Jak naprawdę wygląda proces zarządzania zmianą? (Ostateczny przewodnik)

Pamiętasz Nokię? Jasne, że tak.

W październiku 1998 roku Nokia wyprzedziła Motorolę i stała się najpopularniejszą marką telefonów komórkowych na świecie.

W latach 1995-1999 zysk operacyjny Nokii wzrósł z 1 miliarda do ponad 4 miliardów dolarów.

W 2003 roku model Nokia 1100 stał się najlepiej sprzedającym się telefonem komórkowym wszech czasów.

Następnie w 2007 roku został wydany pierwszy iPhone.

Pod koniec 2007 roku połowa wszystkich smartfonów sprzedawanych na świecie to Nokia, podczas gdy iPhone firmy Apple miał tylko 5% udziału w rynku. Wartość rynkowa Nokii spadła o ponad 90% w ciągu zaledwie sześciu lat.

Do 2011 roku upadek Nokii przyspieszył, a firma została kupiona przez Microsoft w 2013 roku.

Dlaczego się to stało?

Odmówili zmiany na lepsze.

Tego wszystkiego można było uniknąć, wdrażając proces zmian.

Wiele firm nie jest w stanie w pełni wykorzystać swojego potencjału, ponieważ nie ma pewności co do wyniku zmiany. Procesy, które nie są już używane, zalegają zbyt długo kosztem wzrostu.

Teraz prawdopodobnie myślisz: „ Jak mogę się upewnić, że nie jestem jedną z tych firm? ”

Cóż, poprzez wdrożenie procesu zarządzania zmianą.

Spójrzmy.

Czym jest proces zarządzania zmianą?

Proces zarządzania zmianą to zestaw strategii zaprojektowanych w celu zapewnienia płynnego przejścia z jednego stanu rzeczy do drugiego bez zakłócania przepływu pracy lub powodowania szkód. Wdrażając zmianę w kontekście firmy, zawsze istnieje proces zarządzania zmianą, jednak to od firm zależy, czy zakończy się sukcesem.

Czemu? Ponieważ krajobraz biznesowy szybko się zmienia.

W dłuższej perspektywie firma, która nie dostosowuje się do zmieniających się wymagań, staje się przestarzała i traci.

Weźmy na przykład markę telefonów komórkowych Blackberry. Ze względu na brak dostosowania technologii ekranu dotykowego, niegdyś dominujący smartfon, który miał ponad 80 milionów użytkowników na całym świecie, miał tylko 0,2% udziału w rynku w 2016 roku.

Niewątpliwie zmiana jest konieczna dla przetrwania biznesu.

Wiele firm zdaje sobie sprawę z potrzeby zmiany, ale brakuje im wiedzy, aby ją właściwie wdrożyć. Rzeczy mogą wpaść przez luki w procesie, powodując nieodwracalne szkody.

Zarządzanie zmianą organizacyjną to proces zmian krok po kroku, który firma stosuje w celu zapewnienia, że ​​zmiany w ważnych obszarach są odpowiednio obsługiwane bez wpływu na operacje. Etyka pracy, kultura firmy, procedury biznesowe, procesy wewnętrzne, operacje, hierarchia korporacyjna to tylko niektóre z nich.

Jak proces zarządzania zmianą wpływa na Twoją firmę?

Pomyślny proces zarządzania zmianą obejmuje:

• Zapobieganie wypadkom
• Większa wiarygodność aktywów
• Śledzenie zmian
• Ocena alternatywy

Proces zarządzania zmianą polega na zarządzaniu ludźmi.

Zastanów się: kto będzie odpowiedzialny za wdrożenie nowych procedur? Twoi pracownicy oraz akceptacja lub odrzucenie przez nich projektu będą miały wpływ na jego wyniki.

Odejście od normy może czasami wywołać u ludzi niezbyt dobre reakcje.

Po prostu dlatego, że boją się nieznanego, większość pracowników woli robić rzeczy w taki sam sposób, jak robili to zawsze, zanim spróbują czegoś nowego.

