Koszt jakości w zarządzaniu projektami

Czy otrzymujesz wiele opinii o uszkodzonych lub wadliwych przedmiotach? A może Twoi klienci narzekają na błędny opis produktu?

Jeśli tak jest, nadszedł czas, aby ponownie ocenić proces opracowywania produktu i podjąć lepsze kroki, aby Twoje produkty nigdy więcej nie zostały zwrócone. W rzeczywistości zwroty produktów zwykle wskazują, że istnieje poważniejszy problem, na który należy zwrócić uwagę — spadek jakości. Chociaż to normalne, że zdarzają się błędy, powinieneś zrobić wszystko, co w twojej mocy, aby w pierwszej kolejności zapobiec takim błędom.

Jak dokładnie powinieneś to zrobić? Cóż, wszystko sprowadza się do jakości – kosztu jakości – by być precyzyjnym.

W tym wpisie na blogu wyjaśnimy, jaki jest koszt jakości w zarządzaniu projektami i zastanowimy się nad zaletami i wadami wdrażania jej w twoich projektach. Przyjrzymy się również kosztom związanym z dobrą i złą jakością oraz temu, jak kierownicy projektów obliczają koszt jakości.

Czym jest koszt jakości w zarządzaniu projektami?

Według przewodnika PMBOK: „Koszt jakości (COQ) odnosi się do całkowitego kosztu wszystkich wysiłków związanych z jakością w całym cyklu życia produktu”.

Niektóre obszary projektu mogły nie zostać wykonane zgodnie z pierwotnym planem, więc koszt jakości może być ponoszony przez cały cykl życia produktu. Innymi słowy, słabe decyzje dotyczące zarządzania projektami mogą prowadzić do kilku konsekwencji biznesowych, w tym do spadku (lub niskiej jakości) jakości.

W rezultacie produkty są zwracane, klienci ubiegają się o gwarancję na produkt lub niektóre produkty są wycofywane od konsumenta końcowego (z powodu naprawy, wymiany lub wymiany).

Dlatego kierownik projektu jest odpowiedzialny za zapewnienie, że produkt lub usługa jest odpowiednia do swojego celu.

Rozmawialiśmy z Andrew Kovalevem , oficjalnym członkiem Rady Biznesu Forbes, którego podstawową specjalizacją jest restrukturyzacja i strategiczne repozycjonowanie organizacji. Oto, co mówi o znaczeniu zwracania uwagi na koszt jakości:

„Koszt zarządzania jakością nie jest kosztem jednorazowym, to ciągły i ciągły proces. Organizacje powinny stale monitorować i mierzyć koszty jakości, aby upewnić się, że podejmują odpowiednie kroki w celu zapobiegania defektom i radzenia sobie z defektami, które się zdarzają”.

Byliśmy ciekawi, co obejmują te wady:

„Obejmuje to regularne przeglądanie i aktualizowanie procesów i procedur, a także szkolenie pracowników w zakresie technik zarządzania jakością. Ponadto organizacje powinny stale monitorować opinie i skargi klientów, aby zidentyfikować potencjalne obszary wymagające poprawy jakości”.

Jeśli po prostu czekasz do zakończenia produkcji, aby zidentyfikować i rozwiązać wady jakościowe swoich produktów, istnieje większe prawdopodobieństwo, że liczba problemów z jakością wzrośnie. Podejmując zaledwie kilka kroków zapobiegawczych przed rozpoczęciem produkcji, można ograniczyć ryzyko pogorszenia jakości i ogólnie obniżyć koszty jakości.

Jakie są rodzaje kosztów jakości?

Koszt jakości jest sumą dwóch czynników:

• Koszt zgodności (koszt dobrej jakości lub COGQ) oraz
• Koszt niezgodności (koszt złej jakości lub COPQ).

Innymi słowy, koszt jakości to związek między kosztami stworzenia produktu/usługi wysokiej jakości a kosztami stworzenia produktu/usługi niskiej jakości.

