Przygotowanie do sezonu konferencji: jak najlepiej wykorzystaj targi

Przed nami sezon konferencyjny. W rzeczywistości ten tak zwany „sezon” trwa teraz przez cały rok. Zawsze jest coś do zaplanowania, podróży lub uczestnictwa.

Wszyscy możemy przyznać, że konferencje mogą być nieco przytłaczające. W końcu jest wielu ludzi, wiele zajęć i wiele wyborów. Ale przy odrobinie planowania i strategii całkiem możliwe jest wyciągnięcie dużej wartości z sezonu konferencyjnego — a nawet płynne i przyjemne wrażenia po drodze. Oto jak najlepiej to wykorzystać.

Planowanie wydarzenia

Najpierw przyjrzyjmy się, jak to jest planować targi lub konferencję. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad mniejszym wewnętrznym pokazem dla obecnych klientów, czy nad dużym wydarzeniem o międzynarodowym znaczeniu, aby pomyślnie zaplanować, musisz utrzymać wiele talerzy w powietrzu. Nie prosisz o wiele, tylko świetnych mówców, najwyższej klasy miejsce, dobrze widoczny slot, skuteczną promocję, doskonałe jedzenie, niezapomniane gadżety, wiodące w branży przemówienia, a przede wszystkim wypełnioną salę. Ponadto chcesz, aby wrażenia uczestników były płynne i zachwycające. … Po namyśle okazuje się, że prosisz o wiele. Ale tak właśnie powstają świetne konferencje.

Jak więc zdobyć te wszystkie wspaniałe rzeczy na konferencję? Oto kilka pomocnych wskazówek:

• Burza mózgów na wszystko, od małych do dużych – Jak już powiedziałem, burza mózgów to jedno z moich ulubionych zajęć. Uwielbiam siedzieć przed tablicą lub pustą kartką i marzyć. Planując wydarzenie, możesz marzyć, zarówno duże, jak i małe. Spójrzmy prawdzie w oczy, niektórzy uczestnicy pojawiają się na głównej scenie tylko po to, by wziąć udział w darmowym pokazie gadżetów i kluczowych momentach. Tak, chcesz mieć efektowne rzeczy, które przyciągają tych ludzi, ale chcesz też zadbać o mniejsze, bardziej trywialne szczegóły. Pamiętaj, że małe szczegóły składają się na duży efekt. W szczycie sezonu konferencyjnego będziesz konkurować z innymi targami o rejestracje – dbałość o szczegóły może zaważyć na Twojej konferencji!
• Budżet – Następnie nadszedł czas, aby urzeczywistnić swoje marzenia za pomocą liczb. Za ile pieniędzy musisz pracować? Pomoże Ci to zebrać pomysły i ułożyć konkretne plany. Podobnie jak drużyna piłkarska mądrze byłoby nie wydawać wszystkich pieniędzy na jednego gwiazdora, uważaj, aby nie przeforsować budżetu na jednego mówcę lub moment „Big Wow”. Chcesz zaoferować bogate, kompleksowe wydarzenie we wszystkich dziedzinach.
• Udokumentuj plan — użyj arkusza kalkulacyjnego, notatników lub list. Tak wiele list. Upewnij się, że je odznaczyłeś. Automatyzacja marketingu może tu pomóc – pomagając śledzić, co już zostało zrobione i co będzie dalej. (Więcej na ten temat za chwilę.)
• Spojrzenie wstecz – kiedy uznasz, że masz solidny plan, cofnij się o krok. Dosłownie. Zajrzyj do ksiąg, aby sprawdzić, co zrobiłeś w przeszłości. Co zadziałało, a co nie? Czy masz ankiety dla klientów lub inne opinie? Użyj tego, aby poinformować lub potwierdzić swój program nauczania, plan, harmonogram, miejsce, jedzenie - wszystko. A jeśli nie zbierałeś danych, zacznij w tym roku. Podziękujesz przyszłemu sobie w przyszłym roku.
• Postaw na automatyzację marketingu – W krainie planowania wydarzeń automatyzacja marketingu może być jednym z Twoich najbliższych sprzymierzeńców. Od segmentowania odbiorców po wysyłanie zaproszeń e-mailowych — możesz zautomatyzować niektóre bardziej administracyjne zadania i skoncentrować swoje wysiłki gdzie indziej.
• Rekrutuj – Po zaplanowaniu wydarzenia, ustaleniu daty i zabezpieczeniu miejsca, czas zacząć przyciągać uczestników. Możesz korzystać z poczty elektronicznej, mediów społecznościowych, blogów, poczty bezpośredniej… lista jest długa. Uchwyć tych uczestników i zachęć ich do zarejestrowania się. Automatyzacja marketingu jest naprawdę Twoim przyjacielem, pomagając taktycznie uporać się z administracyjnymi elementami planowania wydarzeń, dzięki czemu możesz szybciej – i mądrzej – wyjść ze swoimi informacjami.
• Opiekuj się — gdy ludzie zarejestrują się, aby wziąć udział, stale angażuj ich zainteresowanie dzięki ukierunkowanym aktualizacjom dotyczącym szczegółów wydarzeń, którymi będą zainteresowani, takich jak sesje ukierunkowane szczególnie na ich zainteresowania (patrz: segmentacja). Będziesz także chciał wysyłać powiadomienia, które ujawniają kuszące losowania, takie jak główny mówca lub rozrywka konferencji (jedzenie, muzyka itp.). Rytm, w jaki sposób i kiedy ujawniać te szczegóły, należy do Ciebie — w rzeczywistości może to być warte całego osobnego posta na blogu. Kluczowe jest jednak informowanie i zaangażowanie odbiorców.