Efektywne procesy zmian inspirują najbardziej wydajnych pracowników .

Więc Twoim zadaniem jest pomóc im przezwyciężyć strach przed przejściem przez odpowiednie zarządzanie zmianą.

Tak więc pierwszym krokiem w udanym procesie zarządzania zmianą jest upewnienie się, że wszyscy w organizacji są na pokładzie . Jeśli jedna osoba nie wywiąże się z obowiązków, ma to reperkusje w całej firmie.

Odgórna strategia samodzielnego wprowadzania zmian w organizacji, a następnie wymuszenia na pracownikach nowego ładu jest nieskuteczna. Pracownicy mogą nie odrzucić zmiany bezpośrednio, ale mogą się wahać, czy ją przeforsować.

Pamiętaj, że ludziom na ogół trudno jest uwierzyć w to, czego nie rozumieją.

Dlatego, aby upewnić się, że każdy pracownik rozumie „dlaczego” zmiany, ważne jest, aby wyjaśnić mu to w najdrobniejszych szczegółach. Pracownicy, którzy nabierają przekonania, że ​​potrzeba zmian jest najważniejsza, częściej aktywnie angażują się we wszystkie istotne działania, nawet jeśli nie są do tego zobowiązani.

Różne rodzaje procesów zarządzania zmianą

Zmiana jest powszechną rzeczą, która występuje na wielu poziomach, ale wymaga zastosowania różnych technik, aby była skuteczna.

Zarządzanie zmianą indywidualną, zarządzanie zmianą organizacyjną i zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie to trzy podstawowe typy zarządzania zmianą, więc przyjrzyjmy się każdemu z nich bardziej szczegółowo:

Indywidualne zarządzanie zmianą

Indywidualne zarządzanie zmianą dotyczy osób, których zmiany dotyczą .

Aby skutecznie zarządzać ludźmi, musisz ich najpierw zrozumieć.

Jak?

A tworząc strategię psychologiczną, która odwołuje się do emocji pracowników na bardziej osobistym poziomie, możesz osiągnąć ten cel.

Zarządzanie zmianą organizacyjną

Indywidualne zarządzanie zmianą rozciąga się na zarządzanie zmianą organizacyjną .

Udało Ci się więc zaspokoić psychologiczne potrzeby swoich pracowników, aby przekonać ich do Twojego planu zmian. Teraz nadszedł czas, aby odpowiednio zająć się podstawowymi zidentyfikowanymi problemami w miejscu pracy.

Czy istniejące procesy lub praktyki w Twojej firmie utrudniają proces zmian, który próbujesz wdrożyć?

Najpierw rozwiąż te problemy, aby uniknąć potencjalnych przeszkód w procesie i wyposaż swoich pracowników w umiejętności, których będą potrzebować do pomyślnego wykonywania nowych zadań.

Zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie

Od góry do dołu, zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie obejmuje każdy aspekt firmy , z których niektóre to role, struktury, procesy i procedury przywódcze i zarządcze.

Ponieważ każdy dział działa niezależnie, ale musi współpracować dla wspólnego celu, jeden problem może mieć negatywny wpływ na całą organizację.

Dlatego, jeśli dążysz do zwinnego procesu zarządzania zmianą, upewnij się, że wszystkie twoje działy są w równym stopniu zaangażowane w proces zmiany i że wszystko jest ze sobą powiązane.

9 niezbędnych kroków skutecznego procesu zarządzania zmianą

Jeśli chodzi o zarządzanie zmianą, nie ma czegoś takiego jak podejście uniwersalne.

Chociaż czynniki, które przyczyniają się do zmiany, mogą się różnić w dużej mierze w zależności od firmy, podstawowa koncepcja skutecznego procesu zarządzania zmianą pozostaje taka sama.

