Jak utrzymać produktywność w środowisku biurowym

Na produktywność wpływa stres i niezadowolenie. A te uczucia można wzmocnić w biurze – ludzie zaczną postrzegać siebie jako trybiki w maszynie. Wydajność spada zwłaszcza w środowisku korporacyjnym, gdzie ludzie mogą łatwo poczuć się jak trybiki w maszynie. Liczą się tylko terminy i satysfakcja klienta, podczas gdy ich własny jest mocno zaniedbywany.

Wydajność biurową można rozwiązać na wiele sposobów. Niektóre z nich są łatwe do wdrożenia i dają świetne wyniki, jak zaraz się przekonasz.

Wzmacniacze wydajności fizycznej przestrzeni

Pozwól ludziom na osobiste wybory dekoracyjne

Niezależnie od tego, czy dysponujesz biurem na planie otwartym, czy wyznaczonymi przestrzeniami biurowymi dla różnych zespołów, powinieneś dać każdemu pracownikowi szansę na wyrażenie siebie.

Należy zachęcać ich do personalizowania przestrzeni tak bardzo, jak tego potrzebują, aby czuć się bardziej zrelaksowani. Niektórzy zdecydują się tego nie robić, ponieważ wzmacnia to ich poczucie przebywania w biurze, co również jest w porządku. Ale dla innych kilka roślin na biurko, zdjęcia, tablica korkowa, figurki lub nawet ich osobisty kubek może zajść daleko. Te elementy są również świetnym początkiem rozmowy.

Wystrój wprowadza kolor do miejsca pracy i indywidualność, której potrzebuje, aby czuć się ważniejszą częścią firmy. Dzięki temu wiedzą, że ich praca – i jako jednostki – są bardziej cenione.

Wpuść dużo naturalnego światła

Przypomnij swoim pracownikom, że przestrzeń biurowa to nie więzienie. Samo wpuszczenie światła dziennego zamiast neonów przypomni im o postępach w pracy io tym, kiedy dobiega końca. Zmusi ich do skończenia rzeczy na czas, podczas gdy zamknięte przestrzenie zniekształcają postrzeganie czasu, co może prowadzić do większej liczby nadgodzin i ostatecznego wypalenia. Jak Rachel Hadler dla Curbed.com tak dowcipnie to ujęła:

„W szczególności diody LED – które nadal są głównym źródłem oświetlenia biurowego w USA – mogą powoli doprowadzać ludzi do szaleństwa, migocząc na niedostrzegalnym poziomie, powodując bóle głowy i, w moim przypadku, utrzymujące się podejrzenie, że rzeczywistość jest subiektywnym doświadczeniem”.

Jeśli pozwala na to budżet i wynajmowana powierzchnia/budynek, wstawiaj nowe okna tam, gdzie jest to właściwe. Na przykład w naszej przestrzeni biurowej jest dużo naturalnego światła wpadającego przez duże okna wokół ścian.

Oczywiście latem może to być dość denerwujące, ale po to są białe rolety. To nieporównywalne, o ile łatwiej jest pracować, gdy znajdujesz się przy oknie. Kiedy moje oczy się zmęczą, mogę po prostu patrzeć na ulice, samochody i odległe budynki. A gdy dzień dobiega końca, nic nie przebije widoku zachodu słońca.

Skoncentruj się na stymulacji zmysłów

Zanim przejdziemy do konkluzji, nie będziemy mówić o wypełnianiu przestrzeni świecami zapachowymi lub olejkami, przekształcaniu biur w miniaturowe dżungle czy coś w tym rodzaju. Chodzi o proste triki, które wzbogacają przestrzeń, a co za tym idzie – zwiększają produktywność poprzez komfort.

Widok

Przeanalizuj malowanie na ścianach firmy. Badanie przeprowadzone przez Nancy Kwalek i jej rówieśników z Uniwersytetu w Austin w Teksasie wykazało, że zdolności poznawcze pracowników i rozwiązywanie problemów zależą od koloru ścian biura. Podkreślali jednak, że każda osoba może inaczej zareagować na ten sam kolor. Czy łatwo rozpraszają się bodźcami zewnętrznymi, czy nie.

Kolejną przydatną rzeczą do rozważenia jest usuwanie zanieczyszczeń. W razie potrzeby zmień aranżację przestrzeni — poruszaj się po półkach, drukarkach, a nawet biurkach, jeśli przeszkadzają. Na przykład umieszczenie większej liczby wieszaków na ubrania, aby ludzie nie zostawiali kurtek na biurku lub krzesłach. To samo dotyczy każdego wystroju ściany. Bałagan jest zarówno rozpraszający, jak i przytłaczający.

Dźwięk

Biura na planie otwartym mogą być ogromnym przeciwnikiem, jeśli chodzi o produktywność. Z mojego doświadczenia i moich współpracowników (obecnych i byłych) wynika, że ​​nie ma nic gorszego niż hałaśliwe otoczenie, nawet gdy ludzie starają się pracować cicho. A po pewnym czasie nawet słuchawki z redukcją szumów nie pomogą, jeśli uszy zaczynają boleć od zbyt częstego ich noszenia.

