Uproszczona komunikacja z klientem i rozliczenia

Źródło obrazu: Unsplash

Komunikacja z klientami i fakturowanie to istotne elementy dobrego samopoczucia w biznesie, ale doskonalenie tych procesów nie jest łatwe. W rzeczywistości 46% firm straciło klienta z powodu złej komunikacji, a 77% klientów doświadczyło problemów z rozliczeniami, które wpłynęły na ich zaufanie do firmy.

Jeśli chcesz uniknąć bycia częścią tej statystyki, musisz uprościć oba procesy. Ten przewodnik pomoże Ci to zrobić, korzystając z porad Joista i naszego własnego zespołu pisarskiego Flock.

Jak uprościć proces rozliczeń i komunikacji z klientem

Uproszczenie procesu rozliczeń i komunikacji z klientami może zająć trochę czasu i trochę restrukturyzacji, ale odniesiesz korzyści w postaci zwiększonych zysków i lepszych relacji z klientami.

Stwórz kulturę rozliczeń

Tworzenie kultury rozliczeń jest niezwykle ważne, jeśli chcesz, aby pozostałe rozwiązania opisane w tym artykule działały dla Ciebie. Jeśli stworzysz strukturę umożliwiającą pobieranie opłat i nie boisz się o nie prosić, gdy zajdzie taka potrzeba, będziesz w stanie utrzymać rozwój swojej firmy.

Nie oznacza to jednak prześladowania klientów. Firma Joist ma wbudowaną w swój system funkcję „wyślij przypomnienie o płatności”, która umożliwia wysłanie wcześniej napisanej, grzecznej prośby o przesłanie faktury.

Nie tylko upraszcza to wszelkie wymiany zdań, ale także pokazuje, że naprawdę zależy Ci na biznesie. Te warunki umowy lub opłaty za zwłokę nie będą groźne, jeśli nie podkreślisz ich znaczenia (więcej o tym później). Aby jednak zapewnić dalsze działania, należy zaangażować w to swoich pracowników.

Pamiętaj, aby przeszkolić swój personel w zakresie sposobu działania faktur i działań następczych. Wyjaśnij, że szybkie płatności od klientów oznaczają bardziej stabilną działalność, a to jest ważne dla wynagrodzeń pracowników.

Omów, co powinno, a czego nie powinno znajdować się na fakturach

Faktury należy traktować jako narzędzie komunikacji, a nie odrębny dokument. Oferowanie niewiążącego zakresu tego, czego może oczekiwać klient, może usunąć zamieszanie i ukształtować oczekiwania.

We Flock polecamy za pomocą naszego produktu poinformować, co powinno, a czego nie powinno znaleźć się na fakturze, gdyż może to się zmieniać w zależności od klienta. Możesz utworzyć kanał we Flocku specjalnie w tym celu. Następnie możesz wymieniać faktury lub pliki rozliczeniowe w ramach Flock, aby Twój menedżer projektu mógł je zobaczyć. Po sfinalizowaniu możesz śmiało wysłać go do klienta.

A jeśli potrzebujesz najlepszych praktyk dotyczących informacji o fakturach, oto kilka z nich:

• Jeżeli opłata ma charakter ryczałtowy, cena powinna być wystarczająca
• Jeśli rozliczasz się godzinowo, omów, co zostało zrobione w tym czasie

Wszelkie szczegóły, takie jak struktura opłat, pozostałe opłaty, wykonana praca lub dodatkowe dodatki, należy omówić przed wystawieniem faktury, w ramach umowy lub wiadomości pisemnej.

Napisz znakomitą umowę przed rozpoczęciem działalności gospodarczej

Jednym z największych problemów, z jakimi borykają się firmy przy wystawianiu faktur, są niedopasowane oczekiwania. Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się, że klient zmienił zakres projektu lub nie wiedział, dlaczego został obciążony opłatą za konkretny przedmiot, wyraźnym winowajcą jest brak komunikacji.

