7 typowych zagrożeń projektowych i sposoby ich łagodzenia (w zestawie porady ekspertów)
Opublikowany: 2022-06-12Dowiedz się o różnych rodzajach zagrożeń projektowych i sposobach ich łagodzenia.
Każdy projekt, bez względu na to, jak dobrze został zaplanowany, wiąże się z ryzykiem, które może wykoleić projekt i spowodować niepowodzenia. Jeśli nie są odpowiednio zarządzane, ryzyko to może również prowadzić do utraty czasu, pieniędzy i klientów.
Dlatego dziś firmy poszukują kierowników projektów, którzy posiadają umiejętności wymagane do radzenia sobie z ryzykiem. Zgodnie z badaniem Inteligencja emocjonalna firmy Capterra w badaniu w miejscu pracy, 52% kierowników projektów zgadza się, że zarządzanie ryzykiem jest integralną częścią ich wyników pracy i jest uwzględniane w ich corocznym przeglądzie. (Zobacz metodologię ankiety tutaj.)
Jeśli jesteś kierownikiem projektu odpowiedzialnym za dostarczanie projektów na czas, powinieneś wiedzieć o różnych rodzajach ryzyka projektowego i jak je łagodzić. Na tym blogu wymieniono siedem typowych zagrożeń związanych z projektami i kilka sprawdzonych sposobów ich zapobiegania. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.
Co to jest ryzyko projektowe?
Ryzyko projektowe to każde zdarzenie, które może zagrozić wynikowi lub sukcesowi projektu. Może to być wszystko, co może spowodować, że Twój projekt nie spełni swoich celów. Problemy techniczne, opóźnienia w harmonogramie i przekroczenia budżetu to tylko niektóre przykłady.
Zagrożenia projektowe mogą mieć poważne konsekwencje — od prostych niepowodzeń do całkowitego niepowodzenia projektu. Niewłaściwe zarządzanie ryzykiem może stać się przeszkodami na drodze, wstrzymując postęp projektu i powodując opóźnienia.
Pełzanie zakresu
Pełzanie zakresu jest jednym z najczęstszych zagrożeń związanych z projektami. Zwykle ma to miejsce, gdy produkty projektu są zmieniane po ich zdefiniowaniu. Może się to zdarzyć z różnych powodów, takich jak ograniczenia budżetowe lub nowe wymagania dodane przez interesariuszy. Pełzanie zakresu często powoduje opóźnienia projektów i przekroczenia kosztów.
- Opracuj jasny, zwięzły zakres projektu na początku projektu, identyfikując wszystkie produkty i cele.
- Uzyskaj akceptację wszystkich interesariuszy i poproś ich o zatwierdzenie zakresu projektu.
- Skonfiguruj proces zarządzania zmianami, aby kontrolować zmiany w zakresie projektu, oceniając ich prawdopodobny wpływ.
- Wykrywaj pełzanie zakresu na wczesnym etapie, uważnie monitorując projekt i porównując rzeczywisty postęp z planowanym.
Przeczytaj więcej: 3 wskazówki, jak zarządzać pełzaniem zakresu w swoich projektach
Problemy z komunikacją
Ryzyko to występuje, gdy dochodzi do zerwania komunikacji między zespołem projektowym a interesariuszami. Na przykład zespół projektowy może nie rozumieć potrzeb interesariuszy lub interesariusze mogą nie być na bieżąco z postępami projektu. Może prowadzić do nieporozumień lub nieporozumień, zwiększając prawdopodobieństwo niepowodzenia projektu.
- Stwórz plan komunikacji, który jasno określa, jak i kiedy interesariusze będą informowani o postępach projektu.
- Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu projektowego rozumieją swoje role i obowiązki w zakresie komunikacji.
- Przeprowadzaj regularne spotkania z członkami zespołu i interesariuszami, aby uniknąć luk komunikacyjnych i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.
- Zachęcaj do otwartej komunikacji, tworząc środowisko, w którym ludzie czują się komfortowo zadając pytania lub zgłaszając wątpliwości.
Sprawdź krótką listę najlepszych programów do komunikacji zespołowej firmy Capterra, aby zapewnić płynną i efektywną komunikację w całym cyklu życia projektu.
Problemy z technologią
Jak już zapewne zgadłeś, ryzyko to pojawia się, gdy pojawia się problem z technologią użytą w projekcie. Może to być wszystko — od przestarzałego oprogramowania i niezgodnego sprzętu po problemy z integracją systemu lub zgodnością. Zagrożenia technologiczne mogą opóźnić postęp projektu lub nawet doprowadzić do całkowitego niepowodzenia.
- Na początku projektu przeprowadź studium wykonalności, aby sprawdzić, czy wybrana technologia jest odpowiednia dla projektu i nie spowoduje żadnych trudności technicznych.
- Przeszkol członków zespołu projektowego, jak korzystać z wybranej technologii. Upewnij się również, że rozumieją jego ograniczenia.