Uczestnictwo w wydarzeniu

Jako uczestnik targów lub konferencji, Ty również musisz zaplanować – na przykład, w której konferencji wziąć udział i co zrobić w ramach wydarzeń. Oto wskazówki, które pomogą zmaksymalizować sezon konferencyjny i jak najlepiej wykorzystać targi, w których zdecydujesz się uczestniczyć.

• Wyznaczaj cele – najważniejsze. Dlaczego uczestniczysz? Niedawno rozmawiałem z przyjacielem o ewentualnym uczestnictwie w krajowej konferencji i wahałem się, czy wydać pieniądze na wyjazd. Podzieliła się mądrą mądrością: „Upewnij się, że masz plan – co najmniej jedną kluczową rzecz, której nie chcesz uczestniczyć. Bez tego jesteś zgubiony.” Po uczestnictwie w tej samej konferencji rok temu bez planu, mogę powiedzieć, że to świetna rada. Po tym wydarzeniu włóczyłem się bez celu, niepewny, w których panelach wziąć udział lub w jakich zajęciach wziąć udział. Jasne, nauczyłem się czegoś, ale mógłbym wyciągnąć z tego o wiele więcej – większy zwrot z każdej zainwestowanej złotówki – gdybym miał rzeczywisty cel. Więc jaki jest twój cel na tę konferencję? Dlaczego uczestniczysz? Ten cel może być tak ograniczony lub tak wzniosły, jak chcesz. Niektóre cele obejmują znalezienie nowego partnera biznesowego, zawarcie umowy lub zebranie pięciu nowych wizytówek. To tylko kilka przykładów. Polecam poświęcić czas na spisanie własnych celów i rozszyfrowanie, co dokładnie chcesz osiągnąć.
• Zaplanuj swój harmonogram – To jest kuzyn powyższego. Gdy masz już na myśli swoje cele, przejdź do szczegółów. Sprawdź, kto przemawia lub ma stoisko na konferencji. Oto jak to zrobić:
  • Najpierw czytam harmonogram konferencji i zaznaczam interesujące mnie panele lub prelegentów.
  • Następnie wyciągam kartkę papieru lub przywołuję dokument Google i zaczynam kreślić listę życzeń w dniach, aby zobaczyć, gdzie spadają żetony. Notuję ich datę, godzinę i miejsce.
  • Patrzę na tę listę jako następny widok kalendarza dziennego. To bardzo ważny moment, ponieważ mogę zobaczyć, czy rzeczywiście możliwe jest uczestniczenie we wszystkich rzeczach, w których chcę. Ponieważ zwykle pojawia się tutaj prawo Murphy'ego, często łapię się na tym, że skłaniam się ku nakładającym się wydarzeniom. To wtedy muszę ocenić, co naprawdę jest możliwe, aby wziąć udział, a następnie odpowiednio dostosować swój harmonogram. Czy będę musiał iść na ustępstwa – wymienić jeden świetny na inny? Czy po prostu wypełniam dzień, aby „być zajętym”, ale nic tak naprawdę nie przyciąga mojego zainteresowania? To kolejny moment, w którym mogę zdecydować, czy wziąć udział – czy nie.
  • Jeśli sprawy wyglądają na dość zrównoważone, pociągnę za spust, rejestrując się, aby wziąć udział. Zawsze zapisuję się z wyprzedzeniem (jeśli to możliwe) na sesje o szczególnym znaczeniu.

