

Przykład timeboxu w Clockify

Kiedy Twoje czasy pracy są elastyczne, ryzykujesz poślizgiem na 12-godzinny dzień pracy. Posiadanie ścisłych ram pomoże osiągnąć więcej w ciągu dnia i skończyć na czas.

Jak poprawić adaptację

Jak wspomniano wcześniej, adaptacja to subtelna sztuka bycia wystarczająco elastycznym, aby ocalić swój harmonogram od wszystkiego, co może na niego rzucić życie. Nagłe wypadki, nieoczekiwane spotkania, zapomniane spotkania, przekroczone terminy… Ty to nazywasz.

Jednak zamiast uczyć się, jak radzić sobie ze stresem lub lepiej planować (co zrobiliśmy), może pokażemy, co tak naprawdę oznacza poprawa zdolności adaptacyjnych?

Rozpoznaj, że będziesz miał złe dni, ale nie przesadzaj z nimi

Dość często natrafiam na różne filmy i artykuły na YouTube piszące o tym, jak pozwalać sobie na złe dni, kiedy zarządzanie czasem po prostu nie idzie po Twojej myśli. I choć to prawda, często czuję się winny, jeśli zbiegają się dwa lub trzy takie dni. Co więcej, te zasoby wydają się trochę oskryptowane i nie mogę odnieść się do autora.

Tak było, dopóki nie natknąłem się na wideo Matta D'Avelli, którego kanał na YouTube o produktywności liczy miliony widzów. Jego filmy skupiają się na produktywności, samodoskonaleniu i unikaniu kultury wypalenia. W przypadku filmu zatytułowanego Jak przez cały dzień pracuję wydajnie , o dziwo tego nie zrobił. Oglądanie montażu, w którym przez cały dzień zmaga się z niektórymi zadaniami, zawodzi w niektórych miejscach, a w innych odnosi sukcesy, aby ostatecznie zakończyć to odkładając na później niektóre większe, było – odświeżające.

Widok D'Avelli zmagającego się z nieprzyjemnością nie dokończenia niektórych ważnych zadań, tylko po to, by się z tym pogodzić, zlekceważyć i rzucić się na siłownię pod koniec dnia, sprawił, że było to dziwnie pocieszające. Pokazało mi, że potrzebujemy równej ilości zrozumienia, odpuszczania i zaufania, że ​​następnym razem uda nam się ukończyć te zadania, aby rzeczywiście móc się dostosować.

Ponieważ im bardziej martwisz się swoim harmonogramem, marnujesz czas lub co nie działa, tym bardziej stajesz się sztywny.

Nie planuj szczegółowo każdego dnia

Nie tak dawno temu Forbes opublikował artykuł na temat mitów dotyczących zarządzania czasem i jedna rada rozmówcy utkwiła mi w pamięci:

„”Zaplanuj swój dzień” było kiedyś mantrą zarządzania czasem. Jeśli jednak wszystko, co robisz, to planowanie dnia, długoterminowe cele nigdy się nie zbliżają. Kończysz dzień dodatkowymi zadaniami do wykonania, które są dodawane do jutrzejszej listy, aż w końcu z nich zrezygnujesz. Mogą to być zadania nieistotne, ale częściej są to zadania o dłuższym horyzoncie czasowym. Uwzględnij w swoim tygodniu czas na długoterminowe cele strategiczne”.

Jim Vaselopulos, Rafti Advisors, Inc.

Jeśli skupiasz się zbytnio na każdym dniu, ryzykujesz krótkowzroczność. Bez względu na to, jakie miałeś długoterminowe cele, wszystkie odpadają. To otwiera zupełnie nową kwestię wykonywania codziennych zadań bez żadnego innego powodu niż „dotrzymanie terminu”.

Wyznacz jeden dzień w tygodniu, w którym zrewidujesz długoterminowe cele i zmienisz lub dostosujesz swój dzienny harmonogram w zależności od tego, jak te zadania są z nimi zgodne. Przekonasz się, że łatwiej jest dostosować się do nieoczekiwanych zmian. Wiedząc, jakie są Twoje długoterminowe cele, będziesz mógł dokonywać bardziej świadomych wyborów dotyczących tego, jak się dostosować.

