TYLKO 6 narzędzi do zarządzania zmianami, których potrzebujesz, aby ułatwić zmianę

Zmiana jest przerażająca.

Niezależnie od tego, czy jest to zmiana osobista, czy zmiana całej firmy, nawet najbardziej odważni ludzie mogą być niechętni.

Weźmy na przykład mnie.

Niedawno miałam okazję zamieszkać z koleżanką. Dom był ładny i duży, bardzo blisko pracy. Ale będąc szczęśliwym w swojej strefie komfortu, byłem niechętny. I pamiętaj, jestem tym przyjacielem, do którego możesz zadzwonić o 2 nad ranem na wycieczkę do Włoch.

W końcu się wprowadziłem. Pogodziłem się ze zmianą, ty też możesz.

Oczywiście zmiana w całej firmie nie jest tak łatwa, jak zwykła decyzja o zamieszkaniu z przyjacielem. Ale jest kilka narzędzi, które mogą pomóc.

Dziś mówimy o narzędziach do zarządzania zmianą, które na nowo zdefiniują zarządzanie zmianą w Twojej organizacji i pomogą w płynnym przejściu.

Oto lista rzeczy, którymi się zajmiemy:

• Czym jest narzędzie do zarządzania zmianą,
• Jak narzędzie do zarządzania zmianą może pomóc i
• Jakie są jedne z najlepszych narzędzi do zarządzania zmianą,
  • Wrike
  • Kompas zmian
  • Zarządzanie usługami JIRA
  • Giva
  • Przewodnik użytkownika
  • Zmiana sklepu

Przejdźmy do tego

Co to jest narzędzie do zarządzania zmianą?

Narzędzie do zarządzania zmianą to dowolne narzędzie – platforma, aplikacja, cokolwiek – które organizacja może zastosować, aby upewnić się, że podczas procesu zmiany nie ma napięć. Korzystając z narzędzia do zarządzania zmianą lub kilku narzędzi, firmy mogą śledzić proces, zbierać informacje zwrotne oraz rejestrować przeszkody i osiągnięcia związane ze zmianami w przyszłości.

Oczywiście to wszystko nasuwa jedno pytanie: jak wybrać narzędzie do zarządzania zmianą?

Jest kilka czynników, które zmieniają idealny zestaw narzędzi dla organizacji, takich jak:

Rodzaj zmiany – Czy wprowadzasz zmianę oprogramowania, strategii lub procesów?

Wielkość zmiany – Czy zmiana dotyczy tylko zespołu lub działu, czy jest to zmiana kompleksowa?

Czas zmiany – Jaki jest docelowy okres, w którym chciałbyś rozpocząć wprowadzanie zmiany? Czy na początku trwają jakieś inne zmiany?

Ci, których dotyczy zmiana – Czy Twoja firma ma oddziały? Kogo dotyczy ta zmiana i jak możesz zminimalizować jej negatywny wpływ?

A także inne czynniki, w zależności od charakteru Twojej firmy. Naturalnie wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania zmianą może być więc trudny.

Ale hej, porozmawiajmy najpierw o tym, jak narzędzie do zarządzania zmianą może ułatwić zmianę.

Jak mogą ułatwić zmianę

Jeśli kiedykolwiek musiałeś poprowadzić zmianę lub nawet być jej częścią, wiedziałbyś, że istnieje kilka modeli zmian, działań związanych ze zmianą i certyfikatów zmian.

I z pewnością bardzo pomagają, ale gdzie narzędzie do zarządzania zmianami pojawia się na obrazie?

Dlaczego ich potrzebujemy i jak mogą pomóc?

Pomagają zaplanować zmianę

Jak omówiliśmy w naszym przewodniku dotyczącym zarządzania zmianą, pomyślna zmiana nie może nastąpić bez odpowiedniego planowania.

Większość narzędzi do zarządzania zmianą i inne narzędzia do zarządzania – takie jak Notion czy ClickUp – mogą być wykorzystane do planowania zmian w Twojej organizacji.

Narzędzia te są nie tylko bardzo potrzebne w procesie zmiany, ale również są prawdopodobnie tymi, które mają najwyższy priorytet wśród narzędzi do zarządzania zmianą.

