Jak działają różne typy oprogramowania do śledzenia czasu

W zależności od potrzeb zawodowych i osobistych, być może korzystasz z oprogramowania do ewidencji czasu pracy do śledzenia godzin pracy i prostego narzędzia zegara czasu do zadań innych niż praca. Możesz też znaleźć automatyczne urządzenie do śledzenia czasu, które jest bardziej odpowiednie do wszystkich czynności. Tak czy inaczej, czy potrafisz odróżnić różne typy oprogramowania do śledzenia czasu? A jaki jest cel każdego narzędzia? W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na te pytania, które pomogą Ci wybrać najlepsze dla Ciebie oprogramowanie do śledzenia czasu.

Przeprowadzimy Cię przez wszystkie szczegóły dotyczące:

• oprogramowanie do pomiaru czasu
• oprogramowanie grafiku
• oprogramowanie do nagrywania czasu
• oprogramowanie zegara czasu i
• automatyczny licznik czasu.

Oprogramowanie do pomiaru czasu

Co to jest oprogramowanie do pomiaru czasu?

Oprogramowanie do pomiaru czasu pomaga w ewidencji godzin pracy. Możesz wybrać jedną z dwóch metod korzystania z oprogramowania do pomiaru czasu:

1. możesz ręcznie wprowadzić swoje godziny ,
2. wprowadź swoje godziny pracy, wypełniając grafik (oprogramowanie grafiku) lub
3. możesz użyć timera – metody znanej jako rejestracja czasu.

W pewnym sensie oprogramowanie do pomiaru czasu jest ogólnym terminem dla ręcznego rejestrowania godzin, a także dla grafiku i oprogramowania do rejestracji czasu, metodami, które wyjaśnimy później.

Kto i w jakich przypadkach może korzystać z oprogramowania do pomiaru czasu?

• Firmy zajmujące się alokacją projektów. Myśląc o alokacji projektów, kierownik projektu musi upewnić się, że jest wystarczająco dużo zasobów, aby ukończyć projekt w określonym czasie. Dlatego śledzenie czasu może pomóc kierownictwu i zespołowi w ustaleniu, czy alokacja została wykonana prawidłowo i czy pracownicy spędzają tyle czasu, ile potrzeba na konkretny projekt.     
• Każdy, kto pracuje dla kilku klientów jednocześnie . Załóżmy, że jesteś prawnikiem reprezentującym pięciu klientów. Będziesz musiał spotykać się ze swoimi klientami lub często do nich dzwonić, zajmować się badaniem prawnym i przypadkiem każdego klienta oraz zająć się wieloma innymi zadaniami. Pod koniec tygodnia prawdopodobnie nie będziesz pamiętał, co robiłeś we wtorek. Dlatego powinieneś zacząć używać oprogramowania do pomiaru czasu, aby wprowadzić każdą czynność i czas jej trwania. Te dane będą bezcenne przy rozliczeniach i fakturowaniu. Te same zasady dotyczą księgowych, wszelkiego rodzaju freelancerów i każdego, kto pracuje nad projektami godzinowymi.
• Zespoły zdalne. Podczas telepracy musisz mieć dowód ukończonych zadań i czasu potrzebnego na ich ukończenie. W niektórych firmach jest to wymóg obowiązkowy. Nawet jeśli tak nie jest, śledzenie godzin pracy pomoże Ci dowiedzieć się więcej o Twojej produktywności, co prowadzi nas do następnego punktu.
• Każdy, kto chce poprawić produktywność . Nie będziesz w stanie zwiększyć swojej produktywności, dopóki nie dowiesz się, co jest przyczyną problemu. Dlatego zacznij odnotowywać wszystkie swoje codzienne zadania, a wkrótce zobaczysz, czy spędzasz zbyt dużo czasu na jakiejś czynności. Jeśli tak, powinieneś przemyśleć swoje nawyki pracy.

