6 sposobów zwiększania produktywności analityków Business Intelligence w celu usprawnienia przepływu pracy

Chcesz być bardziej produktywnym analitykiem analityki biznesowej?

Nadal czytasz, więc odpowiedź jest jasna: tak.

Można to zrobić na dwa sposoby:

Możesz zostać złapany w coś, co nazywam „młynkiem Google”, bezskutecznie szukając praktycznych wskazówek podczas wchodzenia do króliczej nory w Krainie Czarów, która jest treścią online. Nie jest to jednak najlepsze wykorzystanie twojego czasu.

Ewentualnie możesz być produktywny… i przeczytaj ten artykuł, w którym przedstawiam sześć prostych sposobów na zwiększenie produktywności w tym tygodniu.

1. Twórz tabele faktów dla programu Excel

Ryan Farley, dyrektor generalny LawnStarter, mówi, że analitycy Business Intelligence jego firmy mają ciekawy sposób na skrócenie czasu spędzanego w programie Excel:

„ Coś, co powiedziałbym, jest bardziej najlepszą praktyką — ale z pewnością pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i wysiłku — to inwestowanie czasu w tworzenie czegoś, co nazywamy „tabelami faktów”. Te tabele faktów mogą być zestawami danych utworzonymi za pomocą narzędzia BI , widoków SQL lub tabel SQL. Ale podstawowym założeniem jest to, że 80% Twojej pracy w BI będzie pochodziło z 20% tych samych źródeł danych. Przykłady dla nas w LawnStarter pielęgnacji trawników obejmują nasz ruch internetowy poprzez rejestrację, naszych aktywnych klientów miesięcznie i segmentację naszych klientów. Używamy tych rzeczy tak bardzo, że sensowne było tworzenie źródeł danych, z którymi każdy może się połączyć bezpośrednio, więc po pierwsze, nie trzeba kłócić się o surowe dane, a po drugie, aby upewnić się, że wszyscy przeprowadzający analizę, powiedzmy, miesięcznych aktywnych użytkowników , z pewnością przyjrzy się comiesięcznym aktywnym użytkownikom. Ponadto pozwala to mniej doświadczonym osobom być pewnym swoich wyników”.

Sugestia Farleya jest doskonałym przykładem uzewnętrzniania pamięci poprzez tworzenie list łatwych do wykorzystania informacji, co jest kolejnym świetnym sposobem na produktywność.

2. Eksternalizuj swoją pamięć za pomocą list

Aby być najbardziej produktywnym, musisz uwolnić jak najwięcej energii mentalnej. Świetnym sposobem na to jest uzewnętrznienie własnej pamięci.

Zamiast zmuszać płaty czołowe do pracy polegającej na zapamiętywaniu, umieść wszystkie swoje zadania na liście rzeczy do zrobienia. Uwolni twój mózg, aby skupić się na tym, co należy zrobić w tej chwili, a nie na wszystkich rzeczach, które trzeba zrobić tego dnia.

W swojej książce „Zorganizowany umysł” Daniel Levitin wyjaśnia, w jaki sposób listy rzeczy do zrobienia są czynnikami zwiększającymi produktywność: „Celem [list rzeczy do zrobienia] jest wyrzucenie z głowy projektów i sytuacji, ale nie utrata potencjalnie użytecznych pomysłów — eksternalizacja twoje płaty czołowe. Następnie możesz cofnąć się i spojrzeć na swoją listę z punktu widzenia obserwatora i nie dać się kierować tym, co najnowsze i najgłośniejsze w Twojej głowie”.

Przenosząc swoją pamięć na bloczek papieru lub dokument Worda, uwalniasz swój mózg do krytycznego, niezależnego spojrzenia na problem.

Nie zapomnij też o ustaleniu priorytetów.

3. Wybierz system organizacyjny i trzymaj się go

Jeśli listy rzeczy do zrobienia są małymi, wielkości kilobajtów fragmentami zewnętrznej pamięci, systemy organizacyjne są jak całe platformy oprogramowania dla twojego mózgu. Jeśli nie masz systemu organizacyjnego, zdecydowanie go zdobądź.

Levitin zaleca wybór systemu, który już istnieje. Jeśli więc masz problemy z porządkowaniem plików, zachowaj prostotę i ułóż alfabetycznie. Możesz też wybrać skuteczny, istniejący system organizacyjny, taki jak „Critical Capabilities”, którego Gartner używa do organizowania swoich Magic Quadrants (pełna zawartość dostępna dla klientów Gartnera).

Jeśli jesteś ponadprzeciętny, zawsze możesz stworzyć nieco inny system, jak Thomas Jefferson, który skatalogował całą swoją bibliotekę w trzech kategoriach: historia, filozofia i sztuki piękne. (W XVIII-wiecznym żargonie nauka — w tym komputery — zostałaby zaliczona do „filozofii”).

Pomysł wpadł na pomysł swojego bohatera, Francisa Bacona.

Jeśli masz system organizacyjny (przypuszczam, że większość z was ma), trzymaj się go i uczyń z niego podstawę wszystkiego, co robisz w pracy. Mózg jest zaprojektowany do organizowania rzeczy w kategorie, więc utrzymywanie porządku w twoich rzeczach utrzymuje twój świat zewnętrzny w kształcie, który twój mózg lubi i może być łatwo przyswajalny.

