Zarządzanie zmianą w projektach oprogramowania: jak zrobić to dobrze

Oto bezpieczny zakład: przynajmniej raz, kiedy zarządzasz złożonym projektem oprogramowania, jego wymagania, zespół programistów, a nawet funkcje nagle wywracają się do góry nogami, zmuszając Cię do wprowadzenia nagłych zmian lub przedefiniowania całego projektu. Brzmi znajomo?

Ponieważ zmiana jest jedyną stałą w takich złożonych długoterminowych projektach, musisz być w pełni przygotowany na wszelkie zmiany, które mogą się pojawić.

Czy można uniknąć nagłych zmian w projektach oprogramowania? Jak zarządzać niezbędnymi zmianami? W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na najbardziej palące pytania!

Czym dokładnie jest zarządzanie zmianą w projektach oprogramowania?

Zarządzanie zmianą w projektach oprogramowania to proces przechodzenia z obecnego stanu wadliwego do stanu ulepszonego .

Wydają się zbyt skomplikowane? Przyjrzyjmy się temu prostemu przykładowi, który da ci ogólny przegląd tego, jak to działa w praktyce. Wyobraź sobie, że zarządzasz złożonym projektem oprogramowania. Masz wszystko zaplanowane, projekt idzie gładko i nic nie stoi na przeszkodzie. Wydaje się, że to idealny scenariusz, prawda? W pewnym momencie interesariusze decydują się na wdrożenie nowego innowacyjnego rozwiązania technologicznego, które nie było wcześniej omawiane. Takie nowe wymaganie zmusza Cię do wprowadzenia ogromnych zmian w Twoim projekcie i postawienia wszystkiego na głowie.

W tym miejscu w grę wchodzą strategie zarządzania zmianą. Przestrzegając doskonale zdefiniowanego procesu zmiany, przejście ze stanu obecnego (tego, w którym wspomniani interesariusze podjęli decyzję o wdrożeniu nowego rozwiązania technologicznego) do stanu przyszłego (tego, w którym wdrożono nowe rozwiązanie) można wykonać z łatwością .

Zmiany w projektach rozwoju oprogramowania mogą być wprowadzane z wielu powodów. Mogą wystąpić zwłaszcza, gdy:

• Zmieniły się wymagania projektu.
• Niektóre błędy wymagają naprawy.
• Niektórzy członkowie zespołu opuścili projekt.
• Twoja firma została zreorganizowana.
• Zmieniły się wymagania rynku.
• Wykonanie projektu wymaga pewnych ulepszeń.

Czy można uniknąć zmian w projektach oprogramowania?

Brzydka prawda jest taka, że ​​najprawdopodobniej zarządzając projektem programistycznym, nie unikniesz wprowadzenia mniej lub bardziej zaawansowanych zmian. Ale uwierz mi, w wielu przypadkach nie jest to takie złe. Wręcz przeciwnie – czasami przesunięcia mogą posunąć projekt do przodu i zwiększyć szanse jego powodzenia .

Oto, w jaki sposób zmiany (jeśli są starannie zarządzane) mogą przynieść korzyści projektowi:

• Redukcja kosztów : Czasami niezbędne zmiany mogą prowadzić do bardziej efektywnego zarządzania wydatkami, co skutkuje większą rentownością.
• Lepsza wydajność : zmiany mogą pozytywnie wpłynąć na produktywność zespołu i skutkować lepszą jakością jego pracy.
• Innowacyjne podejście : Zmiany zachęcają do innowacji, co w projektach oprogramowania oznacza przede wszystkim wprowadzanie nowych ulepszeń technologicznych i przyszłościowych rozwiązań.
• Lepsze dopasowanie produktu do rynku : potrzeby rynku zmieniają się stosunkowo szybko, stwarzając ryzyko dla projektów długoterminowych. Aby Twój projekt oprogramowania był dostosowany do rynku, mogą być konieczne pewne zmiany.

Rodzaje zarządzania zmianą

Zarządzanie zmianą może przybierać różne formy i pojawiać się z zupełnie innych powodów. Jednak kilka typów jest najbardziej prawdopodobnych podczas zarządzania złożonymi projektami rozwoju oprogramowania. To są:

• Zmiana antycypacyjna : ma miejsce, gdy wiemy z góry, że pewna zmiana lub seria zmian na pewno nastąpi. Tak zaplanowane zmiany są znacznie łatwiejsze do zrealizowania, ponieważ tutaj kierownik projektu ma czas na zajęcie się oczekiwaną sytuacją.
• Zmiana przyrostowa : zmiany w projektach, które następują stosunkowo często i stopniowo. Nie wymagają ogromnych przesunięć, które stawiają cały projekt na głowie. Zamiast tego zmiany są wprowadzane stopniowo i często mogą być niezauważalne na pierwszy rzut oka.
• Zmiana awaryjna (lub pilna) : zmiany, które należy wprowadzić natychmiast. W przeciwnym razie projekt może się nie powieść lub jego realizacja może być niemożliwa.
• Zmiana reaktywna : Zmiany, które występują w wyniku zdarzenia lub serii zdarzeń. Często zdarzają się w najmniej oczekiwanym momencie. Z tego powodu zmiany reaktywne są szczególnie trudne do zarządzania, ponieważ w większości przypadków nie można ich zaplanować z wyprzedzeniem.
• Zmiana strategiczna : Obejmują całą organizację i wynikają z decyzji kierownictwa wyższego szczebla.