Więc tak, zdecydowanie potrzebujesz narzędzia do zarządzania zmianami. I na szczęście istnieje wiele narzędzi właśnie do tego celu.

Pomagają od strony technicznej zmiany

Zwłaszcza, gdy zmiana obejmuje zmianę oprogramowania lub gdy wymaga pomocy zespołu IT, przydatne może się okazać narzędzie do zarządzania zmianą.

Podczas gdy niektóre narzędzia do zarządzania zmianą zawierają funkcje zarządzania, IT i informacji zwrotnej w jednym, niektóre koncentrują się w szczególności na zarządzaniu zmianą w obszarze IT. I może to być właśnie to, czego potrzebujesz, jeśli pracujesz nad zmianą na małą skalę lub na skalę przedsiębiorstwa.

Pomagają po stronie pracowniczej zmiany

Odpychanie pracowników nie jest mitem. Ale są narzędzia, które mogą pomóc.

Jeśli chodzi o pracowniczą stronę zmiany, trzeba mieć na uwadze wiele. Reakcje i działania pracowników, a także ich zdolność do zmian i ewentualne informacje zwrotne muszą być odpowiednio przewidywane i przetwarzane.

Właśnie tam rolę odgrywają narzędzia do zarządzania zmianą. Od najprostszego narzędzia ankietowego do najbardziej złożonego narzędzia do śledzenia postępów, wszystkie one są narzędziami do zarządzania zmianami i naprawdę mogą pomóc.

No dobrze, ale jakie są te narzędzia, które są tak pomocne?

Przyjrzyjmy się najlepszym narzędziom do zarządzania zmianą, które zmienią Twój proces zmian na lepsze

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zmianami w 2022 r.

Narzędzia do zarządzania zmianą zorientowane na planowanie

W zależności od rodzaju zmiany i tego, gdzie dokładnie jesteś w procesie zmiany, możesz sprawdzić, czy potrzebujesz narzędzia do zarządzania zorientowanego na planowanie, czy nie.

Skręt fabuły: dostaniesz w ten czy inny sposób.

Prawda jest taka, że ​​część planowania jest prawdopodobnie najważniejszą częścią zarządzania zmianą, podobnie jak sam proces zmiany. Uwierz mi, nie chcesz wyruszyć w tę drogę bez odpowiedniego planowania.

Na szczęście mamy dwa narzędzia, które przede wszystkim na liście kładą duży nacisk na planowanie i zarządzanie zespołem.

1- Wrike

Wrike to profesjonalne oprogramowanie usługowe, jak to nazywają. Tak jak to rozumiemy, jest to narzędzie do zarządzania projektami. Z potężnym zestawem funkcji.

A co dokładnie robi to narzędzie zaufane przez Google, Lyft i Dell, pytasz?

Wrike pomaga firmom wyrównywać i łączyć cele w zespołach, tworzyć usprawnione procesy z mocą automatyzacji oraz zwiększać przejrzystość i widoczność pracy.

Wśród jego najważniejszych funkcji są:

niestandardowe formularze wniosków

Tablice Kanban i wykresy Gantta

śledzenie czasu i monitorowanie postępów

raporty wydajności

priorytetyzacja zadań

Wśród integracji Wrike znajdują się Salesforce, Microsoft Teams, Dysk Google, Gmail, Outlook, JIRA, Slack, Dropbox i wiele innych.

cennik

Zalecany dla firm średniej wielkości i przedsiębiorstw, Wrike ma bezpłatną wersję dla zespołów rozpoczynających działalność, a także bezpłatną wersję próbną. Ma też trzy inne plany:

• Profesjonalista – 9,80 USD za użytkownika/miesiąc
• Biznes – 24,80 USD za użytkownika/miesiąc
• Przedsiębiorstwo – niestandardowe

2- Kompas zmian

Jak sama nazwa wskazuje, Kompas Zmian to oparte na chmurze narzędzie do wizualizacji danych i planowania, które może działać jako kompas w procesie zmian.

Zasadniczo to, co robi Change Compass, to pomoc w zobaczeniu procesu zmian w jednym miejscu, w jednym widoku.

A to może być ważniejsze niż myślisz, ponieważ Change Compass mówi, że taki pojedynczy widok może pomóc Ci dostarczyć 40% więcej wartości w całym portfolio zmian.

