Co to jest bezpośrednie wybieranie wewnętrzne (DID) i jak to działa?

Potrzebujesz bezpośredniego numeru telefonu do członka swojego zespołu? W takim razie potrzebujesz numeru bezpośredniego wybierania wewnętrznego, znanego jako DID.

DID umożliwia dzwoniącym skontaktowanie się bezpośrednio z Twoim pracownikiem bez konieczności korzystania z automatycznej sekretarki, recepcjonisty lub call center. Różni się to od wewnętrznego numeru wewnętrznego, który działa tylko w przypadku osób dzwoniących z systemu telefonicznego Twojej firmy.

Korzystanie z numerów DID dla kluczowych członków zespołu zwiększa łączność i wydajność w miarę rozwoju firmy — niezależnie od tego, czy jesteś małą firmą budującą kluczowe relacje z klientami, czy przedsiębiorstwem wzmacniającym istniejące relacje lub utrzymującym nienaruszony profesjonalny wizerunek.

W tym artykule szczegółowo omawiamy bezpośrednie wybieranie wewnętrzne, jego działanie i korzyści, jakie niesie ze sobą dzisiejsze przedsiębiorstwo.

Co to jest bezpośrednie wybieranie wewnętrzne?

Bezpośrednie wybieranie wewnętrzne (DID) to funkcja systemu telefonicznego, która umożliwia osobom dzwoniącym z zewnątrz wybieranie numeru bezpośrednio na numer wewnętrzny bez konieczności przechodzenia przez centralę telefoniczną lub operatora. Przypisuje każdemu użytkownikowi/numerowi wewnętrznemu w organizacji unikalny zewnętrzny numer telefonu. Dzięki temu rozmówcy zewnętrzni mogą dzwonić do konkretnych osób bezpośrednio, a nie za pośrednictwem recepcjonisty.

Aby pomóc Ci w korzystaniu z DID, dostawcy usług telefonicznych łączą blok numerów telefonicznych z systemem telefonicznym Private Branch Exchange (PBX) Twojej firmy.

Dzięki DID firmy mogą skonfigurować numery wirtualne, które omijają główne linie recepcyjne i łączą się bezpośrednio z numerem wewnętrznym biurka lub grupą numerów wewnętrznych. DID można używać z numerami lokalnymi, o podwyższonej opłacie i bezpłatnymi.

Inne popularne nazwy DID to numery wybierania bezpośredniego, wybierania bezpośredniego i połączenia bezpośrednie. Zasadniczo, gdy ktoś mówi: „Skontaktuj się ze mną pod moim bezpośrednim numerem”, właśnie to ma na myśli.

DID oferuje firmom wygodę, spersonalizowane przekierowywanie połączeń i bardziej profesjonalny wizerunek.

Co to jest numer DID?

Z punktu widzenia klienta numer bezpośredni wygląda jak każdy standardowy numer telefonu. Jednakże DID to wirtualny numer telefonu , który łączy się bezpośrednio z numerem wewnętrznym lub lokalizacją w Twojej firmie. Pomyśl o tym jak o skrótowej linii telefonicznej.

Te numery telefonów umożliwiające bezpośrednie wybieranie kierują połączenia przychodzące do systemu telefonicznego organizacji. Funkcja przekazywania dzwoniących do indywidualnego użytkownika sprawia, że ​​numer ten jest „bezpośredni”. To dedykowane przekierowywanie połączeń jest zarządzane przez system telefoniczny VoIP.

W przeciwieństwie do telefonu stacjonarnego (lub linii POTS ), numery te są kierowane bezpośrednio przez system telefoniczny Twojej firmy.

Jak działa bezpośrednie wybieranie numeru wewnętrznego?

Tradycyjnie DID działa na dwa sposoby: za pośrednictwem linii publicznej komutowanej sieci telefonicznej ( PSTN ) lub protokołu Voice over Internet Protocol ( VoIP ) . Zacznijmy od PSTN.

1. Bezpośrednie wybieranie numeru w sieci PSTN

Najpierw dostawca usług telefonicznych łączy zestaw linii miejskich z centralą PBX klienta. Następnie dostawca przydziela blok numerów telefonów i przypisuje je klientowi jako numery bezpośredniego wybierania.

