Przewodnik po formatach raportów biznesowych: struktura formalna i przykłady

Jeśli chodzi o raportowanie, może to być najmniej zabawne codzienne zadania biznesowe, ale są one kluczowe dla rozwoju Twojej firmy, ponieważ dobry raport może pomóc w udoskonaleniu strategii i planowaniu na przyszłość. Dlatego ważne jest, aby mieć odpowiedni format biznesowy, aby wszystko przedstawić jasno i sprawić, by treść była łatwa do zrozumienia.

W tym artykule wyjaśnimy definicję raportu biznesowego, jego korzyści dla dowolnej organizacji, różne typy i sposoby jego strukturyzacji, kilka przykładów i, co ważniejsze, jak sformatować prosty raport.

Powiązane posty:

• 7 rzeczy, które powinien zawierać każdy raport marketingowy
• Plusy, minusy i jak faktycznie być zorientowanym na rynek
• Korzyści i jak wykonać audyt marketingowy?
• 55 przykładów najlepszych wytycznych marki do nauki

Czym jest raport biznesowy?

Raport biznesowy to zestawienie danych, które prezentuje historyczne szczegóły związane z działalnością, rozwojem, perspektywami z poszczególnych działów organizacji oraz tworzy ramy dla potencjalnych procesów decyzyjnych lub perspektyw merytorycznych potrzebnych do koordynacji funkcji biznesowych.

Ważne jest, aby zidentyfikować tego typu raporty, aby lepiej rozpoznać najlepsze zastosowania raportów biznesowych. Organizuje informacje dla konkretnego sektora. Podczas gdy niektóre raporty będą podlegały bardziej kompleksowemu podejściu do oceny funkcjonalności i zasad konkretnego działu, inne rodzaje raportów biznesowych będą skupiać się bardziej na szerszym obrazie zarządzania przedsiębiorstwem.

Dlaczego raport biznesowy jest ważny

Takie raporty pozwalają również na zbieranie danych poprzez śledzenie postępów. Możesz porównać różne okresy i operacje, rozwój itp. Możesz także zobaczyć, które towary lub usługi są skuteczniejsze od innych, które kampanie marketingowe są skuteczniejsze od innych i które rynki lub segmenty wymagają większego skupienia.

Przydatne jest zebranie wszystkich tych danych, a robiąc to, tworzysz papierowy zapis swoich przeszłych wydarzeń. Pozwalają osobom spoza firmy, takim jak banki lub inwestorzy, być świadomym Twoich działań i wyników, a także informować interesariuszy o aktywach materialnych i niematerialnych Twojej firmy.

Następujące korzyści z wykonania prawidłowego raportu biznesowego mogą przyczynić się do rozwoju Twojej firmy.

Ocena ryzyka i szansa

Poprawisz świadomość zagrożeń i szans w swojej organizacji dzięki próbkom raportów biznesowych. Przykładowe raporty podkreślają związek między wynikami finansowymi i niefinansowymi: usprawniają procesy, obniżają koszty i zwiększają ogólną spójność.

Trendy i połączenia

Próbki raportu biznesowego pozwolą Ci porównać swoje wyniki z innymi jednostkami biznesowymi lub firmami z tej samej branży. Szablon raportu na bardziej szczegółowym poziomie pomoże Ci zagłębić się w wskaźniki organizacyjne, specyfikę i znaleźć podobieństwa, które w innym przypadku byłyby niezauważone. Uzyskanie głębszego zrozumienia danych we współczesnym cyfrowym czasie pozwoli Ci opracować strategie, które poprawią główne aspekty rozwoju Twojej firmy poprzez wykrywanie trendów. Tylko ten aspekt ilustruje wartość raportu biznesowego.

Analiza biznesowa (BI)

Przydatne narzędzia BI mogą zadecydować o Twoim przetrwaniu na rynku.

Tworząc raport biznesowy firmy zaprojektowany w celu usprawnienia operacji BI i odpowiedzi na krytyczne pytania korporacyjne, możesz uzyskać możliwość omówienia unikalnych obserwacji, które mogą przynieść znaczące korzyści, oraz monitorowania ogólnych wydatków. Możesz dostarczyć podstawowe składniki do opracowania skutecznego planu analizy biznesowej, rozumiejąc, jak zbudować raport z konkretnymi przykładami i szablonami.