Oto 9 niezbędnych kroków do udanego procesu zarządzania zmianą:

1. Zdefiniuj swoje cele

Pierwszym krokiem w procesie zarządzania zmianą jest określenie ostatecznych celów .

Aby ustalić jasne i konkretne cele, musisz zrozumieć, gdzie obecnie znajduje się Twoja firma i gdzie chcesz, aby była w przyszłości.

Jeśli Twój cel jest sprzeczny z wizją Twojej firmy, Twój proces zarządzania zmianą będzie od początku skazany na niepowodzenie. Twoja firma może ewoluować z biegiem czasu, ale trzymanie się jej wizji może pomóc w utrzymaniu Twojej tożsamości i wyjątkowości.

2. Uzyskaj wpisowe od swojego zespołu zarządzającego

Nie jest dobrym pomysłem samodzielne podejmowanie procesu zarządzania zmianą.

Nawet jeśli masz wszystkie informacje i wiedzę techniczną, nie możesz samodzielnie wprowadzić zmian.

Aby wszystko się potoczyło, będziesz potrzebować pomocy zespołu zarządzającego .

Zacznij od nakreślenia najczęstszych problemów w Twojej firmie, które rozwiąże proces zmiany, który chcesz wdrożyć.

3. Wybierz kluczowych graczy

Proces zarządzania zmianą to duże i złożone przedsięwzięcie, które wymaga wsparcia wszystkich w Twojej firmie.

Aby odnieść sukces, musisz mieć kilku kluczowych graczy, którzy aktywnie wprowadzają zmiany w różnych działach i na różnych poziomach w Twojej organizacji.

Ci ludzie są jak menedżerowie w każdym obszarze, który nadzorują; pomagają koordynować operacje na poziomie mikro, dzięki czemu wszystko może działać płynnie w tym okresie, w którym wewnątrz panuje zbyt duża niepewność.

Porozmawiaj szczerze z tymi osobami na temat ich ról i upewnij się, że są gotowe przed rozpoczęciem gry!

4. Przekaż swoją wizję całemu zespołowi

Następnym etapem jest zdobycie wpisowego od wszystkich w Twojej firmie .

Nie jest najlepszą strategią zmuszanie wszystkich do wpisania się w plan zmian tylko dlatego, że jesteś szefem.

Kiedy ludzie zgadzają się na Twój plan, ponieważ podzielają Twoją wizję, zapewnisz sobie najlepsze wyniki .

Podziel się swoją wizją z pasją. Bądź otwarty na sugestie, ponieważ członkowie zespołu mogą mieć dobre pomysły, o których nie pomyślałeś.

5. Pozbądź się przeszkód

Teraz, gdy masz już wszystkich na pokładzie, musisz upewnić się, że na Twojej drodze nie ma żadnych przeszkód; w przeciwnym razie Twój zespół nie będzie w stanie osiągnąć najlepszych wyników.

• Jakie stare procedury lub systemy należy zlikwidować, aby zrobić miejsce na nowe?
• Potrzebujesz zainwestować w nowy sprzęt, aby wdrożyć system?
• Czy konieczne jest przeszkolenie członków Twojego zespołu w zakresie nowych umiejętności, aby wykonywać zadania w nowym systemie?
• Potrzebujesz zmienić przypisanie ról i obowiązków członków zespołu?

Po znalezieniu odpowiedzi na te pytania możesz łatwo usunąć przeszkody z procesu zmian.

6. Podziel swój cel na kamienie milowe

Są szanse, że jeśli twój ostateczny cel zmiany jest duży lub coś, czego nigdy wcześniej nie próbowałeś , to może wydawać się to niemożliwe do osiągnięcia.

Dlatego wyznaczanie małych kamieni milowych i osiąganie ich jeden po drugim nie tylko sprawi, że podróż będzie przyjemniejsza, ale także da wszystkim zaangażowanym poczucie spełnienia z każdym kolejnym sukcesem – co z kolei napędza naszą energię do robienia jeszcze lepszych!