Co ludzie uważają za przydatne w oprogramowaniu do pomiaru czasu?

„Stało się tak ważnym narzędziem w moim biznesie. Mam kilku klientów, dla których muszę śledzić określone zadania i nie tylko mogę łatwo śledzić te wpisy czasu, ale mogę spojrzeć wstecz i zobaczyć, czy jestem bardziej efektywny czasowo przy tych zadaniach”. Elżbieta K.

„Clockify jest prosty w obsłudze i dokładny. Przed Clockify nie doceniałbym, ile czasu zajęłoby ukończenie projektu i niedoszacowanie za niego. Dzięki Clockify jestem w stanie dokładnie śledzić mój czas i odpowiednio rozliczać. Clockify zaoszczędził mi i naszej firmie czas i pieniądze!”

Jennifer T.

„Jak mój szef zalecił, abyśmy używali narzędzia do pomiaru czasu przez 1-2 tygodnie, aby pomóc nam zrozumieć, w jaki sposób wykorzystujemy nasz czas, czuję, że odniosłem wiele korzyści. Większa koncentracja, poczucie większej organizacji podczas pracy nad różnymi zadaniami i możliwość skuteczniejszego planowania dnia to tylko kilka z nich, ale wierzę, że im częściej będę używał tego narzędzia, tym bardziej będzie ono przydatne/pomocne. Moi koledzy używali arkusza kalkulacyjnego Excela z ustawieniami makr, aby śledzić swój czas, jednak uważałem, że interfejs Clockify jest o wiele bardziej estetyczny i przyjemniejszy w użyciu”.

Cytat jednego użytkownika Clockify

Oprogramowanie grafiku

Co to jest oprogramowanie do ewidencji czasu pracy?

Oprogramowanie do ewidencji czasu pracy jest alternatywą dla papierowych grafików pracy, które umożliwiają śledzenie czasu spędzonego na różnych zadaniach poprzez wypełnianie wpisów czasu (książki czasu pracy). W porównaniu z tradycyjnymi papierowymi kartami czasu pracy zarządzanie wpisami czasu za pomocą oprogramowania jest dokładniejsze i mniej czasochłonne.

Pracownicy są odpowiedzialni za przesyłanie swoich grafików. Następnie do menedżerów należy zatwierdzenie lub odrzucenie grafików.

Kto może korzystać z oprogramowania do ewidencji czasu pracy iw jakich przypadkach?

• Freelancerzy . Jeśli jesteś freelancerem, prawdopodobnie pracujesz dla kilku klientów i przy różnych projektach. W takim przypadku musisz dokładnie wiedzieć, ile godzin tygodniowo/miesiąc poświęciłeś na każde zadanie i projekt, aby móc obciążać swoich klientów. Zamiast zapisywać swoje codzienne zadania na kartce papieru, wybierz oprogramowanie do ewidencji czasu pracy. W ten sposób będziesz mógł oznaczyć wszystkie zadania i rozliczane godziny pracy. Następnie możesz po prostu filtrować swoje zadania według konkretnego klienta, wyeksportować tygodniowy grafik jako plik PDF i wysłać go do swojego klienta.

• Wykonawcy rządowi. Jeśli pracujesz w firmie, która świadczy usługi dla rządu, monitorowanie godzin pracy będzie obowiązkowe. To kolejny przypadek, w którym przydaje się grafik.
• Menedżerowie . Jeśli jesteś liderem zespołu lub menedżerem, zbieranie danych dotyczących grafiku pracy pracowników będzie cenne dla oszacowania projektu. Przeglądając karty czasu pracy zespołu, będziesz mieć jasny obraz postępów projektu i tego, czy zostanie on ukończony na czas.
• Personel HR. Karty czasu pracy są praktycznym sposobem śledzenia obecności pracowników i obliczania nadgodzin, tak aby każdy otrzymał wynagrodzenie za przepracowane godziny.

