4 spostrzeżenia dotyczące eksploracji danych Dark Data dla właścicieli małych firm

Wyobraź sobie, że zapraszasz setki gości na imprezę w swoim domu. Każdy gość, który wchodzi, umieszcza informacje o sobie w pudełku tuż za drzwiami wejściowymi.

Chcesz zajrzeć do tego pudełka?

Zdecydowana większość ludzi powiedziałaby „Tak”.

A jednak właściciele małych firm stanowczo mówią „nie” każdego dnia, że ​​nie eksplorują i nie analizują swoich ciemnych danych.

Dla właścicieli małych firm to metaforyczne pudełko przy drzwiach jest obfitością danych czekających na dostarczenie praktycznych i zyskownych wglądów w ich działalność.

Co to są ciemne dane dla małych firm?

Gartner pierwotnie ukuł ten termin i definiuje ciemne dane jako „zasoby informacyjne, które organizacje gromadzą, przetwarzają i przechowują podczas zwykłej działalności biznesowej, ale generalnie nie wykorzystują ich do innych celów”.

A teraz wyobraź sobie, że zostawisz to pudło przy drzwiach wejściowych, a wścibski sąsiad zagląda przez okno, żeby zajrzeć do środka. Albo, co gorsza, złodziej włamuje się do twojego domu i kradnie pudełko. Nigdy nie miałeś okazji dowiedzieć się, co jest w środku.

Dla personelu zarządzającego dokumentacją Twojej małej firmy to pudełko jest pełne potencjalnych zobowiązań.

W zależności od wielkości Twojej firmy, długości okresu przechowywania informacji oraz ilości gromadzonych danych, jedno „pudełko” danych może urosnąć do przypominającego hoardera stosu pudełek, który uniemożliwia dotarcie do frontu drzwi.

Stos pudełek jest problemem, ponieważ jesteś prawnie odpowiedzialny za wszystkie gromadzone dane, niezależnie od tego, czy z nich korzystasz, czy nie.

Według badań przeprowadzonych przez Ponemon Institute w 2017 r., każdy skradziony rekord zawierający poufne lub poufne informacje jest wart 141 USD strat w przychodach Twojej firmy, a na całym świecie kradzionych jest 58 rekordów na sekundę. To może się sumować, jeśli hakerzy zajmą więcej niż jeden rekord (co zrobią).

Ponadto nieznajomość istnienia danych lub zaniedbywanie ich wykorzystania nie są akceptowalnym usprawiedliwieniem, gdy audytorzy badają historię zarządzania danymi po naruszeniu lub skardze. Ostatecznie Twoim zadaniem jest zapewnienie, że informacje są odpowiednio przetwarzane, przechowywane i usuwane. Jeśli tego nie zrobisz, poniesiesz konsekwencje. Jakie konsekwencje pytasz?

• Stany Zjednoczone: Chociaż zgodnie z Lexology w Stanach Zjednoczonych nie istnieje dedykowana ustawa o ochronie danych, konsekwencje niewłaściwego obchodzenia się z danymi zależą od mnóstwa przepisów stanowych i federalnych, które przewidują zarówno „kary pieniężne, zobowiązania afirmatywne…, jak i nakazy zakazujące przyszłych naruszeń .“

• Unia Europejska: W maju 2018 r. wejdzie w życie unijne ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), które wbrew swoim początkom zmieni sposób, w jaki amerykańskie firmy traktują swoje dane. Kary za naruszenie RODO mogą pochłonąć przychody Twojej firmy o miliony euro w zależności od wykroczenia.

4 ciemne spostrzeżenia dotyczące eksploracji danych

Poniższe cztery wskazówki pomogą Ci wykorzystać Twoje dane i uchronić się przed karami i utratą dochodów. W naszej podróży przez ciemne zarządzanie danymi omówimy:

• Wydobywanie — rozwianie obaw związanych z danymi i opracowanie prostego przewodnika, który pozwoli rzucić światło na dane i zacząć z nich korzystać. Ponadto kluczowe funkcje oprogramowania do eksploracji ciemnych danych, na które należy zwrócić uwagę w procesie wyboru narzędzi.

