Twórz porządek w swoich codziennych zadaniach roboczych dzięki tym 10 prostym wskazówkom

Organizowanie naszego codziennego harmonogramu pracy wykracza poza ustalanie bardziej rygorystycznych przedziałów czasowych i bojowe trzymanie się ich. Istnieje niezliczona ilość czynników (w tym rozpraszających), które mogą nas zniechęcić, bez względu na to, jak bardzo staramy się być zdyscyplinowani. Najwyższy czas, abyśmy przestali używać jednej formuły, którą wielokrotnie widzieliśmy, i potraktowali ją jako rzecz subiektywną. Aby naprawdę nauczyć się organizować codzienne zadania, musimy znaleźć podejście szyte na miarę.

Zrobiliśmy co w naszej mocy, aby zbadać dziesięć wskazówek, które pomogą Ci znaleźć metodę, która najbardziej Ci odpowiada. Oznacza to nauczenie się, jak ustalać priorytety, jak radzić sobie z porażką i jak cenić swój czas.

Wskazówka 1: Stwórz zamówienie, które Ci odpowiada

Absolutne jest przede wszystkim poznanie siebie.

Nie ma sensu ślepo podążać za instrukcjami lub korzystać z szablonów i planów przygotowanych przez trenerów produktywności i oczekiwać znakomitych wyników. To, że dla nich pracowali, nie oznacza, że ​​to zadziała dla ciebie.

Jeśli jesteś typem, który zmaga się rano ze złożonymi zadaniami, ale po południu jesteś w stanie z łatwością je wykonać, nie zmuszaj się do rutyny „wczesnego ptactwa”. Zamiast tego planuj swoje codzienne zadania przez cały biologiczny zegar.

Dr Stefan Volk z University of Sydney Business School jest jednym z wielu naukowców badających zawiłe powiązania między wydajnością biura a zegarem biologicznym. Twierdzi, że rytm naszego ciała ma wiele wzlotów i upadków w ciągu dnia, ale tylko jeden okres szczytowej produktywności. Jeśli pracujesz poza swoim chronotypem, nie ma na świecie harmonogramu, który sprawi, że będziesz bardziej produktywny. Na przykład:

• Osoby poranne mogą wpaść w pułapkę wykonywania służebnych zadań na najwyższym poziomie – e-maile, telefony, spotkania, recenzje itp. Zanim ważne zadania się pojawią, mają już za sobą rozkwit.
• Typy wieczorowe zmuszają się do jak najszybszego wykonania dużych, intensywnych zadań, ponieważ od dawna panuje błędne przekonanie, że poranki są przeznaczone na ciężką pracę. Kończą się zmęczeni i nieskoncentrowani, i naturalnie obwiniają się, gdy praca jest wykonywana niedbale.

I być może najsłynniejszy orędownik chronotypu, dr Michael Breus, radzi najpierw poznać swój typ, aby w pełni wykorzystać swój dzień pracy.

Wskazówka 2: Bądź realistą i wyznaczaj realistyczne cele

Wszyscy popełniliśmy ten sam błąd, przeceniając nasze poświęcenie.

Ile razy słyszałeś, jak ktoś mówił, że rzuca cukier, tylko po to, by zobaczyć, jak kupuje batonik zaledwie trzy dni później? Zapytana o to, osoba staje się defensywna, czuje się pokonana i twierdzi, że albo się poddała, albo zacznie od nowa w przyszłym tygodniu. I tak cykl się powtarza.

Każdy wart swojej soli trener produktywności powie Ci, że droga do osiągnięcia konkretnych celów i łatwo przyswajalnych zadań jest do zrobienia. Na przykład:

Zamiast:

Napisz 5-stronicową wersję roboczą do jutra ;

Spróbuj użyć:

8:00 – 10:00 Zbadaj temat

11:00 – 13:00 Napisz dwie pierwsze strony

13:15 – 15:00 Napisz drugie dwie strony

15:30 – 16:30 Napisz ostatnią stronę.

Różnica jest wyraźna. Pierwszy przykład pokazuje, jak większość z nas zapisuje zadania w swoim harmonogramie pracy: wiemy, co musimy zrobić i kiedy. Szczegóły pozostawiamy do uporządkowania, co ostatecznie powoduje bałagan, niezorganizowany harmonogram.

Ale jeśli rozłożymy większe zadania na ich elementy składowe, od razu wprowadzamy porządek. Sam akt każe nam obliczyć, ile czasu będzie wymagał każdy krok, co jest bezcenną informacją.

