Jakie są zalety i wady systemu telefonicznego opartego na chmurze?

Każda firma potrzebuje skutecznego i niezawodnego systemu komunikacji. Dla większości współczesnych firm oznacza to system telefoniczny oparty na chmurze, działający przez Internet.

Elastyczność i skalowalność systemów telefonicznych opartych na chmurze czyni je atrakcyjnym wyborem dla firm każdej wielkości, od małych firm w podróży po przedsiębiorstwa prowadzące centra obsługi telefonicznej.

Ale czy jest to najlepszy wybór dla Twojej firmy?

W tym poście przyjrzyjmy się bliżej zaletom i wadom telefonów działających w chmurze, aby pomóc Ci podjąć świadomą decyzję.

Jeśli jednak zależy Ci na czasie, tutaj znajdziesz wszystkie potrzebne informacje:

Co to jest system telefoniczny oparty na chmurze?

System telefoniczny oparty na chmurze wykorzystuje technologię protokołu Voice over Internet Protocol ( VoIP ) do realizowania połączeń telefonicznych.

W przeciwieństwie do starszych technologii, takich jak telefony stacjonarne, telefony VoIP nie wymagają żadnego specjalnego sprzętu ani infrastruktury. Wykonywanie i odbieranie połączeń nie jest uzależnione od sieci z przewodem miedzianym, jak w przypadku tradycyjnych telefonów stacjonarnych. Aby wykonywać połączenia VoIP, wystarczy szybkie łącze internetowe.

Dzięki temu firmy mogą łatwo rozpocząć korzystanie z systemów telefonicznych opartych na chmurze i cieszyć się takimi korzyściami, jak niższe miesięczne koszty eksploatacji, lepsza mobilność podczas pracy zdalnej i prawie żadna konserwacja.

W następnej sekcji przyjrzyjmy się bliżej zaletom korzystania z systemu telefonicznego opartego na chmurze.

Zalety systemu telefonicznego opartego na chmurze

Technologia chmurowa staje się coraz częściej normą, która zapewnia wiele korzyści dla przedsiębiorstw. Od elastyczności po korzyści związane z pracą zdalną — systemy te zmieniają sposób, w jaki pracownicy łączą się, współpracują i komunikują.

Przyjrzyjmy się zaletom, które sprawiają, że systemy telefoniczne oparte na chmurze są mądrym wyborem dla rozwijających się firm.

Niższe koszty

Systemy telefoniczne oparte na chmurze są bardziej opłacalne w porównaniu do tradycyjnych systemów telefonicznych.

System telefonii stacjonarnej kosztuje firmy średnio 50 dolarów miesięcznie za linię w przypadku połączeń lokalnych lub krajowych. Natomiast plany VoIP zaczynają się od mniej niż 20 USD za linię miesięcznie i obejmują połączenia międzynarodowe, wideokonferencje i wiele innych funkcji.

Systemy telefoniczne w chmurze to skuteczny sposób na obniżenie kosztów komunikacji. Wystarczy stabilne łącze internetowe i oprogramowanie obsługujące technologię VoIP.

Oznacza to, że możesz ograniczyć tradycyjne wydatki związane z telefonem, które w przeciwnym razie poniósłbyś, takie jak:

• Koszt konfiguracji i początkowa inwestycja w lokalną centralę prywatną ( PBX )
• Powtarzające się koszty utrzymania
• Dodatki do funkcji takich jak automatyczna sekretarka, transkrypcja poczty głosowej, kolejkowanie połączeń itp.

Dzięki VoIP otrzymujesz bezpłatne numery lokalne, numery bezpłatne i niedrogie połączenia międzynarodowe. Tradycyjny telefon stacjonarny nigdy nie zapewni Ci takiego samego zwrotu z każdej wydanej złotówki.

Większa niezawodność i wydajność

System telefoniczny oparty na chmurze to doskonałe zabezpieczenie planu ciągłości biznesowej — zwłaszcza gdy coś nieoczekiwanego, na przykład klęska żywiołowa lub atak cybernetyczny, zakłóca regularne operacje.