Gdy połączenie przychodzące dotrze do jednego z numerów wybierania bezpośredniego, zostanie przekierowane do centrali PBX klienta za pośrednictwem linii miejskiej. Gdy połączenie dotrze do centrali PBX, zostanie wyświetlony wybrany numer i strona dzwoniąca.

Wreszcie centrala PBX kieruje połączenie przychodzące bezpośrednio do jednego z numerów wewnętrznych firmy, bez konieczności korzystania z operatora lub automatycznej sekretarki .

W starszych systemach telefonicznych bezpośrednie wybieranie funkcjonowało przy użyciu obwodów analogowych. Oznaczało to, że sprzęt klienta musiał zapewniać sygnalizację niskiego napięcia, aby telefony w systemie działały.

Centrala firmy telekomunikacyjnej (CO) sprawdzała, czy linia działa i wyłączała obwód, jeśli nie był prawidłowo zakończony.

Niedawno tradycyjne usługi telefoniczne oferują DID za pośrednictwem obwodów Primary Rate Interface (PRI) . Wymaga to posiadania odpowiednich łączy miejskich dzierżawionych od firmy telekomunikacyjnej.

2. Bezpośrednie wybieranie wewnętrzne w trybie VoIP

VoIP to najnowocześniejszy i najbardziej elastyczny sposób wykorzystania wirtualnych numerów bezpośrednich za pomocą SIP trunkingu . SIP udostępnia połączenia linią miejską w razie potrzeby. Nie są to linie fizyczne, ale łącza wirtualne szerokopasmowe tylko wtedy, gdy ich potrzebujesz.

Te wirtualne łącza są konfigurowane wewnętrznie, a numery są łączone z Twoimi numerami wewnętrznymi za pomocą aplikacji. Możesz to zrobić samodzielnie lub zlecić to swojemu dostawcy VoIP.

DID w VoIP jest wysoce skalowalny. Na przykład, jeśli zdecydujesz, że w przyszłym miesiącu chcesz rozpocząć kampanię sprzedażową, która wymaga posiadania 20 nowych linii miejskich, możesz z łatwością zrobić to samodzielnie.

Nie ma potrzeby kontaktowania się z firmą telekomunikacyjną, czekania, aż przydzieli blok numerów, a następnie wysyłania technika, aby fizycznie podłączył linie miejskie do firmowej centrali PBX.

3. DID do faksowania

Najprostszym sposobem wykorzystania DID jako usługi faksowej jest podłączenie linii bezpośredniego wybierania do faksu. Brzmi prosto, prawda? Jednakże stracisz bardziej przydatne i wydajne sposoby kierowania połączeń faksowych za pomocą DID.

Popularną praktyką jest przypisywanie bloku numerów wybierania bezpośredniego do komputera, na którym działa serwer faksów. Umożliwia to powiązanie wielu numerów faksów Twojej firmy z konkretnym urządzeniem lub nawet wieloma urządzeniami.

Tak jak każdy członek zespołu w Twojej firmie ma adres e-mail, tak i Ty możesz przypisać mu numer faksu. Kiedy faks przychodzi do konkretnej osoby, może zostać skierowany do drukarki w jej miejscu pracy lub nawet do jej komputera i drukarki.

Powiązany artykuł

Jak wysyłać faksy przez Internet (w 5 prostych krokach)

Rodzaje DID

Główną zaletą DID jest to, że umożliwia bezpośredni dostęp zewnętrzny do pracowników i działów za pośrednictwem jednej wspólnej linii telefonicznej. Firmy mogą przydzielać numery w oparciu o swoje potrzeby komunikacyjne i przepływ pracy.

