Utwórz formularz przyjmowania klientów, aby zapewnić bezproblemowe wdrożenie

Formularze przyjmowania klientów są nieocenionymi narzędziami do sprawdzania potencjalnych klientów i wdrażania klientów. Jeśli Twoja agencja cyfrowa dopiero zaczyna działać, być może nie poświęcasz jeszcze zbyt wiele czasu na weryfikację i wdrażanie, ale w miarę rozwoju agencji wartość płynnego procesu pozyskiwania klientów szybko stanie się widoczna.

Rozpocznij wdrażanie klientów agencji w skalowalny i powtarzalny sposób. Pobierz już dziś przewodnik krok po kroku dotyczący wdrażania klientów!

Korzystając z formularza przyjmowania klientów, możesz zapomnieć o ważnych pytaniach, utracić informacje pod cyfrowym stosem e-maili i innych komunikatów, a także stworzyć uciążliwy proces wdrażania zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów. W tym artykule poznasz sekrety tworzenia nienagannego formularza przyjmowania klientów, który sprawi, że proces onboardingu będzie płynny jak masło.

Co to jest formularz przyjmowania klientów?

Formularze przyjmowania klientów to kwestionariusze zaprojektowane w celu zebrania wszystkich niezbędnych informacji wymaganych przez Twoją agencję cyfrową. Formularze te pozwalają określić, czy klient jest odpowiedni dla Twoich usług i lepiej zrozumieć jego potrzeby na początku relacji.

W najprostszym ujęciu formularz przyjęcia klienta jest dokumentem wprowadzającym. Obecnie jest to zazwyczaj dokument cyfrowy, taki jak plik PDF, który może wypełnić klient, lub interaktywny formularz cyfrowy, który umożliwia klientom wprowadzenie odpowiedzi, kliknięcie przycisku Dalej i automatyczne zapisanie danych, do którego oboje macie łatwy dostęp w dowolnym momencie . Jeśli masz innych interesariuszy, na przykład agencję marketingu cyfrowego typu white label, z którą współpracujesz, oni również powinni mieć łatwy dostęp do formularza.

Jak wygląda większość formularzy przyjmowania klientów?

Niezależnie od formatu formularza przyjmowania klientów, podstawowym celem jest zebranie kluczowych informacji dla klientów, aby proces wdrożenia przebiegał sprawnie i bezproblemowo. Specyfika formularzy przyjmowania klientów będzie w dużej mierze zależeć od usług oferowanych przez Twoją agencję cyfrową, ale zazwyczaj zbierają one dane kontaktowe wprowadzanego klienta oraz szczegółowe wymagania dotyczące jego pożądanego projektu lub usługi.

Ponieważ nie ma uniwersalnego formularza, którego powinieneś używać, piękno tworzenia formularza pozyskiwania klientów dla Twojej agencji cyfrowej polega na tym, że możesz go dostosować tak, aby zawierał wszelkie informacje, które pomogą Ci najlepiej zrozumieć potrzeby i oczekiwania klienta. W ten sposób możesz rozpocząć współpracę zawodową w sposób zgodny, na tej samej stronie i wolny od nieporozumień. Wynik? Sprawny proces rekrutacji, dzięki czemu możesz skupić się na świadczeniu usług i zwiększaniu przychodów swojej agencji.

Po wypełnieniu formularza możesz go przechowywać w łatwo dostępnym miejscu, takim jak CRM. Oto przegląd tego, jak działa nasz:

Niezbędne elementy formularza przyjmowania klientów

Dobrze skonstruowany formularz pozyskiwania klientów zapewnia Tobie, Twojemu zespołowi i współpracownikom wiedzę potrzebną do dostarczania nowych klientów dostosowanych do ich potrzeb rozwiązań. Upewnij się, że formularz spożycia zawiera te niezbędne składniki.

Informacje osobiste

Wprowadzając nowego klienta, chcesz wiedzieć, z kim masz do czynienia, jak się do niego zwracać, gdzie się znajduje i inne informacje umożliwiające jego identyfikację. Zebranie tych danych osobowych jest pierwszym krokiem w budowaniu profilu klienta. Pola te obejmują:

• Nazwa
• Adres lub lokalizacja firmy
• Szczegóły kontaktu
• Preferencje dotyczące kontaktu, takie jak telefon, e-mail, SMS lub wiadomość błyskawiczna

Informacje ogólne

Rozpoczynając nowy projekt, zawsze pomocne jest zrozumienie historii klienta i jego pochodzenia. Dołącz kilka pól, aby zebrać informacje o wyzwaniach, jakie stoją przed nimi, przeszłych działaniach w zakresie marketingu cyfrowego i bieżących problemach:

• Historia biznesowa: lata działalności, najważniejszy sprzedany produkt lub usługa itp.
• Wcześniejsze doświadczenia marketingowe: dowiedz się, czy klient płacił w przeszłości za usługi marketingu cyfrowego, czy też pochodzi z branży „zrób to sam”. Jeśli zapłacili za usługi cyfrowe, dowiedz się o tym doświadczeniu.
• Aktualne wyzwania: z czym borykają się na co dzień z punktu widzenia marketingu cyfrowego?