Koszt dobrej jakości (lub koszt zgodności) obejmuje:

• zapobiegawcze i
• Koszty wyceny.

Z kolei koszt złej jakości (koszt niezgodności) dotyczy:

• Wewnętrzny i
• Koszty awarii zewnętrznych.

Koszty jakości nie są jednak specyficzne tylko dla produkcji, ale pozostają istotne od początku badań i rozwoju projektu do momentu interakcji z klientami.

Następujące cztery kategorie odnoszą się ogólnie do modelu kosztu jakości. Przyjrzyjmy się każdemu z wymienionych kosztów, aby zobaczyć, jakie działania biznesowe wpływają na jakość produktu lub usługi.

Typ 1: Koszt zgodności

Nazywany również kosztem dobrej jakości (COGQ), koszt zgodności odnosi się do kosztów działań, które zapewniają, że produkt lub usługa spełnia pożądany poziom jakości, zanim dotrze do konsumenta końcowego.

Jak już wspomnieliśmy, na koszt dobrej jakości składają się jeszcze 2 kategorie, takie jak:

• Koszty prewencji i
• Koszty wyceny.

Podtyp nr 1: Koszty prewencyjne

Koszty prewencyjne wynikają z działań mających na celu wyeliminowanie w pierwszej kolejności powstałych wad (niezgodności).

Według przewodnika PMBOK są to między innymi koszty:

• Odpowiednie szkolenie pracowników. Odpowiednie szkolenie gwarantuje powodzenie projektu, ponieważ pracownicy będą skuteczniej prowadzić i realizować te projekty.
• Planowanie jakości. Proces identyfikowania najważniejszych aspektów projektu na etapie planowania w celu zapewnienia, że ​​początkowy plan jest przestrzegany.
• Rozwój i testowanie nowych produktów. Proces analizy koncepcji produktu, cech lub funkcjonalności w celu zrozumienia, w jaki sposób potencjalni klienci mogą z niego korzystać.
• Wprowadzenie specyfikacji i standardów produktów. Proces określania konkretnych cech, funkcjonalności i standardów technicznych potrzebnych do zbudowania produktu.
• Kontrola procesu. Proces planowania, śledzenia i zarządzania wszystkimi fazami cyklu życia projektu.
• Kontrola jakości. Proces zapewniania zgodności działań projektowych z wymaganiami projektowymi w celu zapobieżenia wszelkim niedociągnięciom.
• Wprowadzenie Systemu Zarządzania Jakością (SZJ). SZJ ułatwi rejestrowanie procesów i procedur niezbędnych do spełnienia celów jakościowych.

Inne przykłady kosztów prewencji zawarte w przewodniku PMBOK to:

• Czas zrobić to dobrze (Zrób to dobrze postawa) . Filozofia ta odnosi się do dostarczania właściwego produktu we właściwe miejsce we właściwym czasie. Chodzi również o skupienie odpowiedniego poziomu energii na właściwych czynnościach we właściwym czasie.
• Procesy dokumentów. Koszty związane z aktem rejestrowania i dokumentowania wszystkich kroków i zadań związanych z rozwojem konkretnego projektu od początku do końca.  
• Wyposażenie . Koszty związane z nabyciem sprzętu, w tym podatek od sprzedaży, opłaty transportowe i manipulacyjne, ubezpieczenie podczas transportu, instalacja i montaż oraz testowanie wydajności sprzętu.

Podtyp nr 2: Koszty wyceny

Koszty oceny są związane z kontrolą i testowaniem produktów w celu upewnienia się, że spełniają one standardy jakości i wymagania dotyczące wydajności po wyprodukowaniu produktu.