Oto kilka popularnych typów numerów DID do wyboru:

• Indywidualne numery DID: każdemu pracownikowi przypisany jest własny, unikalny numer telefonu zewnętrznego, który prowadzi bezpośrednio do niego. Dzięki temu osoby dzwoniące z zewnątrz mogą dotrzeć do konkretnych pracowników bez konieczności przechodzenia przez centralę telefoniczną.
• Numery DID działu: Cały dział lub grupa robocza ma ten sam numer DID. Numer ten obejmuje grupę telefonów w tym dziale, dzięki czemu połączenia mogą być łatwo obsługiwane przez wiele osób.
• Numery DID oparte na lokalizacji: do każdej lokalizacji biura lub oddziału firmy przypisany jest konkretny numer DID. Połączenia z tym numerem są wykonywane tylko w tej lokalizacji.
• Bezpłatne numery DID: znane również jako numery 800, umożliwiają dzwoniącym z zewnątrz bezpłatne łączenie się z pracownikami/działami. Numer 800 jest kierowany do wewnętrznych numerów wewnętrznych.
• Wirtualne numery DID: Numery nie są powiązane z fizyczną linią telefoniczną, ale są hostowane wirtualnie. Połączenia są kierowane do dowolnych telefonów stacjonarnych, softfonów lub telefonów komórkowych określonych przez firmę.
• Numery DID automatycznej sekretarki: osoby dzwoniące słyszą menu opcji wybierania dla różnych osób/działów, dzwoniąc pod ten typ numeru DID i przekierowując połączenia bez obecności operatora.

Korzyści z używania DID

DID oferuje wiele korzyści w porównaniu do tradycyjnych systemów telefonicznych. Możliwość bezpośredniego wybierania numerów do pracowników jest niezwykle przydatna w większości nowoczesnych firm. Oto kilka godnych uwagi korzyści:

Efektywność kosztowa i operacyjna

Dzięki DID możesz zmniejszyć liczbę linii miejskich wymaganych do połączenia Twojej firmy. Dzięki systemowi VoIP możesz nawet przesyłać identyfikatory DID na różne kontynenty, oszczędzając koszty połączeń międzymiastowych.

VoIP umożliwia bezpośrednie podłączenie do sieci telefonicznej i praktycznie nie trzeba kupować nowych telefonów ani sprzętu.

Większa elastyczność i mobilność

Dzięki DID masz większą kontrolę nad tym, gdzie i kiedy odbierasz połączenia. Mobilni pracownicy wymagają elastycznych rozwiązań. Połączenie mocy VoIP, DID i SIP z telefonami komórkowymi, pocztą e-mail i SMS-ami oznacza solidniejszy system telekomunikacyjny dla Twojej firmy.

Możesz także automatycznie przekierowywać połączenia na różne numery w określonych godzinach. Świetnie nadaje się do wsparcia po godzinach pracy w różnych strefach czasowych, szczególnie w przypadku zespołów globalnych.

Lepsze doświadczenie klienta

Klienci mogą bez przeszkód dotrzeć do pracowników wtedy, gdy ich potrzebują. Z punktu widzenia klienta może to być niezwykłe doświadczenie.

Ludzie zazwyczaj wolą dzwonić na lokalne numery telefonów. Firma działająca w Nowym Jorku może z łatwością skonfigurować numer telefonu w Miami lub Londynie dla klientów z tego rynku.

Przypisując różne liczby do różnych kampanii marketingowych, możesz dokładnie śledzić skuteczność każdej kampanii, znajdować obszary wymagające poprawy i jeszcze bardziej poprawiać jakość obsługi klienta.

Wydajność

Kierowanie połączeń bezpośrednio do danej osoby, bez konieczności korzystania z recepcjonisty lub menu telefonicznego, oszczędza czas. Kontynuacja staje się łatwiejsza dla klientów, gdy ich agent ma jeden numer.

Sprzyja to także lepszej komunikacji. Pracownicy kontaktują się z członkami zespołu za pośrednictwem dedykowanego numeru wewnętrznego, nawet jeśli znajdują się w różnych budynkach, miastach, a nawet krajach.

Możesz nawet ustawić linię bezpośrednią, która automatycznie przekaże połączenia przychodzące na Twój telefon komórkowy lub inne numery tymczasowe, tak aby klient nie znał tych numerów prywatnych.

Różne zastosowania DID

DID mają wiele zastosowań wykraczających poza podstawowe systemy telefonów biznesowych.

