Nota debetowa a nota kredytowa – jaka jest różnica?

W świecie business-to-business (B2B) wartości zamówień i transakcji mogą być duże. Kiedy zmieniają się nieoczekiwanie, mogą szybko pojawić się wyzwania finansowe.

Takie przypadki mogą skomplikować operacje przetwarzania faktur, co z kolei może negatywnie wpłynąć na proces order-to-cash (O2C).

Na szczęście są rzeczy, które firma może zrobić, aby złagodzić skutki – w tym noty debetowe i noty kredytowe .

Przyjrzyjmy się tym opcjom, a także ich podobieństwom i różnicom.

Co to jest nota obciążeniowa?

Noty debetowe (lub noty debetowe ) to dokumenty służące zarówno do powiadamiania przedsiębiorstw o ​​zaciągniętym kredycie, jak i żądania jego spłaty.

Noty debetowe formalizują wnioski o zwrot zakupów kredytowych. Są one wystawiane przez kupujących sprzedawcom za pośrednictwem tych samych kanałów, co faktury.

Oprócz kwoty zadłużenia, nota debetowa zawiera również inne szczegóły dotyczące transakcji. Obejmują one szczegóły pozycji, daty, przyczyny wydania itp.

Czy nota obciążeniowa jest fakturą czy uznaniem?

Nota obciążeniowa nie jest fakturą ani formą uznania. Jest to zawiadomienie i zapis zobowiązania dłużnego.

Co to jest nota kredytowa?

Noty kredytowe (lub noty kredytowe ) to dokumenty wystawiane jako pokwitowania błędnych lub zmienionych faktur lub zamówień.

Wydawane są przez dostawcę klientowi i mogą pokrywać całość – lub tylko część – wartości faktury.

Bez nich zarządzanie księgowością i dokumentacją kredytową byłoby trudne. Usuwanie starych faktur i tworzenie nowych zakłóciłoby sekwencjonowanie numerów faktur i ścieżki audytu.

Czy nota kredytowa jest zwrotem?

Nota uznaniowa jest podobna, ale nie taka sama jak zwrot pieniędzy . Pierwszy z nich to opóźniony zwrot określonej wartości kredytu kupującemu, drugi to bezpośrednia spłata na jego rzecz.

Noty kredytowe osiągają prawie taki sam wynik jak zwroty za pomocą innych środków. Prawie , ponieważ chociaż zwrot pieniędzy i przyszłe towary i usługi mogą mieć taką samą wartość kredytową , to nadal nie są tym samym .

Być może na przykład firma ma mniejsze zapotrzebowanie na określone towary lub usługi, gdy realizuje notę ​​​​kredytową.

Noty kredytowe zakładają również stałą relację między dostawcą a nabywcą. Zwroty nie.

Czy noty kredytowe i kredyt sklepowy to to samo?

Noty kredytowe i kredyt sklepowy są podobne, ale znowu nie są takie same.

Definicja „noty kredytowej” jest używana w B2B do opisu dokumentów służących do bilansowania ksiąg rachunkowych.

Kredyt sklepowy to ogólny termin używany najczęściej w kontekście B2C. Obejmuje bony wręczane jako prezenty, w ramach programów lojalnościowych lub w zamian za zwrócone produkty.

Nota obciążeniowa a nota kredytowa: kluczowe podobieństwa

1. Cel: powiadomienie

Jako formę powiadomienia stosuje się zarówno noty debetowe, jak i kredytowe.

Odbiorca obu rodzajów notatek może (lub nie) być świadomy problemu – lub zmiany w – zamówieniu lub transakcji.

Lub mogą nie być w pełni świadomi jego szczegółów. Innymi słowy, każdy rodzaj noty zawiera wyjaśnienie kwoty ujemnej (lub kwoty dodatniej) należnej.

2. Przeznaczenie: ewidencja księgowa

Noty debetowe i noty kredytowe są niezbędnymi dokumentami do ewidencji księgowej. Bez nich w ścieżce audytu brakowałoby kluczowych informacji.

3. Powody wydania

Istnieje kilka głównych powodów, dla których należy wystawić noty debetowe i kredytowe.

Zamówienia mogą być błędne, uszkodzone lub po prostu nie docierać zgodnie z opisem lub na czas. Mogą różnić się objętością, rozmiarem, formą, jakością lub czasem. Kupujący mogą je odrzucić, a sprzedawcy mogą zdać sobie sprawę ze swojego błędu.

