Dokument, który musi posiadać każda firma usługowa, aby zatrudniać nowych członków zespołu

Ten artykuł o zatrudnianiu i zarządzaniu w firmie usługowej jest autorstwa Sharon DeLay, konsultantki HR, której firma obsługuje firmy we wschodnich Stanach Zjednoczonych.

Sharon Delay

Zatrudnianie i zarządzanie pracownikami to jedna z najtrudniejszych rzeczy, jakie może zrobić właściciel firmy usługowej. Co byś dał za jeden prosty dokument, który spełnia wszystkie poniższe funkcje?

• Zapewnia wskazówki dotyczące ról i obowiązków na stanowisku
• Umożliwia przeprowadzenie analizy w celu określenia statusu zwolnienia pozycji
• Przedstawia ramy, wokół których ustalana jest rekompensata
• Konfiguruje pytania do rozmowy kwalifikacyjnej, aby obsadzić stanowisko
• Ustala ścieżkę kariery dla osoby, która zajmuje stanowisko
• Przedstawia kluczowe oczekiwania, w tym środowisko pracy i strukturę raportowania, na stanowisku pracy
• Służy jako podstawowy dokument przeglądu wydajności
• Zawiera informacje niezbędne do podjęcia decyzji o zakwaterowaniu i urlopie
• Służy jako barometr tego, kiedy nadszedł czas, aby oddzielić słabego pracownika od Twojej firmy

Opis stanowiska

Spójrz na opis stanowiska . Ten bardzo oczerniany, często ignorowany dokument odgrywa kluczową rolę w zatrudnianiu, zarządzaniu i rozdzielaniu członków zespołu. Powinno to być podstawą każdej relacji pracodawca-pracownik na długo przed pierwszym zatrudnieniem.

Często słyszymy od branż uważanych za „wysoką rotację”, że opracowywanie opisu stanowiska pracy to strata czasu. Kiedy zrozumiesz wiele zastosowań opisu stanowiska, zrozumiesz, dlaczego jest to kluczowe narzędzie do zatrudniania i awansowania członków zespołu.

Przed pierwszym zatrudnieniem

Przeprowadzenie dogłębnej analizy tego, czego potrzebujesz dla swojej firmy, ma kluczowe znaczenie. Zacznij od zadania sobie pytania DLACZEGO potrzebujesz tej nowej pozycji. Szukasz lidera takiego jak ty? A może ktoś, kto będzie częścią Twojego zespołu w terenie? Pamiętaj, że mogą istnieć usługi, które mogą wykonać część pracy bardziej ekonomicznie i wydajnie (księgowość, odbieranie telefonów, HR itp.) poprzez kontraktowanie, a nie zatrudnianie.

Pytania, które należy zadać podczas wypełniania opisu stanowiska

• Jakie narzędzia i zasoby są potrzebne do wykonania tej pracy? Czy praca jest wykonywana głównie na komputerze? Czy dana osoba będzie obsługiwać inne narzędzia, które wymagają specjalnego przeszkolenia? Czy stanowisko będzie musiało być w stanie odebrać telefon i porozmawiać z klientami?
• Jaki poziom wykształcenia lub certyfikacji jest wymagany i pożądany do wykonywania tej pracy? Bardzo niewiele stanowisk faktycznie wymaga dyplomu, więc bądź bardzo ostrożny, czego potrzebujesz i czego pragniesz.
• Jaką odpowiedzialność nadzorczą ma to stanowisko i za ile stanowisk? Czy stanowisko musi uzyskać Twoją aprobatę dla wszystkich decyzji, czy też stanowisko ma znaczący autorytet decyzyjny?
• Jakie są warunki fizyczne i środowiskowe? Czy pozycja wymaga dużo siedzenia przez cały dzień? Czy stanowisko w magazynie wymaga dużo chodzenia? Czy jest dużo powtarzalnych ruchów? Obiektywnie oceń wszystkie fizyczne i środowiskowe aspekty pracy.
• Jaka jest rekompensata za stanowisko? Badanie wynagrodzeń oparte na rolach i obowiązkach, a także możliwych tytułach pracy, pomoże ci zrozumieć finansowy wpływ stanowiska.
• Jak ocenisz i zmierzysz, czy osoba na stanowisku wykonuje pracę zgodnie z Twoimi oczekiwaniami? Zapisz te informacje.

Nawet jeśli uważasz, że dobrze radzisz sobie z obowiązkami w swojej firmie, nadal jest to dobra analiza do wykonania. Zapewnia to kompleksowy, zaktualizowany opis stanowiska, który pomoże Ci zareagować na zmiany w zakresie zwolnienia z nadgodzin spodziewanych w 2019 roku.