W przypadku tradycyjnego systemu telefonicznego zlokalizowanego w jednym miejscu Twoja firma może stawić czoła przestojom i ryzyku. Natomiast system telefoniczny oparty na chmurze działa w zdalnych centrach danych z wbudowanymi planami tworzenia kopii zapasowych i redundancji. Jeśli jedno centrum danych ma problem, inne bezproblemowo przejmują jego kontrolę.

Dzięki temu Twoja firma będzie działać sprawnie i nie będzie to miało wpływu na Twoich klientów. Również ich informacje pozostają bezpieczne i łatwo dostępne dla Twojego zespołu, dzięki czemu nie utracisz łączności.

Systemy telefoniczne w chmurze mogą zatem oferować niezawodne kopie zapasowe i stałą wydajność, pomagając Twojej firmie nieprzerwanie działać nawet podczas nieprzewidzianych wyzwań.

Jest to również bardziej niezawodny wybór do codziennych operacji biznesowych. Jest mniej podatny na zakłócenia, ponieważ jest mniej punktów krytycznych, które w przypadku awarii miałyby wpływ na usługę. Ta niezawodność sprawia, że ​​jest to solidny wybór dla nieprzerwanych, codziennych działań.

Szybsza implementacja i konfiguracja

Twój system telefoniczny nie powinien utrudniać rozwoju Twojej firmy.

W przypadku tradycyjnego systemu telefonicznego dodanie skali może być czasochłonne i kosztowne. Aby każdemu nowemu pracownikowi przydzielić numer telefonu, trzeba dodać nowe linie telefoniczne i porty, co może zająć tygodnie. To duża utrata produktywności.

Dzięki systemowi telefonicznemu opartemu na chmurze możesz w każdej chwili rozszerzyć swoją działalność. Można go skalować, aby dostosować się do rosnących potrzeb Twojego zespołu, jednocześnie zapewniając płynne działanie całej komunikacji biznesowej.

Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli chcesz znacznie zwiększyć współpracę i produktywność pracowników, spróbuj zamienić tradycyjne systemy telefoniczne na usługę telefonii wirtualnej !

Zobacz także: Zrozumienie tajników komunikacji w chmurze

Mniej konserwacji

Konserwacja to niepotrzebne obciążenie, które może negatywnie wpłynąć na doświadczenie pracowników. Wysiłek i inwestycje wymagane do konserwacji mogą szybko się sumować.

Starsze systemy telefoniczne wymagają co najmniej jednej osoby zajmującej się utrzymaniem systemu. Większość firm albo przeciąża i tak już przepełnione zespoły IT, albo wydaje więcej pieniędzy na zatrudnianie zewnętrznych wykonawców.

Poza tym firmy nie uwzględniają czasu i wysiłku poświęconego na usuwanie usterek i przeprowadzanie napraw. Nie tylko wpływa to na produktywność i morale pracowników, ale także spowalnia rozwój firmy.

Zamiast tego podczas korzystania z centrali PBX w chmurze systemu, Twój dostawca VoIP fachowo poradzi sobie ze wszystkimi tymi problemami. Zarządzają systemem telefonicznym całkowicie poza siedzibą firmy w chmurze i zapewniają priorytetową nieprzerwaną obsługę.

Ponadto zapewniają rygorystyczne umowy dotyczące poziomu usług (SLA) i całodobową obsługę klienta, aby przyspieszyć rozwiązywanie problemów. A to wszystko bez zakłócania zadań Twojego zespołu i jakości komunikacji biznesowej, jakiej oczekują Twoi klienci.

Dostęp do niezawodnych funkcji połączeń

Systemy telefoniczne oparte na chmurze oferują najnowocześniejsze funkcje VoIP , które usprawniają komunikację biznesową. Niektóre popularne funkcje, które właściciele firm uznają za cenne, obejmują:

Bez wątpienia systemy telefoniczne oparte na chmurze mają zaawansowane funkcje, które mogą usprawnić komunikację biznesową. Poza tym dostęp do funkcji pomaga Twojemu zespołowi lepiej komunikować się z klientami, stale poprawiając jakość obsługi klienta.

Zwłaszcza jeśli prowadzisz call center , systemy telefoniczne oparte na chmurze pomogą Ci w jego niezawodnej obsłudze. Możesz także zintegrować swój system telefoniczny z narzędziami innych firm, takimi jak CRM lub oprogramowanie księgowe, budując scentralizowane repozytorium dla swojego zespołu.

