Jak budować kulturę współpracy w wirtualnych zespołach

Twoja firma od miesięcy korzysta z pracy zdalnej i zaczyna się wydawać, że jest to bardziej trwałe rozwiązanie. Jak wykorzystać kulturę współpracy, którą kiedyś posiadało Twoje biuro i przenieść ją do sfery cyfrowej?

W firmie Flock naszym priorytetem jest usprawnienie pracy przy użyciu narzędzi cyfrowych. Dlatego podkreślamy znaczenie budowania zespołu współpracującego — i dlatego mamy pod ręką porady ekspertów, które pomogą Twojemu zespołowi wirtualnemu lepiej współpracować.

Komunikuj się do współpracy

Najważniejszym sposobem na poprawę współpracy w zespole jest szybkie rozpoczęcie komunikacji. Zalecamy skonfigurowanie kanałów dla każdego indywidualnego projektu , aby Twoje rozmowy pozostały skupione i produktywne.

Jednak poczucie izolacji pracowników zdalnych może być normalne, zwłaszcza gdy zespoły znajdują się w wielu strefach czasowych. Te silosy mogą powodować zastój w produktywności, a nawet stały spadek zaangażowania pracowników. Oto kilka wskazówek, jak temu zapobiec i motywować zespół do współpracy.

Bądź strategiczny dzięki swoim narzędziom komunikacyjnym

Używasz swoich narzędzi komunikacyjnych do czatowania, spotykania się, udostępniania plików i nie tylko. Udoskonal swoją strategię komunikacji, wykorzystując wszystkie możliwości oferowane przez wysokiej jakości narzędzie.

Po pierwsze, zachęcaj do regularnych rozmów. W biurze nierzadko zdarza się, że członkowie zespołu zatrzymują się przy swoich biurkach lub rezerwują salę konferencyjną, aby wspólnie pracować nad zadaniem. Twój zespół może to powtórzyć, korzystając z narzędzia do komunikacji biznesowej, aby komunikować się ze sobą na czacie lub w krótkiej rozmowie wideo, aby działać jako forum sondażowe lub bezpośrednio odpowiadać na pytania.

Jako kierownik zespołu chcesz, aby Twoi pracownicy regularnie znajdowali sposoby na wspólną pracę . Sesje burzy mózgów obejmujące cały zespół podczas wideokonferencji w połączeniu z funkcjami udostępniania ekranu i plików mogą zainspirować członków zespołu do pracy nad wzajemnymi pomysłami i sugestiami. Te sesje pozwolą Twojemu zespołowi być na bieżąco i mogą wspierać współpracę. Możesz także organizować wirtualne sesje robocze (nazywam je salami do nauki!), w których członkowie zespołu pracują niezależnie, ale mogą od czasu do czasu wchodzić ze sobą w interakcje, aby uzyskać pomoc.

W rzeczywistości te sesje breakoutowe powinny być regularną praktyką. Aktywnie umieszczając swój zespół w wysoce zaangażowanym środowisku pracy, możesz zaszczepić pracę zespołową jako rutynę, której Twoi pracownicy będą używać jako podstawy współpracy.

Wskazówka dla profesjonalistów: zachęcaj pracowników do nadmiernej komunikacji .

Baw się dobrze ze swoim zespołem

Spotkanie zespołu lub burza mózgów podczas rozmowy wideo nie różni się zbytnio od nudnego spotkania w sali konferencyjnej. Jako menedżer możesz to zmienić i zainspirować innych, aby byli nieco bardziej towarzyski.

Zacznij od uatrakcyjnienia wirtualnych spotkań. Istnieje wiele zabawnych lodołamaczy dla spotkań wideo , które mogą zainspirować pracowników do nawiązania kontaktu i dzielenia się pomysłami. Przedstawianie osobowości w Twoim miejscu pracy daje innym doskonałą okazję do określenia, do kogo mogą się zwrócić w celu zaspokojenia różnych potrzeb.

Na przykład, dzięki naszym konsekwentnym rozmowom w Flock, wiem, że mogę udać się do Eddiego po zabawny i przystojny copywriting lub do Rohit w celu pełnej analizy. Znajomość tego, jak się komunikują, pomaga mi zrozumieć, jak będzie wyglądać nasza współpraca – i na kogo mogę liczyć i na co.