7. Przygotuj się na wczesne zwycięstwa

Podczas procesu zarządzania zmianą wczesne zwycięstwa inspirują pracowników, motywując ich do większej pracy, ponieważ widzą, że ich wysiłki się opłacają. Jednak gdy wczesne wysiłki ludzi wydają się stratą czasu, jest odwrotnie.

Upewnij się, że zaczynasz od osiągalnego celu i angażuj członków zespołu, którzy odgrywają kluczową rolę w osiąganiu tych celów, aby jak najlepiej wykorzystać ich wysiłki.

8. Śledź swoje postępy

Proces zarządzania zmianą wymaga szeroko zakrojonego planowania, koordynacji, kontroli i oceny .

Aby osiągnąć swój cel, wszystkie te elementy muszą być w harmonii. Z tego powodu musisz mieć oko na to, jak sprawy się rozwijają.

Czy zajmujesz zbyt dużo czasu, aby osiągnąć swoje cele? Co powoduje opóźnienie, jeśli tak jest? Czy w Twojej firmie wciąż są przeszkody?

Po kilku tygodniach lub miesiącach entuzjazm Twój i członków Twojego zespołu najprawdopodobniej zacznie słabnąć. Aby utrzymać motywację swojego zespołu, regularnie spotykaj się z nimi.

Żaden proces zmiany nie przebiegał dobrze bez częstej komunikacji.

9. Ciągle ulepszaj

Zmiana to niekończący się proces .

Po osiągnięciu celu nie popadaj w samozadowolenie. Zamiast tego stale oceniaj i ulepszaj swoje obecne procesy biznesowe. Będziesz w stanie wykryć wszelkie potencjalne wąskie gardła, które mogą powstać w wyniku wdrożenia nowego systemu, jeśli to zrobisz.

Dlatego kontynuuj proces zmian.

Aby zachować stabilność i spójność w całej organizacji, wprowadź zmiany, które wprowadziłeś do swojej kultury organizacyjnej.

Typowe wyzwania procesu zmian

Zmiany organizacyjne często odnoszą się do zdecydowanych wysiłków organizacji w celu usprawnienia ich działania lub mogą być związane z przebiegiem działań w nieuniknionych okolicznościach; w każdym przypadku jest on wyposażony we własny zestaw blokad drogowych, po których musimy poruszać się, aby odnieść sukces.

Przyjrzyjmy się niektórym wyzwaniom, z którymi często mierzą się firmy, zarządzając zmianą, które mogą okazać się przydatne, gdy natrafisz na przeszkodę.

Zarządzanie wieloma zespołami

Pojedynczy zespół może nie wystarczyć do wykonania wszystkich zadań wymaganych w procesie zarządzania zmianą. Tak więc wiele zespołów o różnych obowiązkach będzie musiało ze sobą współpracować, aby wszystko poszło gładko.

Jednak zarządzanie wieloma zespołami może być bardzo trudne.

Aby mieć pewność, że wszystko działa sprawnie i nikt nie wpadnie w błąd, stwórz standardowe procedury operacyjne (SOP) i używaj skutecznych narzędzi do zarządzania zmianami, takich jak listy kontrolne i harmonogramy projektów, aby każda osoba dokładnie wiedziała, co należy zrobić, gdy nadejdzie na to czas – nieważne, jak małą rolę grają!

Zarządzanie rosnącymi zmianami w wielu obszarach

Zmiana w jednym aspekcie Twojej organizacji może mieć wpływ na inne, powodując całą masę innych problemów do rozwiązania. Możesz znaleźć się w kręgu, jeśli nie będziesz wystarczająco ostrożny.

Aby zapobiec problemom w różnych obszarach, proces zarządzania zmianą musi być dokładny i spójny na wszystkich poziomach organizacji.

Aby robić to skutecznie, potrzebujesz wszechstronnego systemu przepływu pracy, który umożliwi wszystkim zaangażowanym w proces zmian dostęp do raportów projektów, bieżących zadań i rozmów.