Najlepsza część? Świetny dostawca usług pozwoli Ci dodawać nowe funkcje bez aktualizacji sprzętu, skomplikowanych żądań i mylącego żargonu. Będziesz mógł dostosować swój system telefoniczny w chmurze, kiedy go potrzebujesz, do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Lepsze doświadczenie klienta

Obecnie klienci przestali zwracać uwagę na cenę. W rzeczywistości nie mają nic przeciwko płaceniu premii za doskonałą obsługę klienta. Co więcej, są bardziej skłonni do zakupu produktów i usług tych firm w przyszłości.

Najnowsze statystyki obsługi klienta potwierdzają to:

• 42% konsumentów zapłaciłoby więcej za przyjazną i przyjazną obsługę klienta.
• 91% klientów chętniej dokona kolejnego zakupu po doskonałej obsłudze klienta.
• 68% klientów stwierdziło, że pozytywne doświadczenia klientów znacząco poprawiły ich lojalność wobec marki.

Systemy telefoniczne oparte na chmurze oferują firmom większą elastyczność, skalowalność i dostępność, aby zapewnić klientom pozytywne doświadczenia.

Klienci nigdy nie muszą czekać, dzięki efektywnemu zarządzaniu wolumenem połączeń, które przekierowuje połączenia do kolejnego dostępnego członka zespołu wsparcia. Informacje o klientach łatwo dostępne dla agentów serwisowych skutkują bardziej spersonalizowaną interakcją, robiąc wrażenie na klientach.

Poza tym dostawcy usług telefonicznych działających w chmurze umożliwiają także agentom serwisowym pracę z dowolnego miejsca, zapewniając nieprzerwane wsparcie szybko i skutecznie. W końcu kompetentni i zadowoleni agenci obsługi klienta często oznaczają szczęśliwych klientów!

Szybkość, jakość i postrzeganie nowoczesności obsługi klienta mogą być zagrożone, jeśli duże firmy w dalszym ciągu korzystają z tradycyjnych telefonów stacjonarnych.

Z łatwością wspiera pracę zdalną i hybrydową

Hybrydowy model pracy – kilka dni w biurze i kilka dni pracy w domu – to już nowa normalność.

Dla firm nadal korzystających z tradycyjnych systemów telefonicznych jest to problem dwojaki. Po pierwsze, muszą utrzymać istniejącą infrastrukturę w biurze. Po drugie, muszą poświęcać czas i zasoby, aby wzmocnić pozycję swoich zdalnych pracowników .

Obejmuje to zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi i wszelkich informacji o klientach, których potrzebują, aby efektywnie wykonywać swoją pracę.

Telefony działające w chmurze są idealne do tego przypadku. Funkcje pracy zdalnej są dostępne od razu po instalacji i nie wymagają skomplikowanej konfiguracji. Twój zespół może korzystać z telefonów stacjonarnych VoIP w biurze i aplikacji na telefon służbowy podczas pracy w domu. To najlepsze z obu światów!

Bez względu na lokalizację pracy wszyscy w Twoim zespole mogą:

• Zachowaj ten sam numer telefonu i bądź dostępny dla klientów i współpracowników
• Wykonuj i odbieraj połączenia telefoniczne za pomocą aplikacji na telefon programowy VoIP
• Korzystaj z zaawansowanych funkcji, takich jak przekazywanie połączeń, wirtualna poczta głosowa i nagrywanie rozmów
• Komunikuj się wyraźnie, korzystając ze znacznie lepszej jakości połączeń dzięki technologii HD Voice

Zjednoczone Komunikacje

Systemy telefoniczne oparte na chmurze ułatwiają centralizację całej komunikacji biznesowej na jednej platformie , bez zmiany istniejącej infrastruktury lub technologii telepracy.

Rozwiązanie to, określane jako Unified Communications as a Service ( UCaaS ), obejmuje połączenia telefoniczne, wideokonferencje, komunikatory internetowe, połączenia konferencyjne i udostępnianie plików.

UCaaS poprawia produktywność i współpracę między pracownikami na miejscu a zespołami zdalnymi. Każdy ma dostęp do odpowiednich narzędzi komunikacji, których potrzebuje na co dzień.