Podczas tych obliczeń możesz na przykład zdać sobie sprawę, że nie będziesz miał czasu na zadanie, które zaplanowałeś. Więc od razu możesz to delegować lub przenieść się na jutro. Gdybyś jednak zastosował pierwszą metodę, prawdopodobnie uświadomiłbyś sobie, że nie ma czasu na to zadanie tylko wtedy, gdy było już za późno, by je delegować lub odłożyć.

Kilka innych przykładów:

Wskazówka 3: Zaakceptuj porażkę jako część procesu uczenia się

Pozostając na tym samym pasie, co przy poprzedniej radzie – miej swoje oczekiwania na niskim poziomie.

Mieć nadzieję na drastyczną zmianę tak szybko, jak to możliwe, oznacza porażkę od samego początku. Zamiast tego pamiętaj o następujących kwestiach:

• W pierwszym tygodniu będziesz się zmagać z harmonogramem, wprowadzając niezbędne zmiany;
• Koniec pierwszego tygodnia to analiza twoich postępów (zarówno sukcesów, jak i porażek) oraz zmiana harmonogramu na następny tydzień;
• W drugim tygodniu będziesz pracować według zmienionego harmonogramu;
• Koniec drugiego tygodnia będzie ponownie analizował postępy itp.
• Trzeci tydzień przyniesie jeszcze większą poprawę, a podstawowe zmiany utrwalą się.

I tak będzie z tygodnia na tydzień. Za każdym razem zobaczysz nowe miejsca do poprawy. Pojawią się nowe problemy, nieoczekiwane sytuacje, które wpływają na Twój harmonogram (kwestie osobiste, zadania innych osób, dni odpoczynku, niedotrzymane terminy itp.).

Więc zacznij być bardziej pobłażliwy dla siebie i swojego harmonogramu. Normalizuj niepowodzenie. W przeciwnym razie każdy błąd zinterpretujesz jako znak, że nie robisz postępów, podczas gdy jest zupełnie odwrotnie.

Porada 4: Dopasuj swój harmonogram do czasu, który masz

Wbrew powszechnemu przekonaniu nie należy szukać sposobów na „więcej czasu w ciągu dnia”.

Wszyscy mamy 24 godziny, nie więcej, nie mniej. Wypalenie jest bezpośrednim wynikiem tego, że ludzie pracują do szpiku kości, myśląc, że ścisłe, zdyscyplinowane harmonogramy i niekończąca się automatyzacja małych zadań dadzą im jakoś więcej czasu.

To, co chcesz zrobić, to nauczyć się ustalać priorytety. Bo nawet jeśli wszyscy mamy te same godziny w ciągu dnia na określoną liczbę zadań, nie wszystkie są sobie równe.

Niektóre będą ważniejsze niż inne, a niektóre można całkowicie wyeliminować.

Aby właściwie przyjąć tę mentalność, musisz wypróbować naszą następną radę.

Wskazówka 5: Naucz się priorytetyzowania

Jedną z najskuteczniejszych metod ustalania priorytetów jest macierz Eisenhowera.

Jest to framework używany do określenia, które zadania są najważniejsze dla osiągnięcia Twoich celów, a które spowalniają Twoje postępy.

Za pomocą macierzy Eisenhowera sortujesz swoje zadania według czterech kryteriów:

• Pilne i ważne – rób od razu (wezwania alarmowe, pożar, kontuzja itp.)
• Pilne, ale nieważne – deleguj komuś (umawianie spotkań, płacenie rachunków, prace domowe itp.)
• Ważne, ale niepilne – zrób to później (cele długoterminowe)
• Nieważne i niepilne – wyeliminuj (działania czasochłonne)

Priorytetyzacja zadań przebiega według tego prostego schematu:

Ten wykres i inne informacje można znaleźć w naszym szczegółowym przewodniku krok po kroku dotyczącym korzystania z macierzy Eisenhowera do organizowania codziennych zadań.

Kiedy już wiesz, jakie są twoje priorytety, łatwiej jest zaplanować uporządkowany harmonogram. W połączeniu ze znajomością swojego poziomu energii w ciągu dnia, będziesz w stanie ustawić najważniejsze zadania w czasie, gdy będziesz najbardziej produktywny.

Wskazówka #6: Przewiduj rozproszenia

Często omawiamy różne sposoby radzenia sobie z rozpraszaniem uwagi. Ale tym razem chcielibyśmy zwrócić uwagę na znaczenie znajomości i przewidywania rozproszenia, zanim się pojawią.

