Wytnij administratora dzięki tym 10 wskazówkom dotyczącym automatyzacji sprzedaży

Przedstawiciele handlowi odgrywają kluczową rolę w generowaniu przychodów firmy. Choć ich czas jest cenny, niestety często jest on pochłaniany przez przyziemne, ręczne zadania, które odwracają uwagę od ich głównego celu – sprzedaży. Jeśli Twój stos technologii składa się z przestarzałych i nieefektywnych narzędzi, prawdopodobnie Twój zespół poświęca więcej czasu na wykonywanie zadań administracyjnych, niż aktywnie przyczynia się do generowania przychodów. Celem tego wpisu na blogu jest omówienie kluczowych 10 czasochłonnych zadań administracyjnych, które zmniejszają efektywność zespołu sprzedaży, i pokazanie, w jaki sposób wykorzystanie zintegrowanego systemu, takiego jak HubSpot, może uprościć te procesy, ostatecznie przywracając zespołowi znaczną część czasu sprzedaży.

Wyzwania związane z zadaniami ręcznymi w sprzedaży

Istotnym wyzwaniem nękającym zespoły sprzedaży na całym świecie jest uciążliwy charakter ręcznych zadań administracyjnych. Przedstawiciele handlowi są zajęci papierkową robotą, wprowadzaniem danych, planowaniem spotkań i innymi żmudnymi zadaniami, które pochłaniają nadmierną ilość ich czasu. Obowiązki te mogą zająć do 75% dnia pracy przedstawiciela handlowego, pozostawiając mu zaledwie jedną czwartą czasu na rzeczywistą sprzedaż.

Stosowanie przestarzałych i nieefektywnych narzędzi dodatkowo pogłębia te problemy. Ponieważ proces sprzedaży jest rozproszony na wielu platformach, przedstawiciele spędzają niepotrzebnie czas na przełączaniu się między aplikacjami, śledzeniu informacji i utrzymywaniu odrębnych baz danych. To izolowane podejście nie tylko pochłania ich produktywne godziny, ale także zwiększa ryzyko błędów, co prowadzi do utraty możliwości i przychodów.

Wpływ takich nieefektywności w procesie sprzedaży na ogólną produktywność jest głęboki. Nie są to jedynie zajęcia marnujące czas; wpływają bezpośrednio na wyniki finansowe, utrudniając zespołowi zawieranie transakcji. Zatem usprawnione, zintegrowane podejście staje się nie tylko przyjemnością, ale absolutną koniecznością. Automatyzując rutynowe zadania, zespoły sprzedaży mogą skoncentrować się na tym, co robią najlepiej — budowaniu relacji, identyfikowaniu możliwości i zwiększaniu sprzedaży.

W tym miejscu z pomocą przychodzą platformy takie jak HubSpot, oferujące kompleksowe rozwiązanie, które może zrewolucjonizować sposób pracy Twojego zespołu.

Obietnica automatyzacji sprzedaży

Równanie jest proste – im więcej czasu przedstawiciele handlowi mogą poświęcić na sprzedaż, tym lepsze wyniki. Tutaj pojawia się automatyzacja. Skutecznie wdrożone narzędzia automatyzacji mogą drastycznie skrócić czas poświęcany na ręczne zadania administracyjne, uwalniając przedstawicieli handlowych do tego, co potrafią najlepiej – sprzedaży.

Od zarządzania kontaktami, śledzenia interakcji z klientami, planowania spotkań po realizację kampanii e-mailowych – zautomatyzowane systemy wykonują te zadania z nienaganną precyzją, nie pozostawiając miejsca na błędy ludzkie.

Wpływ automatyzacji na produktywność sprzedaży jest ogromny. Uwolnieni od nudy i ręcznych zadań przedstawiciele handlowi mogą skoncentrować swoje wysiłki na inicjatywach strategicznych. Mogą spędzić więcej czasu na pielęgnowaniu potencjalnych klientów, tworzeniu spersonalizowanych ofert i zamykaniu transakcji.

