Bądź na bieżąco z przepływami pieniężnymi, łatwo dostosowując konwersje rachunków

To jest gościnny wpis na blogu autorstwa Jensa Wessela z firmy informatycznej Zendri.

Zajmowanie się kwestiami finansowymi i rozliczeniami to ostatnia rzecz, z którą chcesz się zajmować w swojej codziennej pracy. Fakturowanie reklamodawców i wydawców może być długim i czasochłonnym wysiłkiem, ale nie musi tak być.

Dobra wiadomość: jest coraz łatwiej. Właściwe zarządzanie konwersją rachunków w połączeniu z narzędziami pomagającymi kontrolować przepływy pieniężne to klucz do bezbłędnego i łatwego procesu rozliczeniowego.

Dlaczego konwersje rachunków mają znaczenie

Konwersje rozliczeniowe to wszystkie konwersje istotne dla rozliczeń. Potwierdzone konwersje można przeglądać w sekcji raportu konwersji na pulpicie HasOffers . Będą pojawiać się na fakturach zarówno dla reklamodawców, jak i wydawców, o ile zostaną zatwierdzone.

Aby mieć pewność, że nieuczciwe konwersje nie zostaną uwzględnione w płatnościach, bardzo ważne jest, aby w razie potrzeby dostosować konwersje. Istnieją dwa sposoby dostosowania konwersji:

• Zatwierdź po pozostawieniu ich w stanie oczekiwania. Zamieniają się one w konwersje rachunku, gdy reklamodawca zakończy badanie poprawności konwersji i potwierdzi, że zostały zatwierdzone.
• Automatyczne zatwierdzanie przez system. Jest to bardziej przyjazny dla wydawców sposób, ponieważ widzą konwersje zaraz po ich wygenerowaniu w swoich raportach. Automatyczne zatwierdzenie będzie wymagało zbadania przez reklamodawcę po zatwierdzeniu konwersji. Może to wymagać odrzucenia konwersji, jeśli nie można jej zaklasyfikować jako prawidłowej.

W przypadku młodych przedziałów czasowych (tj. przedziałów czasowych, które właśnie się skończyły), ważne jest, aby jak najszybciej dostosować konwersje po wyjaśnieniu ważności. Zazwyczaj należy regularnie monitorować dostosowania konwersji rachunków za ostatnie trzy miesiące. Większość zmian dotyczących dochodzeń dotyczących konwersji rachunków odbywa się poprzez ręczne sprawdzenie konwersji z poprzedniego miesiąca.Im szybciej utworzysz fakturę za określony przedział czasowy, tym więcej korekt będzie musiało zostać odzwierciedlonych na przyszłych fakturach za ten sam przedział czasowy.

Co się stanie, jeśli sieć nie dostosuje konwersji rachunków? W zależności od rodzaju ofert, z którymi ma do czynienia sieć, może być mniej lub bardziej konieczne dostosowanie konwersji rachunków. Jeśli nie ma okresu karencji dla leadów w ofercie, nie ma większej takiej potrzeby. Jednak w większości przypadków reklamodawcy będą musieli zbadać zasadność konwersji. Wymaga to również dostosowania konwersji rachunków po stronie sieci.

W przypadku, gdy konwersje rachunków nie są korygowane w odpowiednim momencie, może to prowadzić do większego wysiłku ręcznego w celu zafakturowania prawidłowych kwot. Gdy korekty zostaną zgłoszone po stronie reklamodawcy, sieci będą musiały usuwać i ręcznie ponownie generować faktury. Dostosowując konwersje rachunków w HasOffers , sieć zapewnia jednocześnie czyste raportowanie i bezbłędne fakturowanie.

Śledź dostosowania konwersji

W przypadku sieci zmiana stanu lub wartości konwersji może być codzienną rutyną. W HasOffers łatwo jest przełączyć konwersję z oczekującej na zatwierdzoną, zatwierdzoną do odrzuconej, zbiorczej aktualizacji lub przesłać konwersje. Jeśli do tej pory nie wystawiłeś faktury danemu reklamodawcy lub wydawcy, nie powinno być problemu.