Co ludzie uważają za przydatne w oprogramowaniu do ewidencji czasu pracy?

„Nasza gazeta odniosła ogromny sukces, wykorzystując Clockify do zarządzania naszymi projektami i grafikami. Nasi pracownicy otrzymują uczciwe wynagrodzenie za pracę nad każdym projektem, a my możemy spersonalizować ich wynagrodzenie, co czyni je bardziej sprawiedliwym dla pracowników”.

Shelby S.

„Uwielbiam, że wszystkie karty czasu pracy są teraz zdigitalizowane, nie są już potrzebne papierowe karty czasu pracy. Łatwiejsze zbieranie grafików i możliwość ich zablokowania”.

Carly B.

„Muszę śledzić mój rozliczany czas, który w przypadku rozliczania co 1/4 godziny może potencjalnie oznaczać wiele wpisów w ciągu dnia. Przed Clockify pisałem ręcznie wszystkie moje wpisy w zeszycie, co było zarówno czasochłonne, jak i często zapomniane, pozostawiając mi gorączkową próbę przypomnienia sobie tego, co zrobiłem kilka tygodni wcześniej. Zaprawdę, Clockify jest moją zbawczą łaską”.

Nicole S.

„Jako programista nienawidzę grafików pracy. Ale łatwość korzystania z logowania jest niesamowita i masz prawdziwe liczby, które możesz dostosować, aby uzupełnić brakujące minuty.

Parvez S.

Oprogramowanie do nagrywania czasu

Co to jest oprogramowanie do rejestracji czasu?

Oprogramowanie do rejestrowania czasu pozwala śledzić godziny spędzone na różnych czynnościach za pomocą timera. Zasada jest prosta, musisz uruchomić stoper, gdy zaczynasz pracę nad zadaniem i zatrzymać go, gdy skończysz.

Kto i w jakich przypadkach może korzystać z oprogramowania do rejestracji czasu?

• Zespoły szukające sposobu na śledzenie swoich projektów . Rejestrowanie godzin Twoich i Twojego zespołu zapewnia, że ​​wszyscy wykonują swoją część projektu. Poza tym daje to lepsze zrozumienie ogólnych godzin pracy i tego, czy ktoś jest przytłoczony pracą.
• Zespoły i osoby, które zwykle są w ruchu . Widząc na ekranie oprogramowanie do rejestrowania czasu, pamiętaj o uruchamianiu stopera od początku i zatrzymywaniu go na koniec dnia, bez względu na to, jak bardzo jesteś zajęty.
• Każdy, kto chce rejestrować swoją działalność pozazawodową. Oprócz zadań związanych z pracą możesz prowadzić rejestr swoich codziennych czynności, takich jak bieganie, nauka i inne zajęcia rekreacyjne. Na przykład, jeśli przygotowujesz się do egzaminu, możesz rejestrować godziny nauki. Dodatkowo możesz dodać nazwę swojej uczelni jako nazwę klienta i dodać nazwę kursu jako nazwę swojego projektu. Ta rutyna zmotywuje Cię do lepszego przygotowania się do egzaminu.

Co ludzie uważają za przydatne w oprogramowaniu do rejestracji czasu?

„To świetne oprogramowanie do kontrolowania twoich działań. Ile czasu przepracowałeś, możesz śledzić. I wiele razy zostawałem dłużej w biurze tylko dlatego, że nie pamiętałem, jak długo tam jestem. Ale teraz wychodzę z biura w odpowiednim czasie, żeby mieć trochę „czasu dla siebie”. Ogólnie rzecz biorąc, do tej pory jest super. Zasugerowałem kilka punktów, które z pewnością są dla mnie przydatne. Korzystanie z Clockify poprawiło jakość mojego czasu.”

Vishal S.