Są to koszty związane z takimi czynnościami jak:

• Niszczycielska utrata testów. Metoda badania właściwości użytkowych lub zachowania materiału produktu w celu sprawdzenia jego trwałości (np. testy zderzeniowe).
• Kalibracja sprzętu testowego. Proces pomiaru i konfigurowania parametrów przyrządu lub maszyny w celu zapewnienia, że ​​pozostają one w ustalonych granicach.
• Oceny dostawców. Proces oceny potencjalnych i obecnych dostawców w celu upewnienia się, że potrzeby organizacji są spełnione w zakresie wydajności.
• Inspekcje materiałów przychodzących. Procedura walidacji jakości surowców i ich komponentów w celu zapobieżenia potencjalnym problemom przed rozpoczęciem produkcji.
• Inspekcje otrzymanych towarów. Zakupione towary muszą zostać sprawdzone pod względem ilościowym i jakościowym, aby ograniczyć potencjalne szkody i upewnić się, że są zgodne ze specyfikacją.
• Kontrola i test w trakcie procesu. Odnosi się to do wszystkich kontroli przeprowadzanych na dowolnym etapie produkcji produktu w celu sprawdzenia, czy określone parametry są zgodne z normami branżowymi.
• Kontrola wyrobów gotowych. Proces sprawdzania i testowania specyfikacji i wymiarów produktu, gdy jest on gotowy do wysyłki lub gdy jest ukończony w co najmniej 80%.

Podsumowując, koszty zapobiegania i oceny (koszt zgodności) odnoszą się do kwoty pieniędzy zainwestowanych w trakcie projektu, aby zapobiec niepowodzeniom projektu.

Typ nr 2: Koszt niezgodności

Nazywany także kosztem złej jakości (COPQ), koszt niezgodności odnosi się do kosztów działań niezbędnych do usunięcia wad, które wystąpiły pomimo wysiłków firmy w celu ich uniknięcia.

Koszty te zwykle wynikają z wad produktu, tj. gdy produkt nie spełnia niezbędnych norm, zgodnie z którymi został zaprojektowany i wyprodukowany.

Koszty niezgodności (lub koszty awarii) są podzielone na podkategorie jako:

• Koszty awarii wewnętrznych (stwierdzone przez kierownika projektu) oraz
• Zewnętrzne koszty awarii (stwierdzone przez klienta).

Zobaczmy, do czego odnosi się każdy typ.

Podtyp nr 1: Koszty awarii wewnętrznych

Koszty awarii wewnętrznych związane są z usunięciem wszelkich niezgodności (usterek) przez samą organizację, zanim produkt lub usługa dotrze do klienta końcowego (koszty przed dostawą lub wysyłką).

Obejmują one:

• Marnować. Niepotrzebna praca wynikająca ze słabej dokumentacji standardów, niedostatecznej kontroli jakości, braku zdefiniowanego procesu, nieodpowiedniej konfiguracji produktu lub nieudokumentowanych zmian projektowych.
• Nadmierny złom. Koszt wynikający z nieużytecznego materiału (pozostałego po wyprodukowaniu produktu) z powodu takich problemów, jak wady produktu, braki materiałowe, nadmierne przestoje sprzętu i przeprojektowanie produktu.
• Przeróbka lub naprawa wadliwych produktów. Koszty związane z procesem identyfikacji i odrzucania określonego produktu podczas produkcji w celu poprawienia wadliwych, niezgodnych materiałów.
• Awaria maszyny. Niewłaściwa konserwacja prowadzi do przestojów skutkujących niezliczonymi kosztami, w tym utratą zysków, naprawą sprzętu i przestojami sprzętu.

Podtyp nr 2: Zewnętrzne koszty awarii

Koszty awarii zewnętrznych wiążą się z rewizją wszystkich niezgodności (wad), które zostaną stwierdzone po dostarczeniu produktu do klienta końcowego.

