Bądź na bieżąco z zapobieganiem oszustwom biznesowym, wypatrując tych 6 sygnałów ostrzegawczych

Oszustwa biznesowe mogą kosztować Twoją firmę nawet 350 000 USD. Żadna firma nie może sobie na to pozwolić, dlatego musisz uważać na te znaki ostrzegawcze.

UWAGA: Ten artykuł ma na celu poinformowanie naszych czytelników o problemach związanych z biznesem w Stanach Zjednoczonych. Nie ma na celu w żaden sposób udzielania porad prawnych ani popierania określonego sposobu działania. Aby uzyskać porady dotyczące konkretnej sytuacji, skonsultuj się z radcą prawnym.

W „Ocean's Eleven” prawie tuzin oszustów łączy swój spryt, akrobatyczne umiejętności i fajne samochody, aby w ekstrawagancki sposób okraść kasyno. Właściciel kasyna odkrywa zawiły plan dopiero wkrótce po tym, jak antybohaterowie zniknęli z milionami.

Jednak dobrą wiadomością dla większości liderów biznesu jest to, że jeśli Twoja firma zostanie oszukana, dowody będą znacznie łatwiejsze do odkrycia, korzystając z oprogramowania księgowego i zwracając uwagę na kilka znaków ostrzegawczych.

Czy zapobieganie oszustwom biznesowym jest naprawdę takie ważne?

Malwersacje biznesowe to duży problem.

Hiscox, globalny dostawca ubezpieczeń specjalistycznych, przeprowadził ankietę wśród 200 amerykańskich specjalistów księgowych i finansowych, którzy pracowali w firmie, w której doszło do defraudacji, w ramach badania Hiscox Embezzlement Study z 2018 roku. Badanie wykazało, że przeciętna sprawa o defraudację trwała ponad dwa lata i kosztowała zaangażowane firmy średnio ponad 350 000 USD, ale ponad 50% firm ostatecznie odzyskało mniej niż jedną trzecią tego, co zostało podjęte.

To nie jest kilka bloczków samoprzylepnych karteczek i trwałych markerów, o których mówimy. Association of Certified Fraud Examiners ustaliło, że 22% przypadków oszustw spowodowało straty przekraczające 1 milion USD. Malwersacja może przybrać formę wszystkiego, od przeszukiwania słoików napiwków po złożone oszustwa płacowe. A liczby te odzwierciedlają znane przypadki, bez uwzględnienia sytuacji, w których defraudacja nigdy nie została wykryta.

Według badania firmy Hiscox najczęstsze techniki defraudacji

Oszustwa biznesowe mogą być szczególnie druzgocące dla małych firm, dla których problemy z przepływem środków pieniężnych są główną przyczyną zamykania firmy. A im mniejsza firma, tym bardziej niszczycielskie może być oszustwo.

Sprawa o defraudację o wartości 100 000 USD może prowadzić do nieprzyjemnego sporu dla dużej korporacji, ale może być paraliżująca dla sklepu typu mom-and-pop. Liderzy małych firm na ogół mają mniejsze doświadczenie w prowadzeniu firmy niż liderzy średnich i dużych firm, a pracownicy małych firm mają mniejszy nadzór i większą autonomię w zakresie funkcji biznesowych.

Według Association of Certified Fraud Examiners małe firmy tracą prawie dwa razy więcej (200 000 USD) w przeciętnym przypadku defraudacji niż średnie i duże firmy (104 000 USD).

6 sygnałów ostrzegawczych dotyczących oszustw biznesowych, na które należy uważać

Niezależnie od wielkości Twojej firmy, musisz mieć plan zapobiegający oszustwom biznesowym. Specjaliści ds. księgowości i finansów, którzy odpowiedzieli na ankietę Hiscox, stwierdzili, że — poza pieniędzmi — oszustwa, z którymi miały do ​​czynienia ich firmy, kosztowały ich pracowników, klientów, partnerów biznesowych i reputację — rany, które ostatecznie doprowadzą do upadku firmy dowolnej wielkości.

Ale dość zagłady i przygnębienia. Przyjrzyjmy się niektórym strategiom, których możesz użyć do wykrycia oszustwa, zanim rzuci ono Twój biznes na kolana.

1. Fundusze firmowe są przekazywane do/z krajów, z którymi nie prowadzisz interesów

Dlaczego jest to powód do niepokoju: Malwersanci mogą przenosić pieniądze firmy za granicę, aby je wyprać, a następnie zwrócić je na osobiste konto bankowe z niejasnym śladem.

Przykład: na swoim koncie zauważyłeś kredyt z Kanady, mimo że nie masz stamtąd żadnych klientów ani klientów.

Co powinieneś z tym zrobić: przeglądaj swoje książki przynajmniej raz w miesiącu. Jeśli pieniądze trafiają do lub z nieznanego Ci źródła/przeznaczenia, zbadaj sprawę, nawet jeśli pracownik powie Ci, że jest to zgodne z prawem.

2. Pracownicy płacą dostawcom lub innym pracownikom gotówką

Dlaczego jest to powód do niepokoju: Płatności gotówkowe nie pozostawiają śladów na papierze, co pozwala oszustom ukrywać nieuczciwą działalność.

Przykład: Jeden z twoich przełożonych nalega, aby zapłacić sprzedawcy zaopatrzenia (który akurat jest jednym z jego dawnych kumpli z liceum) gotówką, ponieważ sprzedawca woli w taki sposób zarabiać.

Co powinieneś z tym zrobić: Nalegaj, aby cała działalność firmy była prowadzona przy użyciu czeków lub firmowych kart debetowych/kredytowych (z wyjątkiem najmniejszych incydentów, takich jak napiwki dla dostawcy pizzy). Jeśli usłyszysz, że pracownik dokonuje transakcji gotówkowych w celach biznesowych, zbadaj sprawę.