Istnieje wiele codziennych zdarzeń, o których wiesz, że zajmą ci trochę czasu. Najlepszym sposobem na ich wyeliminowanie, aby nie wpłynęły na Twój harmonogram pracy, jest wcześniejsze przygotowanie się do nich.

Kilka przykładów:

• Osoby pracujące w domu mogą napotkać problemy, gdy na przykład coś trzeba naprawić (elektryczność wodno-kanalizacyjna), ale napięty harmonogram pozostawia niewiele czasu na poświęcenie się mechanikowi. Możesz przygotować się na rozproszenie, prosząc ich, aby przyszli w czasie, gdy masz mniej ważne zadania lub przyjaciel lub członek rodziny widzi ich zamiast ciebie.
• Niektóre osoby proszone są o poświęcenie czasu wolnego od pracy na nadzorowanie praktykantów. Jednym ze sposobów na przygotowanie się na rozproszenie uwagi jest zapewnienie uczniowi dwóch przedziałów czasowych w ciągu dnia na pytania. W ciągu dnia zbierają pytania w trakcie pracy, a gdy przychodzi czas na spotkanie, mogą zapytać o wszelkie kwestie. W ten sposób nie będziesz pociągany za rękaw w godzinach szczytu, a kursant ma czas na samodzielne znalezienie rozwiązania.
• Jeśli organizujesz spotkanie w szczególnie pracowity dzień i nie możesz go delegować, możesz je skrócić, wykonując na końcu FAQ. Przewidywanie najczęstszych pytań i natychmiastowe odpowiadanie na nie. Następnie możesz zaplanować kolejne, krótsze spotkanie następnego dnia w przypadku nierozwiązanych problemów.

Wszystko sprowadza się do znajomości harmonogramu pracy na każdy kolejny dzień. Każde zadanie ma potencjalną rozrywkę, więc wcześniejsze przygotowanie może być bardziej przydatne niż zapobieganie mu na miejscu.

Porada 7: Opróżnij głowę

Mówiąc o rozpraszaczach, powinniśmy porozmawiać o tym, jak bardzo nasz mózg je kocha, mimo że powodują poważne nieszczęście, jak badali Killingsworth i Gilbert. W tym samym artykule omówiono, w jaki sposób duża liczba ankietowanych potwierdziła spekulacje, że błądzenie w myślach i rozpraszanie się w końcu skutkuje smutkiem, nerwowością i poczuciem nieadekwatności.

Oprócz wyciszania wszystkich powiadomień, jedną przydatną rzeczą jest trzymanie przy sobie długopisu i papieru przez cały czas. Jeśli twój umysł zaczyna wędrować w kierunku planowania jutrzejszego lunchu lub spotkania przy kawie z przyjacielem, weź ten długopis i natychmiast go zapisz. Zapisz pomysły na lunch lub możliwe tematy rozmów na spotkanie w kawiarni.

Ponieważ tak długo, jak te myśli pozostaną w twojej głowie, będą tam krążyć, powracając co jakiś czas, aby odciągnąć cię od pracy.

To samo dotyczy zapamiętania czegoś, co musisz kupić w sklepie, e-maila, który musisz wysłać, osoby, z którą musisz się skontaktować, czy artykułu do przeczytania… Nie skacz od razu do tej drobnej rzeczy – zapisz to i zachowaj to na później.

W przeciwnym razie twój mózg przyzwyczaja się do tego, że odpowiadasz na każdy mały alarm, który on uruchamia. Zanim się zorientujesz, spędziłeś godzinę na służalczych zadaniach, które tego dnia nie przynoszą ci żadnego celu.

Wskazówka 8: Mierz tylko to, co się liczy

Być może słyszałeś o powiedzeniu: „To, co jest mierzone, jest zarządzane”.

Ale czy wiesz, że okazało się, że się mylisz? A nawet przypisane niewłaściwej osobie?

Uwielbiamy używać narzędzi do śledzenia czasu do organizowania naszych kalendarzy pracy. Dają nam szczegółowe informacje o tym, gdzie upłynął nasz czas, jak minął nasz dzień i które obszary wymagają poprawy. Pomagają w prawidłowym rozliczaniu klientów, a nawet tworzą raporty, aby śledzić postępy, gdy jesteśmy bardziej zorganizowani.