Zamówienia B2B mogą być złożone i mogą ulec zmianie po poprawnym wystawieniu faktury . W przypadku zmniejszenia wartości zamówienia dział zobowiązań dostawcy wystawi notę ​​uznaniową. Jeśli zamówienie wzrośnie, wystawi notę ​​obciążeniową.

Błędy w fakturach nie są rzadkością. Mogą obejmować zarówno przypadkowe przeładowanie, jak i zapomnienie o dodaniu rabatów oferowanych przez zespół sprzedaży. Noty debetowe i kredytowe pomagają skorygować każdą nieprawidłową płatność i zapis księgowy spowodowany tymi błędami.

4. Wydawanie elastyczności

Noty debetowe i kredytowe mogą być wysyłane przed lub po otrzymaniu faktur przez kupującego.

Jeśli faktura nie została jeszcze wystawiona, dodawana jest do niej nota uznaniowa, która odejmie jej całkowity koszt. Jeżeli została już wystawiona, nota uznaniowa zostanie dołączona do kolejnej faktury.

5. Wydawanie kanałów

Zarówno noty obciążeniowe, jak i noty uznaniowe powinny być wysyłane tymi samymi kanałami, co zwykłe faktury, czyli do działów księgowych.

6. Formatowanie notatek

Zarówno formaty not debetowych, jak i not kredytowych są podobne do faktur. Zawierają:

• Nazwy firm emitujących i odbierających, adresy, dane bankowe i dane kontaktowe
• Data wystawienia banknotu
• Numer seryjny lub identyfikacyjny lub kod charakterystyczny dla banknotu
• Szczegóły odpowiednich towarów lub usług związanych z notą – w tym ilość, numer zamówienia, data zamówienia, stawki pozycji, koszt całkowity itp.

Nota debetowa a nota kredytowa: kluczowe różnice

1. Wystawca banknotów

Noty kredytowe są wystawiane przez dostawców, natomiast noty debetowe są wystawiane przez kupujących lub sprzedających.

2. Zobowiązania a należności

Nota debetowa odzwierciedla należności kupującego . Jest to odnotowane w księdze zwrotów zakupu. Nota kredytowa odzwierciedla zobowiązania kupującego . Jest to odnotowane w księdze zwrotów sprzedaży.

3. Potwierdzenie a prośba

Nota kredytowa oznacza potwierdzenie przez wystawcę należnego kredytu.

Nota debetowa stanowi prośbę o uznanie sprzedawcy. W niektórych przypadkach może to być kwestionowane.

Noty kredytowe i debetowe a monity

Dunning jest częścią przetwarzania faktur i windykacji B2B. Obejmuje powiadomienia i komunikaty dotyczące odzyskiwania niezapłaconych faktur.

Podobnie jak nota obciążeniowa, jest przypomnieniem o zaległej płatności. I podobnie jak nota kredytowa, wystawia ją sprzedawca.

Jest to jednak związane z istniejącymi fakturami, a nie ze zmianami w istniejących fakturach.

Jak ograniczyć wystawianie not obciążeniowych i not kredytowych

Noty debetowe i kredytowe są normalną częścią relacji i płatności B2B. Są one przede wszystkim środkiem do utrzymania przejrzystej ewidencji księgowej.

Jednak w niektórych przypadkach ciągła potrzeba wystawiania not debetowych lub kredytowych może być objawem szerszego problemu z windykacją lub przepływem środków pieniężnych dla dostawców lub ich sprzedawców.

Usprawnienie procesów windykacji B2B lub wykorzystanie lub zapewnienie finansowania B2B to opcje, które mogą potencjalnie temu zaradzić.

Wniosek

Noty debetowe i noty kredytowe są dokumentami używanymi do księgowości biznesowej.

Nota obciążeniowa to zawiadomienie i wezwanie do spłaty zobowiązania dłużnego. Nota uznaniowa jest wystawiana w celu poprawienia błędów lub zmian wprowadzonych do istniejącej faktury lub zamówienia.

Wystawienie obu rodzajów not pomaga w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i wyjaśnieniu ujemnej lub dodatniej kwoty zadłużenia.

Mają podobieństwa, takie jak ich cel i powody wydania, ale mają też pewne kluczowe różnice, takie jak to, która strona je wystawia i czy mają wpływ na zobowiązania lub należności kupującego lub sprzedającego.

Noty debetowe i kredytowe są normalną częścią procesu fakturowania. Jeśli jednak firma ma problemy z płynnością finansową, powinna pomyśleć o sposobach optymalizacji swoich procesów wewnętrznych, takich jak zapewnienie klientom opcji finansowania B2B. Stanowi to praktyczną alternatywę dla transakcji czysto gotówkowych.