Nie przeszkadza ci zegar? A może przeszkadza ci czas?

Opublikowany: 2016-10-18

Praca w domu ma swoje określone zalety, takie jak możliwość wrzucenia prania lub szybkich zajęć jogi za pośrednictwem YouTube. Ale kiedy mówię ludziom, że jestem WFH, myślę, że wyobrażają sobie, że te czynności są tym, co robię przez większość dnia. Pani wolnego czasu.

Prawda jest taka, że w moim domowym biurze robię o wiele więcej niż kiedykolwiek w tradycyjnym biurze. To dlatego, że dobrze zarządzam swoim czasem.

Jako marketerzy jesteśmy odpowiedzialni za wiele. Czasami wydaje się niemożliwe, aby spojrzeć na listę rzeczy do zrobienia i dowiedzieć się, jak to wszystko zrobić. Niezależnie od tego, czy pracujesz w tradycyjnym biurze, kawiarni, w podróży czy w domu, zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie. Oto kilka wskazówek i strategii, które zbierałem przez lata.

1. Zrób listę rzeczy do zrobienia

Po pierwsze, musisz wiedzieć, z czym masz do czynienia. Zrób listę wszystkich rzeczy, które musisz zrobić w ramach projektu lub w ciągu tygodnia. Wydostań się z tego, co jest w twoim mózgu. Nie ma znaczenia, czy jest to papier, komputer czy telefon. Po prostu wyciągnij wszystkie szczegóły ze swojego mózgu. Lubię to robić na początku dnia – a jeszcze lepiej na koniec poprzedniego dnia, więc wiem, do czego zmierzam.

2. Ustaw swoje priorytety

Następnie nadszedł czas, aby ocenić, co i kiedy należy zrobić. Model kwadrantowy, zaczerpnięty z książki 7 nawyków skutecznego działania Stephena Coveya , zaleca ułożenie zadań w cztery kwadraty, aby ocenić, co należy zrobić w pierwszej kolejności — bardzo ważne rzeczy, które należy zrobić jak najszybciej, niezbyt terminowe, ale wciąż ważne (np. , planowanie), terminowe, ale nieważne, oraz nieterminowe/nieważne. To tylko jeden z wielu modeli planowania zadań. Niezależnie od modelu, którego używasz, ważne jest, aby posortować swoje zadania na te, które są najważniejsze, które są niezbędne, ale nie mają wysokiego priorytetu, oraz zadania „miłe do wykonania”. Moja własna lista zwykle dzieli się na „duże”, „małe” i „miłe”. Prosty.

3. Podziel swoją pracę na części

W tym momencie uważam, że bardzo pomocne jest zaplanowanie mojego dnia. Biorę te priorytetowe pozycje z góry i zaczynam układać je w kalendarzu w kawałkach. Dla mnie te wiadra są naprawdę proste: „przed obiadem” i „popołudniowa praca”. Mogę dodać kolejną kategorię „pierwsze zamówienie”, jeśli jest coś naprawdę pilnego.

4. Wyznacz terminy

Kiedy już ogólnie dowiem się, co musi się wydarzyć, staję się bardziej szczegółowy i wyznaczam mini-terminy na mój dzień. Jestem planistą, tak. Ale podobnie jak wielu z nas, lepiej pracuję pod presją, nawet jeśli jest to narzucone przeze mnie. Niekończący się dzień pracy bez terminów to dla mnie recepta na granie na zwłokę. Te mini terminy pomagają mi się skupić.

Na przykład w tym tygodniu miałem kilka dużych projektów. Było tego dużo i wydawało się to nie do pokonania. Ale spędziłem trochę czasu na mapowaniu projektów i przypisywaniu czasu do każdego elementu. Mój kalendarz wyglądał mniej więcej tak:

9-10 rano Projekt 1 dostarczany 1
10-10:15 Przerwa kawowa (więcej o tym później)
10:15-12 Realizacja projektu 2 1
12-2 Przerwa
2-4 Spotkania/połączenia konferencyjne
4-4:10 Krótka przerwa na sprawdzenie, co z kotem sąsiada
4:10-5 Zakończ dzień i zrób listę rzeczy do zrobienia na jutro

Wiem, to jest intensywne. Ale wykonałem całą swoją pracę, a nawet dostałem trochę dodatkowego czasu pod koniec piątku.

5. Jesteś rannym czy popołudniowym ptaszkiem?

Kiedy wykonujesz swoją najlepszą pracę? Dla mnie najbardziej wydajną pracę wykonuję z samego rana lub tuż przed rzuceniem palenia. Możesz przyspieszyć w południe. Weź to pod uwagę, planując swój harmonogram.

