Najlepsze oprogramowanie do zarządzania wydatkami dla firm e-commerce

Niczym archeolog przeczesujący pustynię, w końcu odnajdujesz rachunek Google Ads z marca zeszłego roku, ukryty w głębi Twojej skrzynki odbiorczej. „Jeszcze tylko sześć” mówisz sobie, wgrywając dawno zaginiony artefakt do swojego oprogramowania księgowego.

Wszyscy znamy ból związany z wyszukiwaniem paragonów z wielu platform reklamowych i próbą dopasowania ich do naszych wydatków. Ale większości tej frustracji i straconego czasu można uniknąć dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania wydatkami.

Wiele wydatków, które są powszechne w firmach e-commerce, nie jest tak naprawdę uważanych za wydatki przez aplikacje do zarządzania wydatkami. Te aplikacje zwykle skupiają się na ogólnych kosztach biznesowych i podróżnych. Podczas gdy firmy zajmujące się handlem elektronicznym również ponoszą te wydatki, wydatki związane z sektorem, takie jak wpływy z reklam i płatności za wiele platform, są trudniejsze do śledzenia.

To sprawia, że ​​trudno jest znaleźć dobre rozwiązanie typu „wszystko w jednym”, które spełnia niuanse zarządzania wydatkami w e-commerce. Aby zmniejszyć ilość pracy ręcznej, którą wkładasz w zarządzanie wydatkami i uwolnić cenny czas na pracę nad Twoją firmą, musisz wziąć pod uwagę:

• Czy otrzymujesz przegląd swoich wydatków w czasie rzeczywistym?
• Czy zautomatyzowanie odbioru paragonów pozwoliłoby zaoszczędzić czas i wysiłek?
• Czy Twoje oprogramowanie ma różnorodne integracje, których potrzebujesz, aby się rozwijać?
• Czy możesz rozdzielić wydatki na konkretnych dostawców?

Opcje oprogramowania do zarządzania wydatkami na dzisiejszym rynku

Istnieje duży wybór, jeśli chodzi o znalezienie dobrego oprogramowania do zarządzania wydatkami. Chociaż istnieje kilka platform ze świetnymi funkcjami, które są dostosowane do handlu elektronicznego, nie są one tworzone specjalnie z myślą o potrzebach firm zajmujących się handlem elektronicznym. Przyjrzyjmy się kilku kandydatom.

SAP Concur

SAP Concur ma na celu usprawnienie procesów w celu zapewnienia oszczędności wydajności, z naciskiem na wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych, zagubionych paragonów i nieodebranych zwrotów podatku VAT. W związku z tym prawdopodobnie najlepiej nadaje się do większych organizacji.

• Przechwytywanie i przesyłanie paragonów za pośrednictwem natywnej aplikacji
• Zautomatyzowane reguły wydatków zapewniające spójność w całej firmie
• Synchronizuje się z plikami danych z banków, kart kredytowych i niektórych firm zewnętrznych
• Automatyczne procesy przeglądu wydatków
• Inteligentny pulpit nawigacyjny do śledzenia wydatków w stosunku do budżetów

Brex

Chociaż Brex nie jest skierowany wyłącznie do marek e-commerce, jest skierowany do firm skoncentrowanych na technologii, więc pokrywa się z e-commerce. Jego prosty produkt do zarządzania wydatkami istnieje już od jakiegoś czasu, a niedawno uruchomił oprogramowanie do zarządzania wydatkami.

• Automatyczne dopasowywanie paragonów po przesłaniu paragonów e-mailem lub SMS-em
• Funkcja wykrywania anomalii oparta na sztucznej inteligencji
• Synchronizuje dane z wielu źródeł w celu automatycznego rozliczania wydatków
• Globalne zwroty wydatków w walutach lokalnych
• Niestandardowe raporty wydatków, aby zobaczyć, gdzie można poczynić oszczędności

Wydatki Zoho

Zoho Expense to aplikacja do śledzenia wydatków biznesowych z pakietu narzędzi biznesowych Zoho, co oznacza, że ​​integruje się z innymi aplikacjami Zoho do zarządzania finansami. Jest to bardzo przystępna cenowo platforma, przystosowana do obsługi wszystkich aspektów zarządzania wydatkami i raportowania dla MŚP.

• Skanuj rachunki przez iOS lub Android
• Automatyczne raportowanie wydatków
• Pobierz kanały kart kredytowych i zautomatyzuj uzgadnianie
• Uproszczone i zautomatyzowane procesy zatwierdzania
• Wbudowane żądania zakupu w celu zwiększenia kontroli nad wydatkami

Kosztować

Expensify to aplikacja do śledzenia wydatków biznesowych w podróży. Większość funkcji zarządzania wydatkami można wykonać na telefonie, a szereg przydatnych integracji pomaga zautomatyzować i usprawnić procesy związane z przesyłaniem i przydzielaniem paragonów.

• Skaner paragonów w natywnej aplikacji
• Import kart kredytowych z automatycznym scalaniem paragonów
• Niestandardowe przepływy pracy zatwierdzania dla polityk wydatków
• Integruje się z Sage, QuickBooks, Xero i Oracle
• Integracje paragonów z Uber, Trainline, The Parking Spot i nie tylko

Szybkie Książki

Jedną z wielu funkcji inteligentnego oprogramowania księgowego QuickBooks jest wbudowane narzędzie do zarządzania wydatkami. Obsługa wydatków za pośrednictwem platformy księgowej ma oczywiste zalety. Jego funkcje nie zostały opracowane specjalnie dla e-commerce, ale wiele z nich przekłada się na biznesy e-commerce.