• Zarządzanie — identyfikacja różnych typów ciemnych danych oraz stanowisk i/lub certyfikatów, które możesz zatrudnić/szkolić, aby zacząć korzystać z ciemnych danych.

• Bezpieczeństwo — jak podejść do bezpieczeństwa swoich ciemnych danych w świecie pełnym hakerów oraz kluczowych funkcji, których potrzebujesz w narzędziach do zabezpieczania ciemnych danych i zarządzania nimi.

• Komunikacja — gdy już rzucisz światło na swoje ciemne dane i sformułowasz wnioski, nadszedł czas, aby pokazać swoją pracę tym, którzy są najważniejsi — interesariuszom.

1. Wskazówka górnicza: nie bój się ciemności (dane)

Nazwa „ciemne dane” jest onieśmielająca. W końcu złe rzeczy wychodzą z ciemności – straszydła, wampiry – masz obraz. Ale ogromna ilość nieustrukturyzowanych danych nie musi być przerażająca.

Czas rzucić trochę światła na Twoje ciemne dane.

Alan Dayley, dyrektor ds. badań w firmie Gartner, mówi: „Bez względu na to, jakie rodzaje ciemnych danych zbiera Twoja organizacja lub jak są przechowywane, kluczem do trzymania danych z dala od ciemności jest upewnienie się, że masz możliwość przetłumaczenia ich z jednego formularz do innego i łatwo go przyswajać na dowolnej platformie analitycznej, z której korzystasz”.

Twoje dane są teraz nieustrukturyzowane i pozornie niedostępne, ale dzięki kilku poprawkom w strukturze informacji możesz odkryć mnóstwo nowych możliwości dla swojej firmy.

„Dzięki wykorzystaniu nowych technologii związanych z analizą biznesową i narzędziami informatycznymi firmy mogą łączyć ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane zestawy danych, aby zapewnić wyniki o wysokiej wartości. Prawidłowo wykonane korzyści z łatwością przewyższą koszty związane z wydobywaniem ciemnych danych” – mówią autorzy Datumize.

Jak zacząć walczyć ze swoim mrocznym potworem danych?

• Zacznij od małych. Wybierz problem, o którym chcesz dowiedzieć się więcej w swojej firmie, a następnie zobowiąż się do zebrania i oceny tych danych.

• Przeprowadź audyt wszystkich źródeł danych (tradycyjnych i nietradycyjnych).

• Zidentyfikuj źródła danych, które dostarczają najlepszych informacji do znalezienia rozwiązania problemu.

• Przeprowadź audyt narzędzi i technik analizy danych. To nie musi być wyszukane; mogą nawet być bezpłatne.

• Wykorzystaj swoje nowe informacje, aby doprecyzować zidentyfikowany problem w mniejszy problem, a nawet całkowicie rozwiązać problem.

Kluczowe wnioski: nie pozwól, aby ogrom danych uniemożliwił Ci rozpoczęcie korzystania z nich w Twojej firmie. Firma, która odkryje sekrety swoich ciemnych danych, zyska strategiczną przewagę nad tymi firmami, które wciąż są w ciemności.

Aby szybciej rozpocząć proces korzystania z ciemnych danych, poszukaj oprogramowania do eksploracji danych z następującymi funkcjami:

Funkcje oprogramowania do eksploracji danych za pośrednictwem Capterra

Pamiętaj jednak, że tak jak nie możesz wycisnąć wody z kamienia, nie możesz sprawić, by dane śmieci były cenne tylko dlatego, że wyciągasz je z ciemności. Bądź wybredny w swoich interpretacjach danych.

2. Wskazówka dotycząca zarządzania: nie poradzisz sobie sam z ciemnymi danymi

Jest zbyt dużo ciemnych danych, by móc prawidłowo zarządzać bez pomocy.

„Databerg” przez Datumize

Harvard Business Review oszacował w 2012 r., że „Walmart co godzinę gromadzi ponad 2,5 petabajta danych z transakcji klientów”.

Aby spojrzeć na to z innej perspektywy, „petabajt to jeden biliard bajtów, czyli odpowiednik tekstu o wartości około 20 milionów kartotek”.

To dużo pudeł z danymi, a to było sześć lat temu.