6. Znajdź swój rytm

Nie zawsze ustalam czas na każde zadanie. Niektóre dni są mniej zajęte lub po prostu potrzebuję przerwy od mojego neurotycznego harmonogramu. Mimo to nie pozwalam sobie w nieskończoność przedzierać się przez zadanie lub dzień, nieskoncentrowany. Pstrykam do własnego licznika.

Niedawno odkryłem, że mój mózg zaczyna się męczyć po 90 minutach. Wtedy staję się rozmyty i nieskoncentrowany i potrzebuję przerwy lub zmiany biegów. Szukając tego postu, odkryłem, że nie jestem sam. Okazuje się, że 90 minut to naturalny rytm dla mózgu.

Wypróbuj to sam: zacznij pracę i miej oko na zegar. Kiedy słabniesz? Może ziewasz lub masz ochotę rozprostować nogi lub napić się kawy. To wszystko są dobre wskaźniki tego, kiedy twoja koncentracja spada i potrzebujesz przerwy. Gdy znajdziesz swój rytm, użyj tego, aby dostosować swoje projekty do własnego licznika.

7. Zablokuj udostępniony kalendarz

Jestem wielkim fanem blokowania czasu mojej pracy w cyfrowym kalendarzu (Outlook lub Google) jako „spotkania”. Pomaga mi zobaczyć, z czym mam do czynienia w ciągu jednego dnia – i czy jest to wykonalne, aby osiągnąć wszystko lub czy mam zbyt wiele nakładających się terminów. Pomaga mi to również w skupieniu się na zadaniu, ponieważ w ciągu dnia pojawiają się alerty przypominające.

Niektóre osoby uważają, że kodowanie kolorami jest również pomocne na tym etapie – zwłaszcza podczas pracy nad różnymi projektami lub zadaniami dla różnych klientów. Wyróżnienie kolorem może pomóc w zeskanowaniu kalendarza i wizualnym zobaczeniu, co dzieje się w danym dniu. (Jest to dla mnie trochę zbyt zajęte – lubię czystszy kalendarz. Ale widzę korzyści.)

Dodatkową korzyścią jest cyfrowe kalendarze dla tych z Was, którzy pracują w kulturze firmowej obfitującej w spotkania. Jeśli Twój kalendarz udostępniony jest zablokowany, możesz uciec z kilku takich spotkań i skupić się przy biurku. „W tym czasie jestem zajęty” — możesz im powiedzieć. Nie żebym kiedykolwiek to robił…

8. Uwaga na temat pracy prawej/lewej półkuli mózgu

Z mojego doświadczenia z marketerami wynika, że często mają nieco podzielone mózgi, są częściowo kreatywni, a częściowo analityczni. Jesteśmy również odpowiedzialni za mieszankę zadań, które wymagają zarówno naszego „mózgu matematycznego”, jak i „mózgu kreatywnego”. Uznanie, że potrzebujesz różnych sposobów myślenia, aby osiągnąć różne zadania, jest dobrym punktem wyjścia. Planowanie dnia z uwzględnieniem tych różnic jest jeszcze lepsze.

Czasami mogę dostać się na rolkę i chcę pracować ze słowami przez cały dzień. „Mogę to robić cały dzień” – myślę. Ale nie mogę. Jestem dużo bardziej efektywny, kiedy skupiam się na pracy twórczej prawej półkuli mózgu, a potem przełączam biegi na analitykę lewej półkuli mózgu. Kiedyś sporządzałem miesięczny raport podsumowujący dla klienta, wyszczególniając wszystkie rzeczy, które zrobiliśmy w miesiącu i dołączając do niego metryki i kluczowe wskaźniki wydajności. Celowo zablokowałbym pół dnia na „pracę z liczbami”. Kiedy przychodził czas, włączałem muzykę (której mogę słuchać tylko wtedy, gdy nie komponuję słów), otwierałem raport analityczny i zaczynałem analizować liczby. Kiedy skończyłem, wyłączałem muzykę, zapadałem w ciszę i zaczynałem pisać fabułę.

