Przygotuj swój zdalny zespół na sukces — stwórz skuteczną politykę pracy zdalnej

Po rozważeniu modelu pracy zdalnej dla swojej firmy i rozpoczęciu zatrudniania gwiazd rocka na odległość, musisz ustalić wytyczne, w jaki sposób mogą współpracować, aby osiągnąć cele biznesowe.

Twoi zdalni pracownicy będą mieli pytania, na które nie wszyscy w zespole od razu znają odpowiedzi. Kiedy mam być online? Czy mogę korzystać z własnego urządzenia? Czy otrzymuję wynagrodzenie za nadgodziny?

Kompleksowa polityka pracy zdalnej odpowiada na te pytania nowym pracownikom i służy jako gotowy rachmistrz dla całej firmy. Określa zasady zaangażowania i pomaga ustalić właściwe oczekiwania – zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników.

Oto sześć kwestii, które należy uwzględnić w polityce pracy zdalnej w Twojej firmie:

• Określ godziny pracy z nakładaniem się stref czasowych
• Przygotuj przepisy dotyczące współpracy asynchronicznej
• Dodaj wytyczne dotyczące bezpieczeństwa informacji
• Określ jasne oczekiwania dotyczące wynagrodzeń i świadczeń
• Ustanów kodeks postępowania dla organizacji
• Spełnij wymagania dotyczące zgodności i przepisów

Określ godziny pracy z nakładaniem się stref czasowych

Ilość i szczegółowość to dwie występujące tu dynamiki. Ile godzin oczekujesz, że Twój zdalny pracownik będzie pracował w danym dniu? Co ważniejsze, w jakich godzinach oczekujesz, że będą pracować?

W zależności od wymagań biznesowych możesz ustalić ścisły harmonogram lub pozwolić pracownikom samodzielnie decydować, ile godzin przepracowują. Niektóre zdalne firmy posuwają się nawet do ignorowania liczby przepracowanych godzin na rzecz mierzenia wyników.

Amin Yazdani z AY Technologies uważa drugie pytanie za trudniejsze: „Kiedy powinienem być dostępny? Czy to moja własna strefa czasowa, czy jest to centralna strefa czasowa dla firmy, czy może ich mieszanka?”

_{Źródło: Pixabay}

Dostępność w określonych godzinach może stanowić problem dla zespołów rozsianych po całym świecie, a współpraca w czasie rzeczywistym może stanowić wyzwanie. Tym bardziej, jeśli członków Twojego zespołu dzieli ponad 12 godzin różnicy czasu. Na przykład w zespole z członkami w Nowym Jorku i Szanghaju niektórzy z nich kładą się spać, gdy reszta zaczyna dzień!

Alex Turnbull z GrooveHQ ma proste rozwiązanie tego wyzwania. Znajdź co najmniej jedną konkretną godzinę każdego dnia, kiedy wszyscy członkowie zespołu mogą współpracować w czasie rzeczywistym.

Polityka pracy zdalnej Twojej firmy powinna określać, w jakich godzinach pracownicy zdalni mają pracować. Grupy funkcyjne mogą mieć swoje własne kadencje, ale trzeba albo zapewnić dostęp do Internetu w tym samym czasie na kilka godzin każdego dnia (czasem wyzwanie nawet w zespołach pracujących w tym samym biurze!) lub zapewnić płynne przekazywanie informacji między pracownikami w różnym czasie strefy.

Wyraźnie określ godziny pracy Twojego zespołu zdalnego. Jeśli są one rozmieszczone w różnych strefach czasowych, upewnij się, że ich godziny pracy nakładają się na siebie.

Przygotuj przepisy dotyczące współpracy asynchronicznej

W zdalnych zespołach rozmieszczonych w jednej zbyt wielu strefach czasowych współpraca w czasie rzeczywistym jest oczywiście luksusem. Chociaż tworzenie harmonogramów z nakładaniem się stref czasowych pomaga, nie zawsze jest to możliwe. Rozwiązanie? Skoncentruj się na asynchronicznej (asynchronicznej) współpracy w zespole poprzez planowanie i komunikację.

Ponieważ oczekiwanie na zależności ze względu na różnice w strefach czasowych może być frustrujące, zasady dotyczące pracy zdalnej powinny jasno określać oczekiwania dotyczące obsługi zadań i asynchronicznych działań następczych. Obejmuje to ustalenie podstawowych zasad dostępności i niedostępności oraz poszanowanie czasu każdego członka zespołu.

Ponadto zasady dotyczące pracy zdalnej powinny określać narzędzia używane do współpracy w czasie rzeczywistym i asynchronicznej — czat zespołowy, wideokonferencje, zarządzanie projektami, śledzenie problemów itp.

Jordan Wan, założyciel i dyrektor generalny CloserIQ, podkreśla znaczenie dedykowanej platformy czatu zespołowego:

„To jedno z najskuteczniejszych narzędzi do pracy zdalnej. Takie narzędzia umożliwiają pracę zespołową, nawet gdy niektórzy członkowie znajdują się po drugiej stronie globu”.

_{Źródło: Stado}

W Trello i AY Technologies wideokonferencje odgrywają dużą rolę w umożliwianiu komunikacji jeden-do-jednego. Amin Yazdani podaje względny brak interakcji twarzą w twarz jako powód, dla którego w takich sytuacjach rozmowy wideo są bardziej preferowane niż czat lub e-mail.

Ustal jasne oczekiwania dotyczące obsługi zadań i asynchronicznych działań następczych. Określ narzędzia używane do współpracy zarówno w czasie rzeczywistym, jak i asynchronicznej.