Usługi telefoniczne w chmurze przyspieszają wdrażanie pracowników i upraszczają wirtualne spotkania. Usuwa bariery i silosy związane ze starszymi systemami komunikacyjnymi, takimi jak tradycyjne telefony, którym często brakuje którejkolwiek z tych zaawansowanych funkcji.

Wady systemu telefonicznego opartego na chmurze

Chociaż systemy telefoniczne oparte na chmurze mają kilka wad, żadna technologia nie jest bezbłędna. Istnieją nieodłączne wyzwania, które mogą być szczególnie interesujące dla Twojej firmy, przez co systemy telefoniczne oparte na chmurze są mniej atrakcyjne jako opcja.

Oto potencjalne wady związane z uruchomieniem firmowego systemu telefonicznego całkowicie przez Internet.

Ceny mogą się sumować

Obecnie systemy telefoniczne oparte na chmurze często pobierają opłaty miesięczne za użytkownika. Z biegiem czasu koszty te mogą się kumulować.

Możesz zostać obciążony opłatą za dodatkowe funkcje, z których nawet nie zamierzasz korzystać, lub ponieść opłaty licznikowe za inne funkcje, z których często korzystasz. W przypadku małych firm ceny abonamentu mogą być wysokie w porównaniu do zwykłego korzystania z istniejących tradycyjnych linii telefonicznych.

Jednak większość współczesnych systemów telefonicznych opartych na chmurze ma wbudowane narzędzia do współpracy. Eliminuje to potrzebę stosowania kosztownych narzędzi do współpracy, takich jak Zoom, Slack lub oddzielne mostki konferencyjne .

Poza tym oszczędzasz także czas i pieniądze wydane na wsparcie IT, naprawianie problemów z systemem oraz zapewnianie bezpieczeństwa i zgodności, żeby wymienić tylko kilka.

Wszystkie te korzyści mogą zrównoważyć miesięczny koszt systemów telefonicznych opartych na chmurze, czyniąc je bardziej opłacalnymi niż pozornie tanie tradycyjne telefony.

Jeśli nadal nie masz pewności, ile będzie kosztować oparty na chmurze system telefoniczny Nextiva dla Twojej firmy, możesz poprosić o niezobowiązującą wycenę .

Potrzebujesz szybkiego sprzętu sieciowego

Systemy telefoniczne oparte na chmurze wymagają szybkich, szerokopasmowych połączeń internetowych.

Systemy telefoniczne oparte na chmurze wykorzystują Wi-Fi do działania, ale Wi-Fi nie działa dobrze przez ściany. Jeśli Twoje biuro nie przeprowadziło audytu witryny bezprzewodowej, możesz mieć pewne martwe punkty.

Istnieją jednak łatwe i niedrogie rozwiązania tego problemu. Może być konieczne skonfigurowanie jakości usług ( QoS ) dla sieci, aby zapobiec fluktuacjom .

W przypadku większych biur rozważ dodanie sieci Wi-Fi typu mesh, aby uzyskać maksymalną prędkość i zasięg.

Nie działa bez stabilnego połączenia internetowego

Jedna rzecz może zadecydować o wszystkich korzyściach płynących z przeniesienia systemu telefonicznego do chmury — Twoje połączenie internetowe!

Jeśli połączenie internetowe ulegnie awarii, system telefoniczny oparty na chmurze może przestać działać. A jednak niezawodne połączenie internetowe to jedyny wymóg systemowy w przypadku systemów telefonicznych opartych na chmurze.

Ale dzisiaj stabilny internet jest wszędzie! Prawie każda kawiarnia zapewnia wystarczająco mocną sieć Wi-Fi do rozmów wideo i przesyłania strumieniowego.

W ciągu ostatniej dekady prędkość Internetu wzrosła, a wraz z nią jego niezawodność. Często zdarza się, że w domu lub w pracy można zobaczyć prędkości przekraczające 100 Mb/s. Ta przepustowość może obsłużyć ponad 1000 połączeń VoIP jednocześnie!

Jeśli nie masz pewności, jak niezawodne jest Twoje połączenie internetowe, możesz skorzystać z naszego bezpłatnego testu przepustowości VoIP i sprawdzić, czy Twoja sieć jest gotowa na VoIP.