Co więcej, dzięki automatyzacji istnieje jedna, ujednolicona platforma dla wszystkich działań sprzedażowych. Nie ma potrzeby żonglowania wieloma narzędziami ani szukania fragmentów informacji rozproszonych w różnych bazach danych.

Automatyzacja ma potencjał, aby przekształcić proces sprzedaży, zwiększając efektywność i produktywność. W miarę zagłębiania się w następną sekcję omówimy kilka konkretnych wskazówek dotyczących automatyzacji, które mogą pomóc Ci uwolnić ten potencjał i zrewolucjonizować operacje sprzedażowe.

Czy Twoi przedstawiciele handlowi spędzają więcej czasu na zadaniach administracyjnych niż na budowaniu relacji i generowaniu przychodów? Oceń swoją obecną efektywność operacyjną, biorąc udział w naszej ocenie dojrzałości RevOps i odkryj transformacyjną moc Revenue Operations (RevOps).

10 zadań administracyjnych, które możesz zautomatyzować w HubSpot

1. Poszukiwanie

Źródło: Oprogramowanie do zarządzania leadami i poszukiwaniami, HubSpot

Skuteczne poszukiwanie obejmuje wyszukiwanie i kwalifikację potencjalnych klientów przed wejściem do rurociągu sprzedaży. HubSpot usprawnia ten proces, włączając automatyzację na kilka sposobów.

• Identyfikacja i śledzenie potencjalnych klientów
  

  CRM HubSpot posiada obszerną bazę danych, która pomaga w identyfikacji potencjalnych klientów i śledzeniu interakcji z nimi. Informacje o aktywności potencjalnego klienta w Internecie, takie jak odwiedzane strony internetowe, wypełnione formularze i otwarte e-maile, są automatycznie rejestrowane i łatwo dostępne. Dane te mogą dostarczyć cennych informacji na temat zainteresowań potencjalnego klienta, które można wykorzystać do dostosowania podejścia do sprzedaży.

• Zbieranie danych

  Narzędzie Prospects Tool HubSpot pozwala przedstawicielom handlowym zobaczyć, które firmy odwiedzają ich witrynę internetową. Gromadzi dane na temat branży, wielkości, lokalizacji i innych informacji o odwiedzającym, zapewniając bogate źródło informacji umożliwiających ustalanie priorytetów potencjalnych klientów.
  
  

• Punktacja leadów

  Dzięki zautomatyzowanemu systemowi oceniania potencjalnych klientów, potencjalni klienci są automatycznie oceniani na podstawie informacji demograficznych i zaangażowania, co pomaga Twojemu zespołowi w ustaleniu priorytetu potencjalnych klientów, którzy z największym prawdopodobieństwem dokonają konwersji, redukując czas spędzony na potencjalnych klientach o niskiej jakości.
  

2. Wzbogacanie ołowiu

Dzięki funkcji wzbogacania leadów HubSpot przedstawiciele handlowi mogą automatycznie zbierać i aktualizować informacje o potencjalnym kliencie z różnych zewnętrznych baz danych, profili w mediach społecznościowych i witryn korporacyjnych. Dane te mogą obejmować stanowisko potencjalnego klienta, branżę, wielkość firmy i lokalizację, a także osobiste zainteresowania lub najnowsze wiadomości o firmie.

HubSpot integruje się również z narzędziami do wzbogacania leadów, takimi jak Clearbit, które automatycznie uzupełniają brakujące dane o Twoich kontaktach i dbają o aktualność Twojej bazy danych. Ten zautomatyzowany proces zapewnia niezwykle szczegółowy, stale odświeżany profil każdego potencjalnego klienta, umożliwiając przedstawicielom handlowym personalizację działań w zakresie docierania do klientów i zwiększanie szans na sfinalizowanie transakcji.

Automatyzując wzbogacanie potencjalnych klientów, HubSpot nie tylko oszczędza cenny czas Twojego zespołu sprzedaży, ale także poprawia jakość danych o potencjalnych klientach, zapewniając Twojemu zespołowi wiedzę potrzebną do skutecznego angażowania potencjalnych klientów.