- Miej plan tworzenia kopii zapasowych lub alternatywne narzędzia technologiczne na wypadek, gdyby wybrana technologia zawodziła lub nie działała zgodnie z przeznaczeniem.
- Uważnie monitoruj projekt pod kątem wszelkich oznak problemów technologicznych i natychmiast je rozwiązuj.
Sprawdź krótką listę najlepszych programów do zarządzania projektami firmy Capterra, które usprawniają realizację projektów.
Problemy z planowaniem
Ryzyko związane z planowaniem zwykle występuje, gdy harmonogram projektu nie jest realistyczny lub gdy występują opóźnienia w harmonogramie projektu. Na przykład zespół projektowy może błędnie obliczyć czas wymagany do ukończenia projektu lub nieprzewidziane okoliczności, takie jak problemy z technologią lub rozszerzenie zakresu, mogą powodować opóźnienia.
- Stwórz realistyczny harmonogram projektu, dokładnie oszacowując czas potrzebny na wykonanie każdego zadania i dodając bufor na nieprzewidziane okoliczności.
- Z wyprzedzeniem informuj wszystkich interesariuszy o wszelkich zmianach w harmonogramie projektu.
- Bądź elastyczny z harmonogramem projektu i bądź gotów wprowadzić zmiany, jeśli to konieczne.
- Regularnie monitoruj postęp projektu i odpowiednio aktualizuj harmonogram, aby uniknąć pozostawania w tyle.
Sprawdź krótką listę najlepszych programów do zarządzania zadaniami firmy Capeterra, aby zapewnić efektywne planowanie projektów.
Przekroczenia budżetu
Przekroczenia budżetu, inne powszechne ryzyko projektowe, występują, gdy rzeczywiste wydatki projektu przekraczają szacowany budżet projektu. Przekroczenia budżetu mogą mieć różne przyczyny. Na przykład zespół projektowy może nie doszacować kosztów materiałów lub w trakcie realizacji projektu mogą pojawić się nieoczekiwane wydatki.
- Stwórz realistyczny budżet poprzez dokładne oszacowanie kosztów wszystkich materiałów i robocizny.
- Z wyprzedzeniem informuj wszystkich interesariuszy o wszelkich zmianach w budżecie projektu.
- Bądź elastyczny w kwestii budżetu projektu i bądź gotów wprowadzić zmiany, jeśli to konieczne.
- Regularnie monitoruj postęp projektu i odpowiednio aktualizuj plan budżetu, aby uniknąć nadmiernych wydatków.
Sprawdź listę najlepszych programów do budżetowania firmy Capterra, aby bezproblemowo przydzielać, śledzić i zarządzać budżetami projektów.
Niepewność na rynku
Niepewność rynkowa to wszelkie bezprecedensowe ryzyko rynkowe, które może wystąpić w trakcie realizacji projektu. Dzieje się tak, gdy niepewność warunków rynkowych lub ekonomicznych wpływa na wynik projektu. Na przykład zmiana w przepisach rządowych lub spadek popytu ze strony klientów może prowadzić do opóźnień lub nawet anulowania projektu.
- Przed rozpoczęciem projektu przeprowadź dogłębne badanie rynku, aby zrozumieć aktualne trendy i warunki rynkowe.
- Bądź elastyczny z planem projektu i bądź gotów wprowadzić zmiany, jeśli to konieczne.
- Uważnie śledź rynek pod kątem zmian politycznych, ekonomicznych, społecznych lub innych, które mogą mieć wpływ na projekt.
- Opracuj plan awaryjny na wypadek nieoczekiwanej zmiany warunków rynkowych
Zagrożenia zewnętrzne
Zagrożenia zewnętrzne to te ryzyka, które pochodzą spoza firmy i są poza kontrolą zespołu projektowego. Obejmują one takie rzeczy jak klęski żywiołowe, niestabilność polityczna, a nawet pandemia. Nie możesz przewidzieć ani zapobiec tego typu wydarzeniom. Zagrożenia zewnętrzne mogą spowodować poważne szkody w projekcie, a nawet doprowadzić do jego niepowodzenia.
- Przeprowadź ocenę ryzyka, aby zidentyfikować potencjalne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na projekt.
- Opracuj plan awaryjny w celu zarządzania potencjalnymi zagrożeniami zewnętrznymi i upewnij się, że wszyscy interesariusze są świadomi tego planu.
- Uważnie monitoruj projekt pod kątem wszelkich oznak potencjalnych zagrożeń i natychmiast podejmij działania, aby uniknąć szkód.
Porady specjalistów z branży w zakresie minimalizacji ryzyka projektu
Rozmawialiśmy z kilkoma profesjonalistami z branży, aby dowiedzieć się więcej o zagrożeniach projektowych, z którymi często się spotykają, oraz o tym, co robią, aby je złagodzić, aby zapewnić sukces projektu.
Kevin Daly, szef marketingu w Zevo Health, opowiada, jak on i jego zespół zarządzają ryzykiem projektowym.
