Jak usprawnić współpracę międzyfunkcyjną w Twojej organizacji

Ten artykuł jest wynikiem sporej współpracy między naszymi zespołami marketingowymi i projektowymi. Rohit, nasz kreator SEO, uważa, że ​​współpraca między funkcjami jest potrzebą chwili i zaznacza ją jako temat, o którym powinniśmy pisać. Ja piszę, Sarah edytuje, a Tessa dokonuje ostatecznej kontroli. W międzyczasie informujemy zespół projektowy o wymaganych kreacjach i dajemy im czas na działanie magii. Następnie używamy szablonu bloga dostosowanego przez Sachin, naszego programistę, i wreszcie mogę nacisnąć przycisk publikowania.

Współpraca między funkcjami nie jest zupełnie nowym pomysłem — firmy od wieków wykorzystują ją do przełamywania silosów, pobudzania innowacji i zwiększania produktywności. Jednak w miarę jak firmy na całym świecie przechodzą na zdalną i elastyczną organizację pracy, zapewnienie efektywnej współpracy między działami stało się zarówno ważniejsze, jak i trudniejsze.

Czym jest współpraca międzyfunkcyjna?

Krótko mówiąc, współpraca międzyfunkcyjna ma miejsce, gdy ludzie z różnych działów lub zespołów w firmie łączą siły, aby pracować nad wspólnym celem lub projektem. Niezależnie od tego, czy chodzi o współpracę w zakresie produktu, sprzedaży i marketingu w celu wprowadzenia produktu na rynek, zespoły wsparcia i produktu współpracujące w celu opracowania funkcji, o którą prosi klient, czy też zespoły ds. marketingu i wsparcia odpowiadające na komentarze w mediach społecznościowych — współpraca między funkcjami ma miejsce każdego dnia w firmach.

^{Praca zespołowa sprawia, że ​​marzenie działa!}

Dlaczego współpraca między funkcjami ma znaczenie

To oczywiste – jak inaczej byś prowadził biznes? Tworzenie usługi lub produktu, znajdowanie klientów i sprzedawanie ich wszystkim wymaga współpracy międzyfunkcyjnej. Jak już wspomnieliśmy, nawet wspieranie klientów może wymagać współpracy zespołów marketingowych i wsparcia w celu zaadresowania komentarzy/wzmianek/wiadomości w mediach społecznościowych.

Współpraca między funkcjami przełamuje silosy działów, pobudzając innowacyjne pomysły i lepszy wgląd. Utrzymuje wysoki poziom zaangażowania pracowników i stwarza możliwości uczenia się, mentoringu i rozwoju w różnych rolach i hierarchiach. Co najważniejsze, efektywna współpraca między funkcjami pozwala liderom czerpać korzyści z różnorodności ich pracowników, budować silną kulturę zespołową i zwiększać ogólną produktywność.

Najlepsze praktyki mające na celu poprawę współpracy między funkcjami zespołu

Ustanów scentralizowaną komunikację

Przejrzysta i terminowa komunikacja ma kluczowe znaczenie dla współpracy międzyfunkcyjnej. Gdy rozmowy są rozsiane po e-mailach, komentarzach w Dokumentach Google i notatkach w Asanie, łatwiej jest wpaść w niepamięć. Scentralizowanie komunikacji zespołu ułatwia wszystkim skupienie się na wspólnych celach i bieżące śledzenie postępów.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zastosuj narzędzie do współpracy zespołowej, takie jak Flock, aby uprościć międzyfunkcyjne przepływy pracy i zgromadzić wszystkich interesariuszy, konwersacje, pliki, spotkania i zadania na jednej scentralizowanej platformie. Ponadto integracje z narzędziami innych firm, takimi jak North, Asana i Jira, sprawiają, że zapewnienie wszystkim łączności, informacji i dostosowania do celów organizacyjnych jest znacznie mniej bolesnym doświadczeniem.

