8 najlepszych sposobów na poprawę współpracy, komunikacji i pracy zespołowej

Gdybyś usiadł z liderami biznesu z całego kraju i zapytał o klucz do ich sukcesu, są szanse, że współpraca w miejscu pracy będzie wielokrotnie wspominana. Współpraca w miejscu pracy jest często określana jako wskaźnik sukcesu, ale nie zawsze jest jasne, co ten termin oznacza.

Czym jest współpraca w miejscu pracy?

Współpraca w miejscu pracy ma miejsce, gdy dwie lub więcej osób spotyka się, aby rozwiązać wspólny problem. Współpraca w miejscu pracy może być niezwykle efektywna. Osoby o różnej wiedzy, perspektywach i pomysłach mogą przeprowadzić burzę mózgów, aby znaleźć innowacyjne rozwiązania i wdrożyć swoje pomysły. Jest to ważne, ponieważ pozwala firmom na szybsze i skuteczniejsze rozwiązywanie problemów.

Brak współpracy w miejscu pracy może być oznaką, że firma nie maksymalizuje swojego potencjału. 86% respondentów badania Fierce Inc. stwierdziło, że brak współpracy lub nieefektywna komunikacja były odpowiedzialne za niepowodzenia w miejscu pracy.

Współpraca przybiera różne formy, takie jak rzeczywistość rozszerzona, która pozwala kupującym „przymierzyć” akcesoria, takie jak zegarki i okulary, bez konieczności odwiedzania sklepu. W miejscu pracy nawet coś tak prostego, jak usunięcie przypisanych miejsc siedzących, może zwiększyć interakcję między pracownikami i pobudzić współpracę.

Czy Twoja firma maksymalizuje produktywność, zachęcając do współpracy? Zebraliśmy osiem wskazówek, jak usprawnić współpracę w miejscu pracy.

8 wskazówek, jak usprawnić współpracę w miejscu pracy

1. Skorzystaj z alternatywnych kanałów komunikacji

E-mail może nadal być dominującą metodą komunikacji w pracy online, ale istnieje wiele dowodów na to, że w rzeczywistości ogranicza produktywność.

Przy takich zniechęcających liczbach nic dziwnego, że spada wydajność w miejscu pracy:

Slack to komunikator internetowy i system współpracy przeznaczony dla zespołów roboczych. Slack usuwa nadmiar informacji w sposób, w jaki e-mail nie może tego zrobić, korzystając z kanałów, bezpośrednich wiadomości i powiadomień. Pracownicy mogą ustawić swoje preferencje na Slacku, aby otrzymywać tylko te informacje, których potrzebują. Sprawia, że ​​proces przeszukiwania dużej ilości wiadomości jest mniej czasochłonny.

Slack zyskał na popularności w ostatnich latach głównie dlatego, że jest skuteczną alternatywą dla poczty e-mail. Ankieta przeprowadzona wśród użytkowników Slacka wykazała, że ​​zespoły korzystające z usługi były o 32% bardziej produktywne. Jedynym istotnym powodem było zmniejszenie wykorzystania poczty e-mail przez zespoły o 48,6%.

2. Uprość proces udostępniania plików

Jeśli kiedykolwiek musiałeś wysyłać załączniki wiadomości e-mail tam iz powrotem w celu edycji, rozumiesz, jak frustrujący i czasochłonny może być ten proces. Dokument z wieloma współautorami może być przekazywany tam iz powrotem dziesiątki razy, a otrzymanie starszej wersji dokumentu może cofnąć cały proces o kilka dni, a nawet tygodni.

Aplikacje do przechowywania plików, takie jak Dropbox i Box, zrewolucjonizowały ten proces, ponieważ umożliwiają firmom przechowywanie plików w chmurze i udostępnianie tylko jednego dokumentu — eliminując problem ze starą wersją pliku .

Funkcja synchronizacji plików Dropbox natychmiast aktualizuje udostępnione pliki. Pozwala to użytkownikom na wspólną pracę z różnych lokalizacji, dzięki czemu zawsze będą mieli najnowszą wersję pliku. A jeśli potrzebujesz odwołać się do starszej wersji, użytkownicy mogą odzyskać starsze wersje pliku przez 30 dni.