3. Dostrzegasz niejasne transakcje biznesowe, które nie mają jasnego celu

Dlaczego jest to powód do niepokoju: Malwersacje pracowników mogą zawierać fałszywe umowy z zewnętrznymi wspólnikami, aby oszustwo wyglądało na legalną działalność firmy.

Przykład: Jeden z twoich menedżerów organizuje mglisty koncert „konsultacyjny” dla swojego szwagra, który płaci zaliczkę w wysokości 1000 USD miesięcznie.

Co powinieneś z tym zrobić: Wymagaj od wszystkich pracowników, aby przedstawili jasne i wartościowe uzasadnienie biznesowe dla wszystkich transakcji biznesowych i regularnie sprawdzaj, czy te transakcje nadal zapewniają wartość biznesową.

4. Pracownicy zawierają umowy z dostawcami, którzy nie zostali zatwierdzeni odpowiednimi kanałami

Dlaczego jest to powód do niepokoju: Malwersacje pracowników mogą ominąć normalne punkty kontrolne, aby zawrzeć oszukańcze transakcje z fałszywymi dostawcami, przeglądając głowy kierownictwa.

Przykład: Przychodzisz w poniedziałek rano, aby usłyszeć od jednego ze swoich pracowników, że zawarli nową umowę zakupu z dostawcą części, o którym nigdy nie słyszałeś. Transakcja wydaje się zbyt piękna, aby była prawdziwa.

Co należy z tym zrobić: Wprowadzić politykę dla wszystkich transakcji biznesowych wymagających zatwierdzenia przez wielu menedżerów.

5. Twoje książki nie są zrównoważone

Dlaczego jest to powód do niepokoju: Zrównoważone książki to zdrowy puls każdej firmy. Jeśli masz pieniądze przychodzące lub wychodzące, z których nie możesz się rozliczyć, oznacza to, że ktoś w Twojej firmie coś knuje lub Twoje księgowość jest zaniedbana. Żadna sytuacja nie jest dobra.

Przykład: pod koniec miesiąca sprawdzasz swoje książki i bez wyjaśnienia stwierdzasz, że brakuje Ci 1500 USD.

Co powinieneś z tym zrobić: Codziennie sprawdzaj swoje oprogramowanie księgowe, aby upewnić się, że wszystko jest rozliczone. Oprogramowanie powiadomi Cię, gdy coś się nie zgadza.

6. Wydatki służbowe i osobiste nie są rozdzielane

Dlaczego jest to powód do niepokoju: Używanie karty firmowej do opłacania wydatków osobistych jest dużym nie-nie, nawet jeśli pracownik płaci firmie. Zamula wodę i utrudnia wykrycie defraudacji, gdy już się wydarzy.

Przykład: Masz pracownika, który „przypadkowo” wkłada paliwo do swojego samochodu na firmową kartę kredytową, mimo że płaci ci gotówką.

Co powinieneś z tym zrobić: Egzekwuj ścisłą politykę, która zezwala tylko na uzasadnione wydatki biznesowe na kartach kredytowych Twojej firmy. Pozwoli to również uniknąć konieczności przesiewania wydatków w czasie podatkowym. Niektóre programy do raportowania wydatków umożliwiają nawet skanowanie paragonów.

Portret malwersanta

Chociaż poniższe znaki mogą mieć wiele różnych, niewinnych wyjaśnień, badania Hiscox i ACFE wykazały, że defraudacje często:

• Prowadź wystawny styl życia, który wyraźnie przekracza ich możliwości (na przykład nagle pojawiając się do pracy w nowym luksusowym samochodzie).
• Wykaż się lekkomyślnym zachowaniem (np. nadużywanie hazardu, nabijanie mandatów za przekroczenie prędkości, nadużywanie WOM).
• Stań się niezadowolony w pracy, jeśli poczują, że zostali potraktowani niesprawiedliwie.
• Pokaż problemy z kontrolą (np. niechęć do dzielenia się obowiązkami z asystentami lub tymczasowe wypełnienia).
• Cierpią na trudności finansowe.

Żadne z tych zachowań nie daje podstaw do oskarżenia pracownika o malwersacje, ale w połączeniu z czerwonymi flagami opisanymi powyżej, warto mieć na nie oko jako część większego obrazu.

Choć może wydawać się rozsądne, by być bardziej podejrzliwym w stosunku do nowych pracowników, którzy jeszcze się nie sprawdzili, malwersanci – przeciętnie – są w swojej firmie od ośmiu lat.

Dzieje się tak dlatego, że tacy pracownicy zazwyczaj mieli czas na zapoznanie się z funkcjonowaniem firmy, doznali rzeczywistej lub domniemanej krzywdy, która motywuje ich do próby wyegzekwowania zadośćuczynienia, a nawet rekrutacji wspólników, aby pomóc im w popełnieniu oszustwa (średnia liczba zaangażowanych osób). w danym schemacie jest trzy).

Co zrobić, gdy wykryjesz oszustwo biznesowe

Zapobieganie poważnym oszustwom lub defraudacji w firmie zaczyna się od zatrudnienia odpowiednich osób, sprawiedliwego ich traktowania i poznania oznak, na które należy zwrócić uwagę.

Ale co zrobić, jeśli zauważyłeś oczywiste oznaki oszustwa i musisz podjąć działania? Hiscox zaleca:

Zapobieganie oszustwom biznesowym to tylko jeden element układanki księgowej dla małych firm. Aby być na bieżąco z szeroką gamą tematów dotyczących rachunkowości biznesowej — od momentu aktualizacji oprogramowania do rozliczania podatków — śledź nasz blog dotyczący rachunkowości i finansów.