Przerwa w komunikacji

Proces zarządzania zmianą wymaga regularnej komunikacji i aktualizacji procedur biznesowych firmy.

Aby zminimalizować awarie informacji, dokładne i kompletne dane muszą być regularnie udostępniane zespołowi, a zaktualizowana dokumentacja musi być dostępna dla wszystkich zaangażowanych stron przez cały czas.

Zastosuj narzędzie przepływu pracy, które ma proste funkcje dokumentacji procesów biznesowych, dzięki czemu możesz łatwo zarejestrować każdą procedurę i przekazać ją swojemu zespołowi.

Opór pracowników

To normalne, że niektórzy z Twoich pracowników nie są entuzjastycznie nastawieni do zmiany. Zmiana jest czymś, na co ludzie są naturalnie odporni.

Obojętność, odrzucenie, wątpliwości, neutralność, eksperymentowanie i zaangażowanie to sześć faz, które składają się na zmianę.

Więc jak sobie z tym radzisz?

Z cierpliwością.

Określ poziom gotowości pracowników i daj im wystarczająco dużo czasu na odpowiednie przejście każdego etapu.

Naprawianie wadliwych systemów zmian

Skuteczne zarządzanie zmianą polega na przestrzeganiu zalecanych zasad do pewnego stopnia, jednak wynik nie zawsze może spełnić Twoje oczekiwania.

Czy możesz cofnąć wprowadzone zmiany?

Tak i nie.

Bez przemyślanej strategii zarządzania zmianą i narzędzia do śledzenia Twojej pracy, odtworzenie Twoich kroków może stać się trudnym zadaniem.

Jednak akceptacja porażki i dążenie do lepszego procesu zmian jest zawsze możliwe i zalecane w czasach porażki. Pamiętaj: nie przegrałeś, po prostu przegrałeś.

Uzyskiwanie natychmiastowych zgód

Przed użyciem nowych systemów upewnij się, że zostały dokładnie przetestowane i zatwierdzone przez odpowiednie strony. W zależności od charakteru Twojej działalności, oceny mogą dokonywać pracownicy wewnętrzni lub zewnętrzni.

Najlepszą metodą utrzymania ciągłości działania firmy jest zautomatyzowanie procesu zatwierdzania. Wydajny system workflow może ostrzegać pracowników o oczekujących zatwierdzeniach i przypominać o nich do czasu zakończenia zatwierdzeń.

Oto dodatkowe artykuły dotyczące zarządzania zmianą:

1- Czym jest model zarządzania zmianą 7-S McKinsey i jak z niego korzystać?

2- Czym jest 8-stopniowy model zarządzania zmianą Kottera (wszystko, co musisz wiedzieć)

Wniosek

Rozpoznanie potrzeby zmiany i wprowadzenie jej w życie we właściwym momencie ma kluczowe znaczenie dla przetrwania i rozwoju firmy. Nieprzystosowanie się do zmieniających się wymagań firmy może spowodować, że przegrasz z konkurencją i jestem prawie pewien, że nie chciałbyś, aby się to wydarzyło.

Pamiętaj, zmiana może być trudna, ale przy dobrym procesie zarządzania zmianą może być o wiele łatwiej!

Często Zadawane Pytania

Czym jest proces zarządzania zmianą?

Proces zarządzania zmianą to zestaw strategii zaprojektowanych w celu zapewnienia płynnego przejścia z jednego stanu rzeczy do drugiego bez zakłócania przepływu pracy lub powodowania szkód.

Jakie są rodzaje zarządzania zmianą?

Zarządzanie zmianą indywidualną, zarządzanie zmianą organizacyjną i zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie to trzy podstawowe typy zarządzania zmianą.

Dlaczego postawienie diagnozy jest krytyczną częścią planu zarządzania zmianą?

Celem diagnozy jest wykrycie problemów i określenie przyczyn ich występowania, tak aby kierownictwo mogło znaleźć rozwiązania.