Sprawność rzuca nieco więcej światła na to, co może znaleźć się w Twojej ciemnej skrzynce danych:

Nieustrukturyzowane lub nieprzetworzone dane obejmują nieprzetworzony tekst, wiadomości tekstowe, e-maile (takie jak wewnętrzne e-maile organizacyjne), filmy (takie jak nagrania z monitoringu), dźwięk (takie jak nagrania w call center), pliki obrazów, dane z Internetu rzeczy (IoT) czujniki i dane geograficzne (geolokalizacja). Ciemne dane mogą również zawierać dane strukturalne, zakładając, że dane nie są analizowane.

Dane przez Prowess, obraz przez Capterra

Ilość danych, które zbierasz jako mała firma, jest zdecydowanie mniejsza niż Walmart, ale nadal jesteś odpowiedzialny za zapewnienie, że Twoje dane są zgodne ze wszystkimi stosownymi przepisami i regulacjami.

„Gartner przewiduje, że do 2021 r. ponad 80% organizacji nie opracuje skonsolidowanej polityki bezpieczeństwa danych we wszystkich silosach, co doprowadzi do potencjalnych niezgodności, naruszeń bezpieczeństwa i odpowiedzialności finansowej”.

Nie chcesz tracić pieniędzy na kary, których możesz uniknąć, więc jak zamierzasz zarządzać swoimi ciemnymi danymi?

Włącz zarządzanie ciemnymi danymi do swojej infrastruktury zarządzania rekordami, edukując swój zespół i zatrudniając odpowiednie osoby.

Prawidłowe postępowanie z ciemnymi danymi oznacza najpierw wspieranie zespołu, który jest przygotowany i przeszkolony w zakresie ciemnych danych, a następnie uzbraja go w narzędzia do przekonywania twoich danych do przesłania. Na przykład rozważ zatrudnienie kierownika ds. dokumentacji (RM) lub przeszkolenie jednego ze swoich obecnych pracowników do wykonywania tej pracy. Menedżerowie ds. dokumentacji znają przepisy federalne i stanowe, które regulują przechowywane informacje, oraz wiedzą, że prawdopodobieństwo popełnienia błędu regulacyjnego wzrasta wraz z ilością gromadzonych danych.

Następnie daj im odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami, aby śledzić wszystkie swoje dane.

Dysponując znakomitym RM lub Chief Compliance Officer (CCO), możliwe jest sprawne wdrażanie protokołów zarządzania ryzykiem pomimo stałego napływu danych.

Kluczowy wniosek: uzupełnij swoje zespoły zarządzania rekordami i zgodności z członkami, którzy rozumieją przepisy i wiedzą, jak obchodzić się z Twoimi ciemnymi danymi. Ci eksperci ds. regulacji mogą zapobiec nawarstwianiu się grzywien i pomóc rzucić nieco światła na to, jak uporządkować ciemne dane w łatwe do zarządzania fragmenty.

Poszukaj osób z następującymi tytułami lub certyfikatami:

przez Indeed.com od 29 marca 2018 r.

3. Wskazówka dotycząca bezpieczeństwa: Twoje ciemne dane narażają Twoją firmę na ryzyko

Według badań IBM, ponad 80% danych to dane ciemne i dlatego nie są wykorzystywane.

Zidentyfikowane dane są już monitorowane i chronione (mamy nadzieję).

Pomyśl o zagrożeniach cyberbezpieczeństwa, jakie stwarzają Twoje ciemne dane. Mentalność „poza zasięgiem wzroku, z umysłu” oznacza, że ​​dane, na których się nie koncentrujesz, nie są bezpieczne, a zatem są bardziej otwarte dla hakerów… oznacza to więcej pieniędzy w kieszeniach złodziei danych.

Mika Javanainen z M-Files stwierdza: „Ciemne dane w postaci niezabezpieczonych i niechronionych poufnych treści mogą również stwarzać zagrożenia dla bezpieczeństwa, co może prowadzić do odpowiedzialności prawnej i finansowej w przypadku nieumyślnego dostępu do nich przez nieupoważnione osoby”.