Zbuduj strukturę współpracy

Tworzenie wspólnego zespołu to nie tylko zabawa i gry — chociaż zabawa z pewnością pomaga. Twój zespół nie będzie dobrze współpracować, jeśli nie będzie miał mocnych podstaw.

Wirtualny onboarding

Jako menedżer zacznij od podkreślenia kultury współpracy od pierwszego dnia dla nowych zdalnych rekrutów. Zaproś ich na spotkania i wirtualne godziny towarzyskie od samego początku, aby mogli poznać swoich współpracowników i zobaczyć, jak razem pracują.

Poza społecznością ważne jest posiadanie zdalnego procesu wdrażania, który określa procesy i systemy używane przez Twój zespół do współpracy. Flock świetnie się do tego nadaje! Używamy Flocka do odtworzenia naszej naturalnej struktury miejsca pracy, aby zwalczyć samotność i zamieszanie, z jakimi może się zmierzyć nowy pracownik. Zachęć ich do budowania relacji roboczych z nowymi współpracownikami.

Procesy pracy zdalnej

Teraz do sedna sprawy. Gdy już masz swój zdalny zespół na pokładzie i rozmawiasz ze sobą, musisz skonfigurować usprawnione procesy, aby utrzymać produktywność i na bieżąco.

Zacznij od zdefiniowanych planów spotkań. Przed spotkaniem przedstaw „przeczytanie” — lub krótką notatkę podsumowującą — opisując, kto będzie na rozmowie telefonicznej, co będzie omawiane i jakie są oczekiwane wyniki. Daje to Twojemu zespołowi możliwość przygotowania się do spotkania z aktualnymi informacjami o swojej pracy i nowymi pomysłami.

Ustal regularną kadencję spotkań — w tym spotkania zespołu, spotkania 1:1 i burze mózgów nad projektami. Zapewnienie zespołowi komfortu podczas spotkań wirtualnych i nadmiernej komunikacji zachęci ich do częstszej współpracy i ustanowienia własnych procesów.

Ostatnim, ale na pewno nie mniej ważnym, jest wyznaczanie celów . W końcu Twój zespół musi wiedzieć, do czego dąży! Wyznaczanie jasnych celów ( w firmie Flock używamy OKR ) łączy Twój zespół we wspólnym wysiłku i zachęca go do wspólnej pracy. Metody sprintu pozwalają członkom zespołu na burzę mózgów, ustalanie terminów, spotykanie się na odprawę i śledzenie postępów w miarę postępów. Nie ma bardziej współpracy niż to.

Jak więc zarządzasz tymi celami?

Narzędzia produktywności dla zespołów zdalnych

Obecnie na rynku dostępnych jest niezliczona ilość narzędzi zwiększających produktywność , które w dowolnym momencie zaspokajają wszelkie potrzeby Twojej firmy. Oto kilka narzędzi, które mogą sprawić, że Twoja firma będzie bardziej sprzyjać współpracy.

Narzędzia do przesyłania wiadomości

Twój zespół nie może pracować, jeśli nie mogą rozmawiać. Korzystaj z narzędzi do przesyłania wiadomości, takich jak Flock lub Slack, aby prowadzić rozmowę przez cały dzień. Komunikator, który umożliwia udostępnianie plików, zadań do wykonania, przypomnień i nie tylko , pomoże pobudzić rozmowy, uczestnictwo i nowe pomysły.

Menedżerowie zadań

Kierownicy projektów, radujcie się! Zoptymalizuj wyznaczanie celów i pozwól członkom zespołu pracować asynchronicznie z narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak Asana lub Trello. Zintegruj je ze swoimi narzędziami czatu, aby otrzymywać najświeższe informacje bezpośrednio we wspólnych rozmowach.

Menedżerowie przepływu pracy

Udostępnianie plików

Dawno minęły czasy zatrzymywania się przy czyimś biurku z notatką lub raportem do przeglądu. Prawdopodobnie znasz już niektóre z najlepszych narzędzi do udostępniania plików, takich jak Dropbox lub Dysk Google. Zmieniają życie, jeśli chodzi o współpracę. Wybierz taki, który odpowiada Twoim potrzebom biznesowym — dodatkowe punkty, jeśli zostanie zintegrowany z Twoimi narzędziami komunikacyjnymi!