Jak wykorzystać zwrot z inwestycji w oprogramowanie, aby uzasadnić przyszłe zakupy technologii

Opublikowany: 2022-05-07

Raportuj o oszczędności czasu w oprogramowaniu i wzroście przychodów lub zademonstruj nowe możliwości.

Po pomyślnym wdrożeniu ważne jest, aby dokładnie ocenić, jak nowe oprogramowanie wpływa na Twoją firmę, aby dowiedzieć się, które aspekty są najskuteczniejsze w rozwiązywaniu problemów biznesowych. Jeśli ta wartość jest jasno określona, ​​łatwiej jest zdobyć poparcie dla przyszłej technologii.

Sięgnęliśmy do profesjonalistów, którzy byli w stanie znaleźć najlepsze metody, aby wyraźnie pokazać korzyści płynące z nowego oprogramowania. Poniżej znajdują się trzy wskazówki, które pomogą Ci dowiedzieć się, w jaki sposób Twój nowy system porusza igłę.

Pokaż, jak oprogramowanie może zaoszczędzić czas

Łatwo jest od razu myśleć o wzroście przychodów i zysków jako końcowym efekcie nowego oprogramowania, ale bardziej przydatne jest zrozumienie łańcucha korzyści, które Cię tam prowadzą. Czas to pieniądz, więc poszukaj sposobów, dzięki którym nowa technologia pozwoli Tobie i Twoim pracownikom poświęcić więcej czasu na wartościową pracę.

Robert Theofanis jest prawnikiem ds. planowania majątkowego i właścicielem firmy prawniczej w Kalifornii, który tworzy dla swoich klientów obszerne 80-100-stronicowe raporty. Aby usprawnić ten proces, zaczął używać oprogramowania do składania dokumentów, aby zautomatyzować zadanie i powiedział, że pozwala mu ono zwiększyć marżę zysku bez przepłacania klientom.

„Bez oprogramowania musiałbym w zasadzie wycinać i wklejać stare plany, a następnie spędzać dużo czasu na sprawdzaniu błędów i literówek”, mówi. „Szacuję, że oprogramowanie pozwala mi ukończyć plan w 25% do 30% czasu, jaki zajęłoby wycinanie i wklejanie”.

Jak uchwycić ten zwrot z inwestycji: Automatyzacja za pomocą oprogramowania jest najczęstszym raportem firm oferujących korzyści i możesz łatwo wykazać, że codzienne zadania zabierają mniej czasu przy użyciu oprogramowania.

  1. Zbierz średni czas wykonania od trzech do pięciu czasochłonnych zadań.
  2. Po wdrożeniu nowego oprogramowania śledź te zadania na kolejny miesiąc.
  3. Znajdź różnicę między średnim czasem wykonania każdego zadania między obiema metodami i pomnóż przez 100, aby uzyskać wartość procentową: (Średni czas) – (średni czas z nowym oprogramowaniem) / (100) = (% zaoszczędzonego czasu)

Pokaż, jak oprogramowanie tworzy nowe możliwości biznesowe

Jak wspomnieliśmy powyżej, firmy często przyjmują nowe oprogramowanie, aby przyspieszyć wykonywanie typowych zadań. To, co często znajdują podczas oceny opcji, to zupełnie nowa funkcjonalność, o której istnieniu nawet nie wiedzieli.

Chociaż możesz szybko wykonać obliczenia, aby pokazać, ile czasu zaoszczędzili użytkownicy, przekazanie pozytywnego wpływu nowego procesu, który właśnie odkryłeś, może być trudniejsze. Na przykład, być może wprowadziłeś automatyczny marketing e-mailowy — jakie czynniki możesz wykorzystać, aby zademonstrować jego wartość dla firmy?

Reuben Yonatan jest założycielem i dyrektorem generalnym GetVoIP, źródła usług telefonii biznesowej. Po zaadoptowaniu nowego oprogramowania do e-mail marketingu mógł pokazać zwrot z inwestycji (ROI) poprzez zwiększenie czytelnictwa poczty e-mail i wynikające z tego przychody.

„Im bardziej rosła nasza lista e-mailowa, tym bardziej zwiększało się nasze czytelnictwo. Z kolei byliśmy w stanie skierować więcej klientów do naszych partnerów afiliacyjnych” – mówi. „Ponieważ marketing afiliacyjny jest naszym głównym źródłem przychodów, odnotowaliśmy znaczny wzrost przychodów”.

Ale to mówiło tylko połowę prawdy, więc upewnił się, że podkreślił nowe możliwości wprowadzone przez oprogramowanie w celu prowadzenia bardziej zaawansowanych projektów i ujawnienia możliwości nowych produktów, usług i strumieni przychodów. W przypadku Yonatana obejmowało to nową możliwość uruchamiania ukierunkowanych kampanii e-mailowych, śledzenia i retargetowania klientów oraz dostosowywania szablonów wiadomości e-mail w celu zwiększenia zaangażowania.