Zak Cocos, wiceprezes ds. wzrostu w LawnStarter, ma świetny przykład stworzenia zorganizowanego systemu zwiększającego produktywność:

„Jednym z problemów, z którym się natknęliśmy, było wiele źródeł prawdy definiowanych przez własne zapytania SQL, które odpowiadały na podobne pytania. Aby rozwiązać ten problem i zwiększyć wydajność odpowiadania na pytania z danymi, stworzyliśmy repozytorium git z zapytaniami „źródła prawdy” (które czasami definiują nawet widoki lub tabele podsumowań). Dało nam to kilka korzyści:1. Mając wszystkie te zapytania w jednym miejscu, jesteśmy znacznie bardziej pewni danych i analiz, które tworzymy.2. Nasze zapytania podlegają teraz kontroli wersji, dzięki czemu możesz zobaczyć ich historię i postęp w czasie.3. Ponieważ zapytania są publiczne, toczy się szersza dyskusja i zwraca się uwagę na szczegóły dotyczące ich dokładności. Ta prosta zmiana sprawiła, że ​​nasze BI były bardziej dokładne, efektywne i produktywne!”

4. Wróć do natury

Według badań Uniwersytetu Michigan, możesz poprawić swoją produktywność nawet o 20%, po prostu spacerując po parku.

Z jakiegoś powodu robienie rzeczy Thoreau nawet przez kilka minut może poprawić twoją pamięć i uwagę. Uczestnicy badania odbyli 20-minutowy spacer po arboretum i stwierdzili, że poprawiła się ich sprawność umysłowa. Podobny spacer w środowisku miejskim nie przyniósł takiego efektu.

Jak potężny jest wpływ natury na umysł? Wystarczyło, że osoby testowe, które przez dziesięć minut patrzyły na zdjęcie natury, radziły sobie lepiej niż osoby, które wybrały się na kolejny miejski spacer. Dziesięciominutowa przerwa z książką przy stoliku do, powiedzmy, parków narodowych, którą można dostać z biblioteki, może być warta więcej niż poruszanie się po ruchliwej ulicy miasta.

Jesteś teraz o 20% bardziej produktywny.

5. Wejdź w tryb marzeń

Nie mam przez to na myśli „zaplanowania następnych wakacji”. „Marzenie na jawie” odnosi się tutaj do tego, co Marcus Raichle nazywa „trybem domyślnym”. To stan, w którym pomysły mogą przychodzić i wychodzić z głowy, a „żadna myśl nie wymaga odpowiedzi”.

Tryb domyślny jest przeciwieństwem świadomej uwagi. Za każdym razem, gdy twój umysł błądzi, przechodzi w tryb domyślny.

Jak więc tryb domyślny zwiększa produktywność? Pozwala zidentyfikować połączenia, których tam nie ma. Według Levitina tryb domyślny „wyróżnia się przepływem połączeń między odmiennymi ideami i myślami oraz względnym brakiem barier między zmysłami a pojęciami”.

Zastanów się nad zorganizowaniem kilku okresów dnia w bloki, które pozwolą Ci marzyć w ten sposób. Zrób wszystko, aby wejść w ten stan, zwłaszcza gdy próbujesz znaleźć odpowiedź na szczególnie trudny problem. Zwykle odchodzę od biurka, aby to zrobić. Z jakiegoś powodu zmiana miejsca, w którym się znajduję, pomaga mi zmienić sposób myślenia. Skłonność trybu domyślnego do wymyślania połączeń może stanowić rozwiązanie z miejsca, którego nawet nie brałeś pod uwagę.

6. Zablokuj 52-minutowe fragmenty czasu

Najwyraźniej magiczna liczba określająca produktywność to 52…i 17.

W badaniu Grupy Draugiem są to przerwy pracy i odpoczynku wykorzystywane przez najbardziej produktywną grupę osób w badaniu produktywności w miejscu pracy. Ludzie, którzy wykonują 52-minutowe odcinki pracy, po których następują 17-minutowe przerwy, są najwyraźniej bardziej produktywni.

Levitin zgadza się: „Trudne zadania czerpią korzyści z ciągłego okresu koncentracji przez pięćdziesiąt minut lub więcej, ze względu na ilość czasu, jaką zajmuje mózgowi osiągnięcie i utrzymanie skupienia”.

Jeśli chcesz wejść w ten stan marzeń, rozważ wypróbowanie 50-minutowych fragmentów pracy. Da ci to wystarczająco dużo czasu, aby przejść do trybu domyślnego i jeszcze bardziej zmaksymalizować wydajność.

Hacki zwiększające produktywność, których używałeś jako analityk Business Intelligence?

Masz jakieś świetne hacki zwiększające produktywność? Jeśli tak, chciałbym o nich usłyszeć! Im więcej udostępniasz, tym więcej innych czytelników korzysta ze sposobów na zrobienie więcej w krótszym czasie.

Jeśli interesuje Cię dalsza poprawa wydajności, zapoznaj się z jednym z tych zasobów:

• 5 gwarantowanych sposobów na to, aby Twoje postrzeganie wydajności biura spotkało się z rzeczywistością
• Wypróbowałem te 7 sztuczek zwiększających produktywność od All-Stars firmy
• 7 hacków zwiększających produktywność, których nasz zespół używa, aby każdego dnia zrobić więcej