Proces zarządzania zmianą w 5 krokach

Dowiedziałeś się już, czym jest zarządzanie zmianą, w jaki sposób może ulepszyć Twój projekt i z jakimi typami zmian możesz się zmierzyć. Teraz nadszedł czas, aby zastosować teorię w praktyce i odkryć, jak stworzyć doskonały plan zarządzania zmianą krok po kroku.

Należy jednak pamiętać: każdy projekt oprogramowania jest wyjątkowy, a proces zarządzania zmianą może się różnić w zależności od przypadku . Poniższy plan może dać ogólne pojęcie o tym, jak wprowadzać zmiany od początku do końca. Wciąż jednak możesz dowolnie dostosować go do potrzeb swojego projektu.

1. Zmień prośbę

Aby nastąpiła zmiana w projekcie, ktoś musi o to poprosić. Innymi słowy, członek projektu, ktoś z Twojej organizacji, a nawet klient identyfikuje potrzebę pewnej zmiany.

Co ważne, żądanie zmiany powinno być przez coś poparte i mieć jakiś wyraźny cel. Może to być zmiana struktury zespołu lub modyfikacje mające na celu poprawę wydajności produktu cyfrowego. W tym momencie osoba wnioskująca o zmianę powinna przygotować listę potencjalnych zagrożeń, oczekiwanych rezultatów i obszarów, na które zmiana ma wpływ.

Za wszelką cenę unikaj wprowadzania niepotrzebnych zmian w projekcie oprogramowania. Może wyrządzić więcej szkody niż pożytku, powodując chaos i ogólne zamieszanie. I to jest coś, czego zdecydowanie powinieneś unikać!

2. Przegląd prośby o zmianę

Na tym etapie kierownik projektu, interesariusz lub kierownik produktu (w zależności od Twojej struktury organizacyjnej) sprawdza wniosek o zmianę i decyduje, czy inicjatywa ta zostanie wprowadzona, czy odrzucona.

Tutaj warto zadać sobie pytania takie jak:

• Czy warto wprowadzić zmianę?
• Jak ta zmiana wpłynie na projekt: jego zespół, proces realizacji i ogólną wydajność?
• Czy zmiana zrobi ogromną różnicę, czy jej efekty będą niewielkie i nie wpłyną znacząco na projekt?
• Czy zmiana może potencjalnie spowodować jakiekolwiek ryzyko lub skutki uboczne?

Zaleca się również omówienie tego z zespołem ds. oprogramowania przed podjęciem decyzji. Dzięki temu masz pewność, że wszyscy podzielają Twoją opinię.

3. Zmień plan

Ponieważ wszyscy są z tobą na pokładzie i decyzja została podjęta, nadszedł czas na proces planowania. Na tym etapie decydenci zobowiązani są do przygotowania szczegółowego planu zarządzania zmianą. Powinien zawierać informacje o największym wpływie, takie jak wymagania, harmonogram, budżet i oczekiwane wyniki . Co ważne, w planie zarządzania zmianą kluczowe jest wskazanie możliwych sposobów wycofania się ze zmiany, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Co najważniejsze, pamiętaj, że wszyscy decydenci muszą również zweryfikować ten plan , więc nie zapomnij poprosić o ich zatwierdzenie!

4. Wdrażanie zmian

Stworzyłeś szczegółowy plan, wiesz wszystko co, jak i dlaczego. Teraz możesz zabrać się do pracy, czyli wprowadzenia zmiany.

Podczas procesu wdrożenia nigdy nie zapomnij o ciągłym aktualizowaniu dokumentacji. W ten sposób będziesz monitorować postępy i mieć wszystko pod kontrolą.

5. Przegląd zmian i raportowanie

Ostatni ale nie mniej ważny…

Po wdrożeniu zmiany musisz ją przejrzeć, a jeśli wszystko pójdzie gładko, możesz zamknąć proces zmiany.

Na końcowym etapie należy również przygotować raport przedstawiający cały proces i, co najważniejsze, efekty wprowadzonej zmiany . Podaj więc wszystkie szczegóły, czy zmiana była ogromnym sukcesem, czy fatalną porażką, jaki był ogólny budżet i ile czasu zajęło wprowadzenie zmiany.

Z łatwością zarządzaj zmianami w swoim projekcie!

Niezależnie od tego, czy tego chcesz, czy nie, zmiany są integralną częścią każdego projektu na pełną skalę. Smutne jest to, że nie możesz ich uniknąć, ale dobre jest to, że możesz się do nich przygotować.

Sprawdź nasze pomyślnie zrealizowane projekty

Odwiedź nasze portfolio

Dlatego dobrze jest wdrożyć dobrze zdefiniowaną strategię zarządzania zmianą na samym początku swojego projektu. Dzięki niemu żadna przeszkoda, która może pojawić się w całym cyklu życia projektu, nie spowoduje żadnych szkód.