Bądź świadomym kupującym: poznaj prawdziwy koszt oprogramowania biznesowego

Nie tylko Ty — budżetowanie oprogramowania biznesowego jest skomplikowane. Jesteśmy tutaj, aby to rozbić.

UWAGA: Ten artykuł ma na celu poinformowanie naszych czytelników o problemach związanych z biznesem w Stanach Zjednoczonych. W żadnym wypadku nie ma na celu udzielania porad finansowych ani popierania określonego sposobu działania. Aby uzyskać porady dotyczące konkretnej sytuacji, skonsultuj się z księgowym lub doradcą finansowym.

W idealnym świecie kupowanie oprogramowania byłoby tak proste, jak kupowanie prawie wszystkiego innego. Cena jest ustalona, ​​płacisz ją i to wszystko — masz własne oprogramowanie!

Jeśli jednak zacząłeś szukać różnych opcji oprogramowania dla swojej firmy, już wiesz, że to nie jest takie proste. Dostawcy oprogramowania nie tylko stosują drastycznie różne modele cenowe, ale także pogrzebają dodatkowe koszty związane z posiadaniem i obsługą swojego systemu.

Według badania Capterra z 2019 r. dotyczącego trendów kupowania oprogramowania w małych firmach, obawa, że ​​koszty przekroczą budżet, jest główną wewnętrzną barierą w inwestowaniu w oprogramowanie biznesowe. Jeśli nie znasz prawdziwego kosztu posiadania oprogramowania, ryzyko przekroczenia budżetu jest bardzo realne.

(Aby nie przekroczyć budżetu, sprawdź nasz kalkulator całkowitego kosztu posiadania tutaj).

W tym miejscu podzielimy pięć głównych składników, które składają się na całkowity koszt posiadania oprogramowania biznesowego. Cel? Wyjaśnienie kosztów oprogramowania, abyś mógł czuć się pewnie w decyzji o zakupie oprogramowania.

Składnik kosztów nr 1: Sama licencja na oprogramowanie

Licencja na oprogramowanie — koszt faktycznego posiadania i używania oprogramowania — ma podwójny zaszczyt być znaczną częścią ceny oprogramowania i twardym kosztem do ostatecznego ustalenia ze względu na to, jak drastycznie może się zmieniać w czasie w miarę skalowania firmy.

Istnieją dwa główne modele cen licencji na oprogramowanie: ceny bezterminowe i ceny subskrypcji.

W przypadku ceny wieczystej płacisz jedną cenę z góry za posiadanie oprogramowania na czas nieokreślony (tj. bezterminowo , stąd nazwa). Ten model cenowy istnieje najdłużej i jest zwykle używany w przypadku oprogramowania wdrażanego „lokalnie”, co oznacza, że ​​jest ono pobierane i przechowywane na lokalnym komputerze lub serwerze w Twojej firmie.

H&R Block to przykład ceny wieczystej. Możesz kupić to oprogramowanie do rozliczania podatków dla małych firm za jednorazową opłatą 89,95 USD.

W przypadku cen abonamentowych płacisz miesięczną lub roczną opłatę abonamentową za korzystanie z oprogramowania. Jeśli przestaniesz płacić lub nie przedłużysz umowy, stracisz możliwość korzystania z oprogramowania. Ten model cenowy jest nowszy, bardziej popularny i często używany w przypadku oprogramowania wdrażanego za pośrednictwem chmury (ten model wdrażania jest również nazywany „Software-as-a-Service” lub „SaaS”). Oznacza to, że jest ono hostowane na własnych serwerach dostawcy oprogramowania i dostępne dla klientów przez Internet.

Basecamp to przykład zryczałtowanej ceny abonamentu. Możesz kupić ten system zarządzania projektami za 99 USD miesięcznie.

Istnieją również trzy inne rodzaje opłat za subskrypcję, z opłatami, które różnią się w zależności od różnych czynników: zużycia, rozmiaru i cen opartych na użytkownikach.