Obejmują one:

• Pozwy o odpowiedzialność. Wydatki lub odszkodowanie wynikające z postępowania sądowego z tytułu odpowiedzialności za produkt z powodu problemów jakościowych związanych ze sposobem wykonania produktu lub naruszeniami prawa cywilnego przez firmę.
• Serwis i naprawy. Koszty związane z obsługą produktu (naprawą, wymianą lub regulacją elementów zarówno zwracanych produktów, jak i tych znajdujących się na rynku).
• Roszczenia gwarancyjne. Koszty związane z obsługą uznanych reklamacji (gdy klient żąda bezpłatnej naprawy lub wymiany produktu w okresie gwarancyjnym).
• Narzekania klientów. Gdy produkt nie spełnia oczekiwań klienta pod względem jakości, wskaże problemy lub wady, które należy rozwiązać, aby poprawić jego wrażenia.
• Zwroty produktów lub materiałów. Koszty rozpatrzenia zwracanego towaru są zwykle wysokie i wynikają z różnych przyczyn, m.in. niespełnionych oczekiwań, uszkodzonego lub wadliwego towaru, wyrzutów sumienia kupującego, błędnego opisu produktu, czy też niewłaściwego dopasowania.

Inne przykłady zewnętrznych kosztów awarii, które można znaleźć w przewodniku PMBOK to:

• Błędne zamówienia sprzedaży. Błędy w zamówieniach mogą być kosztowne, niezależnie od tego, czy są spowodowane nieodpowiednią ceną, nieprawidłowym kodem produktu lub części, brakującymi informacjami o kliencie lub błędnym wprowadzeniem danych.
• Utracone dochody. Jeśli firma dostarcza produkty niskiej jakości, klienci nie będą już od niej kupować. Liczy się to jako utracone transakcje biznesowe (utracona sprzedaż), ponieważ klienci najprawdopodobniej zamiast tego kupią od kogoś innego.
• Uszkodzenia transportowe. Koszt wymiany uszkodzonych produktów jest znaczny, ale nieunikniony w każdej organizacji. Uszkodzenia zwykle wynikają z nieodpowiedniego opakowania, niewłaściwej obsługi lub kontaktu z wodą.

W największym skrócie, wewnętrzne i zewnętrzne koszty niepowodzeń odnoszą się do kwoty zainwestowanej w trakcie trwającego projektu lub po jego zakończeniu z powodu niepowodzeń.

Jakie są korzyści z kosztu modelu jakości?

Utrzymanie dobrej jakości jest bardzo ważne w odniesieniu do kosztów, ale oferuje również szereg innych korzyści dla organizacji.

Aby dowiedzieć się więcej o tych zaletach, skontaktowaliśmy się z Davidem O'Brienem, wyłącznym współtwórcą TheProjectManagement.Expert i certyfikowanym Project Managerem z ponad 25-letnim doświadczeniem w różnych metodykach zarządzania projektami. Oto dlaczego David twierdzi, że menedżerowie powinni zwracać baczną uwagę na koszt jakości:

„ Jest to centralna kwestia dotycząca wszystkich rezultatów projektu — jest to równowaga między liczbą osób, które powinny pracować nad projektem, czasem trwania projektu i ilością pieniędzy wydanych na projekt. ”

Mając to na uwadze, wdrożenie modelu kosztu jakości pomoże Ci:

• Znajdź równowagę między kosztami jakości, harmonogramem projektu i całkowitym budżetem,
• Wskaż obszary problemowe, w których można poprawić jakość produktu,
• Zbadaj rzeczywiste przyczyny niezgodności produktu,
• Zminimalizuj koszty awarii i oceny,
• Dostarcz projekt na czas i w ramach budżetu,
• zapobiegać potencjalnym wadom produktów i
• Zwiększ sprzedaż i zyski.

Jak widać z powyższych punktów, niektóre z kluczowych zalet korzystania z modelu COQ obejmują:

• Ulepszone podejmowanie decyzji,
• Udoskonalona komunikacja,
• Ulepszone zarządzanie dostawcami,
• Większa satysfakcja i lojalność klientów,
• Zwiększona wydajność i produktywność,
• Obniżone koszty, a co najważniejsze
• Poprawiona jakość.