Przykłady tego, jak firmy korzystają z identyfikatorów DID:

• Zespoły sprzedażowe często korzystają z dedykowanych identyfikatorów DID w kampaniach generujących leady, aby śledzić skuteczność określonych liczb i promocji.
• Działy obsługi klienta mogą konfigurować identyfikatory DID w przypadku pytań dotyczących rozliczeń, pomocy technicznej lub zapytań ogólnych, a także efektywniej przekierowywać połączenia.
• Zespoły marketingowe używają unikalnych, tymczasowych identyfikatorów DID w przypadku niektórych kampanii reklamowych lub wydarzeń. Korzystanie z określonego DID pozwala im ocenić współczynnik odpowiedzi.
• Organizacje posiadające wiele lokalizacji mogą skonfigurować DID dla każdej lokalizacji, aby umożliwić płynne transfery między oddziałami.
• Agencje rządowe mogą wykorzystywać identyfikatory DID do skuteczniejszego przekierowywania połączeń do odpowiednich działów lub personelu.

Wady numerów telefonów DID

Są przypadki, w których numer DID może nie być odpowiednią opcją dla Twojej firmy.

Na przykład, jeśli ostatnio doświadczyłeś rotacji i masz przypisane numery bezpośrednie do byłych pracowników. Ograniczona dostępność pracowników może również mieć wpływ na Twoją decyzję o skorzystaniu z DID.

To od Twojej firmy zależy, jak ważne jest, aby klienci i dostawcy docierali bezpośrednio do działów.

Oto kilka typowych ograniczeń DID i sposobów ich łagodzenia:

1. Ograniczone przekierowywanie połączeń

W przypadku korzystania z podstawowego DID połączenia są kierowane bezpośrednio do przypisanego numeru wewnętrznego, co zapewnia ograniczoną kontrolę nad przepływem połączeń. Może to być nieefektywne w przypadku zarządzania dużą liczbą połączeń lub kierowania rozmówców do określonych działów. Zatrudnij wirtualnych recepcjonistów, menu IVR lub kolejkowanie połączeń, aby zapewnić efektywną dystrybucję połączeń.

2. Względy bezpieczeństwa

DID mogą być podatne na nieautoryzowany dostęp, jeśli nie zostaną zastosowane odpowiednie środki bezpieczeństwa. Chroń DID za pomocą silnych haseł, uwierzytelniania wieloskładnikowego i maskowania połączeń.

3. Brakujące statystyki połączeń

Podstawowym DID często brakuje szczegółowych funkcji śledzenia połączeń, co utrudnia analizę danych połączeń i optymalizację obsługi połączeń. Wybierz dostawców oferujących śledzenie połączeń i zintegruj się z systemem CRM, aby uzyskać kompleksową analizę danych.

4. Wysokie koszty

W zależności od sposobu użytkowania i wybranych funkcji, DID mogą być droższe w porównaniu do tradycyjnych linii telefonicznych. Negocjuj rabaty ilościowe, korzystaj z opcji płatności zgodnie z rzeczywistym użyciem lub odkrywaj alternatywne rozwiązania VoIP.

Jak uzyskać numer DID?

Zapewnij swoim klientom i dostawcom możliwość dotarcia do osób i działów w Twojej firmie dzięki numerowi telefonu bezpośredniego wybierania wewnętrznego. DID pozwala dzwoniącym przychodzącym na pominięcie drzewa telefonów i ominięcie kolejek połączeń.

Pierwszym krokiem jest uzyskanie jednego lub kilku służbowych numerów telefonów . Prawdopodobnie masz już kilka firmowych numerów telefonów.

Można je przenieść metodą zwaną przenoszeniem . Następnie przypisz je każdemu użytkownikowi w systemie telefonicznym. Można to zrobić bez wysiłku z poziomu panelu administracyjnego.

Dodanie funkcji bezpośredniego wybierania numeru, których potrzebuje Twój zespół, jest proste, jeśli korzystasz z doświadczonego dostawcy VoIP, takiego jak Nextiva . Pomożemy Ci określić, ile numerów bezpośrednich będziesz potrzebować i jakie rozwiązanie będzie najbardziej opłacalne dla Twojej firmy.

Po skonfigurowaniu usługi DID osoby dzwoniące przychodzące będą mogły bez problemu dotrzeć do Twoich zespołów. W świecie, w którym doskonała obsługa klienta stanowi przewagę konkurencyjną, numery bezpośredniego wybierania to po prostu kolejny sposób na zapewnienie spersonalizowanych usług.

Często zadawane pytania dotyczące bezpośredniego wybierania numeru wewnętrznego