A jeśli Twój dostawca usług internetowych ulegnie awarii, Ty i Twój zespół możecie automatycznie odbierać połączenia na telefonach komórkowych lub zostać przekierowani na skrzynkę poczty głosowej w celu dalszych działań. W przypadku VoIP opartego na chmurze w zasadzie nigdy nie ma „sygnału zajętości”.

Jeśli nie masz innego dostępnego połączenia internetowego, zadzwoń do naszego zespołu pomocy, a my zajmiemy się tymi pilnymi prośbami.

Dalsza lektura: Co to jest biznesowe przekazywanie połączeń i jak je skonfigurować?

Informacje o lokalizacji są ograniczone w przypadku połączeń alarmowych

Dla większości ludzi nie będzie to problemem, ale do połączeń telefonicznych z numerem 911 przez Internet niekoniecznie muszą być dołączone dokładne dane o lokalizacji.

Gdy połączenia internetowe są kierowane do centrum alarmowego (znanego jako PSAP), operatorzy mogą nie znać Twojej lokalizacji ani nawet numeru telefonu . Domyślnie połączenia docierają do najbliższego PSAP na podstawie adresu posiadacza konta.

Aby temu zaradzić, zaktualizuj stały adres przypisany do każdej linii telefonicznej firmy w systemie telefonicznym w chmurze. To ustawienie jest znane jako Ulepszone 911 i jest czymś, z czym powinieneś się zapoznać. Jeśli pracownicy pracują w domu lub poza biurem, należy to niezwłocznie zaktualizować.

Zalecamy używanie smartfonów do połączeń internetowych, ponieważ dane GPS i triangulacja komórkowa natychmiast przekazują dane o lokalizacji do pobliskich punktów PSAP.

Ograniczona kompatybilność z urządzeniami analogowymi

Jeśli lubisz tradycyjny sprzęt telefoniczny, taki jak faksy, systemy telefoniczne w chmurze nie będą dla Ciebie ekscytujące. Sprzęt ten przeżywał swoją świetność w latach 90., lecz dziś jego czas jest ograniczony.

Sytuacja staje się skomplikowana, jeśli potrzebujesz łączności PSTN pomiędzy systemami bezpieczeństwa lub bramkami, może być konieczne użycie adaptera telefonu analogowego lub w skrócie „ATA”. Z drugiej strony, łączność komórkowa dla tych usług jest również powszechnie dostępna i charakteryzuje się solidną niezawodnością.

Wskazówki dotyczące przenoszenia usługi telefonicznej do chmury

Widzieliśmy sporo sukcesów, gdy firmy przechodziły na chmurę . Może to być nieco onieśmielające, ale przy odrobinie planowania odniesiesz duży sukces.

Przeniesienie biurowego systemu telefonicznego do chmury przyniesie Ci korzyści, jakich nie zapewni tradycyjny telefon stacjonarny. Plusy po prostu przeważają nad wadami.

Oto kilka działań, które sprawią, że migracja do chmury przebiegnie sprawnie.

• Planuj z wyprzedzeniem — prognozuj rozwój swojej firmy, wymagania sieciowe, przepustowość dostawcy usług internetowych i przepływ pracy zespołu.
• Wykorzystaj zaawansowane funkcje VoIP — aby w pełni wykorzystać swój system telefoniczny oparty na chmurze, dokładnie oceń przypadki użycia swojego zespołu i wbudowane funkcje, których będzie on najbardziej potrzebował.
• Postępuj zgodnie z zaleceniami swojego dostawcy VoIP – przechodząc na system telefoniczny oparty na chmurze, zadawaj wiele pytań. Renomowany usługodawca poświęci czas, aby odpowiedzieć na Twoje pytania i pomóc w sprawnej migracji.

Wybierając system komunikacji biznesowej, stawka jest bardzo duża. Systemy telefoniczne oparte na chmurze zapewniają odpowiednią elastyczność, skalowalność i możliwości potrzebne w rozwijającej się firmie.

Pamiętaj jednak, aby wybrać odpowiedniego partnera na swojej drodze do systemów telefonicznych opartych na chmurze. Zapewni płynne przejście do chmury, zoptymalizowaną wydajność i bardziej pozytywne doświadczenia zarówno dla Twoich klientów, jak i pracowników.