Dodaj wytyczne dotyczące bezpieczeństwa informacji

Ponieważ zdalny zespół działa zarówno z sieci prywatnych, jak i publicznych (domy, kawiarnie, przestrzenie coworkingowe itp.), ochrona systemów informatycznych firmy przed nieautoryzowanym dostępem jest zawsze wyzwaniem. Aby rozwiązać ten problem, utwórz wytyczne dotyczące bezpieczeństwa informacji i dodaj je do zasad dotyczących pracy zdalnej.

_{Źródło: Pexels}

GitHub ma politykę BYOD (przynieś własne urządzenie), ale kładzie nacisk na określone zabezpieczenia i zabezpieczenia, takie jak bezpieczne hasła i zawsze włączone zapory. Z drugiej strony LiquidSpace i SitePen zapewniają bezpieczne urządzenia swoim zdalnym pracownikom. Bez względu na wybraną ścieżkę, wyszczególnienie ich w zasadach pracy zdalnej pomaga upewnić się, że wszyscy wiedzą, co robić.

Twórz wytyczne dotyczące bezpieczeństwa informacji, które obejmują udostępnianie bezpiecznego sprzętu wszystkim pracownikom zdalnym lub nalegaj na egzekwowanie określonych zabezpieczeń na urządzeniach należących do pracowników.

Określ jasne oczekiwania dotyczące wynagrodzeń i świadczeń

Duże firmy oferujące opcje pracy zdalnej, takie jak PwC, USDA, Xerox i Sodexo, twierdzą, że nie powinno być większych różnic w wynagrodzeniach ani korzyściach między rolą biurową a jej zdalnym odpowiednikiem.

Ale masz pewną elastyczność w ustalaniu stawek płac dla swojego zdalnego zespołu. Na przykład możesz uwzględnić lokalizację geograficzną swojego zdalnego pracownika. Koszty życia w Nowym Jorku czy LA są oczywiście wyższe niż np. w Richmond (Indiana) czy Harlingen (Teksas).

Oto kilka czynników do rozważenia:

• Rekompensata za podstawowe godziny pracy
• Polityka dotycząca nadgodzin
• Świadczenia pracownicze
• Zobowiązania firmy
• Polityka refundacji rachunków internetowych, dostaw IT, przestrzeni coworkingowej itp.

Remote.co ma kilka interesujących sugestii dotyczących korzyści, których pragną pracownicy zdalni, w tym płatnych urlopów i wyjazdów firmowych. Atrakcyjne świadczenia pracownicze znacznie pomagają firmom zatrzymać wykwalifikowanych pracowników zdalnych.

Odpowiedzialność za obrażenia związane z pracą może dotyczyć firm, jeśli zdalni pracownicy doznają obrażeń w swoim domowym biurze. W Pensylwanii sądy utrzymały w mocy prawo pracowników zdalnych do odszkodowania za obrażenia odniesione podczas pracy w domu. Skonsultuj się ze swoim zespołem prawnym, aby poznać pełny zakres swojej odpowiedzialności podczas budowania zdalnej firmy.

Określ jasne oczekiwania dotyczące wynagrodzeń i świadczeń dla pracowników zdalnych. Aby przyciągnąć i zatrzymać najlepsze talenty, konieczne może być dołożenie wszelkich starań, aby zapewnić świadczenia dostosowane do potrzeb pracowników zdalnych.

Ustanów kodeks postępowania dla organizacji

Różnice w pochodzeniu kulturowym i wrażliwości są często mocną stroną zdalnych zespołów. Mogą jednak również prowadzić do nieporozumień i konfliktów, zwłaszcza gdy większość ich komunikacji jest asynchroniczna. Ustanowienie kodeksu postępowania dla komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej może zapobiec wszelkim szkodliwym faux pas, które mogą wyniknąć z powodu „wirtualnej odległości”.

Na przykład Kodeks Postępowania Infosys obejmuje wszystko, od zachowania i relacji w miejscu pracy po rozwiązywanie konfliktów interesów. Workable.com ma prostszy szablon, który może być dla Ciebie idealny.

Stwórz kodeks postępowania dla organizacji (w tym pracowników zdalnych), aby zapobiec wszelkim nieporozumieniom kulturowym.

Spełnij wymagania dotyczące zgodności i przepisów

Praca zdalna może nie być wyraźnie objęta lokalnymi przepisami prawa pracy, dlatego w sprawie przepisów dotyczących zgodności konieczne będzie skonsultowanie się z ekspertem prawnym. Pojawia się również kwestia zmieniających się przepisów związanych z komunikacją online, takich jak RODO Unii Europejskiej. Ponieważ telepraca jest podstawą pracy zdalnej, postanowienia tych praw mogą mieć zastosowanie do Twojej firmy.

Współpracuj ze swoim zespołem prawnym, aby przygotować dokument, który pozwoli pracownikom zdalnym wiedzieć, o czym muszą pamiętać podczas tworzenia, używania i udostępniania danych między sobą i/lub poza firmą.

Sprawdź lokalne przepisy, aby zapewnić zgodność podczas tworzenia zasad dotyczących pracy zdalnej. Przepisy dotyczące danych i prywatności online, takie jak niedawne unijne RODO, są bardzo istotne w przypadku pracy zdalnej.

Dostosuj podejście do pracy zdalnej

Twoja polityka pracy zdalnej musi być dostosowana do Twoich unikalnych wymagań biznesowych. Zajęcie się tymi kwestiami dotyczącymi godzin pracy, narzędzi do współpracy, wytycznych dotyczących bezpieczeństwa, wynagrodzeń i korzyści, kodeksu postępowania i wymagań dotyczących zgodności to świetny sposób, aby zacząć to robić!