Pisanie opisu stanowiska

Kiedy już odpowiesz na te pytania i obiektywnie na nie odpowiesz, masz ramy dla opisu stanowiska. Przeprowadziłeś również analizę, która pomoże ci określić:

• Status zwolnienia na stanowisku lub to, czy będziesz musiał płacić za nadgodziny za godziny przepracowane powyżej 40 lat w dowolnym tygodniu pracy.
• Kluczowe obowiązki stanowiska w dowolnym cyklu pracy (dziennym, tygodniowym itp.)
• Jakie dodatkowe narzędzia będą potrzebne do zakupu i zapewnienia poziomu kompetencji, którego potrzebują potencjalni kandydaci.
• Zdolności fizyczne i wytrzymałościowe, których wymaga pozycja. Na przykład, jeśli stanowisko działa w ograniczonej przestrzeni przez znaczną część dnia, a kandydat ujawni, że ma klaustrofobię, możesz nie być w stanie go przyjąć.
• Konkurencyjne wynagrodzenie za stanowisko, które pomoże Ci zapewnić, że przyciągasz wysokiej jakości talenty, których potrzebujesz.
• Jak ocenisz wydajność osoby, która podejmie tę pracę.

Zatrudnianie i rozmowy kwalifikacyjne

Dobrze zdefiniowany opis stanowiska, po podsumowaniu, staje się atrakcyjną ofertą pracy, a także podstawą do opracowania procesu rozmowy kwalifikacyjnej i pytań.

Na przykład, jeśli stanowisko wymaga od kandydata dość częstego kontaktu telefonicznego, teraz wiesz, że wstępną rozmowę kwalifikacyjną należy przeprowadzić przez telefon, aby ocenić obecność telefoniczną kandydata. Jeśli stanowisko zajmuje się chemikaliami jako normalną częścią pracy, możesz opracować ocenę do wykorzystania podczas procesu rozmowy kwalifikacyjnej, w której „przetestujesz” kandydatów na temat odpowiednich środków czyszczących do zastosowania w niektórych zadaniach i jak bezpiecznie się z nimi obchodzić. Możesz także opracować sytuacyjne pytania do rozmowy kwalifikacyjnej w oparciu o rzeczywiste sytuacje, których doświadczyłeś w pracy.

Posiadanie kompletnego i szczegółowego opisu stanowiska pracy do przejrzenia podczas rozmowy kwalifikacyjnej pozwala również Tobie i kandydatowi na omówienie pracy i poświadczenie ich zdolności do jej wykonania zgodnie z prezentacją.

Po zatrudnieniu nowego członka zespołu

Dokładny opis stanowiska staje się doskonałą wskazówką szkoleniową i narzędziem oceny wyników.

Zarys obowiązków pracy z perspektywy dziennej, tygodniowej, miesięcznej, kwartalnej i rocznej oznacza, że ​​określiłeś kolejność, w jakiej dana osoba musi uczyć się zadań. Teraz opracuj listę kontrolną szkolenia, aby wzmocnić te zadania szkoleniowe i kolejność ich ukończenia. Może to często skrócić czas potrzebny do uzyskania przez pracownika wydajności i generowania przychodów dla Twojej firmy.

Recenzje wydajności

Dodatkowo, we wcześniej ustalonych punktach oceny, możesz łatwo zaznaczyć, czy nowy pracownik wykonał zadania, za pomocą znaku wyboru lub minusa przy każdym odpowiedzialności. W przypadku tych zadań, które nadal wymagają nauki lub poprawy, opracuj i dołącz arkusz celów i wykorzystaj go jako podstawę do dalszych dyskusji na temat wydajności. Właśnie ukończyłeś przegląd wydajności i dokumentację w jednym prostym kroku!

Opanowanie wszystkich obowiązków wynikających z opisu stanowiska stanowi wskazówkę, kiedy nadchodzi czas na awans lub rozszerzenie obowiązków. To wpływa na rozwój kariery Twoich ludzi. Możliwości rozwoju kariery zwiększają zaangażowanie i zmniejszają rotację.

Kiedy coś nie działa

Możesz odkryć, że Twój nowy pracownik po prostu nie wykonuje kilku kluczowych obowiązków. Bez względu na to, jakie cele wyznaczyłeś lub zapewniłeś dodatkowe szkolenie (zgodnie z powyższymi dokumentami przeglądowymi), może nadszedł czas na oddzielenie się od pracownika.

Przegląd opisu stanowiska pracy i wszelkich dokumentów dotyczących oceny wyników i ustalania celów pomoże ci określić, czy nadszedł czas, aby się rozstać.

Twoja inwestycja w przeprowadzenie dokładnej analizy pracy, sporządzenie pisemnego dokumentu, przeanalizowanie go z nowym stażystą, a następnie wykorzystanie opisu stanowiska jako narzędzia oceny wydajności, tworzy papierową ścieżkę, która powinna Ci pomóc walczyć z bezprawnym roszczeniem o rozwiązanie umowy, jeśli zostanie ono wniesione przeciwko tobie.

Kiedy Promocja jest w Zamówieniu

Wiele z tych samych myśli, które dotyczą zatrudniania kogoś nowego i promowania kogoś na nowe stanowisko, dotyczy w równym stopniu. Zainwestowanie dodatkowego czasu w przygotowanie opisu stanowiska z góry pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek przez cały okres zajmowania stanowiska, jeśli chodzi o szkolenia, rozwój, dokumentację i nagrody.

Jeśli członek zespołu spełnia i przekracza kryteria określone w pierwotnym opisie stanowiska, być może nadszedł czas, aby rozważyć jego promowanie w firmie.