Znaczenie przepływu pracy zatwierdzania transakcji (i jak go utworzyć)

Co to jest przepływ pracy zatwierdzania?

Przepływ pracy zatwierdzania to formalny proces, który szczegółowo opisuje podejście organizacji do zatwierdzania dokumentów lub danych. W kontekście sprzedaży jest to sposób, w jaki Twój zespół obsługuje podpisywanie różnych dokumentów w całym cyklu sprzedaży. Zapewnia to, że odpowiednie osoby są w stanie sprawnie przeglądać i zatwierdzać niezbędne dokumenty sprzedaży, dzięki czemu przedstawiciele mogą bardziej skoncentrować się na budowaniu relacji, a mniej na dążeniu do zatwierdzeń wewnętrznych. Dobrze wykonany, dobrze przygotowany proces zatwierdzania pozwoli szybciej uzyskać transakcje i pomóc w zwiększeniu tempa sprzedaży.

Rodzaje przepływów pracy zatwierdzania

Zatwierdzenia są niezbędne w całym procesie sprzedaży, ale zbiorcze zatwierdzanie dokumentów rzadko jest skuteczne. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zatwierdzania dokumentów sprzedaży możesz delegować role i uprawnienia, aby recenzenci byli przedstawiani tylko z dokumentami, które wymagają ich podpisania, aby uniknąć marnowania czasu na drobne szczegóły.

• Zarządzanie ołowiem. Przepływ pracy zatwierdzania lead management pozwala liderom zespołów na weryfikację i podpisywanie potencjalnych klientów, dzięki czemu przedstawiciele handlowi poświęcają mniej czasu i energii na poszukiwanie niewykwalifikowanych potencjalnych klientów.

• Cytat. Uzyskanie dokładnych wycen dla potencjalnych klientów nie powinno być trudne. Dzięki przepływowi pracy zatwierdzania ofert przedstawiciele handlowi mogą delegować uprawnienia do zatwierdzania kierownikom zespołów, zespołom ds. produktów lub operacji, aby zapewnić dokładność i zgodność cen z potrzebami biznesowymi.

• Wartość dokumentu. Zdarza się, że oferty poniżej określonego rozmiaru nie wymagają nawet zatwierdzenia. Proces zatwierdzania wartości dokumentów daje recenzentom możliwość wyboru dokumentów, które chcą przejrzeć na podstawie wartości, dzięki czemu zespoły mogą spędzać mniej czasu na zatwierdzaniu.

• Zniżka. Zniżki cenowe mogą pomóc w zawarciu umowy, ale każda zniżka wiąże się z kosztem Twojej firmy. Przepływ pracy zatwierdzania rabatów umożliwia przedstawicielom proszenie o zatwierdzenie rabatów na podstawie wartości, dzięki czemu można uniknąć błędów związanych z rabatami, które wpływają na zysk.

• Zasady i Warunki. Warunki umowy wyznaczają scenę dla twoich projektów i kontraktów, więc muszą być solidne. Dzięki przepływowi pracy zatwierdzania warunków i warunków, liderzy zespołów mogą upewnić się, że nie ma żadnych poprawek lub błędów w ostatniej chwili przed wysłaniem ich do klienta.

Typowe przeszkody w procesie zatwierdzania

Bez formalnego procesu zespoły sprzedażowe napotykają szereg przeszkód w przepływie zatwierdzania, które mogą narazić transakcje na ryzyko:

Wąskie gardła

Źle zaprojektowany proces przepływu pracy zatwierdzania tworzy gigantyczne wąskie gardła dla przedstawicieli handlowych, którzy czekają na zatwierdzenie dokumentów. Istnieje wiele dokumentów, które można wydać bez zatwierdzenia, ale bez formalnego procesu zatwierdzania przedstawiciele utknęli w oczekiwaniu na podpisanie wszystkich dokumentów, zanim będą mogli przejść dalej. Spowalnia to ich transakcje i nakłada dodatkowe obciążenie na recenzenta, który może nawet nie mieć dostępu do dokumentu, jeśli jest z dala od swojego komputera.

Błędy i przeoczenia

Chociaż przepływy pracy związane z zatwierdzaniem dokumentów mogą być czasochłonne, są one konieczne. Bez nich materiały mogą wypaść z błędami w cenach, rabatach, warunkach, dostawach i innymi kosztownymi błędami w propozycjach biznesowych. Proces zatwierdzania jest niezbędny, aby upewnić się, że wszystkie dokumenty są dokładne i aktualne przed wysłaniem ich potencjalnym klientom lub klientom.

Dezorganizacja

Brak procesu zatwierdzania prowadzi do braku organizacji. Bez jasnych kroków, które określają, w jaki sposób dokumenty są rozpowszechniane, przeglądane i zatwierdzane wewnętrznie, istnieje większe ryzyko opóźnień, zapomnianych lub nieprawidłowych materiałów. Przegranie umowy nie jest dobrym uczuciem, ponieważ prośba o zatwierdzenie została zakopana w skrzynce odbiorczej menedżera.

Brak przejrzystości

Ścieżka audytu może pomóc w zrozumieniu, gdzie zawieszają się zatwierdzenia i kto jest za co odpowiedzialny w całym potoku. Jednak bez formalnego procesu zatwierdzania i odpowiednich narzędzi do składania wniosków istnieje poważny brak przejrzystości, który uniemożliwia uzyskanie potrzebnego wglądu.