Joist zaleca przesłanie faktury proforma, która stanowi wstępną wycenę lub kosztorys przedstawiający towary i usługi, które nie zostały jeszcze dostarczone. Może to pokazać klientom dokładnie, co zamierzasz zrobić i czego oczekuje się od klienta, że ​​zapłaci. W końcu pozwala to uniknąć wielu nieporozumień.

Ponieważ jednak 93% zespołów obsługi klienta twierdzi, że klienci mają wyższe oczekiwania niż wcześniej, musisz jasno określić, co oferujesz na piśmie.

Umowa jest najważniejszym dokumentem, którego potrzebujesz, aby wszyscy zaangażowali się w pracę. Skorzystaj z umowy, aby określić praktyki rozliczeniowe, kim są strony, ich obowiązki i role, zakres prac, zalecany harmonogram i strukturę wynagrodzeń.

W Twoim najlepszym interesie leży przeprowadzenie klientów przez umowę. Jeśli będą mieli pytania, możesz wtedy na nie odpowiedzieć. Jeśli spróbują zmienić zakres, możesz stwierdzić, że będziesz musiał obciążyć ich opłatą.

Daj klientom możliwość wyboru, ale pozostań stanowczy

Każda firma miała klienta, który ustnie zgodził się na Twoje warunki, podpisał umowę i nadal nie jest pewien, co może, a czego nie może zrobić. Niezależnie od tego, czy jest to ignorancja, czy celowe zachowanie, skutki są takie same: strata czasu i pieniędzy dla obu stron oraz ogromne opóźnienia.

W przypadku wystąpienia opóźnień pierwszym krokiem jest zwrócenie się do klienta. Jeżeli nie są w stanie podpisać decyzji, poproś ich, aby poprosili o to osobę trzecią. Jeśli harmonogram rozliczeń nie odpowiada klientowi, zapytaj go, czy inny termin będzie lepszy. Ale rób to tylko raz na projekt. Niektórzy klienci skorzystają z tej okazji, aby poprosić o więcej. Zamiast tego zapoznaj się z warunkami umowy.

Jak twierdzi Joist, powinieneś bezwzględnie zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby zapewnić swoim klientom dobro, ale nie wtedy, gdy dzieje się to na własny koszt. Nadal masz firmę do prowadzenia i masz pełne prawo żądać opłat za zwłokę lub odrzucić prośbę klienta o nawiązanie zdrowej relacji.

Skorzystaj z profesjonalnego oprogramowania księgowego

Właściwe fakturowanie i zarządzanie pieniędzmi idą ze sobą w parze. Jeśli chcesz zwracać uwagę na zarządzanie gotówką, zarządzanie środkami trwałymi i zapasami, a wszystko to przyczynia się do lepszego fakturowania, będziesz potrzebować profesjonalnego oprogramowania księgowego. Które rozwiązanie jednak wybrać?

W naszym artykule: „ Przewodnik dla małych firm po narzędziach i oprogramowaniu księgowym ” możesz doradzić, jakie oprogramowanie księgowe najlepiej pasuje do Twojej firmy. QuickBooks, FreshBooks i Xero to świetny wybór, i to nie tylko dlatego, że zajmują się Twoją płacą i zaopatrzeniem.

Ponieważ oprogramowanie księgowe automatyzuje kluczowy element Twojej firmy, będziesz mieć więcej czasu na komunikację z klientami i rozliczenia. Specjalistyczne oprogramowanie księgowe można również połączyć z oprogramowaniem do fakturowania, ułatwiając w ten sposób śledzenie przepływów pieniężnych firmy.

Podsumowując…

Zarówno Joist, jak i autorzy tekstów w firmie Flock rozumieją, co oznacza utrzymywanie skutecznej komunikacji z klientem i procesów rozliczeniowych. Dzięki tym połączonym poradom ekspertów będziesz na dobrej drodze, aby zaimponować klientom, zmniejszyć zaległe rachunki i zwiększyć zyski.