Wyznacz przestrzenie do werbalnych dyskusji, zniechęcając w ten sposób jednego współpracownika do wizyt na stanowiskach pracy i zakłócając koncentrację innych osób. Daj zespołom, które najbardziej potrzebują skupienia, oddzielne biura lub cichsze przestrzenie w otwartym planie.

Zapach/Powietrze

Odświeżacze powietrza nie są koniecznością, ponieważ wiele osób uważa, że ​​ich zapachy są zbyt silne lub inwazyjne. Co ważne tutaj jest również dość proste: zainwestuj w wysokiej jakości klimatyzację i wentylację. Brak czystego powietrza prowadzi do senności i obniżenia ciśnienia krwi, co przyspiesza zmęczenie podczas pracy.

Inne formy zwiększania produktywności

Oprócz tego, że biuro jest ogólnie przyjemną przestrzenią do pracy, istnieją inne czynniki, które przyczyniają się lub zmniejszają produktywność ludzi. Może wahać się od rodzajów używanych narzędzi, po sposób zarządzania personelem.

Wybierz idealne oprogramowanie

W zależności od branży będziesz używać wszelkiego rodzaju oprogramowania. Zwykle najbardziej podstawowe, których wszyscy potrzebujemy, to:

1. Śledzenie czasu
2. Narzędzia do zarządzania projektami
3. Oprogramowanie do przetwarzania obrazu
4. Usługi oparte na chmurze (takie jak dokumenty Google, arkusze kalkulacyjne, Zoom itp.)

Jak wykorzystać te narzędzia do zwiększenia produktywności? Dokonujesz przemyślanych wyborów. Mianowicie, znajdziesz oprogramowanie, które jest łatwe do zdobycia, łatwe w użyciu, ale także stanowi wyzwanie do prawdziwego opanowania.

W ten sposób ludzie mniej zaawansowani technologicznie nie będą sfrustrowani stratą cennego czasu na zrozumienie narzędzia. A dla tych bardziej obeznanych z technologią nadal będzie krzywa uczenia się dla bardziej złożonych aspektów.

Sesje burzy mózgów zapewniają spójność zespołu

Wiadomo, że środowiska korporacyjne szybko przechodzą w „tryb mielenia”. Każdy musi przyjść i wykonać swoją pracę, aby dotrzymać terminu, a komunikacja degraduje się do wiadomości na czacie zespołu, e-maili i jednostronnych spotkań, które trwają godzinami.

Aby zwiększyć produktywność dużego biura, pracuj nad zaangażowaniem zespołów we wspólną pracę między osobami. Dowiedz się, jakie części ich pracy można wykonać podczas sesji burzy mózgów i upewnij się, że jest wystarczająco dużo pustych biur, aby to ułatwić.

Możesz zapobiec wielu nieporozumieniom i przyspieszyć proces, jednocześnie zwiększając motywację, po prostu zachęcając ludzi do częstszej współpracy. Dodatkowo, jeśli masz spotkania ogólnokorporacyjne (lub e-maile), otwarcie pochwal lub podziękuj zespołom, które stosują tę metodę. Służy jako dobry przykład dla innych i dodatkowy pozytywny impuls w tym kierunku.

Możesz także dawać przykład i organizować spotkania i sesje burzy mózgów w tych samych biurach.

Przeprowadzaj regularne odprawy

Kiedy Twoi pracownicy liczą dziesiątki, jeśli nie setki pracowników, ważne jest, aby regularnie „kontrolować tętno” ich zadowolenia w biurze. Może są niezadowoleni z rozwoju swojej kariery, zmagają się z obciążeniem pracą lub mają problemy z innymi pracownikami. A wszystko to jest kolejnym czynnikiem wpływającym na produktywność w dużych firmach.

Większość ludzi będzie unikać ujawniania swoich problemów. Pozwalają im nawet się ropieć, dopóki nie wezmą dni wolnych od pracy lub znacznie stracą poziom energii, co ma wpływ na ich zdrowie. Tak więc podejście do nich w pierwszej kolejności jest znaczącą pomocą i krokiem w kierunku poprawy produktywności.

Oto kilka punktów wyjścia:

• Wprowadzenie dwumiesięcznych lub miesięcznych anonimowych ankiet z uogólnionymi pytaniami o satysfakcję pracowników;
• W przypadku HR zaplanuj sesje 1:1, aby uzyskać bardziej osobiste podejście (pozwól ludziom wyrażać swoje opinie, ale nie zmuszaj ich do tego, ponieważ niektórzy ludzie mają trudności z otwarciem się na HR);
• Organizuj spotkania edukacyjne i szkolenia dotyczące wypalenia zawodowego, asertywności i traktuj to jako publiczne forum napędzające rozmowę.