Szczegóły Projektu

Zdefiniuj zakres i cele projektu, prosząc klienta o dostarczenie informacji dotyczących następujących obszarów:

• Cele: Niech Twój potencjalny lub nowy klient jasno przedstawi, co ma nadzieję osiągnąć dzięki współpracy z Tobą. Na przykład, jeśli chcą zbudować nową witrynę internetową, poproś ich o podanie szczegółowych informacji na temat funkcji, które witryna musi zawierać.
• Oś czasu: Jaki jest harmonogram projektu klienta? Pamiętaj, że nie musisz przestrzegać tego harmonogramu. Celem formularza przyjmowania klientów jest zebranie ich informacji i punktów widzenia, które można wykorzystać jako punkt wyjścia do późniejszych rozmów.

Budżet i zasoby

Ograniczenia finansowe Twojego klienta i dostępne zasoby będą miały wpływ na wykonalność Twoich projektów, dlatego od początku współpracy warto znać następujące obszary:

• Budżet: Dowiedz się, ile Twój klient spodziewa się wydać w czasie na dany projekt lub konkretną usługę. Jeśli są zainteresowani różnorodnymi rozwiązaniami z zakresu marketingu cyfrowego, pozyskuj od nich szeroki budżet marketingowy.
• Zasoby : Czy Twój klient posiada zasoby, które możesz wykorzystać w swoim projekcie? Na przykład, jeśli szukają usług reklamy cyfrowej, mają wewnętrznego projektanta, z którym chcą współpracować nad kreacją reklamy.

Względy prawne

Przed przyjęciem nowego klienta dobrze jest upewnić się, że masz podstawy prawne, aby chronić Was oboje w przypadku nieporozumienia, błędu lub innej nieoczekiwanej okoliczności. Obejmują one:

• Umowy o zachowaniu poufności: Poproś klienta, aby wyraził zgodę na nieudostępnianie poufnych informacji o Twojej agencji, a w zamian zgodził się zachować poufność swoich informacji biznesowych.
• Warunki: Przedstaw stosunki robocze i oczekiwania.

Szycie na konkretne potrzeby

W zależności od niszy, w której działa Twoja agencja, w formularzach przyjmowania klientów możesz uwzględnić specjalne uwagi, takie jak specjalistyczne względy prawne lub pytania istotne dla branży. Rozważ użycie elastycznych sekcji projektu w formularzach rekrutacyjnych, aby zapewnić elastyczność w przypadku różnych struktur projektów, szczególnie jeśli Twoja agencja oferuje szeroką gamę narzędzi i usług.

Jak utworzyć formularz przyjmowania klientów

Wykonaj te instrukcje krok po kroku, aby upewnić się, że formularz klienta zawiera wszystkie informacje potrzebne do profesjonalnego i bezproblemowego procesu wdrożenia.

1. Określ cel i cele swojego formularza

Zanim zagłębisz się w szczegóły, jasno określ cel i zadania formularza pozyskiwania klientów. Wyjaśnienie tej kwestii pomoże Ci zadać właściwe pytania bez marnowania czasu klienta. Na tym etapie może się okazać, że posiadanie kilku opcji formularza pozyskiwania klientów lub elastycznego formularza, który uwzględnia różne typy projektów, będzie najbardziej odpowiednie dla Twojej agencji.

2. Zidentyfikuj potrzebne informacje

Zadaj sobie pytanie, jakich informacji potrzebujesz, aby rozpocząć świadczenie usług na początku współpracy z nowym klientem: jakie pytania zazwyczaj zadajesz potencjalnym klientom, sprawdzając ich dopasowanie, lub nowym klientom podczas ich wdrażania? Wracając myślami do poprzednich projektów klientów, czy są informacje, z których odniósłbyś korzyści na początku relacji? Będzie to prawdopodobnie obejmować dane osobowe lub biznesowe, specyfikacje projektu, przydział budżetu i względy prawne.

3. Zaprojektuj układ i strukturę formularza

Wszystkie punkty kontaktu z klientem powinny być atrakcyjne wizualnie i przyjemne, a formularz przyjmowania klientów nie różni się od tego. W rzeczywistości, ponieważ może to być ich pierwsza formalna interakcja z Twoją agencją, szczególnie ważne jest, aby przekazać profesjonalizm, wiedzę specjalistyczną i pozytywne doświadczenia użytkownika.

Podziel formularz na sekcje, z których każda dotyczy określonej kategorii informacji. Używaj nagłówków, podtytułów i wypunktowań, aby ułatwić nawigację i zrozumienie pytania.

4. Używaj jasnego, znanego języka

Klienci Twojej agencji mogą nie mieć zielonego pojęcia o marketingu cyfrowym, dlatego niezwykle ważne jest, aby wybrać język łatwy do zrozumienia i wolny od żargonu. Jasno określ cel każdej sekcji i, jeśli to konieczne, podaj instrukcje lub przykłady. To nie tylko sprawi, że pozyskiwanie klientów będzie dla niego łatwiejsze i przyjemniejsze, ale także pomoże Tobie, ponieważ użytkownicy rzadziej będą źle rozumieć pytania i popełniać błędy.