1. Ceny oparte na zużyciu wiążą opłatę za subskrypcję od tego, jak często korzystasz z oprogramowania lub powiązanych z nim usług. Cheddar, platforma rozliczeniowa, wykorzystuje ceny oparte na zużyciu, naliczając 99 USD miesięcznie plus opłatę zależną od liczby transakcji dokonanych za pośrednictwem systemu.
2. Ceny oparte na rozmiarze wiążą opłatę za subskrypcję z wielkością organizacji, na przykład liczbą pracowników lub klientów. WebHR, platforma oprogramowania dla działów HR, wykorzystuje ceny oparte na rozmiarze. W przypadku firmy zatrudniającej 150 pracowników WebHR pobiera 1,85 USD za pracownika miesięcznie.
3. Ceny oparte na użytkownikach wiążą opłatę za subskrypcję od liczby osób korzystających z oprogramowania. Onshape, oprogramowanie do projektowania inżynierskiego, wykorzystuje ceny oparte na użytkownikach; ich plan „Professional” kosztuje 2100 USD na użytkownika rocznie.

W większości przypadków Twoje ręce będą związane z wybranym modelem wyceny oprogramowania. Rzadko zdarza się, aby dostawcy oprogramowania oferowali zarówno opcje bezterminowe, jak i subskrypcyjne dla swojego produktu.

Jeśli jednak masz wybór lub jeśli porównujesz produkt bezterminowy z produktem objętym subskrypcją, rozważ wady i zalety każdego z nich, aby określić, który model jest najlepszy dla Twojej firmy.

Składnik kosztów nr 2: sprzęt

Choć może się to wydawać oczywiste, nadal ważne jest, aby uwzględnić koszt sprzętu do uruchamiania zakupionego oprogramowania. Jest to szczególnie ważne w przypadku wdrożeń lokalnych, które mogą wymagać nie tylko zakupu serwera do obsługi oprogramowania, ale także nowych urządzeń korzystających z odpowiedniego systemu operacyjnego. Innymi słowy: jeśli używasz komputerów Mac, ale oprogramowanie, które chcesz, jest tylko dla systemu Windows, jest to znaczny koszt do rozliczenia.

Ponieważ są one dostępne za pośrednictwem przeglądarki internetowej, wdrożenia SaaS oferują znacznie większą elastyczność sprzętową. Działają komputery, tablety czy smartfony. Firmy mogą również zaoszczędzić pieniądze na sprzęcie, umożliwiając pracownikom przynoszenie własnych urządzeń z domu (chociaż powinno to być połączone z kompleksową polityką „przynieś własne urządzenie” (BYOD) w celu ograniczenia podatności IT).

Niektóre kategorie oprogramowania będą również wymagały zakupu dodatkowego sprzętu. Na przykład systemy obecności biometrycznej wykorzystują odcisk palca danej osoby lub inny unikalny identyfikator, aby upewnić się, że ktoś jest tym, za kogo się podaje. Platformy te wymagają specjalistycznego sprzętu w celu dokładnego rejestrowania danych biometrycznych.

uAttend sprzedaje zegary czasu kompatybilne ze swoim oprogramowaniem na swojej stronie internetowej ( źródło )

Niektórzy dostawcy mogą wymagać używania powiązanego sprzętu z ich oprogramowaniem lub możesz mieć swobodę robienia zakupów.

Składnik kosztowy nr 3: Wdrożenie

Sprzedawcy mogą pobrać jednorazową opłatę w momencie zakupu w celu wdrożenia oprogramowania i uruchomienia go w Twojej firmie. Poza podstawową instalacją i konfiguracją, koszty wdrożenia mogą również pokryć takie potrzeby, jak:

• Dostosowywanie oprogramowania
• Migracja danych z poprzednich systemów
• Integracja z obecnymi systemami

Jeśli potrafisz samodzielnie wdrożyć oprogramowanie, dostawcy mogą zrezygnować z tego kosztu. Na przykład Odoo, platforma planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), oferuje bezpłatną samoobsługową opcję wdrożenia wraz z opcjami płatnymi, jeśli potrzebujesz pomocy.

Opcje implementacji Odoo ( Źródło )

Ogólna zasada jest taka, że ​​wdrożenie systemów lokalnych jest droższe niż tych opartych na chmurze. Wdrożenie bardziej złożonych systemów kosztuje więcej niż podstawowych aplikacji.

W niektórych przypadkach możesz wydać tyle samo (jeśli nie więcej) na wdrożenie niż rzeczywista licencja na oprogramowanie. Zapytaj dostawców o szczegóły ich opcji wdrożenia i opłat, aby odpowiednio zaplanować budżet.