Im bardziej pomagasz ludziom zrozumieć i otwierać się na problemy, które mają, tym mniej energii poświęcają na zamartwianie się problemami związanymi z pracą.

Przekazuj sensowną, dogłębną informację zwrotną

Szczegółowo omówiliśmy ten temat na naszym blogu, śledząc wydajność pracowników (gdzie zamieściliśmy również szablony).

Dzięki arkuszom wyników, wraz z pomocą kierowników zespołów i HR, możesz uzyskać dobry obraz tego, jak działa każdy dział i którzy pracownicy potrzebują dodatkowej nauki, więcej wyzwań i tym podobnych.

Źródło: Clockify.me

Pozwalają one również na dokładniejsze ustalanie standardów wydajności i zarządzanie oczekiwaniami dotyczącymi przyszłych projektów.

Zachęcaj do przejrzystości

Dzięki grafikom, które jasno pokazują, kto nad czym pracuje. Zapewniają skrót, jasno określając, kiedy niektórzy współpracownicy mogą kontaktować się z kolegami z zespołu, i eliminują potrzebę aktualizacji. Na przykład w Clockify możesz umożliwić pracownikom przeglądanie zbiorczego grafiku i uświadomienie im, co aktualnie robią ich współpracownicy:

Źródło: Clockify.me

Z tego widzę, że, powiedzmy, Nadia obecnie pracuje nad naprawą błędów i wiedząc, że potrzebuje dodatkowego skupienia, mogę się z nią skontaktować za około godzinę. Podczas gdy Hannah miała spotkanie z klientem, nie mogę się doczekać, jak poszło. Widząc, jak było z zadaniem ponad pół godziny temu, mogę wysłać jej wiadomość, żeby o to zapytać.

To świetny sposób na budowanie wzajemnego szacunku dla czasu. Co więcej, ludzie będą tracić mniej czasu na czekanie na odpowiedź od kogoś i zdecydują się na przykład pracować nad innym zadaniem.

Zostaw mikrozarządzanie w przeszłości

Ta praktyka tylko frustruje pracowników i sprawia, że ​​znacznie mniej ufają swoim przełożonym.

Pracuj nad utrzymaniem swobodnego panowania nad tym, co dzieje się w każdej chwili. Deleguj wszystko, co możesz, osobom znajdującym się bezpośrednio pod tobą, ale błagaj ich również, aby nie zawisły nad wszystkimi ramionami. Inne rzeczy, które możesz zrobić:

• Miej mniej spotkań – odfiltruj te nieistotne i ogranicz do aktualizacji raz w tygodniu lub nawet raz w miesiącu;
• Nie spamuj e-maili ;
• Nie kontaktuj się z pracownikami poza godzinami pracy (i staraj się jak najwięcej zrelaksować w swoim własnym czasie. Pamiętaj, że inni mają inne obciążenie pracą niż Ty i nie mogą – ani nie powinni – być dostępni 24/7). Wypoczęty pracownik to produktywny;
• Ufaj osądom innych – nie musisz być najmądrzejszą osobą w pokoju ani jedyną, która ma najlepsze rozwiązanie. Porzuć część tej kontroli, przeprowadź burzę mózgów z innymi i pozostaw podejmowanie decyzji samemu sobie. W ten sposób włączałeś innych w ważne sprawy, budowałeś ich zaufanie, ale też odciążałeś część swoich barków.

Zapewnij warunki do rozwoju kariery

Jednym z największych zabójców produktywności jest poczucie braku postępu. Że stoisz w miejscu, podczas gdy wszyscy wokół ciebie idą do przodu. Zwłaszcza w pracy przyczynia się to do większego nieszczęścia. Wiele osób odejdzie z pracy, ponieważ uważają, że w ich firmie nie ma wystarczająco dużo sposobów, aby iść naprzód.

Zatem w Twoim i Twojej firmie byłoby w najlepszym interesie, aby uzgodnić z działem HR pewne opcje rozwoju kariery, takie jak konferencje, szkolenia, edukacja w biurze itp. Dopilnuj, aby każdy z nich przyznał później jakiś rodzaj certyfikatu, który pracownicy mogą wystawić ich CV. Jest to nie tylko świetny motywator, ale także fizyczny dowód innej umiejętności, którą zdobyli lub udoskonalili.

Podsumowując

Wiemy, że spadki produktywności dużo kosztują. Wiemy też, że jest to podstępna rzecz, która może wkraść się do biura z wielu stron. Niezwykle ważne jest, aby dowiedzieć się, gdzie spada wydajność Twojej siły roboczej i rozwiązać ten problem na czas. Omówiliśmy, jak z jednej strony przestrzeń fizyczna, kolor ścian, bałagan, a nawet zapachy mogą powodować spadek wydajności. Z drugiej strony jest brak informacji zwrotnej, nieporozumienia, mikrozarządzanie i nie tylko. Udoskonalając się stopniowo na każdym z tych frontów, z biegiem czasu z pewnością zauważysz duże zmiany.