5. Przetestuj formularz przyjmowania klientów pod kątem użyteczności i skuteczności

Zanim zaczniesz korzystać z formularza przyjmowania klientów, przeprowadź dokładne testy użyteczności. Upewnij się, że formularz działa poprawnie, wszystkie pytania są jasne i nie ma żadnych usterek technicznych. Nie polegaj wyłącznie na testach użytkowników: jeśli utworzyłeś formularz, nie będziesz najlepszym oceniającym jego przejrzystość. Zamiast tego poproś o opinię przykładowych użytkowników, którzy nigdy wcześniej nie widzieli formularza.

6. Włącz elementy marki

Oznacz formularz przyjmowania klientów logo, kolorami i siłą marki swojej agencji. Podobnie jak inne punkty kontaktu, formularz jest okazją do wzmocnienia tożsamości marki i zaprezentowania potencjalnemu i klientowi spójnego, profesjonalnego wizerunku.

Szablon formularza przyjmowania klientów dla agencji marketingowych

Skorzystaj z tego przykładowego formularza przyjmowania klientów jako punktu wyjścia do opracowania formularza przyjmowania klientów dla swojej agencji. Możesz dowolnie dostosowywać sekcje, przenosić je i dodawać dodatkowe pytania dostosowane do Twojej oferty usług.

Część 1: Dane osobowe

Celem tej sekcji jest zrozumienie potencjalnego lub klienta, jego działalności i roli w podejmowaniu decyzji.

• Imię: Twoje imię i preferowane przezwiska.
• Firma: nazwa Twojej firmy lub organizacji.
• Rola: Twoja rola w biznesie.
• Dane kontaktowe: Twój numer telefonu, adres e-mail i preferowana metoda kontaktu.
• Inni interesariusze: Czy ktokolwiek inny w Twojej firmie będzie zaangażowany w podejmowanie decyzji dotyczących tego projektu? Jeśli tak, uzupełnij jego imię i nazwisko, rolę i dane kontaktowe.

Część 2: Przegląd działalności

Celem tej sekcji jest uzyskanie wysokiego poziomu zrozumienia niszy i otoczenia konkurencyjnego klienta.

• Branża: Jaka jest Twoja branża, nisza lub sektor działalności?
• Konkurenci: Kim są Twoi kluczowi konkurenci? W jaki sposób Wasze firmy nakładają się na siebie i czym się różnią?
• Grupa docelowa: Kto jest Twoją grupą docelową? Czy masz idealny profil klienta?

Część 3: Cele i zadania marketingowe

Celem tej sekcji jest dostosowanie strategii lub propozycji projektu do celów klienta.

• Cele krótkoterminowe: Jakie są Twoje bezpośrednie cele dla tego projektu lub kampanii?
• Cele długoterminowe: Jakie są Twoje długoterminowe cele marketingowe dla Twojej firmy?
• KPI: Czy są jakieś KPI lub wskaźniki, które są dla Ciebie szczególnie ważne?

Część 4: Bieżące działania marketingowe

Celem tej sekcji jest uzyskanie punktu odniesienia dla bieżącej strategii marketingowej klienta i zrozumienie, co zadziałało, a co nie, w przeszłości.

• Obecne strategie: Czy robisz teraz coś, aby promować swoją firmę w Internecie?
• Wykorzystywane platformy, usługi lub narzędzia: Czy korzystasz z narzędzi lub usług marketingowych lub korzystałeś z nich w przeszłości?
• Wyniki: Czy jesteś zadowolony z platform, usług lub narzędzi używanych w przeszłości? Czy Twoja obecna strategia marketingowa przynosi rezultaty?

Część 5: Wymagane usługi

Celem tej sekcji jest zrozumienie zakresu potrzeb klienta i ograniczeń projektu.

• Wymagane usługi: Jakich usług szukasz lub nad jakim projektem chciałbyś, żebyśmy pracowali dla Twojej firmy? Na przykład: nowa strona internetowa, SEO, tworzenie treści itp.
• Budżet: Jaki jest Twój budżet na każdy projekt/usługę?
• Harmonogram: Czy Twój projekt musi zostać dostarczony w określonym terminie?

Część 6: Legalne

Celem tej sekcji jest ustanowienie przejrzystej relacji roboczej.

• Umowa o zachowaniu poufności: Prosimy o zapoznanie się i podpisanie załączonej umowy.
• Warunki: Prosimy o zapoznanie się i podpisanie załączonych warunków.

Część 7: Dodatkowe uwagi

Celem tej sekcji jest umożliwienie klientowi podzielenia się wszystkim, co jego zdaniem ważne zostało pominięte w formularzu przyjmowania klientów.

• Informacje dodatkowe: Podaj wszelkie dodatkowe szczegóły, o których chciałbyś, abyśmy wiedzieli.