Przypisz SPOC do każdej funkcji

Projekty międzyfunkcyjne często angażują pracowników o różnym poziomie wiedzy specjalistycznej w różnych działach. Ta różnorodność jest mocną stroną, ale może również prowadzić do konfliktów i nieporozumień. Przypisanie pojedynczego punktu kontaktu (SPOC) do każdej funkcji w takich projektach ułatwia zarządzanie oczekiwaniami, śledzenie postępów i eliminację nakładania się zadań.

Zwłaszcza w dużych, wielofunkcyjnych projektach przypisywanie SPOC może pomóc w ograniczeniu przerw w komunikacji, ponieważ każdy wie, do kogo się zwrócić, gdy ma pytanie. SPOCs mogą również pomóc w konsolidacji komunikacji z ich odpowiednich funkcji i dzielić się aktualnymi aktualizacjami z kierownictwem.

Ustaw OKR dla projektów wielofunkcyjnych

Podobnie jak w przypadku każdego projektu, ustalenie celów i kluczowych wyników (OKR) dla projektów wielofunkcyjnych jest integralną częścią ich sukcesu. Oznacza to uzyskanie poparcia wszystkich interesariuszy w zakresie wspólnych celów, inicjatyw, rezultatów, wskaźników i terminów. Ustawienie OKR zwiększa przejrzystość w projektach wielofunkcyjnych, dzięki czemu pracownicy mogą zobaczyć, nad czym pracują współpracownicy, dzielić się postępami w mierzalnych celach i być w zgodzie ze wspólnymi celami. Połącz to z przypisywaniem SPOC dla każdej funkcji, a wszyscy w Twoim wielofunkcyjnym projekcie/zespole wiedzą, kto jest za co odpowiedzialny i do kogo się zwrócić, gdy mają pytania lub potrzebują konkretnej wiedzy.

^{Odprawy i planowanie OKR}

Mów wspólnym językiem, aby wszyscy byli zaangażowani

Chociaż jasne OKR i regularne meldunki pomagają, nic nie zakłóca współpracy międzyfunkcyjnej, tak jak brak wspólnego języka. Wszyscy doświadczyliśmy sprawiedliwej sytuacji, w której „słyszeliśmy wszystko, nic nie rozumieliśmy”, kiedy współpracownicy z innych działów używają akronimów specyficznych dla ich pracy. Połącz ze sobą kilka takich chwil, a poziomy zaangażowania spadają, sprawiając, że nieporozumienia są nieuniknione. Używanie wspólnego języka organizacyjnego, który wszyscy rozumieją (skrót w żargonie, jeśli w ogóle) skraca czas poświęcony na szukanie wyjaśnień i usprawnia dzielenie się wiedzą w zespole międzyfunkcyjnym.

Skoncentruj się na pozytywach podczas rozwiązywania konfliktów

Konflikt jest nieunikniony w miejscu pracy, a tym bardziej w zespołach wielofunkcyjnych, ale może też być katalizatorem kreatywności . Każdy dział w Twojej organizacji ma swój własny sposób działania, a łączenie ich oznacza radzenie sobie ze zderzeniem stylów pracy, różnych środowisk, różnych poziomów wiedzy i zdecydowanych opinii. Rozwiązywanie konfliktów między funkcjami jest łatwiejsze, gdy liderzy skupiają się na pozytywach — wyciągniętych lekcjach i/lub praktycznych krokach, które zespół może podjąć — zamiast martwić się wadami sytuacji. Jak powiedział Robert Townsend: „dobry menedżer nie stara się eliminować konfliktów; stara się, aby nie marnował on energii swoich ludzi”.

Zachęcaj wszystkich interesariuszy do udzielania informacji zwrotnej

Otwarta informacja zwrotna jest niezbędna w każdym środowisku wielofunkcyjnym. Nie chodzi tylko o optymalizację przepływów pracy i procesów biznesowych. Zachęcanie do jasnych i szczerych informacji zwrotnych od peer-to-peer w wielofunkcyjnych zespołach pomaga również pracownikom budować zaufanie i budować silne relacje w pracy. To z kolei napędza innowacje, gdy pracownicy czują się bezpiecznie, próbując nowych rzeczy, ponieważ ufają, że współpracownicy będą się wspierać i udzielać szczerych informacji zwrotnych.