Oto, jak do tego podejść, jeśli zafakturowano już reklamodawcę lub wydawcę. Stara metoda: Finance usuwa fakturę, aktualizuje zafakturowaną lub zapłaconą kwotę i odtwarza dokument. Na szczęście to już nie jest problem.

Nowa metoda: Billoid śledzi wszystkie zmiany przed i po automatycznym zafakturowaniu klientów. Jest to zoptymalizowany sposób przetwarzania danych HasOffers. Po zidentyfikowaniu zmian otrzymujesz przejrzyste korekty dla odpowiednich ram czasowych. Te korekty można dodać do następnej faktury zawierającej ofertę, ramy czasowe, konwersje oraz wypłatę lub przychody.

Płać tylko wypłaty z pokryciem

Praca jako sieć lub agencja oznacza, że ​​musisz jednocześnie koordynować płatności reklamodawców i wydawców. Ważne jest, aby upewnić się, że płatności wydawcy nie będą sprawiać kłopotów, gdy strona reklamodawcy jeszcze nie zapłaciła. Wiele osób zajmujących się finansami z sieci afiliacyjnych potwierdziło, że ręczne śledzenie zasięgu płatności wydawców może być bardzo czasochłonne.

Jak więc zachować kontrolę nad swoimi przepływami pieniężnymi? Dodaliśmy ekscytującą funkcjonalność do naszego produktu Billoid o nazwie Cash Flow Management w celu rozwiązania tego konkretnego problemu. Oznacza to, że sieci korzystające z naszej usługi mają możliwość decydowania, czy chcą płacić wydawcy tylko za oferty „pokryte” płatnościami reklamodawcy, czy też płacić za oferty „nieobjęte”.

Filtruj według statusu objętego

Możesz filtrować według statusu pokrycia przed utworzeniem not kredytowych (faktur stowarzyszonych) dla wydawców. Filtr obejmuje opcje statusu „nieobjęte” i „pokryte”. Gdy faktura reklamodawcy zostanie oznaczona jako zapłacona, powiązane przychody wydawcy automatycznie staną się „pokryte”, aby można je było filtrować pod kątem płatności. Po zastosowaniu filtra zobaczysz otwartą kwotę objętą fakturami reklamodawców. Jeśli zafakturujesz te pozycje (oferty), wszystkie pozycje „nieobjęte” za ten sam okres pozostaną w tabeli jako nierozliczone, podczas gdy pozycje „objęte” będą znajdować się w dokumencie noty kredytowej.

Aby dowiedzieć się, ile elementów nie jest uwzględnionych i nie zostaną rozliczone przez filtr, możesz zobaczyć całkowitą liczbę elementów, które istnieją w danym zakresie czasowym.

Określ swój status ubezpieczenia

Chociaż klasyfikacja „objętych” przychodów wydawcy oznacza w pełni opłaconą fakturę powiązanego reklamodawcy po drugiej stronie, możesz zmienić tę definicję w ustawieniach. Możesz określić, jaki procent faktury reklamodawcy musi zostać zapłacony, aby zaklasyfikować powiązane przychody wydawcy jako „pokryte”.

Dokumentacja

Po utworzeniu faktur reklamodawcy i not kredytowych wydawcy pojawiają się one na fakturze i listach not kredytowych. Dla każdego dokumentu możesz zobaczyć powiązane dokumenty, w tym, czy już zapłacili i kto jest odpowiedzialnym opiekunem konta.

Końcowe przemyślenia

Proces rozliczania sieci może zająć dużo czasu i może być pracochłonny. Ale jeśli jesteś w stanie dostosować się do tempa wielu części swojej firmy i dostosować się do odpowiednich narzędzi do rozwiązywania problemów z rozliczeniami i finansami, możesz mieć bezbłędny i bezproblemowy proces rozliczeniowy.

Upewnij się, że masz przejrzysty proces zarządzania konwersjami rachunków w ich cyklach rozliczeniowych, aby zminimalizować korekty konwersji rachunków w przyszłych okresach. Ponadto płacąc wydawcom tylko za wypłaty, które zostały już otrzymane od ich reklamodawców, możesz zmniejszyć ryzyko związane z przepływami pieniężnymi.

Podoba Ci się ten artykuł? Zarejestruj się, aby otrzymywać e-maile z podsumowaniem naszego bloga.