3. Kontakt i tworzenie transakcji

Platforma umożliwia handlowcom automatyczne tworzenie nowych kontaktów w CRM za każdym razem, gdy odwiedzający wypełni formularz na stronie lub kliknie CTA, eliminując ręczne wprowadzanie danych. Kontakty te są następnie wzbogacane o informacje pochodzące z ich interakcji z obecnością firmy w Internecie, zapewniając 360-stopniowy obraz każdego potencjalnego klienta.

Dodatkowo funkcja automatyzacji transakcji HubSpot może zaoszczędzić czas na tworzeniu i aktualizowaniu rekordów transakcji. Kiedy potencjalny klient podejmie znaczącą akcję – np. zapisanie się na okres próbny, zażądanie wersji demonstracyjnej lub pozytywną odpowiedź na e-mail, HubSpot może automatycznie zainicjować utworzenie nowej oferty. Oferty te są następnie śledzone i aktualizowane w całym procesie sprzedaży, zapewniając wgląd w proces sprzedaży w czasie rzeczywistym i oszczędzając przedstawicielom czasu na czasochłonne ręczne aktualizacje.

Automatyzując tworzenie kontaktów i transakcji, HubSpot pozwala przedstawicielom handlowym skupić się na kontaktach z potencjalnymi klientami i zamykaniu transakcji, zamiast grzęznąć w zadaniach administracyjnych.

4. E-mail

Automatyzując proces poczty e-mail, HubSpot umożliwia przedstawicielom handlowym skupienie się bardziej na tworzeniu atrakcyjnych wiadomości, a mniej na zadaniach administracyjnych związanych z zarządzaniem kontaktem e-mailowym.

• Szablony wiadomości

  Przedstawiciele handlowi mogą tworzyć spersonalizowane szablony e-maili dla typowych sytuacji lub odpowiedzi i udostępniać je zespołowi, oszczędzając godziny spędzone na wielokrotnym pisaniu podobnych e-maili.
  
  

• Sekwencje

  Można ich używać do rozłożonego w czasie pozyskiwania potencjalnych klientów, automatycznie wysyłając serię wiadomości do momentu, aż odbiorca podejmie pożądane działanie lub sekwencja się zakończy. Sekwencje można dostosować do różnych etapów procesu sprzedaży, zapewniając spójną i terminową komunikację z każdym potencjalnym klientem.
  
  

• Planowanie poczty e-mail

  Platforma umożliwia także przedstawicielom handlowym zaplanowanie wysłania wiadomości e-mail o określonej godzinie w celu uzyskania optymalnego współczynnika odpowiedzi, eliminując potrzebę zapamiętywania lub zgadywania, kiedy nacisnąć przycisk „wyślij”.
  
  

• Śledzenie poczty e-mail

  Funkcja śledzenia HubSpot gwarantuje, że przedstawiciele zostaną powiadomieni, gdy potencjalny klient otworzy wiadomość e-mail lub kliknie zawarty w niej link. Dzięki temu mogą kontynuować działania w odpowiednim czasie, zwiększając szanse na konwersję.

5. Planowanie spotkań

Możliwości automatyzacji HubSpot obejmują również planowanie spotkań, dzięki czemu proces jest bardziej efektywny dla zespołów sprzedaży.

Dzięki narzędziu do spotkań HubSpot przedstawiciele handlowi mogą bezpośrednio dzielić się dostępnymi terminami z potencjalnymi klientami, umożliwiając potencjalnym klientom rezerwację odpowiedniego dla nich terminu spotkania bez ciągłego ciągłego planowania. Przedstawiciele handlowi po prostu ustawiają swoje preferencje dostępności, a narzędzie synchronizuje się z ich kalendarzami, aby zapobiec podwójnym rezerwacjom i zarządzać strefami czasowymi.

Po zaplanowaniu spotkania informacje są automatycznie rejestrowane w CRM, a potwierdzenie e-mailem i zaproszenie z kalendarza są wysyłane zarówno do potencjalnego klienta, jak i przedstawiciela. Eliminuje to potrzebę ręcznego wprowadzania danych i zapobiega błędom w harmonogramie.