Wpisowe

Chociaż istnieje wiele różnych rodzajów raportów biznesowych dla firmy, wszystkie mają jedną wspólną cechę: zbieranie danych i śledzenie działań biznesowych związanych z czymś konkretnym. Pracując z odpowiednimi raportami, użytkownicy mogą przeprowadzać dogłębne analizy wizualne wielu kluczowych obszarów biznesowych lub funkcji i dostarczać świadomych rekomendacji, które ostatecznie poprawią wydajność i zachęcą do innowacji.

Chociaż organizacja ma kilka różnych typów raportów biznesowych, wszystkie mają jedną podobną cechę: zbieranie informacji i monitorowanie działań biznesowych powiązanych z czymś konkretnym. Użytkownicy mogą przeprowadzać dogłębną analizę wizualną wielu ważnych obszarów biznesowych lub funkcji, komunikując się z poprawnymi raportami i formułując wykształcone sugestie, które ostatecznie zwiększą produktywność i będą wspierać innowacyjność.

Efektywność operacyjna

Im bardziej raport staje się obiektywny, tym wyraźniejsze są dane. Jeśli dane są dobrze ustrukturyzowane i przejrzyste, najlepiej jest obserwować operacje biznesowe w sposób oszczędny, minimalizując czas potrzebny na przegląd wyników.

Silna struktura raportów biznesowych zapewnia dogłębny przegląd, w którym autorzy demonstrują, w jaki sposób zinterpretowano ich wyniki.

Na przykład raport marketingowy może zminimalizować czas potrzebny na ocenę konkretnej kampanii. W przeciwieństwie do tego, raport HR może przedstawić perspektywę procesu rekrutacji i określić, na przykład, dlaczego koszt zatrudnienia wzrósł.

Specyficzność

Jeśli wypełnisz raport biznesowy, który jest również wykorzystywany przy podejmowaniu decyzji, zapewnisz sobie niezbędną okazję do omówienia konkretnych problemów. Służą one wielu celom: niektóre rejestrują szczegóły przyszłego planowania, niektóre rejestrują dane historyczne w celu wyjaśnienia scenariusza, a inne stanowią realną alternatywę dla problemu biznesowego. Niektóre kokpity menedżerskie są przeznaczone do codziennego użytku, a szablon miesięcznego raportu biznesowego umożliwia bardziej stabilną i przyrostową charakterystykę działań. Wszystkie one są kluczem do sukcesu biznesowego, ponieważ upraszczają wyniki skomplikowanych analiz.

Jak wspomniano wcześniej, im jaśniejsze dane, tym bardziej opłacalne byłyby wyniki, dlatego należy pamiętać o konkretnych danych, które mają być włączone do tego typu raportu.

W różnych branżach można znaleźć kilka przykładów głównych wskaźników wydajności, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu tego typu raportu. Aby porównać wartości branżowe, aby zobaczyć swoją konkurencję, możesz również utworzyć raport między działami i między firmami.

Dokładność i spójność

Dane to ogromne środowisko w cyfrowym świecie i jeśli chcesz w pełni je wykorzystać, ważne jest dążenie do spójności i precyzji. Brak danych może zaszkodzić firmie na dłuższą metę. Korzystanie z internetowej platformy pulpitów nawigacyjnych do kompilowania raportów jest ogromną korzyścią pod względem łatwości użytkowania, oszczędności czasu, ale przede wszystkim dokładności informacji, z których będziesz korzystać.

Wszystko w Twoim raporcie będzie aktualne, gdy będziesz mieć do czynienia z danymi w czasie rzeczywistym, a decyzje, które podejmiesz, będą poparte najnowszymi faktami. Przykłady raportowania biznesowego są niezwykle przydatne podczas eksploracji danych i wykonywania analiz danych w celu uzyskania cennych informacji. Dzięki wizualizacji wyników zapewnią one znaczną wartość dodaną do raportu, dodając większej przejrzystości i zrozumienia do analizy, co jest ostatecznym celem przykładów raportowania biznesowego.

Zaręczyny

Możesz zrozumieć intuicyjne i wizualne narzędzia do raportowania zorientowane na biznes, które przekazują komunikat istotny dla odbiorców. Wystarczy kilka kliknięć, aby uzyskać szczegółowe informacje podczas analizy danych. Przejrzysty i dostosowany raport jest cenny.