„Ludzie, którzy się komunikują, mniej ryzykują i osiągają więcej”.
Kevin Daly
Kierownik marketingu w Zevo HealthPracowaliśmy przy projektach, w których nasz klient był niepewny i nie dotrzymywał terminów lub gdzie mieliśmy do czynienia z trudnym źródłem materiałów. Widzieliśmy również sytuacje, w których członkom zespołu brakowało umiejętności niezbędnych do ukończenia kilku niszowych projektów.
We wszystkich przypadkach nasze rozwiązanie było takie samo — tj. komunikacja.
Dbamy o to, aby każdy członek naszego zespołu był świadomy swoich obowiązków, tego, co dzieje się w projekcie i jak może pomóc wszystkim innym odnieść sukces. Oznacza to, że jeśli jedna osoba napotka trudności w wykonywaniu przydzielonej im pracy, może po prostu o tym poinformować i uzyskać pomoc od każdego członka zespołu, który ma większe doświadczenie — i na odwrót. Do tej pory ta strategia działała dla nas za każdym razem!
Josh Nelson, dyrektor generalny Seven Figure Agency, opowiada o braku jasności, jak wpływa to na cały projekt i jak zarządza tego typu ryzykiem.
„Jasna, wspólna wizja zwykle pomaga zespołowi uniknąć problemów projektowych i zachować motywację do osiągnięcia sukcesu w projekcie”.
Josh Nelson
Prezes Zarządu Seven Figure AgencyWiększość ludzi miała godne ubolewania doświadczenie poświęcenia znacznej ilości czasu na projekt tylko po to, by odkryć, że źle zinterpretowali prośbę. Winna jest słaba komunikacja między klientami a interesariuszami, co często prowadzi do rozszerzenia zakresu.
Jasne określenie celu projektu i tego, czego oczekuje się od wyniku końcowego, może pomóc w ograniczeniu tego rodzaju ryzyka. Bądź skutecznym komunikatorem i dobrym słuchaczem, aby uzyskać wyjaśnienia od klientów na temat tego, czego potrzebują i chcą. Zadawaj tyle pytań, ile jest to konieczne, aby uzyskać jasny obraz wymagań i zamierzonego zastosowania.
Wskazówki dotyczące wczesnego identyfikowania potencjalnych zagrożeń projektowych
Ważne jest, aby wiedzieć, jak wcześnie identyfikować zagrożenia projektowe, aby złagodzić ich skutki. Oto kilka technik identyfikacji ryzyka, które możesz wypróbować:
- Przeprowadź ocenę ryzyka. Ten proces pomaga zidentyfikować i ocenić ryzyko, które może potencjalnie wpłynąć na wynik Twoich projektów.
- Uważnie monitoruj projekt. Wiąże się to ze śledzeniem postępów projektu i szukaniem wszelkich sygnałów ostrzegawczych lub znaków ostrzegawczych, które mogą wskazywać na potencjalne ryzyko.
- Monitoruj zmiany na rynku. Wiąże się to z nadążaniem za aktualnymi warunkami rynkowymi i trendami w celu określenia ich prawdopodobnego wpływu na projekt.
- Komunikuj się z interesariuszami. Wiąże się to z regularną komunikacją ze wszystkimi interesariuszami projektu, aby uniknąć nieporozumień i mieć wszystkich na tej samej stronie.
- Bądź elastyczny: oznacza to otwartość lub chęć wprowadzenia zmian w planie projektu, jeśli to konieczne, aby uniknąć potencjalnych czynników ryzyka.
Istnieje inny sprawdzony sposób wczesnego identyfikowania ryzyka i zarządzania nim — przy użyciu oprogramowania do zarządzania ryzykiem. Sprawdź zalety i wady korzystania z oprogramowania do zarządzania ryzykiem w swoich projektach.
Obejrzyj ten film, aby podjąć świadomą decyzję.
Chcesz uzyskać więcej informacji na temat zarządzania ryzykiem projektu? Sprawdź te powiązane zasoby Capterra:
- Co to jest zarządzanie ryzykiem projektu? Oto wszystko, co musisz wiedzieć
- Jak stworzyć skuteczny plan zarządzania ryzykiem dla swoich projektów
- 4 kroki do zbudowania skutecznego procesu zarządzania ryzykiem projektu
- Jak zarządzać ryzykiem: przewodnik dla kierowników projektów
- 4 Strategie Zarządzania Ryzykiem dla Pomyślnej Realizacji Projektu
Metodologia badania
Badanie inteligencji emocjonalnej w miejscu pracy firmy Capterra zostało przeprowadzone w grudniu 2021 r. wśród 528 profesjonalistów z USA, którzy zarządzają projektami w małych i średnich firmach. Respondenci zostali przebadani pod kątem statusu zatrudnienia (pełny etat), wielkości firmy (od 2 do 500 pracowników) oraz zaangażowania w zarządzanie projektami (bardzo zaangażowane).