9. Nie zapomnij o przerwach

Przerwy są zdrowe. Istnieje wiele badań i różnych taktyk – na przykład, jak długa powinna być przerwa. Ale jasne jest, że nie możemy iść, iść, iść przez cały czas. Tak jak potrzebujemy snu dla naszych ciał, potrzebujemy odpoczynku dla naszych mózgów. „Mózg to mięsień, który jak każdy mięsień męczy się powtarzającym się stresem” — czytamy w The Atlantic. „„10 procent (pracowników) osiągających najwyższe wyniki pracowało zwykle przez 52 kolejne minuty, po których następowała 17-minutowa przerwa. Te 17 minut często spędzano z dala od komputera” – powiedziała Julia Gifford z The Muse, spacerując, wykonując ćwiczenia lub rozmawiając ze współpracownikami.

Czasami odchodzenie od biurka jest szalone, gdy lista jest długa na milę, a ja jestem na fali. Walczę z tym i od czasu do czasu przepycham się – zwłaszcza jeśli jestem w przypływie inspiracji. Ale przez większość dni potrzebuję tych przerw, aby oczyścić umysł. Kiedy wracam, czuję, że mam nowe spojrzenie na projekt. (Dodatkowo, kiedy nie robię przerw w ciągu dnia, płacę za to później zepsuciem i wyczerpaniem.)

Taktycznie wygląda to dla mnie jako kilka krótkich przerw późnym rankiem i dłuższa przerwa po południu. Pierwsze przerwy mogą oznaczać po prostu filiżankę kawy lub spacer na zewnątrz, aby przywitać się z sąsiadem i zaczerpnąć świeżego powietrza. Potem zaraz wracam do pracy. Około 14:00 idę na siłownię poćwiczyć. Po tym czuję się odświeżony i gotowy do ponownego zanurzenia się w nim.

Nie zrażaj się, jeśli nie masz czasu na dwugodzinną wycieczkę na siłownię. Świetnie jest zjeść lunch lub pogawędzić przy kawie z kolegą. Jedna rada: postaraj się nie rozmawiać ani nie myśleć o pracy w tym czasie. Istnieje powód, dla którego „gadanie chłodnicy wody” jest czymś. Pomaga umysłowi odpocząć.

W moim kalendarzu mam też zarezerwowany czas na te małe przerwy. Może się to wydawać głupie, ale jest to wizualna wskazówka, aby zadbać o siebie.

10. Zdobądź partnera odpowiedzialnego

Moja ostatnia wskazówka: nie rób tego sam! Kiedyś na początku dnia prowadziłem zaimprowizowane czaty przez komunikator internetowy z innym pracownikiem pracującym z domu. Mówiliśmy sobie, jakie są nasze dwa najważniejsze cele na dany dzień, a potem sprawdzaliśmy w środku dnia, jak sobie radzimy.

Znajdź kogoś, kto może być Twoim partnerem odpowiedzialnym za zarządzanie czasem. Może to twój kolega z kabiny lub ktoś z twojego zespołu w odległym biurze. Po prostu musi to być ktoś, z kim możesz się zameldować.

Bonus: Pomocne narzędzia

Oto kilka narzędzi taktycznych, które mogą okazać się pomocne przy planowaniu tygodnia

Ustaw minutnik — ten dźwięk przypomina o zmianie biegów. Może to być prosty 60-minutowy alarm lub przypomnienie w kalendarzu, które mówi „zmień bieg – pracuj na x”. Po prostu coś, co wprawi cię w ruch.
Spróbuj pracować w 25-minutowych seriach (tzw. Technika Pomodoro) – widzę, że jest to szczególnie przydatne w przypadku odrzucenia kilku zadań o niższym priorytecie na liście.
Śledź, ile czasu spędzasz na czynnościach niezwiązanych z pracą, takich jak CNN i Facebook – aplikacje takie jak TimeRabbit lub QualityTime monitorują Twoje zachowanie, podobnie jak radar mówi Ci, jak szybko jedziesz na autostradzie.
Oprócz standardowych kalendarzy Outlooka lub Google wypróbuj cyfrowe narzędzie do zarządzania pracą, takie jak Asana.
Zrób sobie drzemkę przy kawie (to prawda!).
Odłóż telefon komórkowy, aby nie pisać SMS-ów ani nie surfować po Instagramie w godzinach pracy.
Zmień scenerię – pracuj przez kilka godzin z kawiarni lub nawet firmowej sali konferencyjnej.

To wszystko dla mnie. Zgodnie z formą, minęło około 90 minut i potrzebuję przerwy. Jeśli chcesz przeczytać więcej na ten temat, zapoznaj się z tym wpisem na blogu dotyczącym zarządzania czasem po swojej stronie.

I powiedz mi, jakie są twoje ulubione taktyki lub narzędzia zarządzania czasem?