Analiza porównawcza

Dzięki regularnemu wyznaczaniu celów skoncentrowanych na najważniejszych priorytetach biznesowych i działaniu za pomocą wizualnych narzędzi do raportowania, utrzymasz swoją firmę, jednocześnie katalizując ogólny wzrost i poziom produktywności.

Komunikacja

Poprawa wewnętrznej koordynacji i łączności jest jednym z kluczowych zastosowań raportów biznesowych. Zmotywujesz wszystkich w organizacji, którzy mają większy dostęp do wiedzy, mając dostęp w czasie rzeczywistym do najważniejszych danych biznesowych, jednocześnie poprawiając sposób ich interpretacji i prezentacji, co z kolei wzmocni komunikację wewnętrzną i współpracę.

Mogą to być również różne rodzaje raportów, ale wszystkie mają jedną wspólną cechę: zbieranie danych i monitorowanie wszystkiego, co jest szczególnie istotne dla działalności biznesowej. Stamtąd ich autor również przeprowadzi przegląd i przekaże organizacjom spostrzeżenia.

Czytaj więcej:

• Jak budować i mierzyć kapitał marki?
• Co to jest zaliczka gotówkowa handlowca?
• Jak zostać dystrybutorem?
• 20 wskazówek, jak poprawić biznesową obecność w mediach społecznościowych

Rodzaje raportów biznesowych

Nieformalny raport

Nieformalnym raportem może być jedna lub dwie strony długości i sformatowane jako list lub notatka. Może być również udostępniony przez e-mail. Twoja firma będzie miała określony format do przyjęcia, więc warto wykorzystać wcześniejsze raporty jako punkt odniesienia.

Alternatywnie, aby ułatwić czytanie, możesz wybrać styl z nagłówkami i podtytułami, listami numerycznymi lub konspektem. Jako temat należy dodać tytuł raportu.

Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę czytelnika raportu i użyć słownictwa i tonu odpowiedniego dla odbiorców. Mimo to dostępność i precyzja nadal są ważnymi elementami.

Formalny raport

Zazwyczaj oficjalny raport jest bardziej szczegółowy i zajmuje wiele stron. Dokładność faktów, wymowa i gramatyka są koniecznością.

Jeśli raport pisze więcej niż jedna osoba, upewnij się, że jest on spójny (brak gwałtownych przeskoków z jednego tematu na drugi) i czysty głos (brak rozpraszających kontrastów stylów). Twoja firma miałaby swój format raportu lub być może będziesz musiał utworzyć go od zera.

Struktura raportu biznesowego

Treść raportu biznesowego może zależeć od tego, o czym piszesz. Nawet styl pisania może polegać na tym, o kim piszesz. Istnieją jednak ogólne ramy, które przyjmuje większość raportów rynkowych. W tym artykule przyjrzymy się zatem, jak ustrukturyzować raport biznesowy, aby uzyskać pełną spójność i profesjonalizm.

Strona tytułowa

Każdy raport biznesowy powinien mieć stronę na tytuł. Sam tytuł powinien określać, czego dotyczy raport. Powinieneś również podać swoje imię i nazwisko oraz datę zgłoszenia.

Streszczenie

Przegląd najważniejszych punktów jest stroną początkową większości raportów biznesowych. Postaraj się krótko opisać, o czym jest artykuł. Sposób przeprowadzenia badania (np. metody zbierania danych), główne wyniki badania. Przedstaw także główne wnioski i sugestie.

Jeśli raport z paragrafem lub dwoma, ta część może nie być konieczna. Jednak w przypadku dłuższych lub bardziej kompleksowych raportów wymagane jest pełne streszczenie.

Spis treści

W przypadku długich raportów należy dodać tę stronę. Powinieneś podać tytuł każdej sekcji i strukturę raportu. Spróbuj dokładnie dopasować nagłówki do tych użytych w tekście głównym. Ponadto ponumeruj odpowiednio sekcje.

Wstęp

Pierwsza część opracowania to formalne wprowadzenie. Tutaj wyjaśnij streszczenie raportu, który otrzymałeś, gdy poproszono o przygotowanie artykułu. Uporządkowuje to pozostałą część badania, obejmując podstawowe informacje (na przykład historię firmy lub dane rynkowe), zamiar raportu (tj. co udało ci się osiągnąć) i jego zakres (tj. co zostanie uwzględnione w artykule i co zostanie zwolniony).