Składnik kosztowy nr 4: Szkolenie

Chociaż koszt licencji na oprogramowanie zazwyczaj obejmuje dostęp do przewodników pomocy i forów pomocy technicznej, dostawcy mogą również pobierać oddzielną, opcjonalną opłatę za dodatkowe szkolenie. W zależności od złożoności wybranego oprogramowania i tego, jak ważne jest dla Twojej firmy, to szkolenie może być opłacalną inwestycją, aby Twoi pracownicy mogli szybko zapoznać się z platformą.

Szkolenia mogą być dostarczane w różnych formatach, których koszty wahają się:

• Wysyłanie pracowników do witryny szkoleniowej dostawcy
• Sprowadzenie trenera do Twojej firmy
• Wirtualne sesje webinarowe
• Kursy e-learningowe we własnym tempie

Znani dostawcy oprogramowania mogą również oferować certyfikaty, które użytkownicy mogą zdobyć, aby pokazać, że znają się na platformie. Na przykład Salesforce oferuje różne certyfikaty, które kosztują od 200 do 6000 USD.

Lista certyfikatów administratora Salesforce ( Źródło )

Niezależnie od preferowanej opcji szkoleniowej, pamiętaj, aby zaplanować budżet nie tylko dla początkujących użytkowników, ale także dla nowych pracowników, którzy będą musieli nauczyć się systemu w przyszłości.

Składnik kosztowy nr 5: Wsparcie

Czasami wliczane do kosztu licencji, bieżące wsparcie może być również osobną opłatą, która obejmuje konserwację, aktualizacje, a nawet formy premium obsługi klienta.

Na przykład klienci firmy Adobe mają możliwość skorzystania z programu konserwacji i pomocy technicznej Adobe Platinum, który oferuje priorytetową pomoc techniczną 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu za roczną opłatą w wysokości około 20% kosztu licencji.

Wsparcie może również obejmować opcje konsultacji, które łączą Cię z przedstawicielem ds. konta, z którym regularnie się spotykasz, aby omówić cele i jak najlepiej wykorzystać oprogramowanie. HubSpot, system marketingowy, oferuje cztery różne opcje doradztwa, od 400 do 1600 USD miesięcznie.

Opcje konsultingowe HubSpot ( źródło )

W zależności od oferowanych usług wsparcia dostawca może być w stanie przejąć pewne znaczące obciążenia administracyjne, z którymi nie możesz sobie poradzić (np. niektórzy dostawcy oprogramowania do obsługi płac mogą za Ciebie obsłużyć potrzeby związane z płacami Twojej firmy).

Porównaj koszty wykonania tych zadań wewnętrznie z ich outsourcingiem do dostawcy oprogramowania.

Ostatnie wskazówki dotyczące oszczędzania na oprogramowaniu

Wycena oprogramowania nigdy nie jest tak prosta, jak wynika z witryny internetowej dostawcy. Ukryte koszty są nieokiełznane i jeśli się z nich nie rozliczysz, przekroczysz budżet na oprogramowanie.

Zrozumienie wszystkich elementów, które składają się na rzeczywisty koszt oprogramowania biznesowego, pomoże Ci przygotować i utrzymać koszty w ryzach.

Uwaga: Dostawcy oprogramowania wymienieni w tym artykule zostali wybrani wyłącznie w celu zilustrowania różnych modeli cenowych oprogramowania i nie mają na celu przedstawiania rekomendacji ani rekomendacji. Te strategie cenowe nie są unikalne dla tych firm i są oferowane przez wielu innych dostawców oprogramowania.

Informacje o badaniu trendów zakupowych oprogramowania dla małych firm w 2019 r. przeprowadzonym przez Capterra

Capterra przeprowadziła tę ankietę od września do października 2019 r. wśród 129 amerykańskich liderów małych i średnich firm. Firmy zostały sprawdzone pod względem wielkości pod kątem tych, które zatrudniają od 2 do 249 pracowników, a roczne przychody całego przedsiębiorstwa wynoszą mniej niż 100 milionów dolarów. Musieli zakupić co najmniej jedno oprogramowanie za 5000 USD lub więcej w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy. Respondenci musieli również być przynajmniej kierownikami biur, wpływającymi na decyzje dotyczące zakupu oprogramowania w swoich organizacjach.