Dlatego organizacje, które przywiązują wystarczającą wagę do kosztów związanych z jakością, mogą dalej inwestować w obszary, które będą miały największy wpływ na podniesienie jakości projektów.

Jakie są wady modelu kosztowego jakości?

Mimo że koszt modelu jakościowego wiąże się z wieloma korzyściami, nadal istnieją pewne potencjalne wady, do których należą:

• Potencjał wzrostu kosztów z powodu nadmiernych inwestycji w zapewnianie jakości,
• Potencjał zmniejszenia wydajności z powodu zbytniego skupienia się na zapewnianiu jakości,
• Nadmierny nacisk na zarządzanie kosztami zamiast na poprawę jakości,
• Trudność w dokładnej alokacji kosztów do określonych działań lub obszarów projektu oraz
• Wysokie początkowe koszty narzędzi i szkoleń mogą spowodować niepowodzenie projektu, jeśli planowana sprzedaż nie zostanie zrealizowana.

Dodatkowa wada, którą możesz napotkać, jeśli zdecydujesz się polegać na modelu kosztów jakości, dotyczy wyzwań związanych z dokładnym pomiarem wszystkich kosztów związanych z zapewnieniem jakości produktu.

Jednak poleganie na rachunkowości projektu może pomóc w rejestrowaniu wszystkich kosztów związanych z konkretnym projektem. Można np. połączyć kilka metryk (zakładając, że składają się one na całkowity koszt jakości), takich jak:

• ilość defektów,
• Koszt inspekcji lub badań, oraz
• Koszt napraw lub poprawek.

Łącząc równania wszystkich wydatków związanych z powyższymi miernikami jakości, można dokładniej obliczyć całkowity koszt jakości.

Grupowanie kosztów jakości w osobne kategorie może również pomóc kierownikom projektów w podejmowaniu skutecznych decyzji biznesowych. Informacje o takich kosztach powinny być ujmowane w dotychczasowych księgach rachunkowych przedsiębiorstwa, a także:

• karty czasu pracy,
• Raporty wydatków,
• Zamówienia zakupu lub
• Raporty z przeróbek.

Analizując te informacje, kierownicy projektów dokładniej szacują koszty jakości.

Jak obliczyć koszt jakości?

Obliczenie kosztu jakości jest dość proste, ponieważ kierownicy projektów używają z góry określonej formuły, aby uzyskać całkowity koszt.

Istnieją dwa główne składniki obliczania całkowitego kosztu jakości:

• COGQ = Koszt dobrej jakości i
• COPQ = Koszt złej jakości.

Oto jak działa formuła:

Koszt jakości (COQ) = Koszt zgodności (COGQ) + Koszt niezgodności (COPQ)

Być może koszt formuły jakości wydaje się prosty. Jednak gdy zaczniesz zagłębiać się w powiązane koszty, może się to skomplikować. Dlatego musisz znać wszystkie elementy wchodzące w skład kosztów zgodności i niezgodności.

Przyjrzyjmy się podziałowi powyższej formuły:

COQ = PC + AC + IFC + EFC

Elementy formuły odnoszą się do:

• PC = koszty prewencji,
• AC = Koszty wyceny,
• IFC = Wewnętrzne koszty awarii i
• EFC = Zewnętrzne koszty awarii.

Jak widać, kierownicy projektów mierzą koszt jakości, sumując koszty związane z zapobieganiem, oceną i awariami (np.

Przykłady kosztów jakości

Jak już wspomnieliśmy, mierzenie kosztu jakości jest niezbędne do utrzymania ogólnej jakości Twoich produktów i usług, a tym samym uzyskania przewagi konkurencyjnej. Oto szczegółowy opis procesu obliczania kosztu jakości.

Krok 1: Oblicz całkowity koszt zgodności

Całkowity koszt dobrej jakości można obliczyć sumując koszty prewencji i kosztów oceny, na które składają się:

• Szkolenie pracowników,
• Kontrola jakości,
• Kontrola materiałów i
• Niszczycielska utrata testów.