Uwaga: Zdaję sobie sprawę, że możesz nie mieć luksusu decydowania, czy jechać, czy nie — na przykład, jeśli Twoja firma prosi o obecność na określonej konferencji. Ale mamy nadzieję, że przynajmniej będziesz mieć możliwość wyboru konkretnych sesji, które Cię zainteresują lub pomogą nauczyć się czegoś nowego.

• Zapytaj o oferty — zanim postawisz stopę na imprezie, sprawdź, gdzie możesz zaoszczędzić trochę forsy. Wiele konferencji oferuje wczesną rejestrację. Jeśli jesteś „znawcą branży” lub wolontariuszem, możesz nawet wślizgnąć się za darmo. Zapytaj organizatorów. Ponadto, rezerwując zakwaterowanie, szukaj ofert dotyczących zakwaterowania i transportu. Wielu organizatorów wydarzeń współpracuje na przykład z hotelarzami i liniami lotniczymi. Gdy już znajdziesz się na ziemi, oto kilka rzeczy do zrobienia:
• Uczestnicz w panelach w sposób strategiczny ‒ Wiele targów lub wydarzeń branżowych oferuje sesje grupowe. Wybór tego, co chcesz usłyszeć, może być trudny. Jeśli interesuje Cię kilka rzeczy, które się pokrywają, spróbuj wpaść na obie – na przykład 30 minut w jednej i 30 minut w innej.
• Nie pomijaj przemówień — podczas wydarzeń na scenie głównej dochodzi do wielkich odkryć — „wielkich wow”. Możesz nie uzyskać z nich wielu porad taktycznych, ale prawdopodobnie odejdziesz z poczuciem pewności siebie. Dodatkową korzyścią jest to, że są to również dobre tematy do dyskusji na temat chłodzenia wodą, więc będziesz mieć coś do przełamania lodów na imprezach.
• Pomiń keynotes – wiem, po prostu sobie zaprzeczyłem. Ale czasem po prostu potrzebujesz przerwy. Myślą przewodnią może być jedna z tych naturalnych przerw. Te główne wydarzenia są często nagrywane do późniejszego obejrzenia lub przynajmniej publikowane na blogu, więc możesz później pobrać wersję „Cliffs Notes” i zamiast tego wykorzystać ten czas na nawiązanie kontaktów, odpoczynek lub wykonanie „prawdziwej” pracy.
• Noś odznakę – podczas trwania wydarzenia noś odznakę konferencyjną po mieście. Choć możesz czuć się głupio, nosząc plakietkę w miejscach publicznych (tylko ja?), może się to opłacić, ponieważ wiele lokalnych firm oferuje zniżki dla uczestników konferencji. Jest to świetny sposób, aby dowiedzieć się, kto jest w mieście na to wydarzenie i nawiązać rozmowy sieciowe, czekając w kolejce w Starbucks lub po Lyft.
• Idź na imprezy — na większości konferencji jest jedno, jeśli nie kilka, dużych zadań, aby uhonorować uczestników. Choć kuszące może być zdmuchnięcie ich na jakiś czas, faktem jest, że te imprezy są naturalnym miejscem do nawiązywania kontaktów. Nigdy nie wiesz, z kim ocierasz się o łokcie.
• Zadbaj o siebie – ta wskazówka jest często zapominana, ale jakże ważna! Znajdź czas dla siebie, wymknij się na 10-minutową drzemkę, połóż się wcześnie, wskocz na bieżnię w hotelowej siłowni i nie przesadzaj z alkoholem lub słodyczami. Możesz nawet rozważyć strategiczny pobyt „poza kampusem”, z dala od konferencji, aby zrobić sobie przerwę.

To jest okład!

Chciałbym usłyszeć o niektórych z twoich ulubionych konferencji lub o tym, co masz w harmonogramie podróży w tym sezonie konferencyjnym. Oto dość obszerna lista nadchodzących wydarzeń marketingowych. A jeśli mieszkasz w okolicach Londynu, rozważ udział w naszym wydarzeniu marketingowym Act-On i <3. Uzyskaj więcej informacji tutaj.