Weź pod uwagę ilość cennych informacji, które Twoja firma może przechowywać na temat klientów lub transakcji biznesowych, które wpadają w ciemną pustkę danych. Hakerzy wiedzą, że tam jest i wiedzą, że ich nie oglądasz.

Łatwe zbieranie.

Kluczowy wniosek: znajdź rozwiązanie do zarządzania danymi, które może uporządkować Twoje dane, oraz rozwiązanie w zakresie bezpieczeństwa danych, aby zidentyfikować potencjalne cele hakerów. Tylko dzięki idealnemu połączeniu obu tych elementów małe firmy mogą uniknąć kar za nieprzestrzeganie przepisów i chronić dane firmy.

Poszukaj oprogramowania do zarządzania danymi i ochrony danych, które oferuje następujące funkcje:

przez Capterra

4. Wskazówka dotycząca komunikacji: powiedz interesariuszom, co znalazłeś

Zidentyfikowałeś swoje ciemne dane i dowiadujesz się wspaniałych rzeczy o swoich użytkownikach.

Świetny! Ale co teraz?

Teraz musisz przedstawić te dane odpowiednim interesariuszom w zrozumiały i praktyczny sposób. Oznacza to, że dane są „łatwe” do zrozumienia i wykorzystania. Na przykład, które z nich są bardziej zrozumiałe dla Twoich interesariuszy?

Dlaczego warto korzystać z wizualizacji danych za pośrednictwem Dundas Najpierw zastanów się, kim są Twoi interesariusze:

• Twój zespół marketingowy — Dołącz każdego, kto pracuje nad strategią marketingową, od CMO po zespół ds. mediów społecznościowych. Informacje z Twoich ciemnych danych mogą pomóc im w ukierunkowaniu kampanii.

• Twój zespół finansowy — menedżer ds. ryzyka finansowego może Ci powiedzieć, ile możesz stracić, jeśli zostaniesz zhakowany, co pomaga sformułować „Plan B” jako część „wyceny danych” i może dodać Twoje dane do bilansu . Członkowie zespołu finansowego mogą również pomóc w ustaleniu, ile będzie kosztować przechowywanie danych i pomóc w sfinansowaniu wszelkich nowych strategii, które formułujesz na podstawie ciemnych strategii eksploracji danych.

• Twój zespół ds. bezpieczeństwa informacji — chcesz, aby Twój zespół IT wiedział, ile masz teraz danych, aby mógł zachować Twoje bezpieczeństwo danych.

Kluczowe wnioski: zacznij używać ciemnych danych do informowania o niektórych decyzjach biznesowych. Użyj narzędzia do wizualizacji danych, aby przekazać zespołowi, co dane mówią. Zapewnij dostęp do ciemnych danych kluczowym członkom zespołów ds. marketingu i sprzedaży, zapewniając sobie następujące funkcje wizualizacji danych:

przez Capterra

Czas na stworzenie Twojej ciemnej strategii eksploracji danych i zarządzania nimi był wczoraj

Według raportu IDC Data Age 2025: „Do roku 2025 globalna sfera danych wzrośnie do 163 zetabajtów (czyli bilionów gigabajtów). To dziesięć razy więcej niż 16,1 ZB danych wygenerowanych w 2016 roku”.

Nawet jeśli Twoja mała firma stanowi tylko część tych danych, nadal jest dużo informacji, które należy odpowiednio przechowywać i usuwać. Jako godny zaufania właściciel firmy musisz uwzględnić zarządzanie danymi w strukturze zespołu i transakcjach.

Zastanów się, jakie spostrzeżenia ci brakuje, nie przyglądając się bliżej swoim ciemnym danym. Czy naprawdę możesz sobie pozwolić na zignorowanie tych informacji, zwłaszcza wiedząc, że twoi konkurenci już patrzą?

Teraz jedyne pytanie brzmi: jak dogonisz i pokonasz konkurencję, używając swoich ciemnych danych?

Chcesz dowiedzieć się więcej o dużych i ciemnych danych? Przeczytaj te artykuły:

• Co ciemne dane robią dla Twojego SMB?
• Czym są Big Data i jak mogą wzmocnić Twoją małą firmę?
• EHR: Big Data na ratunek