Jak stworzyć wydajny proces zatwierdzania?

Proces przepływu pracy zatwierdzania może być tak prosty lub tak złożony, jak to zrobisz. Jednak niezależnie od podejścia, każdy przepływ pracy zatwierdzania powinien spełniać dwa cele: zachować dokładność we wszystkich dokumentach sprzedaży oraz zapewnić sprawne przeglądanie i zatwierdzanie wszystkich dokumentów, aby uniknąć zakłócania procesu sprzedaży.

1. Utwórz dokumenty sprzedaży

Korzystając ze wszystkiego, czego Cię nauczyliśmy, o tym, jak napisać ofertę biznesową, utwórz ofertę lub inne dokumenty sprzedaży, aby zbudować wokół siebie proces zatwierdzania.

2. Ustal obowiązki

Zidentyfikuj osobę (lub osoby), która zatwierdza dokumenty i za jakie aspekty są one odpowiedzialne. Określ, co jest potrzebne każdemu interesariuszowi, zanim dokument będzie mógł przejść do następnego etapu procesu sprzedaży.

3. Ustaw uprawnienia

Określ poziom uprawnień, jakie powinien mieć każdy użytkownik. Wyznaczając użytkowników jako przeglądających, redaktorów lub administratorów, możesz kontrolować, kto może edytować, odrzucać lub zatwierdzać dokumenty, a także zapewnić odpowiednim członkom zespołu widoczność i dostęp, których potrzebują.

4. Utwórz oś czasu

Zidentyfikuj wszelkie istotne terminy związane z dokumentami sprzedaży. Pomoże to w ustaleniu oczekiwań i utrzymaniu przepływów pracy, aby uniknąć zaległości zarówno dla przedstawicieli, jak i menedżerów.

5. Skonfiguruj alerty i powiadomienia

Zautomatyzowane alerty i powiadomienia mogą pomóc w śledzeniu statusu dokumentów sprzedaży w całym lejku sprzedaży. Wybierz, kiedy alerty są wysyłane (tj. zatwierdzenia, odrzucenia, prośby o aktualizację, aktualizacje statusu itp.) i do kogo.

6. Dokumentuj i komunikuj się

Za pomocą odpowiednich narzędzi — takich jak Proposify — możesz przeglądać historię dokumentów i użytkowników na każdym etapie procesu zatwierdzania. Pomoże Ci to zidentyfikować i rozwiązać problematyczne obszary w celu przyspieszenia przepływu pracy.

Korzyści płynące z usprawnionych przepływów pracy zatwierdzania

Dzięki uproszczonemu procesowi zatwierdzania Twój zespół będzie dobrze przygotowany do wydawania spójnych, dokładnych dokumentów sprzedaży bez zatrzymywania się na drobnych szczegółach lub skracania zakrętów w celu przypieczętowania transakcji.

Spójność

Koniec z zastanawianiem się, gdzie wysłać dokumenty do zatwierdzenia lub przerzucaniem ich po wielu działach, dopóki nie zostaną podpisane. Proces formalnego zatwierdzania oznacza, że ​​obieg sprzedaży wygląda za każdym razem tak samo. Ponadto możesz ustawić progi dla korekt, aby zapewnić, że dokumenty nie różnią się znacząco między klientami.

Dokładność

Dzięki ustalonym rolom i obowiązkom wszyscy kluczowi decydenci widzą i podpisują dokumenty przed ich wysłaniem. Gwarantuje to, że wielu interesariuszy może zweryfikować informacje pod kątem dokładności, co pozostawia znacznie mniej miejsca na błędy lub pominięcia.

Efektywność

Uproszczone przepływy pracy zatwierdzania ułatwiają zatwierdzanie, zapewniając decydentom możliwość skutecznego przeglądania i zatwierdzania odpowiednich dokumentów. Zamiast wymagać zatwierdzania wszystkich dokumentów, menedżerowie mogą wybrać to, co chcą zatwierdzić, aby mogli skupić się tylko na istotnych szczegółach.

A dzięki powiadomieniom, alertom i dostępności mobilnej recenzenci mają możliwość natychmiastowego dostępu do dokumentów i zatwierdzania ich w podróży. Nie musisz już czekać, aż menedżerowie wrócą do swojego biurka, ani mieć nadziei, że dokument nie utknął w ich zaległościach.

Przezroczystość

Pożegnaj się z czarną skrzynką w procesie sprzedaży. Dzięki usprawnionym przepływom pracy zatwierdzania będziesz mieć wgląd w cały potok, dzięki czemu możesz określić, co działa, a co nie. Złożone szczegóły zatwierdzania mogą pomóc w utrzymaniu odpowiedzialności zespołów i zmniejszeniu przeszkód na drodze, aby proces sprzedaży przebiegał sprawnie.

Wniosek

Zatwierdzenia są niezbędną częścią każdego efektywnego cyklu sprzedaży, ale mogą naprawdę spowolnić ten proces. Odpowiednie oprogramowanie do składania wniosków pozwoli Ci usprawnić proces zatwierdzania w celu zmniejszenia wąskich gardeł przy jednoczesnym zachowaniu spójności i zwiększeniu przejrzystości. Ponadto wzrost wydajności może pomóc skrócić czas składania ofert, dzięki czemu możesz skupić się na budowaniu relacji z klientami.