Ponadto przedstawiciele handlowi mogą również wykorzystać to narzędzie do umawiania spotkań grupowych lub spotkań okrężnych, podczas których potencjalny klient dopasowywany jest do dowolnego dostępnego przedstawiciela. Dzięki temu potencjalni klienci zostaną szybko obsłużeni, co poprawi ogólne doświadczenie klienta.

6. Rozmowy sprzedażowe

Zarządzanie rozmowami sprzedażowymi pomaga usprawnić proces przedstawicielom handlowym i umożliwia im skoncentrowanie wysiłków na znaczących interakcjach.

• Planowanie połączeń

  Funkcja planowania połączeń dostępna na platformie umożliwia przedstawicielom nawiązywanie połączeń we wcześniej ustalonych dniach i godzinach, które są następnie automatycznie rejestrowane w systemie CRM. Oszczędza to czas potrzebny na ręczne wprowadzanie danych i zapewnia dokładne rejestrowanie wszystkich interakcji do wykorzystania w przyszłości.
  
  

• Kliknij by zadzwonić

  Za pomocą jednego kliknięcia przedstawiciele handlowi mogą wybrać numer telefonu potencjalnego klienta bezpośrednio z jego rekordu kontaktu w CRM. Nie tylko oszczędza to czas potrzebny na ręczne wybieranie numerów, ale także minimalizuje błędy.
  
  

• Nagranie rozmowy

  HubSpot umożliwia nagrywanie rozmów za zgodą leada. Nagrania te można przechowywać w rekordzie kontaktów potencjalnego klienta, zapewniając cenny kontekst dla przyszłej komunikacji i umożliwiając ciągłą kontrolę jakości rozmów w celach szkoleniowych.
  
  

• Przepływ pracy po rozmowie

  Zautomatyzowane przepływy pracy można skonfigurować po rozmowach sprzedażowych, aby uruchamiać działania, takie jak wysłanie wiadomości e-mail z informacją, utworzenie zadania lub przeniesienie potencjalnego klienta na inny etap w procesie sprzedaży w zależności od wyniku rozmowy.
  
  

7. Zarządzanie transakcjami

Zapewniając wszechstronny system do skutecznego śledzenia i zarządzania możliwościami sprzedaży, HubSpot jeszcze bardziej udoskonala proces sprzedaży dzięki automatyzacji zarządzania transakcjami.

Funkcja automatyzacji transakcji dostępna na platformie upraszcza proces tworzenia, aktualizowania i monitorowania transakcji w ramach rurociągu sprzedaży. Dzięki tej funkcji nowa umowa jest tworzona automatycznie, gdy potencjalny klient wykona znaczącą akcję, taką jak zapisanie się na wersję próbną lub zażądanie wersji demonstracyjnej. Oferty te są następnie systematycznie aktualizowane w oparciu o postęp i interakcje, zapewniając wgląd w status każdej transakcji w czasie rzeczywistym.

Co więcej, zautomatyzowane przepływy pracy HubSpot można skonfigurować tak, aby przesuwały transakcje wzdłuż rurociągu sprzedaży w oparciu o zdefiniowane wyzwalacze lub zachowania potencjalnych klientów, takie jak zakończona rozmowa sprzedażowa lub odpowiedź na e-mail, co ogranicza wysiłek ręczny i zapewnia płynny przebieg transakcji.

Co więcej, można skonfigurować automatyczne powiadomienia, aby ostrzegać przedstawicieli handlowych, gdy transakcja osiągnie określony etap lub jeśli przez określony czas nie będzie żadnej aktywności związanej z transakcją. Dzięki temu zespół sprzedaży aktywnie angażuje się w transakcje i zapobiega prześlizgiwaniu się okazji.

8. Propozycja

HubSpot pomaga przedstawicielom handlowym w tworzeniu przekonujących i dobrze ustrukturyzowanych ofert przy minimalnej inwestycji czasu.

Centrum sprzedaży HubSpot zawiera narzędzie do składania ofert, które automatycznie pobiera odpowiednie dane dotyczące transakcji z CRM, eliminując w ten sposób potrzebę czasochłonnego ręcznego wprowadzania danych. To narzędzie umożliwia przedstawicielom tworzenie niestandardowych szablonów ofert dostosowanych do ich procesu sprzedaży, zapewniając spójność i profesjonalizm wszystkich ofert.

