Znaczenie higieny danych dla wdrożenia CRM

W świecie biznesu dane są wszystkim. To jest to, czego używamy do podejmowania świadomych decyzji, ukierunkowania naszych działań reklamowych i śledzenia naszych postępów – w czym może nam pomóc CRM.

Ważne jest, aby nasze dane były czyste i dokładne.

Niestety, wiele firm nie poświęca czasu na właściwe przechowywanie swoich danych – błąd, który może prowadzić do niedokładnych raportów, utraty szans sprzedaży, a nawet zmniejszenia zysków. A kiedy przychodzi czas na wdrożenie CRM lub utrzymanie aktualnego CRM, słaba higiena danych może utrudnić realizację celów Twojej firmy.

Czym jest higiena danych?

Higiena danych to termin ogólny, który obejmuje różne etapy renderowania zestawu danych bardziej poprawnego, pełniejszego i odpowiedniego do celu.

Oznacza to zapewnienie, że dane są wprowadzane dokładnie, bez duplikatów i błędów oraz odpowiednio sformatowane.

Dobra higiena danych jest niezbędna dla każdej organizacji, która opiera się na danych przy podejmowaniu decyzji. Bez czystych danych śledzenie postępów, identyfikowanie trendów i podejmowanie rozsądnych decyzji może być trudne.

Higiena danych pomaga również chronić przed zagrożeniami bezpieczeństwa, takimi jak wycieki danych. Dzięki regularnemu czyszczeniu baz danych Twoje organizacje mogą zapewnić, że dane są niezawodne i bezpieczne.

Dlaczego potrzebujemy dobrej higieny danych?

„Dlaczego?” jest proste; dane są wykorzystywane do realizacji celu. Jeśli dane są nieprawidłowe, niekompletne lub nieczytelne (dla osób lub komputerów), nie można ich wykorzystać do osiągnięcia tego celu. Jak często mówi się w dziedzinie informatyki:

"Syf na wejściu, syf na wyjściu."

Definiowanie terminologii w Twojej organizacji.

Terminy takie jak „czysty”, „dobry”, „ważny” i „zweryfikowany” są często używane zamiennie. Jednak w praktyce są to bardzo różne rzeczy.

W Twojej organizacji najlepiej jest mieć ogólne pojęcie o istniejących procesach i mieć świadomość, że ktoś może mieć - w swojej głowie - nieco inną definicję, kiedy omawiamy „czyste” dane.

Ale biorąc to pod uwagę, oto kilka standardowych definicji, których możesz użyć, aby wyrównać wszystkich.

Definiowanie „czystych” danych:

„Czysty” zestaw danych to taki, który został przygotowany do analizy. Zwykle oznacza to usunięcie wszelkich niepotrzebnych lub niepoprawnych danych, a także sformatowanie danych w sposób ułatwiający pracę.

Definiowanie „prawidłowych” danych:

„Właściwe” dane są dokładne i kompletne oraz zostały zebrane przy użyciu odpowiednich metodologii.

Definiowanie "Zweryfikowanych" danych:

Dane „zweryfikowane” to dane, których dokładność została sprawdzona przez niezależne źródło.

Utrzymanie higieny danych podczas wdrożenia CRM

Niestety, zbyt łatwo jest zostać pochowanym przez niekontrolowany, stale rosnący stos niedokładnych danych, które przewyższają Twój CRM.

Dane stają się nieaktualne. Konwencje nazewnictwa nie są przestrzegane, stos techniczny jest aktualizowany, a zestaw danych traci strukturę.

Jak więc uciec przed nadciągającą zagładą złej higieny danych?

Krok 1: Sprawdź

Stwierdzenie problemu:

Istnieje zbiór danych (w naszym CRM lub wkrótce wprowadzony do naszego CRM), którego rozmiaru, kształtu ani czystości nie znamy.

Kroki, które podejmujemy, aby rozwiązać problem:

Inspekcja danych, znana również jako „eksploracja danych”, obejmuje przeglądanie danych w ich obecnym stanie, zrozumienie ich, ich związku z innymi zestawami danych, wyszukiwanie błędów i ocenę ich pod kątem wymiarów jakości danych.

Dla naszych technicznych guru etap inspekcji obejmuje następujące czynności:

Profilowy:

Statystyka podsumowująca, która ujawnia typy kolumn, kompletność, nie. unikalnych wartości, ich matematycznego rozkładu i potencjalnych relacji z innymi źródłami danych

Sprzątanie:

Dzięki ujednoliceniu formatu naszych danych łatwiej jest wykonywać wszystkie kolejne czynności, w tym wizualizację i czyszczenie.

Mapowanie:

Informacje pochodzące spoza CRM muszą pasować do pól wewnątrz CRM. Mapowanie to proces, który obejmuje zarówno etapy inspekcji, jak i czyszczenia; Polega ona na dopasowywaniu nowych danych do istniejących struktur oraz dodawaniu/usuwaniu właściwości w celu zaspokojenia potrzeb właściciela CRM. Może to być tak proste, jak identyfikacja zmian formatu (podzielenie pola Pełne imię i nazwisko, aby dopasować strukturę imienia i nazwiska HubSpot) lub tak złożone, jak tworzenie całkowicie nowych obiektów niestandardowych z ich własnymi unikalnymi relacjami.