„Aplikacja komputerowa, która znajduje się na moim pasku zadań, sprawia, że ​​niezwykle łatwo jest rejestrować czas, a następnie dołączać raporty PDF do faktur. Zaoszczędziło mi to dużo czasu. Mogę po prostu skupić się na wykonaniu pracy teraz i wysyłaniu faktur, zamiast ręcznie wyszczególniać i rejestrować swój czas”.

David J.

„Clockify robi dokładnie to, czego oczekujesz od oprogramowania, aby łatwo rejestrować zapisy czasu dotyczące działań. Posiada również wysoki wskaźnik włączania nowych funkcjonalności. Używamy Clockify do rejestrowania czasu dużego zespołu wsparcia i chociaż na razie wymaga to ręcznego procesu włączenia zadań, bardzo przydatne jest poznanie ewolucji działania.

Gonzalo M.

Oprogramowanie zegara czasu

Co to jest oprogramowanie zegara czasu?

Dawno minęły czasy kart z czasem dziurkowania. W dzisiejszych czasach pracownicy używają oprogramowania zegara czasu do wprowadzania i wybijania. W ten sposób narzędzia zegara czasu pomagają zarówno rejestrować godziny pracy, jak i frekwencję.

Ogólnie rzecz biorąc, różne narzędzia zegara czasu oferują różne rodzaje wykrawania i wykrawania:

1. Pracownicy mogą korzystać z systemu wyrejestrowania . W takim przypadku menedżerowie/pracodawcy powinni stworzyć projekt dla każdego pracownika, umieścić tablet/telefon komórkowy przy wejściu/wyjściu, aby pracownicy mogli łatwo zalogować swoją obecność i godziny pracy.
2. Wykrawanie biometrycznych odcisków palców . Jest to metoda wymagająca zainstalowania czytnika linii papilarnych na laptopach biurowych, komputerach stacjonarnych lub tabletach. Następnie pracownicy powinni po prostu wprowadzać i wycinać, używając swoich odcisków palców.
3. System śledzenia czasu GPS . Gdy wszyscy pracownicy zalogują się na swoje konta zegara czasu, muszą włączyć śledzenie lokalizacji GPS, aby rozpocząć monitorowanie swojego czasu.

Jeśli chodzi o biometryczne śledzenie czasu, niektórzy pracownicy uważają, że wpływa to na ich prywatność. W rzeczywistości stany takie jak Illinois, Teksas i Waszyngton zdecydowały się uregulować tę sprawę. Mają więc ustawy o ochronie prywatności informacji biometrycznych (BIPA), aby kontrolować, w jaki sposób można używać zegarów biometrycznych. Mówiąc o prywatności i bezpieczeństwie, to są powody, dla których niektóre firmy wybierają tylko samoobsługowe oprogramowanie do śledzenia czasu, ponieważ tego typu oprogramowanie może być hostowane na ich własnych serwerach, co zapewnia nowy poziom bezpieczeństwa.

Oprócz wyżej wymienionych opcji, niektóre aplikacje zegara czasu zawierają Reguły czasu jako jedną ze swoich funkcji, opcję, która nie pozwala na dziurkowanie przed ustalonym czasem. Ponadto niektóre narzędzia zegara czasu obejmują planowanie zmian i żądanie czasu wolnego.

Kto może korzystać z oprogramowania zegara czasu iw jakich przypadkach?