A co właściwie robi to narzędzie z jednym widokiem?

Wśród jego najważniejszych funkcji są:

Zarządzanie wpływem na klienta

Śledzenie realizacji strategii

Zarządzanie wydajnością zgodnie ze standardami biznesowymi podczas zmiany

Zmień generację mapy termicznej

Poprawa zarządzania zmianą

cennik

Change Compass ma bezpłatną opcję próbną, aby rozpocząć korzystanie z jednego z trzech planów.

• SMB – 395 USD/miesiąc, 3 użytkowników
• Biznes – 2995 USD/miesiąc, nieograniczona liczba użytkowników
• Enterprise – niestandardowi, nieograniczeni użytkownicy

Narzędzia do zarządzania zmianą zorientowane na IT

Kiedy zmiana wymaga poziomu technicznego, najlepszym przyjacielem jest zorientowane na IT narzędzie do zarządzania zmianą. A często zmiana powoduje potrzebę nowych systemów, procedur i procesów. Te narzędzia pomogą.

3- Zarządzanie usługami JIRA

Oprogramowanie ITSM firmy Atlassian JIRA Service Management polega na szybkiej współpracy w obliczu zmian.

Z pozoru JIRA przypomina Twoje codzienne narzędzie do zarządzania projektami. Ale na głębszym poziomie jego celem jest połączenie twórców i operatorów, co czyni go idealnym narzędziem z punktu widzenia IT.

Wśród jej klientów są Square, Domino's i Twitter; wśród jego integracji są Google, Microsoft, Slack, Salesforce i inne.

A wśród jego cech są:

Prośby o zmianę

Ocena ryzyka

Śledzenie wdrażania

Zmień plany i kalendarz

Automatyzacja

cennik

JIRA Service Management ma darmową wersję, z której może korzystać 3 agentów z nieograniczoną liczbą klientów. Ma również trzy inne plany, których ceny są obliczane na podstawie liczby agentów.

• Standard – 20 USD za agenta (średnio)/miesiąc
• Premium – 40 USD na agenta (średnio)/miesiąc
• Przedsiębiorstwo – niestandardowe

4- Giva

Giva to oparte na chmurze, samodzielne narzędzie do zarządzania zmianami ITIL (biblioteka infrastruktury informatycznej).

Jeśli przechodzisz przez zmianę IT, Giva Ci przez nią pomoże. Z dobrym interfejsem też.

Giva jest dumna ze swojej zdolności do rozwiązywania wielu problemów, takich jak brak możliwości planowania i monitorowania zmian w jednym widoku, brak widoczności nadchodzących zmian i brak możliwości śledzenia udanych lub nieudanych problemów.

Jak je rozwiązuje?

Wśród najważniejszych funkcji Giva są:

Interaktywny kalendarz miesięczny RFC

Zmień przepływy pracy związane z żądaniami i zatwierdzaniem

Zasoby sprzętowe i programowe, które można łączyć z żądaniami zmian

Widok z jednego miejsca

Bezbolesne raportowanie zgodności

cennik

Giva ma 30-dniowy bezpłatny okres próbny, w którym możesz wybierać między dwoma różnymi planami

• Profesjonalista – 39 USD/za agenta/miesiąc
• Przedsiębiorstwo – 69 USD/za agenta/miesiąc

Narzędzia do zarządzania zmianą zorientowane na pracowników

Narzędzia do zarządzania zmianą zorientowane na pracownika to, jak sama nazwa wskazuje, narzędzia, które koncentrują się na problemach i przeszkodach związanych z pracownikami.

Chociaż narzędzia do zarządzania projektami i takie również biorą pod uwagę pracowników, narzędzia do zarządzania zmianą zorientowane na pracowników koncentrują się bardziej na działaniach związanych z zarządzaniem zmianą, ankietach, informacjach zwrotnych i wdrażaniu pracowników.

Bez zbędnych ceregieli, oto dwa, które pozwolą w jednej chwili pozbyć się odmowy pracownika.

5- UserGuiding

UserGuiding to narzędzie do wprowadzania użytkowników, którego można używać do obsługi klientów, pracowników lub dowolnego innego użytkownika za pośrednictwem witryny lub produktu. Jest to prawdopodobnie wszystko, czego potrzebujesz, jeśli chodzi o przeprowadzenie pracowników przez nowe oprogramowanie po zmianie.