Podobnie jak Dropbox, Box umożliwia użytkownikom tworzenie kopii lustrzanych danych przechowywanych w chmurze na ich komputerach stacjonarnych w celu łatwego dostępu. Jeśli zmienisz plik lokalnie na pulpicie, zostanie on zsynchronizowany z chmurą i zaktualizuje plik przechowywany na koncie Box.

TrackVia stwierdziła, że ​​firmy korzystające z pamięci masowej w chmurze uważają, że usługa pozytywnie wpływa na ich efektywność. 47% ankietowanych firm stwierdziło, że chmura zwiększa ich produktywność, a 40% stwierdziło, że zwiększa ich elastyczność:

Chmura uprościła proces udostępniania plików, a coraz większa część firm korzysta z usług takich jak Dropbox i Box każdego roku. Eliminując problem starych plików i załączników do wiadomości e-mail, chmura stała się nieocenionym narzędziem do współpracy.

3. Popraw bezpieczeństwo sieci

Kiedy myślisz o współpracy, pierwszą rzeczą, która przychodzi na myśl, prawdopodobnie nie jest bezpieczeństwo twoich serwerów. Jednak sama liczba plików przesłanych/pobranych z chmury jest ogromna, a coraz więcej pracowników przynosi do pracy własne urządzenia. Sama ilość wykorzystania sieci stwarza coraz więcej okazji dla hakerów i złośliwego oprogramowania, aby uzyskać dostęp do Twojego systemu.

Cyberataki rosną pod względem rozmiaru, zakresu i przerw. Te ataki na Twoją usługę sieciową mogą spowodować poważne problemy dla Twoich pracowników i klientów. Atak ransomware, który dotknął ponad 150 krajów na początku tego roku, wyłączył tysiące urządzeń i kosztował firmy dziesiątki tysięcy dolarów odszkodowania. Raport z 2016 roku sporządzony przez Ponemon Institute for HPE wykazał, że średni dzienny koszt naruszenia danych wyniósł 21 155 USD!

Ustanowienie silnego bezpieczeństwa sieci jest ważne, ponieważ Twoi pracownicy często nie znają zagrożeń związanych ze złośliwym oprogramowaniem. Badanie przeprowadzone na Friedrich-Alexander University wskazuje, że chociaż 78% osób twierdzi, że zdaje sobie sprawę z ryzyka związanego z nieznanymi linkami w wiadomościach e-mail, 45% i tak je klika:

Zaszyfrowanie i zabezpieczenie plików firmowych przed hakerami jest ważnym kluczem do utrzymania bezpiecznej współpracy. Nie pozwól, aby projekty lub dane Twojej firmy były narażone na zagrożenia, podejmując niezbędne środki ostrożności, aby zapewnić ich bezpieczeństwo.

4. Strefy nakładania się

Naukowcy z University of Michigan odkryli, że wykorzystanie projektowania przestrzennego do zachęcania do nieplanowanych interakcji faktycznie poprawiło ogólną wydajność ich naukowców. Projektanci, którzy chcą zachęcić do współpracy, tworzą tak zwane „strefy nakładania się”, w których zwiększa się szansa na nieplanowane interakcje między pracownikami.

Te nieplanowane interakcje mogą zainicjować współpracę i innowacje, co Steve Jobs miał na myśli, planując projekt siedziby Pixara:

Jobs przeniósł skrzynki pocztowe, sale konferencyjne i stołówkę do atrium, aby scenarzyści, artyści i animatorzy mogli wchodzić w interakcje częściej niż w innym przypadku. Pixar to jeden z najlepszych przykładów współpracy w miejscu pracy. Zmusza pracowników do częstego krzyżowania się ścieżek, omawiania projektów i dzielenia się pomysłami.