Oto zestawienie kosztów prewencyjnych i szacunkowych:

COGQ = 17 700 + 45 200 + 8500 +19 000 = 90 400

Krok 2: Oblicz całkowity koszt niezgodności

Kosztami składającymi się na całkowity koszt złej jakości są koszty:

• Złom,
• przeróbka,
• Roszczenia gwarancyjne,
• Serwis i
• Remont.

Koszty te można obliczyć w następujący sposób:

COPQ = 14 600 + 9 700 +18 300 + 6 900 = 49 500

Krok #3: Oblicz całkowite COQ

Po zakończeniu obliczania kosztu dobra i kosztu złej jakości, oto jak wyglądałby całkowity koszt jakości dla smartfona.

Łączny COQ = Łączny COGQ + Łączny COPQ

90 400 + 49 500 = 139 900

Stworzyliśmy ten przykład, aby pomóc Ci zrozumieć, jakie koszty należy wziąć pod uwagę przy obliczaniu kosztów jakości. W poniższej tabeli zamieściliśmy zestawienie wszystkich kosztów.

Śledź wydatki związane z projektem w Clockify

Jako kierownik projektu musisz podejmować świadome decyzje dotyczące tego, ile zainwestować w jakość. Oprócz ręcznego obliczania kosztów jakości, innym sposobem jest użycie oprogramowania do śledzenia wydatków.

Na przykład Clockify pozwala rejestrować wydatki związane z projektem, a nawet śledzić budżet projektu. W ten sposób możesz monitorować swoje dochody i wydatki oraz zrozumieć, jak Twój projekt radzi sobie finansowo. Pomaga również obniżyć koszty jakości, ponieważ pomaga kontrolować wszystkie koszty związane z jakością.

Oprócz śledzenia wydatków i tworzenia szacunkowego budżetu projektu, Clockify może przechowywać ważne informacje o projektach Twojej firmy i umożliwia generowanie raportów związanych z projektami. W ten sposób zawsze jesteś świadomy postępów swojego projektu i możesz określić, czy operacje są przeprowadzane zgodnie z wcześniej ustaloną dokumentacją i planem. Dzięki temu możesz precyzyjnie oszacować opłacalność projektu.

Ostatnie słowa: Mierzenie kosztu jakości pomoże Ci podejmować świadome decyzje projektowe

Model kosztów jakości pomaga firmom obniżyć koszty, zachęcając je do zidentyfikowania i wyeliminowania marnotrawstwa kosztów związanych z jakością poniżej standardów.

W ten sposób można zminimalizować potrzebę przeróbek, gwarancji i innych kosztów niezgodności, koncentrując się na kosztach zapobiegania i oceny. W trakcie projektu zwracanie uwagi na koszt jakości może przyczynić się do:

• Znaczące oszczędności kosztów,
• Większa satysfakcja klienta i
• Wyższa rentowność projektu.

Ponadto, jeśli poświęcają wystarczająco dużo uwagi pomiarowi kosztów jakości, firmy mogą lepiej oceniać, w jaki sposób wydawać zasoby, aby osiągnąć pożądany poziom jakości, przy jednoczesnym utrzymaniu całkowitych kosztów jakości na niskim poziomie.

‼️ Czy kiedykolwiek wdrożyłeś model kosztów jakości w ramach swoich decyzji związanych z zarządzaniem projektami? Czy pomogło Ci to ustalić, ile faktycznie kosztuje Twój projekt? Czy możesz podzielić się z nami niektórymi zaletami modelu COQ? Jeśli tak, napisz do nas na adres [email protected], aby mieć szansę na pojawienie się w tym lub jednym z naszych przyszłych artykułów. Ponadto, jeśli podobał Ci się ten artykuł, udostępnij go komuś, komu może się przydać.