Metody i ustalenia

Mieć sekcję o metodologii podczas wykonywania prac badawczych. Może to być tak proste, jak określenie źródeł, z których korzystasz i dlaczego je wybrałeś. Pokaż czytelnikowi, w jaki sposób dane zostały zebrane i przeanalizowane.

Powinieneś później wyjaśnić swoje wyniki. Ta sekcja w prosty i zwięzły sposób opisuje wyniki analizy, zapewniając, że wszystkie kluczowe punkty wskazane w streszczeniu zostały uwzględnione.

W tym miejscu radzimy podzielić wyniki na podsekcje, w tym nagłówki, aby kierować czytelnika z przedstawionymi informacjami. W międzyczasie używaj wykresów i diagramów do wizualnego przekazywania informacji, ale upewnij się, że są one wyraźnie oznaczone, aby czytelnik zrozumiał ich związek z tekstem.

Wnioski i Rekomendacje

Ostatnia kluczowa sekcja raportu zawiera wnioski i rekomendacje. Sekcja podsumowująca powinna podsumować to, co pokazało badanie. Jeśli zostaniesz o to poproszony, możesz również polecić odpowiednie kroki na podstawie swoich wyników. Jeśli nie masz pewności, co w tym zakresie zaproponować, uwzględnij cele określone w Twoim briefie.

Bibliografia

Pokaż źródła zewnętrzne w bibliografii, jeśli korzystałeś z nich podczas pisania raportu. Przykładami są dokumenty biznesowe, artykuły naukowe, a nawet raporty informacyjne.

Celem jest wykazanie, na czym opierasz swoje wyniki i wnioski.

Załączniki

Wreszcie, w trakcie badania możesz uzyskać dodatkowe dokumenty, takie jak transkrypcje wywiadów, treści marketingowe lub dane finansowe. Umieszczenie tego w głównym raporcie byłoby zbyt długie i mylące, jednak na końcu artykułu możesz przenieść go do dodatku (lub wielu załączników), na wypadek gdyby czytelnik go szukał.

Przykłady raportu biznesowego

Szablon białej księgi

Białe księgi są idealnym narzędziem edukacji i przekonywania interesariuszy. Mogą być również wykorzystywane przez konsultantów, aby zwiększyć ich popularność w dużych firmach konsultingowych i butikach lub wykorzystać je jako magnesy wiodące w reklamach na Facebooku itp.

Dopracowany szablon, jak zawsze, jest znacznie bardziej podatny na zaangażowanie starszych liderów lub potencjalnych klientów. Najłatwiejszym sposobem na stworzenie czegoś, co jest zarówno atrakcyjne, jak i łatwe do zrozumienia, jest szablon raportu biznesowego lub szablon raportu konsultingowego.

Na przykład ten raport konsultingowy ma całą stronę poświęconą wizualizacjom, aby uniknąć nudności raportu. Obsługuje również dane.

Szablon planu projektu

Najłatwiejszym sposobem na utrzymanie projektu w toku jest harmonogram projektu.

Ale może być trudne pokazanie kroków prowadzących do ukończenia projektu i pokazanie, jak każdy krok jest wykonalny i obserwowalny. Jeśli jesteś konsultantem i nie masz modeli biznesowych, na których mógłbyś polegać, jest to niezwykle trudne.

Idealnym sposobem na wyobrażenie sobie, co i kiedy musi nastąpić, jest ten szablon planu projektu. Dzięki wykresom słupkowym, ikonom i kodowaniu kolorami ten szablon skutecznie przedstawia informacje. Harmonogram można dostosować, wchodząc do edytora i klikając na wykres słupkowy.

Szablon studium przypadku biznesowego

Studia przypadków biznesowych zazwyczaj zapewniają zasoby wyjaśniające, w jaki sposób rzeczywiste firmy poradziły sobie z określonym scenariuszem lub problemem. Zazwyczaj studium przypadku zawiera teorię biznesową i ilustruje jej znaczenie w rzeczywistych sytuacjach.

Na przykład ten szablon ilustruje, w jaki sposób Gen Led wykorzystuje wysoką jakość, aby zwiększyć sprzedaż na konkurencyjnym rynku.

Jak sformatować prosty raport biznesowy

Używanie konwencjonalnego szablonu z pojedynczym odstępem w programie Word najlepiej sprawdza się podczas pisania i formatowania jednostronicowych raportów biznesowych.