Nachodzące na siebie strefy nie muszą być tak rozbudowane jak siedziba Pixara. Mogą być tak proste, jak wspólna klatka schodowa lub przestrzeń zewnętrzna, która jest współdzielona przez wiele działów. Celem jest sprawienie, aby pracownicy, którzy nie mają ze sobą regularnych kontaktów, mogli łatwiej ze sobą rozmawiać.

5. Gorące biurko

Praca nie przypomina już gimnazjum, gdzie sztywne zasady dyktują, z kim siedzisz. Współpraca w miejscu pracy ma obecnie miejsce na przykład w strefach wypoczynkowych, kanapach i stołówkach. Nowe trendy w pracy pokazały, że nie trzeba być przywiązanym do biurka przez 8 godzin, aby zostać uznanym za produktywnego pracownika. Wejdź do hot deskingu.

Hot desking to nowy trend, w którym pracownicy nie mają już obowiązkowych przydzielonych miejsc. Zamiast przydzielonego biurka pracownicy obracają się po publicznych, otwartych przestrzeniach. Współczesna współpraca w miejscu pracy jest płynna i zachęca pracowników do interakcji z innymi osobami, z którymi normalnie nie rozmawiają poza swoimi działami.

Oprócz zwiększania możliwości współpracy, hot desking pozwala firmom zaoszczędzić pieniądze. Firma konsultingowa i projektowa Strategy Plus szacuje, że każdego dnia wykorzystanie biura osiąga szczytowe wartości 42%. Condeco, brytyjska firma zarządzająca przestrzenią roboczą, stwierdziła, że ​​większość firm zakłada, że ​​wykorzystanie przestrzeni roboczej wynosi 60-70%:

Hot desking pozwala firmom usunąć część tej nadmiarowej przestrzeni, a także zachęca pracowników do częstszej interakcji i współpracy. Pieniądze zaoszczędzone na hot deskingu naprawdę mogą się sumować — badania przeprowadzone przez Vodafone wskazują, że praktyka ta może zaoszczędzić brytyjskim firmom 34 miliardy funtów rocznie (lub 43 biliony dolarów).

6. Nie zadowalaj się obecnym oprogramowaniem

Doskonalenie pracy zespołowej i współpracy w miejscu pracy oznacza konsekwentne poszukiwanie nowych rozwiązań problemów Twojej firmy. Technologie takie jak Dokumenty Google mogą zwiększyć wydajność Twojej firmy i poprawić komunikację między pracownikami, zespołami i klientami.

projektowanie strony docelowej po kliknięciu to proces, w którym współpraca jest niezbędna, ale problemy z komunikacją mogą sprawić, że wysiłek będzie nieefektywny i czasochłonny. W proces tworzenia strony docelowej po kliknięciu może zaangażować się wielu interesariuszy — copywriterów, którzy piszą treść, projektantów, którzy tworzą szkielety i dostosowują stronę, menedżerów, którzy nadzorują proces, oraz klientów, którzy chcą, aby ich wkład został wysłuchany.

Najwyraźniej nie jest to płynny sposób komunikacji.

Jeśli wszyscy komunikują się różnymi kanałami, może to wydłużyć czas i spowodować poważne problemy. Co się dzieje, gdy copywriter wysyła załączniki do wiadomości e-mail, kierownik projektu komunikuje się w Slacku, a klient korzysta z Google Docs? Jesteś sfrustrowany, ponieważ nie ma centralnego miejsca do komunikacji i doświadczasz opóźnień w publikowaniu.

Rozwiązanie do współpracy Instapage zostało stworzone w celu zwalczania tego nieefektywnego przepływu pracy poprzez usprawnienie procesu projektowania strony docelowej po kliknięciu. Copywriterzy, redaktorzy, menedżerowie i klienci mogą zostawiać komentarze bezpośrednio na stronie i otrzymywać opinie w czasie rzeczywistym.

Platforma Instapage pozwala również użytkownikom zabezpieczyć swoje strony hasłem i dodać dodatkowe warstwy zabezpieczeń, dzięki czemu dostęp mają tylko niektórzy decydenci. Co więcej, kanał komentarzy umożliwia prowadzenie konwersacji, która nie wymaga nawet od użytkowników opuszczenia platformy.

