Jak sprawić, by zarządzanie komunikacją kryzysową stało się proste za pomocą wiadomości tekstowych SMS?

W sytuacji kryzysowej niezbędna jest skuteczna, szybka i niezawodna komunikacja. Musisz mieć pewność, że Twoja firma robi wszystko, aby dotrzeć do klientów, od sytuacji zagrożenia pogodowego po alerty zdrowotne. Obywatele USA wysyłają co roku ponad dwa miliardy SMS-ów, dzięki czemu wiadomości SMS są idealnym kanałem komunikacji kryzysowej.

Zbadamy, co sprawia, że ​​nowoczesna komunikacja kryzysowa jest skuteczna i jak mogą pomóc teksty. Zastanowimy się również, w jaki sposób wiadomości alarmowe mogą pomóc w zapewnieniu ludziom bezpieczeństwa i informacji. Czy korzystasz z tekstów w ramach planowania kryzysowego? Jeśli nie, oto kilka ważnych powodów, dla których powinieneś.

Jak SMS-y pomagają w komunikacji kryzysowej?

W przypadku kryzysu najważniejszy jest czas. Podczas gdy rozmowy telefoniczne zależą od dostępności użytkownika, wiadomości tekstowe docierają do urządzeń gotowych do odebrania w dogodnym dla odbiorcy czasie. Trudno wskazać, gdzie i kiedy SMS-y weszły do ​​praktyki zarządzania kryzysowego. Jednak coraz częstsze stosowanie urządzeń tekstowych pomogło scementować tę technologię jako wspólny punkt dostępu.

Ponieważ wiadomości tekstowe SMS są kanałem bezpośrednim, zapewniają, że ważne informacje zawsze dotrą do ludzi i żadne informacje nie zostaną utracone. Czy to dlatego użytkownicy telefonów komórkowych w USA są dwa razy bardziej skłonni do wysyłania SMS-ów niż do wykonywania połączeń?

Sześć na dziesięć osób czyta teksty w ciągu pięciu minut od ich otrzymania. Wiadomości kryzysowe są z definicji pilne, więc wiadomości tekstowe są idealnym kanałem doręczeń, w których czas ma krytyczne znaczenie.

Czym jest usługa SMS-ów w nagłych wypadkach?

Usługa wysyłania SMS-ów w nagłych wypadkach pomaga ludziom uzyskać pilną pomoc za pośrednictwem wiadomości. Text-to-911 to usługa dostępna dla osób, które nie mogą zadzwonić. Chociaż nie zawsze jest dostępna w całym kraju, ta platforma okazuje się pomocna dla osób, które mają problemy ze słyszeniem lub mówieniem. To kluczowy przykład awaryjnego wysyłania SMS-ów na odwrót.

Federalna Komisja Łączności zaleca dzwonienie pod numer 911, gdy tylko jest to możliwe w nagłych wypadkach. Jednak dla tych, którzy nie mogą korzystać z telefonu, pozostaje usługa SMS w nagłych wypadkach.

Wskazówki dotyczące pisania skutecznej komunikacji kryzysowej

Napisanie idealnego komunikatu kryzysowego oznacza bycie zwięzłym i na temat. Charakter sytuacji awaryjnej lub kryzysowej może być oczywiście różny, dlatego oto kilka ważnych wskazówek, o których należy pamiętać.

• Masz ograniczone miejsce na napisanie wiadomości – więc bądź jasny i zwięzły.
• Przejdź od razu do problemu – jakie są fakty?
• Czy Twoja wiadomość może zostać źle zinterpretowana?
• Bądź profesjonalny i precyzyjny.
• Okaż empatię i że pracujesz nad naprawą sytuacji.
• Zapewnij ludzi, że poinformujesz ich, gdy dostępnych będzie więcej informacji.
• Zaoferuj dodatkowe zasoby, do których mogą zadzwonić lub uzyskać dostęp online.
• Niech ludzie wiedzą, że próbujesz ich chronić.
• Bądź szczery, nigdy nie ukrywaj informacji ani nie obwiniaj innych.
• Kontynuuj z aktualnymi informacjami.

Przykłady użycia tekstu w zarządzaniu kryzysowym

Jak w praktyce mogą wyglądać SMS-y kryzysowe? Spójrzmy na kilka przykładów, w których teksty awaryjne dostarczyły rozwiązań.

Awarie elektryczne i serwisowe

Przerwy w dostawie prądu są bardzo uciążliwe dla domów i firm, dlatego dostawcy energii wysyłają powiadomienia tekstowe, aby poinformować klientów o potencjalnych problemach. Ich klienci otrzymują również powiadomienia o tym, kiedy usługa może zostać wznowiona. To pokazuje świadomość i empatię oraz pomaga budować zaufanie klientów.