• Śledzenie czasu budowy . Podczas pracy w branży budowlanej śledzenie czasu gwarantuje, że pracownicy otrzymają dokładne wynagrodzenie. Oto dlaczego: w tej branży każdy pracownik wykonuje określoną część pracy, ale godziny wszystkich pracowników są obliczane razem. Są to tak zwane roboczogodziny lub roboczogodziny. Bardzo ważne jest, aby uzyskać dokładną liczbę roboczogodzin, ponieważ te godziny pokazują, ile czasu poświęcono na projekt. Tak więc, aby uniknąć błędów w obliczeniach, pracownicy powinni uderzać i wybijać. Dzięki temu wykonawcy budowlani lepiej zrozumieją projekt i czas potrzebny na ukończenie projektu. W ten sposób nie będzie ryzyka niedopłaty lub nadpłaty pracownikom, dzięki czemu pracownicy otrzymają odpowiednią kwotę pieniędzy za wykonaną pracę.
• Pracownicy pracujący w systemie zmianowym . Wiele narzędzi zegara czasu pozwala z łatwością zarządzać zmianami pracowników. Tak więc, jeśli pracownik nie może jutro rano pracować, ponieważ zabiera syna na wizytę u lekarza, może odebrać popołudniową zmianę. Przydaje się to również do zapobiegania pracy w godzinach nadliczbowych przez przypisanie zmiany komuś innemu.
• Kadry i menedżerowie HR . Ponieważ istnieją różne aplikacje zegara, które oferują żądanie płatnego czasu wolnego (PTO), ta funkcja jest przydatna zarówno dla pracowników proszących o urlopy, jak i pracowników/kierowników HR, którzy są odpowiedzialni za zatwierdzanie wniosków o urlop.

Co ludzie uważają za przydatne w oprogramowaniu zegara czasu?

„Nasza działalność przeszła od śledzenia godzin w notatniku do tego niesamowitego programu. Jaka to ogromna różnica! To nic nie kosztuje ORAZ pozwala nam rejestrować i odliczać określone godziny/dni zamiast tradycyjnego timera . ”

Gabriela W.

„Interfejs jest bardzo przyjazny i podoba mi się, że ma takie funkcje, jak zegar na zegarze. Nazywanie znaczników czasu naprawdę pomaga, pozwalając mi zatrzymywać i uruchamiać nowe liczniki, aby wskazać, kiedy każda część została zakończona”.

Łukasza K.

"To bardzo proste. Wejście, wyjście – to wszystko! Żadnych dodatkowych funkcji, które nie są potrzebne do mojego przepływu pracy, i bardzo przyjazny dla użytkownika”.

Cytat jednego użytkownika Clockify

„Moja załoga włącza się i wyłącza przy każdym zadaniu, a ja z łatwością mogę śledzić godziny pracy pomiędzy każdą osobą, godzina po tygodniu, według klienta, po roku. Będzie niezwykle pomocny w sezonie podatkowym.”

Samantha W.

Automatyczne śledzenie czasu

Co to jest automatyczne śledzenie czasu?

Główną zaletą automatycznego śledzenia czasu w porównaniu z innymi opcjami śledzenia czasu jest to, że nie musisz zarządzać zegarami ani ręcznie wprowadzać czasu. Zamiast tego Twoje godziny pracy są rejestrowane automatycznie.

Narzędziami do automatycznego śledzenia czasu mogą być:

1. W pełni zautomatyzowany . Te urządzenia do śledzenia czasu zwykle wykorzystują sztuczną inteligencję (AI) do rozpoznawania zadań i przekształcania ich w wpisy czasu. Następnie pracownicy muszą jedynie zatwierdzić te wpisy czasu. Poza tym automatyczne narzędzia do śledzenia czasu, które opierają się na sztucznej inteligencji, uczą się, jak użytkownicy spędzają czas i jakie są ich wspólne codzienne zadania. W ten sposób automatyczne narzędzia do śledzenia czasu stają się z czasem coraz inteligentniejsze i zapewniają użytkownikom dokładniejsze wpisy czasu.
2. Częściowo zautomatyzowany . Na przykład te narzędzia do śledzenia czasu oferują automatyczne odmierzanie czasu tylko wtedy, gdy używasz określonych systemów operacyjnych, takich jak Mac OS. W takim przypadku pracownicy muszą najpierw włączyć automatyczne śledzenie. Następnie urządzenie do śledzenia czasu zarejestruje dowolną aktywną aplikację lub kartę przeglądarki jako wpisy czasu.

Kto i w jakich przypadkach może korzystać z automatycznego śledzenia czasu?