7. Wideokonferencje utrzymują zaangażowanie pracowników zdalnych

W tym roku Gallup opublikował badanie, z którego wynika, że ​​43% amerykańskich pracowników spędziło przynajmniej trochę czasu pracując zdalnie (wzrost o 4 punkty procentowe w stosunku do 2012 r.). Coraz więcej pracowników korzysta z elastycznych grafików. Firmy zatrudniają więcej freelancerów, którzy pracują zdalnie, aby wykonać specjalistyczną pracę przy mniejszych budżetach.

Ale ponieważ pracownicy zdalni nie są w biurze, często brakuje im mowy ciała i komunikacji niewerbalnej. Większość komunikacji ma charakter niewerbalny, a pracownicy, którzy nie wchodzą w interakcję wzrokową ze współpracownikami, mogą czuć się odizolowani i mniej produktywni. Właśnie tam wideokonferencje mogą wypełnić tę lukę.

Badania pokazują, że wideokonferencje mogą sprawić, że pracownicy zdalni poczują się bardziej związani ze swoimi zespołami. Firma Polycom twierdzi, że firmy uważają, że wideokonferencje zapewniają wszechstronne korzyści:

• 94% respondentów twierdzi, że zwiększa produktywność
• 87% twierdzi, że przyspiesza szybkość podejmowania decyzji
• 87% potwierdza, że ​​znacząco obniża koszty podróży

Nic dziwnego, że platformy do wideokonferencji umożliwiają lepszą współpracę i wydajniejsze przepływy pracy wraz z rosnącą liczbą transakcji prowadzonych w wielu lokalizacjach i strefach czasowych.

8. Zmniejszenie nieefektywności spotkań

Kierownictwo uważa, że ​​67% spotkań zakończyło się niepowodzeniem. Ta nieefektywność kosztuje Twoją firmę czas i pieniądze.

Każdego roku firmy marnują czas wart ponad 37 miliardów dolarów na bezproduktywne spotkania. Menedżerowie średniego szczebla spędzają około jednej trzeciej swojego czasu na spotkaniach. Pracownicy spędzają nawet do czterech godzin tygodniowo, przygotowując się do spotkań aktualizujących status:

Zgodnie z powyższą grafiką, 15% zbiorowego czasu organizacji wykorzystuje się na spotkaniach. To znaczna część czasu firmy, a marnowanie jej zmniejsza zarówno produktywność, jak i możliwości współpracy. Firmy powinny wziąć pod uwagę problemy, takie jak wielozadaniowość i izolacja pracowników zdalnych, dwie rzeczy, które mogą powodować znaczną nieefektywność spotkań.

Wielozadaniowość jest jedną z głównych przyczyn nieproduktywnych spotkań. Około połowa pracowników przyznaje się do pracy nad niepowiązanymi projektami, a prawie 70% sprawdza pocztę. Pracownicy zdalni często czują się odizolowani podczas połączeń konferencyjnych, ponieważ większość komunikacji pochodzi z mowy ciała i sygnałów niewerbalnych, których nie mogą odebrać przez telefon.

Firmy, które chcą poprawić jakość swoich spotkań, powinny starać się, aby spotkania były krótkie i koncentrowały się na ograniczeniu wielozadaniowości. Jeśli to możliwe, pracownicy zdalni powinni komunikować się za pośrednictwem wideokonferencji. Mogą odbierać sygnały niewerbalne i wizualnie angażować się w resztę grupy. Ustalenie z wyprzedzeniem jasnych oczekiwań i programu może pomóc w utrzymaniu zaangażowania wszystkich w cały proces.

Zacznij ulepszać współpracę w miejscu pracy już dziś

Wideokonferencje, udostępnianie danych i strefy nakładania się to tylko kilka sposobów, w jakie firmy podejmują kroki w celu usprawnienia współpracy.

Usprawnij współpracę w miejscu pracy, zarejestruj się już dziś, aby skorzystać z demonstracji Instapage Enterprise.