Con Edison to amerykański dostawca, który akceptuje raporty o przestojach klientów i umożliwia użytkownikom rejestrowanie się w celu otrzymywania alertów. Właściciele domów otrzymują ostrzeżenia, gdy działania natury lub inne zdarzenia mogą spowodować zakłócenia w świadczeniu usług. Na przykład Con Edison pomagał właścicielom domów podczas powodzi, która miała miejsce w Mamaroneck w stanie Nowy Jork w kwietniu 2022 roku.

Wycofanie produktów klienta

Czasami produkty mogą zaszkodzić klientom po dotarciu do sklepów. W takich przypadkach masowe wycofania mają kluczowe znaczenie dla ochrony bezpieczeństwa publicznego. Informowanie klientów za pomocą wiadomości tekstowych SMS to jeden z najszybszych sposobów informowania ich, aby mogli wyrzucić przedmioty lub zwrócić je w celu uzyskania zwrotu pieniędzy.

W tym scenariuszu zarówno firmy, jak i klienci mogą skorzystać z tekstów alarmowych.

Powiadomienia o wizytach medycznych

Służby medyczne mogą wysyłać SMS-y do pacjentów o odwołanych wizytach, umożliwiając im zmianę rezerwacji w dogodnym dla nich czasie. Teksty pomagają również przypominać pacjentom o nadchodzących wizytach, które zaplanowali.

W ostatnich latach terminy szczepień przeciwko COVID-19 stały się dostępne jako pilne do zarezerwowania. Po wprowadzeniu pierwszych szczepień wielu z nich otrzymało SMS-owe zaproszenia na pierwsze dwa szczepienia. Te teksty również pomogły ludziom znaleźć ośrodki szczepień.

Komunikaty alarmowe o sytuacjach kryzysowych mogą być bardzo korzystne w przypadku sytuacji kryzysowych dotyczących zdrowia. Organy medyczne mogłyby masowo wysyłać SMS-y zarejestrowanych pacjentów w lokalnych epidemiach innych wirusów. Może to pomóc w zwiększeniu bezpieczeństwa osób zagrożonych.

Oznacz jako bezpieczne podczas klęsk żywiołowych

SMS-y kryzysowe mogą okazać się kluczowe podczas huraganów, trzęsień ziemi i tornad. Mogą pomóc w uwzględnieniu indywidualnego bezpieczeństwa. Misje ratunkowe i ratownicy mogą masowo wysyłać wiadomości, aby zapewnić odbiorcom bezpieczeństwo. Wiadomości tekstowe są pomocne w większości scenariuszy katastrof.

Teksty były podobno przydatne w akcjach ratunkowych podczas huraganu Harvey w 2017 roku, ratując życie dziesiątkom tysięcy osób, zapewniając, że zostały poinformowane. Wiele osób zginęłoby lub zaginęło bez tej technologii.

Wiadomości alarmowe są przydatne podczas klęsk żywiołowych, aby pomóc firmom rozliczać się z bezpieczeństwem personelu, odpowiadając na wyzwanie związane z rozliczaniem członków zespołu obejmujących szerokie obszary. Wysyłając SMS-a, łatwo jest potwierdzić lokalizację i status.

Ostrzeżenia bankowe

Wiadomości SMS pomagają ludziom śledzić ich pieniądze. Banki wysyłają wiadomości w przypadku oszustwa lub przekroczenia limitów w koncie. Zazwyczaj ludzie mogą wybrać, które teksty chcą otrzymywać. Są to sytuacje kryzysowe na małą skalę, ale bardzo osobiste.

Ponieważ transakcje finansowe stają się coraz bardziej złożone, ich śledzenie jest niezbędne. Aplikacje wysyłające alerty mogą to robić tylko wtedy, gdy użytkownicy są połączeni z internetem, ale SMS-y umożliwiają klientom podejmowanie działań nawet wtedy, gdy ich telefony są w trybie offline.

Wniosek

Wiadomości tekstowe są bardzo skuteczne w zapewnianiu bezpieczeństwa ludzi w sytuacjach kryzysowych. Jest również pomocny w nagłych wypadkach osobistych. Wysyłanie SMS-ów może odpowiedzieć na wiele pytań i zaoszczędzić stres, czas i kłopoty we wszystkim, od bankowości po szczepienia.

Ponieważ wiadomości SMS odbywają się w trybie offline, nie musisz polegać na Wi-Fi lub 5G. W przypadku klęski żywiołowej ta łączność może mieć ogromne znaczenie.

Chociaż aplikacje oferują wiele funkcji, ważne jest, aby w sytuacjach kryzysowych zachować prostotę. Zaplanuj ryzyko i pisz krótkie, pouczające wiadomości, na których ludzie mogą polegać.