Dobry system wsparcia ma długą drogę

Jednym z powodów, dla których tracisz na zarządzaniu czasem, jest brak wsparcia. Niektórzy ludzie lubią mieć wokół siebie ludzi pracujących w tym samym celu. To tak, jakby wziąć udział w kursie językowym i widywać te same osoby dwa razy w tygodniu w klasie, starając się osiągnąć ten sam poziom językowy.

Ale jak to działa, jeśli chodzi o zarządzanie czasem?

Przyjrzymy się kilku rzeczom, które możesz zrobić, aby Twoje otoczenie stało się bardziej „przyjazne dla ucznia”, starając się pielęgnować zdrowszy sposób myślenia i relacje z czasem.

Wsparcie w gronie rodziny i przyjaciół

Na przykład pobranie aplikacji do codziennego zarządzania czasem. W sklepach z aplikacjami jest kilka do wyboru i konsolidują one harmonogram każdego członka rodziny z większymi zajęciami i obowiązkami, które macie razem.

Dodatkowo dla tych, którzy mają dzieci, przygotowano aplikacje i ćwiczenia do nauki zarządzania czasem dzieci. Daje wyjątkową możliwość powrotu do podstaw i ponownej oceny tego, co wiesz.

Wsparcie wśród współpracowników

Jeśli jesteś częścią zespołu lub działu, a Twoje relacje ze współpracownikami/współpracownikami są ogólnie dobre, zawsze możesz zwrócić się do nich o wsparcie. Samo dzielenie się wyzwaniami, proszenie o wskazówki lub dwukrotne sprawdzanie metody, którą chcesz wdrożyć, to już długa droga.

Aby pójść o krok dalej, możesz zorganizować małą grupę ze wspólnym celem. Wsparcie wśród tych, którzy znają firmę i pracę tak samo jak Ty, świetnie nadaje się do walidacji i zrozumienia.

Wsparcie online

Aplikacja do kształtowania i śledzenia nawyków Habitica może być wykorzystana jako przykład, w którym społeczność internetowa służy jako doskonały system wsparcia. Sama aplikacja ma w sobie solidne forum, na którym użytkownicy mogą gromadzić się wokół wspólnych celów i doświadczeń oraz szukać komentarzy, opinii i porad.

Podobnie witryny internetowe oparte na forach i fora dyskusyjne, takie jak Reddit , na przykład udostępniają liczne wątki i tematy do bezpłatnej dyskusji. Ten rodzaj wsparcia może być również najlepszym rodzajem, biorąc pod uwagę, że masz pulę wiedzy setek – jeśli nie tysięcy – ludzi na całym świecie. Z pewnością natkniesz się na nowe techniki, metody i materiał do przemyśleń.

Tablica ogłoszeń r/productivity na reddit.com

Polegaj na wytrwałości, a nie motywacji

Na koniec, jedną z najlepszych i najczęściej pomijanych rad jest, aby nie polegać na motywacji do pracy, ale na czystej wytrwałości.

Nic dziwnego, że często odrzucamy pojęcie „uparcie rozpoczynania zadania, nawet jeśli nie mamy na to ochoty”. To nieprzyjemne, wolelibyśmy robić cokolwiek innego i nie mamy pojęcia, czy wynik będzie wart zachodu. Jako bonus, przez cały czas będziemy się czuli okropnie, prawda?

Cóż, jakkolwiek niezręcznie może to być, czasami musimy być rodzicami i egzekwować dyscyplinę. Z jednej strony może po pewnym czasie stać się stabilnym dyskiem.

Z drugiej strony, jak podzieliła się z nami artystka i trenerka produktywności Katy Arrington, czasami potrzebujemy właściwego celu, aby zarządzać naszą prokrastynacją. Nie po to, by bić się z powodu braku dyscypliny, ale po to, by znaleźć realne, namacalne cele, które wyciągną nas z rutyny, kiedy najbardziej tego potrzebujemy.

Podsumowując

Opanowanie zarządzania czasem to ciężka, wyczerpująca praca. Ale można to ułatwić, jeśli przyjmiesz właściwy sposób myślenia i zaczniesz inaczej patrzeć na czas. Jest to stałe, a nie zasób, którego musisz nauczyć się wykorzystywać. Nauczenie się, jak rozwijać zdrowe podejście do harmonogramów, spędzanego czasu, czasu straconego i tego, co jest dla Ciebie ważne w życiu, znacznie zwiększa Twoje szanse na trzymanie się dobrych nawyków zarządzania czasem.