Co więcej, ma możliwość automatycznego wypełniania tych szablonów konkretną transakcją, firmą i danymi kontaktowymi, co znacznie oszczędza czas i zmniejsza liczbę błędów. Dzięki automatyzacji opracowywania ofert HubSpot umożliwia przedstawicielom handlowym dostarczanie potencjalnym klientom wysokiej jakości ofert w odpowiednim czasie, przyspieszając w ten sposób zamykanie transakcji i zwiększając wydajność.

9. Rotacja leadów

Dzięki funkcji automatycznej rotacji potencjalnych klientów HubSpot, gdy potencjalny klient wejdzie do systemu, jest on automatycznie przypisywany przedstawicielowi handlowemu na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł, takich jak położenie geograficzne, branża lub wielkość transakcji. To automatyczne przypisanie pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu i wysiłku, które w przeciwnym razie zostałyby poświęcone na ręczną alokację, a także zapobiega potencjalnym konfliktom lub brakom równowagi pomiędzy przedstawicielami handlowymi.

Co więcej, funkcja rotacji leadów w HubSpot gwarantuje, że każdy lead zostanie szybko obsłużony, co zwiększa szybkość reakcji i ogólne wrażenia z kontaktu. Takie terminowe i systematyczne przydzielanie potencjalnych klientów pozwala przedstawicielom handlowym skoncentrować się bardziej na strategii i budowaniu relacji z potencjalnymi klientami, a nie na zadaniach administracyjnych. Automatyzacja rotacji potencjalnych klientów to kolejny dowód na to, jak zaawansowane funkcje HubSpot mogą znacząco zwiększyć efektywność i produktywność w procesie sprzedaży

10. Raportowanie

Narzędzia do analityki sprzedaży HubSpot automatycznie kompilują dane z różnych działań sprzedażowych, umożliwiając zespołom przeglądanie i analizowanie kluczowych wskaźników bez konieczności ręcznego kompilacji lub obliczeń. Obejmuje to między innymi śledzenie wyników indywidualnych i zespołowych, prognoz transakcji, kondycji rurociągów sprzedażowych i prognoz przychodów.

Konfigurowalny pulpit nawigacyjny platformy umożliwia zespołom wizualizację danych w sposób, który jest dla nich najbardziej zrozumiały, ułatwiając efektywne i świadome podejmowanie decyzji.

Dodatkowo można skonfigurować automatyczne planowanie raportów, aby wysyłać te spostrzeżenia bezpośrednio do skrzynki odbiorczej w ustalonych odstępach czasu, informując Cię o znaczących zmianach lub trendach bez konieczności ciągłego ręcznego sprawdzania.

Automatyzując raportowanie sprzedaży, HubSpot umożliwia zespołom sprzedaży skupienie się na strategii i jej realizacji, zapewniając jednocześnie, że mają pod ręką najbardziej aktualne i dokładne dane.

Przedstawiciele handlowi odgrywają kluczową rolę w generowaniu przychodów, ale czy czasochłonne zadania wykonywane ręcznie nie ograniczają ich prawdziwego potencjału sprzedażowego? Nasza ocena, oparta na spostrzeżeniach z możliwości automatyzacji HubSpot, identyfikuje kluczowe zadania administracyjne, które mogą pochłaniać nawet 75% cennego czasu Twojego zespołu.

Odkryj luki i błędy w swoich operacjach sprzedażowych, biorąc udział w naszej ekskluzywnej ocenie dojrzałości RevOps.

Rozumiejąc swoją obecną efektywność operacyjną na podstawie tej oceny, torujesz drogę do zwiększonej produktywności, strategicznego ukierunkowania i trwałego sukcesu na konkurencyjnym rynku.

Nie pozwól, aby nieefektywność Cię powstrzymywała. Skorzystaj już teraz z Oceny Dojrzałości RevOps i zrewolucjonizuj swój proces sprzedaży.