• Zespoły i osoby, które często przełączają się między klientami a projektami. Na przykład konsultanci zazwyczaj przez jeden dzień zajmują się kilkoma klientami. Niektóre z ich czynności trwają zaledwie 15 minut (szybka rozmowa z klientem), ale są równie ważne jak te godzinne. Dlatego tak ważne jest, aby pracownicy rejestrowali każde zadanie, zwłaszcza w dni, kiedy stale zmieniają biegi. Korzystanie z automatycznego śledzenia czasu oznacza, że ​​pracownicy ci mogą skupić się na tym, co najważniejsze – na swojej pracy. Jednocześnie wszystkie zadania zostaną dodane jako wpisy czasu.
• Każdy, kto chce mieć dogłębną recenzję dnia. Niektóre automatyczne narzędzia do śledzenia czasu, takie jak Clockify, pokazują oś czasu produktywności — przegląd dnia i ilość czasu spędzonego w każdej aplikacji. Tak więc ta oś czasu jest Twoim własnym narzędziem do śledzenia produktywności i wspaniałym sposobem, aby dowiedzieć się więcej o rozpraszaniu uwagi. Jeśli zauważysz, że przeglądałeś sieci społecznościowe przez 20 minut, będzie to Twoja pobudka. Świadomość takich rozrywek zapobiegnie powtórzeniu tego zachowania jutro.

• Każdy nowy w śledzeniu czasu. Niektóre automatyczne narzędzia do śledzenia czasu oferują rozszerzenia przeglądarki, które są przydatne do śledzenia czasu dla początkujących. Oto dlaczego: licznik czasu uruchamia się po otwarciu okna przeglądarki i zatrzymuje się po zamknięciu przeglądarki. Więc nie musisz się martwić o rejestrowanie godzin, tracker czasu zrobi to za Ciebie.

Co ludzie uważają za przydatne w automatycznym pomiarze czasu?

„Nasz zespół jest łatwy w użyciu i świetnie, że jest dostępny w przeglądarce internetowej i jako rozszerzenie do Chrome, dzięki czemu możesz automatycznie zacząć z niego korzystać”.

Cytat jednego użytkownika Clockify

„Jako administrator, utrzymanie go w ruchu i szkolenie nowych członków zespołu wymaga ode mnie bardzo mało czasu, co jest fantastyczne. Co najważniejsze – członkowie zespołu mogą łatwo śledzić swój czas, a rozszerzenie Chrome oznacza, że ​​nie muszą nawet otwierać nowej karty, aby rozpocząć/zakończyć sesję śledzenia”.

Andrzej K.

„Usługa ma tracker dla komputerów Mac, w którym można zrobić w zasadzie wszystko, od ustawiania nowych projektów, dodawania nowych klientów, tworzenia tagów dla lepszej taksonomii. Na stronie widzę raporty czasowe na klienta, projekt itp. Aplikacja na Maca również wykrywa, czy nie pracuję i pyta, czy powinna zachować lub usunąć ten czas. Jest to dla mnie idealne rozwiązanie do freelancerów, nawet na bezpłatnym poziomie”.

Rodrigo E.

Wniosek

Przy tak wielu aplikacjach śledzących czas na rynku prawdopodobnie nie będziesz mieć pewności, jak działa każde oprogramowanie. Ale jedno jest pewne, za każdym razem narzędzie do śledzenia ma swój własny, unikalny cel. Na przykład, jeśli jesteś pracodawcą szukającym sposobu na śledzenie obecności pracowników, rozważ użycie oprogramowania zegara czasu. Lub, jeśli jesteś prawnikiem reprezentującym kilku klientów, wybierz oprogramowanie do ewidencji czasu pracy, aby rejestrować wszystkie rozliczane godziny. W końcu śledzenie czasu za pomocą oprogramowania jest łatwe i zapewnia dokładne dane, niezależnie od wybranego typu.