Jednak w drodze do tworzenia lepszych codziennych list zadań można pokusić się o notowanie każdego drobiazgu, który się dzieje. Każda 5-minutowa przerwa, każda rozmowa telefoniczna, sprzątanie skrzynki, przerwa na kawę itp. W takich przypadkach mierzenie każdej przerwy nie sprawi, że będziesz lepszy w organizacji.

Najważniejsze rzeczy, które powinieneś śledzić, to zadania, które mają znaczenie. Te, które wpływają na Twoje długoterminowe plany.

Teraz musimy śledzić przerwy, kiedy zauważamy, że marnowanie czasu staje się problemem w naszym harmonogramie pracy. Ale dla wszystkich innych celów i celów wiedza o tym, ile czasu spędziłeś na rozmowie telefonicznej z hydraulikiem, raczej nie poprawi twojego codziennego przepływu pracy.

Pamiętaj, które czynności faktycznie wymagają śledzenia, ponieważ nie cały Twój czas waży się tak samo.

Wskazówka 9: Śledź postępy

Aby nastąpiła trwała zmiana (i została), musisz czuć się zmotywowany, by iść dalej. A najlepszym motywatorem jest niewątpliwie zobaczenie, jak daleko zaszedłeś. Mamy to we krwi, nic na to nie poradzimy – dlatego uwielbiamy zdjęcia przed i po fitnessie i stylu życia.

Postęp daje nam siłę, ponieważ widzimy, że nastąpiła zmiana na lepsze. Wysiłek nie wydaje się daremny.

To samo dotyczy naszej produktywności. W społeczności artystów cyfrowych istniał krótki trend polegający na tym, że za każdym razem, gdy rysowali pewną rzecz, którą chcieli poprawić, wypełniano wskaźnik narysowany na papierze. A pod koniec tygodnia, dwóch tygodni lub miesiąca wypełnią arkusz postępu.

Wielu programistów w podobny sposób zgrywalizowane śledzenie postępów. Istnieje wiele aplikacji, które pomogą Ci podążać za codziennymi nawykami i dostarczają raport po określonym czasie.

Inwestowanie w aplikację do śledzenia postępów (lub po prostu odnotowywanie każdego dnia, w którym udało Ci się śledzić swój harmonogram) będzie miało pozytywny wpływ na Twoją motywację.

W Clockify opracowaliśmy listę 29 najlepszych praktyk śledzenia czasu, które szczegółowo opisują, co możesz lub powinieneś śledzić, aby dokładnie mierzyć postęp.

Wskazówka nr 10: wprowadzaj zmiany stopniowo

Bez względu na to, jakie zmiany zdecydujesz się wprowadzić, pamiętaj, aby wprowadzać je stopniowo i rozciągać je przez pewien czas. Przypomnij sobie dyskusję o wyznaczaniu sobie realistycznych celów i oczekiwań oraz o tym, jak łatwo się przytłoczyć.

Zacznij od jednego nawyku, którego chcesz spróbować. Na przykład w ciągu pierwszego tygodnia możesz włączyć jeden z następujących elementów:

• przesuń wszystkie najbardziej wymagające zadania przed godziną 10.00 i 14.00, przed obiadem;
• ogranicz listę rzeczy do zrobienia do 5-10 zadań dziennie;
• uporządkuj swoje priorytety i dostosuj do nich harmonogram itp.

Każdy z nich byłby dobrym początkiem zmiany produktywności. Jednak wykonywanie wszystkich trzech jednocześnie jest przeciążeniem. Ponieważ jeśli skupisz się na pojedynczej zmianie, łatwiej jest śledzić i oceniać, czy rzeczywiście wprowadza ona pozytywną zmianę, czy nie. Poza tym łatwiej jest utrzymać motywację, gdy jest mniej rzeczy, na które należy zwrócić uwagę.

Na wynos

Poprawa organizacji zadań w pracy może przyjść dość szybko, ale opanowanie tej umiejętności zajmuje trochę czasu. Ważną rzeczą do zapamiętania jest znalezienie odpowiedniego schematu lub metody. A jeśli oznacza to, że musisz przejść przez tygodnie prób i błędów, to dobrze, ponieważ pozwala na szybkie odrzucenie podejść, które nie działają. Zamiast uparcie się ich trzymać, myśląc, że problemem jesteś Ty , możesz próbować innych, aż znajdziesz tę idealną.

Dlatego najlepszą radą jest danie szansy tym wskazówkom i wykorzystanie ich jako wskazówek, aby znaleźć właściwą metodę i uczynić swoje życie zawodowe nieskończenie łatwiejszym.