Krok 2: Wyczyść

Stwierdzenie problemu:

W istniejącym zestawie danych (w naszym CRM lub wkrótce wprowadzonym do naszego CRM), w którym brakuje informacji i/lub jest niewłaściwie sformatowany. Ma to negatywny wpływ na naszą dotychczasową pracę w CRM lub naszą zdolność do importowania zestawu danych do CRM.

Kroki, które podejmujemy, aby rozwiązać problem:

Czyszczenie danych obejmuje również szereg czynności, odpowiednich dla różnych zestawów danych. Ogólnie rzecz biorąc, nieprawidłowe dane są usuwane, poprawiane lub imputowane poprzez połączenie ręcznej interwencji i inteligentnych narzędzi do radzenia sobie z danymi. Na etapie czyszczenia podejmujemy działania, aby upewnić się, że dane spełniają odpowiednie wymiary jakości danych. Rzeczy, na które należy zwrócić uwagę to:

Mapowanie, ciąg dalszy:

Po koncepcyjnym zmapowaniu pasujących pól musimy ponownie sformatować nasze dane do formatu odpowiadającego CRM. Może to obejmować proste najlepsze praktyki, takie jak zmiana nazw kolumn w celu ułatwienia procesu importowania, lub bardziej złożone operacje, takie jak rozróżnianie różnych obiektów, które kiedyś istniały w tej samej tabeli (np. tagowanie „Centrów” niezależnie od lokalizacji ich punktów sprzedaży lub oddzielanie kontaktów wewnętrznych od kontaktów marketingowych ..itp.)

Dane nieistotne:

Dane, które nie są potrzebne w kontekście rozwiązywanego przez nas problemu. Często podczas migracji z jednego CRM do drugiego pojawią się dane historyczne z lat, które nie mają już znaczenia (np. pole, które wskazuje, czy użytkownik „Uczestniczył w konwencji kwiecień 2015”)

Duplikaty:

Gdzie informacje w całym wierszu pojawiają się więcej niż raz. W CRM zwykle przybiera to formę osoby lub firmy, która pojawia się osobno w oddzielnych adresach e-mail. W zależności od kontekstu duplikaty można usunąć lub zwinąć w jeden rekord.

Błędy składniowe:

Początkowe lub końcowe białe znaki powinny zostać usunięte, a alternatywne nazwy powinny być ustandaryzowane (USA kontra USA).

Ujednolicić:

Formatowanie tekstu i liczb powinno być spójne, niezależnie od wybranego formatu (prawidłowo pisane wielkimi literami, WIELKIE LITERY, małe litery, camelCase itp.)

Krok 3: Zweryfikuj

Stwierdzenie problemu:

Czy możemy potwierdzić, że nasze dane są prawidłowe (tj. poprawne, na ile możemy to zrobić) i oczyszczone?

Kroki, które podejmujemy, aby rozwiązać problem:

Weryfikacja:

Weryfikacja to proces sprawdzania poprawności zbioru danych. Zwykle dzieje się to podczas procesu eksploracji i czyszczenia, a także po nim.

Weryfikacja danych może obejmować porównanie z innymi istniejącymi rekordami w celu oceny ich dokładności, a także wykonanie operacji w celu sprawdzenia, czy czyszczenie zakończyło się sukcesem. Czy reguły logiczne i ograniczenia (takie jak daty rozpoczęcia poprzedzające daty wygaśnięcia) są zachowane? Czy prześlizgnęły się błędy? Czy istnieje inny zbiór danych, do którego możemy się odnieść? Na przykład, jeśli nasz CRM ma połączenie na żywo z bazą danych, czy widzimy te same informacje w obu systemach?

Jakie są skutki złej higieny danych w Twoim CRM?

Dużo rozmawialiśmy o czystych danych do wdrożenia CRM.

Ale co, jeśli masz swój CRM przez jakiś czas - co się stanie, gdy masz złe dane CRM?

Mówiąc prościej - interakcje i raportowanie będą wadliwe.

W dzisiejszej erze cyfrowej personalizacja jest wszystkim. Personalizujemy nasze automatyczne wiadomości e-mail, treści, które odwiedzający widzą na stronach internetowych oraz wysyłane przez nas filmy. A teraz, co się stanie, jeśli zadzwonisz do pana pani lub wyślesz komuś e-mail, którego nie powinni otrzymać.

Tracisz zaufanie i wiarygodność.

Celem Twojego CRM jest działanie jako „pojedyncze źródło prawdy” dla wszystkich interakcji z klientami. Oznacza to, że Twoje dane muszą być czyste i dokładne, aby właściwe informacje były dostępne dla właściwych osób we właściwym czasie.

Najlepiej przeprowadzać czyszczenie danych przynajmniej raz w roku.

A jeśli nie czyścisz danych, zachowaj te standardowe reguły określone w pierwotnej implementacji CRM.

Najlepsze praktyki w zakresie higieny danych dla wdrożenia CRM

Jako dobry punkt wyjścia, oto kilka najlepszych praktyk, które Twoja organizacja może wdrożyć w celu utrzymania higieny danych:

1. Użyj konwencji nazewnictwa
2. Standaryzacja procesów gromadzenia danych
3. Wprowadź automatyzację, aby usunąć stare, niezaangażowane kontakty
4. Skonfiguruj harmonogram konserwacji
5. Wprowadź reguły administratora i uprawnienia użytkownika do wprowadzania danych