Nie wierzysz mi? Sprawdź to.

RAM Hand-to-Hand Couriers to potęga w południowoafrykańskiej branży kurierskiej. Powstała w 1988 roku i zatrudnia 1000-5000 pracowników.

Niż boom. Pewnego dnia decydują, że nadszedł czas na zmianę.

Zaczynają zmieniać swoje systemy informatyczne, ale nie jest to takie proste, gdy masz ponad 40 oddziałów i tysiące pracowników. Więc zaczynają używać UserGuiding.

Używają interaktywnej funkcji UserGuiding, aby wprowadzić pracowników na nową platformę. Dostają nawet maskotkę o imieniu Sam!

A ich proces zmiany? Chcesz wiedzieć, co się stało na końcu? Przeczytaj pełną historię sukcesu tutaj

Ale podkreślmy tylko fakt, że możliwości UserGuiding nie ograniczają się do instrukcji.

Wśród najważniejszych funkcji UserGuiding są:

Tworzenie interaktywnego przewodnika i przewodnika po produktach,

Listy kontrolne, hotspoty i podpowiedzi,

Centra zasobów,

Potężna analityka,

Dostosowywanie,

Segmentacja i kierowanie

cennik

UserGuiding oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, w którym możesz kontynuować z trzema różnymi planami:

• Podstawowy – 99 USD/miesiąc (do 2500 aktywnych użytkowników miesięcznie)
• Professional – 399 USD/miesiąc (do 20 000 aktywnych użytkowników miesięcznie)
• Korporacja – 699 USD+/miesiąc (niestandardowi aktywni użytkownicy miesięcznie)

6- Przemiana

Najbardziej użyteczna platforma do zarządzania zmianami w miejscu pracy na świecie. To jest hasło przewodnie Change Shop. I prawdopodobnie się nie mylą.

Change Shop wykorzystuje 6 różnych narzędzi przeznaczonych do zarządzania zmianą organizacyjną: osobisty 180, zespół 180, organizacja 180, lider zmiany 180, symulator zmiany 180 i doskonalenie.

Od Ciebie zależy, czy wybierzesz i powiążesz je zgodnie ze swoimi potrzebami.

Wśród najważniejszych funkcji The Change Shop są:

Prognozowanie i modelowanie zobowiązań zmian,

Zmiana śledzenia akcji,

Najskuteczniejsza analiza porównawcza zobowiązania/oporu do zmiany,

Raportowanie zmian liderów,

Zmień rozkład oceny wpisowego

cennik

Change Shop ma trzy plany, z których jeden jest bezpłatny:

• Change Leader – bezpłatnie (2500 lub mniej członków zespołu)
• Przedsiębiorstwo – 180 USD/miesiąc (2500 do 10 000 członków zespołu)
• Duże przedsiębiorstwo – niestandardowe (10 000 członków zespołu)

Wniosek

Zmiana jest trudna, ale wybór narzędzia do zarządzania zmianą wcale nie musi być.

Mamy nadzieję, że na tej liście znajdziesz swój wybór. Chociaż zawsze powinniśmy pamiętać, że skuteczna zmiana to kwestia ludzi, a nie narzędzi. Powodzenia!

Często Zadawane Pytania

Jakie jest najlepsze narzędzie do zarządzania zmianą?

Wybór narzędzia do zarządzania zmianą prawie zawsze zależy od kilku czynników, takich jak rozmiar i okres zmiany. Tak więc trudno jest wskazać „najlepsze” narzędzie do zarządzania zmianą, ale narzędzia takie jak Wrike, JIRA i UserGuiding należą do świetnych narzędzi do zarządzania zmianą.

Czy Jira może być używana do zarządzania zmianą?

JIRA Service Management to doskonałe narzędzie do planowania i prowadzenia procesu zmiany, zwłaszcza jeśli jest to proces zmiany, który dotyczy również IT.

Czym jest plan zarządzania zmianą?

Plan zarządzania zmianą jest w zasadzie planem przygotowanym przed zainicjowaniem zmiany w organizacji i w wielu przypadkach jest jednym z najważniejszych elementów zarządzania zmianą.