Jak uchwycić ten zwrot z inwestycji: pamiętaj o podkreśleniu korzyści płynących z nowej funkcjonalności, którą Twoja firma zyskała dzięki nowemu oprogramowaniu. Na przykład, czy system pozwalał na wprowadzenie nowego strumienia przychodów?

Nowy system zarządzania projektami mógłby umożliwić firmom:

  • Zarządzaj wieloma projektami jednocześnie
  • Dokładniej śledź pracę pracowników
  • Generuj statystyki, aby dostrzec trendy w realizacji projektów

Następnie, dla każdej nowej możliwości, możesz raportować dane, które pokazują sukces, takie jak wzrost liczby otwarć e-maili lub przychodów z retargetowanych klientów.

Pokaż, jak oprogramowanie odblokowuje wartość danych

Główną zaletą korzystania z oprogramowania jest możliwość wyodrębniania przydatnych danych do regularnych zadań, znajdowania trendów i ich rozwiązywania. Bez oprogramowania i danych, które oferuje, zasadniczo lecisz na oślep.

Obawy związane z „dużymi danymi” zniknęły wraz z rozwojem przystępnych cenowo, łatwych w użyciu systemów zaprojektowanych, aby pomóc Ci szybko analizować dane biznesowe, często wspomaganych uczeniem maszynowym lub sztuczną inteligencją (AI).

W rzeczywistości do 2021 r. Gartner przewiduje, że firmy, które umożliwiają rozszerzoną analizę danych, osiągną zwrot z inwestycji trzy razy szybciej niż te, które ręcznie grzebią w arkuszach kalkulacyjnych danych. Bez względu na wielkość Twojej firmy, korzystanie z analiz jest niezbędne, aby dziś prosperować.

John Nicholson, główny konsultant agencji badawczej UX Marketade.com, twierdzi, że jego zespół używa Google Ads do pozyskiwania potencjalnych klientów i sprzedaży, ale w przeszłości miał trudności z dokładnym śledzeniem konwersji, aby pomóc w optymalizacji nowych kampanii reklamowych. Dlatego jego firma zintegrowała swoje konto Google Ads z systemem automatyzacji marketingu Salesforce, który łączy konkretną reklamę i słowo kluczowe, które napędza każdy potencjalny klient lub możliwość sprzedaży.

„Dzięki temu mogliśmy znacznie wydajniej wydać na reklamy, zwiększając wydatki na słowa kluczowe i reklamy, które generują najskuteczniejsze kliknięcia i potencjalni klienci” — mówi Nicholson.

Jak uchwycić ten zwrot z inwestycji: Nowoczesne systemy zazwyczaj oferują standardowe szablony raportów, ale uzyskasz lepszy wgląd w dane, jeśli dostosujesz raporty tak, aby wyróżniały najważniejsze dane. Na przykład warto podkreślić, że integracja doprowadziła do prawie 800% zwrotu z inwestycji i przyniosła o 85% większe przychody niż wcześniej.

Przychody są oczywistym miernikiem, ale aby podwoić się przy generowaniu zwrotu z inwestycji w analitykę danych, wymień nowe możliwości, które ujawniły — na przykład ważnym powodem, dla którego analityka jest tak ważna, jest to, że daje możliwość mierzenia zwrotu z inwestycji we wszystko inne Twoja firma używa.

Wykorzystaj wiele sposobów potwierdzania ROI

Najlepszy sposób na pokazanie wartości oprogramowania zależy od Twoich celów biznesowych i wyzwania, które chcesz rozwiązać za pomocą technologii. Wyraźny wzrost wskaźników jest zawsze skuteczny, ale ważne jest również, aby zademonstrować nowe możliwości oferowane przez oprogramowanie, takie jak możliwość generowania i wykorzystywania danych.

Jeśli planujesz wdrożyć nową technologię, możesz wykorzystać te czynniki, aby uzasadnić inwestycję poprzez:

  • Pokazuje dokładnie, w jaki sposób istniejąca technologia oszczędza czas, pieniądze lub stwarza nowe możliwości.
  • Demonstracja możliwości pomiaru zwrotu z inwestycji i wartości dla istniejącej i przyszłej technologii.

Kiedy możesz pokazać korzyści płynące z nowej technologii w tak przekonujący sposób, łatwiej jest zdobyć poparcie zespołu dla przyszłych inwestycji w oprogramowanie. Należy pamiętać, że zwrot z inwestycji w nowe oprogramowanie zależy od prawidłowego korzystania z niego przez pracowników — zebraliśmy kilka wskazówek, dzięki którym można skutecznie wdrożyć użytkowników.