Uruchom program Word i zmaksymalizuj okno programu Word, a następnie kliknij kartę Plik > Nowy i wybierz Tradycyjny pusty dokument z pojedynczym odstępem .

Formatowania znaków można użyć, gdy chcesz sformatować tekst jak pojedyncze słowa w dokumencie. Można to zrobić za pomocą minipaska narzędzi, który jest wyświetlany tylko po wskazaniu zaznaczonego tekstu w dokumencie lub z grupy czcionek karty głównej. W grupie czcionek znajdują się powszechnie używane przyciski, za pomocą których można dodać do tekstu pogrubienie, kursywę, podkreślenie, cień, obrys lub kolor.

Domyślna forma i rozmiar czcionki to 11-punktowa czcionka Calibri, ale możesz zmienić jej atrybuty lub wygląd po wybraniu typu czcionki. Na przykład poprzez pogrubienie, kursywę lub podkreślenie czcionki można dostosować rozmiar czcionki lub dostosować jej styl.

Aby urozmaicić swoje dokumenty, możesz również dodać kolor i zastosować specjalne efekty tekstowe. Rozmiar czcionki jest obliczany przez oszacowanie wysokości znaku w jednostkach zwanych punktami. Standardowe rozmiary czcionek to 10, 11 i 12 punktów dla tekstu.

Zmieniając odstępy między znakami i słowami, możesz teraz dodać kerning do tekstu słowa. Możesz również dostosować wielkość liter, w tym wielkie lub małe litery.

Włącz symbol Pokaż / Ukryj. Na górze strony, która jest istniejącym punktem wstawiania, Twój l-beam będzie migać. Następnie włącz symbol Pokaż/Wędruj, aby zobaczyć znaki odstępu akapitu i wiersza.

1. Stuknij kartę Strona główna> Grupa akapitów> Pokaż / ukryj przycisk

2. Kliknij ENTER 5 razy, aby rozpocząć od pierwszego wiersza raportu, który znajduje się 2 cale od góry strony

3. Wybierz pierwsze dwa wiersze tytułu raportu i na karcie Strona główna > Grupa czcionek , dostosuj rozmiar czcionki do 14 punktów , pogrubiony i wyśrodkowany.

4. Mając już wybrany tekst, dotknij karty Strona główna> Grupa czcionek> Zmień wielkość liter i zmień wielkość liter na WIELKIE.

5. Kliknij raz ENTER po TYTULE, aby dodać odstęp między wierszami TYTUŁ i NAPISY. Wybierz kolejne 3 wiersze (NAPISY, PODPIS i DATA) i zmień rozmiar czcionki na 12 punktów, pogrubiony i wyśrodkowany. Kliknij klawisz ENTER po każdym wierszu, aby napisy NAPISY, PODPIS i DATA były dwukrotnie oddzielone.

6. Wykorzystaj i pogrub BOCZNE NAGŁÓWKI. Aby jednocześnie zapisywać wszystkie trzy wielkie litery, wybierz pierwszy nagłówek, a następnie przytrzymaj klawisz Ctrl na klawiaturze i dotknij pozostałych tytułów.

7. Pod nagłówkiem LibreOffice WRITER wybierz 3 wiersze tekstu

8. Stuknij kartę Strona główna> Grupa akapitów i wybierz Numerację , aby zastosować swój styl numeracji.

9. Pamiętaj o sprawdzaniu pisowni, korekcie i podglądzie dokumentu pod kątem pisowni i formatowania

Powiązane posty:

• Korzystanie z Instagrama w biznesie
• Czym jest co-branding? Plusy i minusy oraz przykłady
• Najlepsze agencje marketingu w mediach społecznościowych na Kickstart
• Jak założyć markę odzieżową?

Końcowe przemyślenia

Przedstawienie raportu biznesowego w prosty i zwięzły sposób ma kluczowe znaczenie. Twój czytelnik chce łatwo i wygodnie zrozumieć kluczowe punkty, dlatego powinieneś ocenić, jak dobrze struktura i format raportu służą do przekazania tych informacji.

Jeśli masz jakieś pytania, nie wahaj się zostawić komentarza w polu poniżej. Chętnie Ci pomożemy. Jeśli uznasz ten post za przydatny, możesz podzielić się nim ze znajomymi.