• Automatyczna organizacja i dopasowanie paragonów do transakcji
• Połącz kanały banku i karty kredytowej
• Błyskawiczne sortowanie wydatków do właściwej kategorii podatkowej
• Zrób zdjęcie rachunków i e-maila na swoje konto QuickBooks
• Współpraca w aplikacji z księgowym

Jak zarządzać wydatkami w e-commerce

Najlepszym sposobem na kontrolowanie wydatków przy minimalnym zaangażowaniu czasu jest zainwestowanie w platformę lub aplikację do śledzenia wydatków biznesowych. Odpowiednie oprogramowanie dla Twojej firmy będzie zależeć od rodzaju wydatków, które zwykle ponosisz.

W przypadku większości firm zajmujących się handlem elektronicznym będzie to obejmować:

• Automatyczne grupowanie wydatków w użyteczny lub logiczny sposób
• Skrócenie czasu potrzebnego na otrzymanie paragonu ze skrzynki odbiorczej lub konta tam, gdzie powinien być
• Automatyzacja przechwytywania i importowania paragonów z często używanych platform i dostawców
• Skrócenie czasu poświęcanego na pobieranie i przydzielanie rachunków Google Ads

Oprogramowanie i aplikacje, które przedstawiliśmy powyżej, mają świetne funkcje i zaznaczają niektóre pola, ale żadna z nich nie jest nastawiona wyłącznie na e-commerce. Dlatego musimy rzucić czapkę na ring…

Juni

Wiemy, że znalezienie kompleksowego rozwiązania do zarządzania wydatkami jest trudne. Dlatego jesteśmy wielkimi fanami oprogramowania, które pomaga zintegrować pełną gamę platform potrzebnych do pomyślnego prowadzenia firmy. Właśnie dlatego nasza platforma jest zbudowana w ten sposób.

Karty na stole: Juni nie jest oprogramowaniem do zarządzania wydatkami. Ale wszyscy zależy nam na zaspokajaniu potrzeb finansowych firm zajmujących się handlem elektronicznym, co oznacza, że ​​w znacznym stopniu się pokrywają.

Wszystko, co robimy, koncentruje się na spełnianiu Twoich potrzeb jako właściciela firmy e-commerce. Jeśli większość Twoich wydatków to zakup mediów i transakcje online, Juni zapewni Ci wiele rzeczy, których potrzebujesz od oprogramowania do zarządzania wydatkami. Przyjrzyjmy się niektórym z nich.

Przegląd wydatków w czasie rzeczywistym

Juni gromadzi wszystkie transakcje z kanałów bankowych, transakcji kartami kredytowymi, bramek płatności, sieci reklamowych i innych kont w jednym panelu. Oznacza to, że możesz łatwo śledzić wydatki w jednym miejscu.

Możesz również dołączyć rachunki do transakcji, aby przygotować wszystko dla swojego księgowego lub zespołu finansowego.

Wiele wirtualnych kart

Dzięki natychmiastowemu tworzeniu wirtualnych kart i tylu kartom, ile potrzebujesz, Juni pomaga zarządzać wydatkami w momencie ich wydawania. Przypisz jedną kartę do wydatków Google Ads, drugą do Facebook Ads, a trzecią do Amazon. Śledź subskrypcje, przypisując kartę do Shopify, inną do Klaviyo, a trzecią do Yotpo.

Lub podążaj za wskazówkami Boltshop sprzedawcy elektroniki i stwórz dedykowaną kartę dla każdego dostawcy. W ten sposób wszystkie wydatki związane z konkretnym dostawcą są łatwo kategoryzowane. „Juni w ogromnym stopniu pomogło nam uzyskać nowy poziom kontroli nad naszą działalnością”, mówi współzałożyciel Max Bekink.

Podziel swoje wydatki w sposób, który najbardziej Ci odpowiada, tak aby wszystkie powiązane wydatki były natychmiast zgrupowane na jednej karcie.

Uprawnienia i kontrolki grup i użytkowników

Z łatwością nadaj poszczególnym lub grupom pracowników uprawnienia do korzystania z określonych kart, dzięki czemu możesz kontrolować, kto może wydawać na każdą z nich.

Możesz także nakładać limity na określone karty, tworzyć procedury zatwierdzania wydatków i dodawać notatki w celu wyjaśnienia wydatków.

Do 40 kont wielowalutowych

Utwórz tyle kont IBAN, ile potrzebujesz, jako dodatkowy sposób na rozbicie wydatków w momencie ich wydawania. Uzyskaj konta IBAN w GBP, EUR, USD i SEK*, aby móc wydawać pieniądze w najbardziej sensownej walucie, jednocześnie natychmiast grupując wszystkie transakcje w każdej walucie w celu prostego śledzenia wydatków. Utwórz do dziesięciu kont dla każdej waluty.

*Konta SEK są obecnie dostępne tylko dla firm z siedzibą w UE.

Automatyczne dopasowywanie paragonów Google Ads

Być może największą stratą czasu dla firm e-commerce, jeśli chodzi o zarządzanie wydatkami, są rachunki Google Ads. Przeszukiwanie skrzynek odbiorczych, przechodzenie do panelu Google Ads, pobieranie faktur i rachunków oraz przypisywanie ich do transakcji kartą. To duże obciążenie administracyjne, jeśli masz do czynienia z dużą liczbą transakcji. Integracja Juni z Google Ads i automatyczne dopasowywanie pokwitowań natychmiast oszczędzają ogromną część tego czasu.

Dowiedz się, jak Juni może dziś zaoszczędzić Ci więcej czasu