Narzędzia komunikacji biznesowej: najlepsze rozwiązania zapewniające sukces zespołu

Kiedy proste e-maile, rozmowy telefoniczne, czaty i spotkania mogą zmienić Twój biznes, wyjątkowe narzędzia komunikacyjne są koniecznością.

Jaka jest zatem idealna platforma do komunikacji biznesowej? Prawda jest taka, że ​​nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, ale jest kilka, które są do tego zbliżone.

Od dodatków AI po możliwości asynchroniczne i funkcje umożliwiające obsługę zdalną — morze narzędzi komunikacyjnych jest ogromne i zatłoczone. Dlatego wybraliśmy najlepsze, które spełniają wymagania współczesnych, dynamicznych, rozproszonych środowisk pracy.

Narzędzia te wyznaczają kierunki rozwoju i wzmacniają pozycję tych, którzy z nich korzystają. Ale najpierw zobaczmy, dlaczego komunikacja biznesowa jest tak ważna.

Dlaczego komunikacja biznesowa ma znaczenie

Komunikacja biznesowa to przepływ informacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Komunikacja ułatwia współpracę między zespołami, liderami i stronami zewnętrznymi w celu osiągnięcia celów firmy.

Skuteczna komunikacja biznesowa może budować zaufanie, maksymalizować produktywność i zwiększać retencję pracowników w zespołach. Tymczasem awarie w komunikacji są często odpowiedzialne za zawiedzione oczekiwania. To działa w obie strony.

Według McKinseya zła komunikacja może znacząco utrudnić powodzenie projektów biznesowych. Ankieta wykazała, że ​​44% menedżerów powiązało bariery w komunikacji w zespole z opóźnieniami i niepowodzeniami w projektach, a 18% obwiniało błędną komunikację za utratę sprzedaży, sięgającą czasami setek tysięcy dolarów. Spostrzeżenia te podkreślają kluczową rolę skutecznej komunikacji w sukcesie biznesowym oraz wysokie koszty związane z przerwami w komunikacji.

Powiązane: Trendy w komunikacji biznesowej, które warto poznać w 2024 r

Obecny stan komunikacji biznesowej

Aby wybrać odpowiednie narzędzia, zacznijmy od sprawdzenia, w jaki sposób zespoły się komunikują. Na podstawie badania przeprowadzonego przez Project.co komunikacja w zespole wygląda obecnie następująco:

• 31% korzysta z poczty elektronicznej.
• 30% korzysta z narzędzi do komunikacji zespołowej, takich jak Slack.
• 15% korzysta z narzędzi do zarządzania projektami.
• 7% komunikuje się przez telefon.
• 7% komunikuje się twarzą w twarz.

Wiele firm na stałe przyjmuje pracę zdalną; jednakże to ustawienie wprowadza dodatkowe przeszkody w komunikacji, w tym stratę czasu, nieodebrane wiadomości, wypalenie zawodowe, brakujące pliki, złą obsługę klienta i utratę klientów.

Jeśli jesteś właścicielem firmy zmagającym się z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem komunikacją w środowisku zdalnym, nie jesteś sam. W zeszłym roku ponad 70% firm przyjęło nowe narzędzia ułatwiające organizowanie projektów, komunikację i zarządzanie nimi.

W 2024 r. firmy będą zmierzać w kierunku przyjęcia ujednoliconych narzędzi komunikacji , które zmniejszają niepewność, usprawniają podejmowanie decyzji i w pełni wspierają potrzeby zdalnych zespołów. Narzędzia te integrują sztuczną inteligencję, komunikację asynchroniczną i różnorodne kanały biznesowe, oferując niezawodny, skuteczny i wciągający sposób usprawnienia komunikacji między pracownikami.

Powiązane: Jakie są najlepsze kanały komunikacji biznesowej?

Najwyżej oceniane narzędzia komunikacji biznesowej

1) Nextiva

Nextiva to zdobywca nagrody Gartnera, która wyróżnia się jako najlepsza platforma komunikacji biznesowej. Łącząc w efektywny sposób połączenia głosowe, wiadomości zespołowe, wideokonferencje, możliwości call center i narzędzia do zarządzania klientami w jedną, łatwą w obsłudze platformę, Nextiva pomaga właścicielom firm przejąć kontrolę nad kanałami komunikacji.

Firmy współpracujące z Nextiva mogą z łatwością zapewniać spersonalizowaną, światowej klasy obsługę klienta i bezproblemowo komunikować się ze swoimi zespołami, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Jak Nextiva usprawnia komunikację biznesową

Łącząc wiele kanałów w jedną platformę, Nextiva pomaga firmom oszczędzać czas, zapewniać spersonalizowaną obsługę klienta, podejmować szybsze decyzje i unikać kosztownych nieporozumień. Nigdy nie przegapisz wiadomości od klienta lub pracownika dzięki ujednoliconemu systemowi komunikacji Nextiva.

Godne uwagi funkcje

• Kompleksowa komunikacja biznesowa (telefon VoIP, wiadomości zespołowe, czat wideo i inne)
• Menedżer ds. relacji z klientami
• Aplikacje komputerowe i mobilne (iOS i Android)
• Automatyzacja przepływu pracy AI i zaawansowana analityka
• Narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi i reputacją
• Rozwiązania contact center i zaawansowane przekierowywanie połączeń

Ocena klientów: 4,5 z 5 (2908 recenzji G2)

2) Luz

Będąc potężną aplikacją do komunikacji zespołowej, Slack często zastępuje pocztę e-mail jako główny kanał komunikacji zespołów biznesowych. Usprawnia także komunikację pracowników i udostępnianie plików, ułatwiając dystrybucję informacji.

Przyjazny dla użytkownika interfejs Slacka ułatwia zarządzanie wieloma rozmowami i bycie na bieżąco z kanałami komunikacji, pomagając zespołom zachować porządek i być na bieżąco.

Jak Slack usprawnia komunikację biznesową

Slack ułatwia komunikację biznesową, centralizując całą komunikację, pliki i narzędzia zespołu biznesowego w jednej, łatwej w obsłudze platformie do przesyłania wiadomości. Slack zastępuje pocztę e-mail w wielu firmach, oferując narzędzie zapewniające lepszą organizację, szybkość i bezpieczeństwo.

Zamiast długich i zaśmieconych łańcuchów e-maili, komunikacja jest zorganizowana w kanały, które można łatwo tworzyć, wyszukiwać i dołączać. Każdy kanał ułatwia czaty grupowe, zaangażowanie pracowników i współpracę w zespole.

Godne uwagi funkcje

• Komunikator biznesowy z możliwością udostępniania plików
• Przeszukiwalne kanały rozmów
• Prosta integracja z popularnymi aplikacjami i narzędziami zwiększającymi produktywność
• Łatwe zaproszenia dla zewnętrznych członków zespołu lub gości

Ocena klientów: 4,5 z 5 (32 191 recenzji G2)

3) Pojęcie

Notion to wszechstronna przestrzeń robocza, która łączy w sobie tworzenie notatek, zarządzanie projektami, bazy danych, galerie zdjęć i kalendarze w jednej prostej i intuicyjnej platformie.

Zacznij od zera i dostosuj platformę do konkretnych potrzeb biznesowych lub wykorzystaj bibliotekę profesjonalnych szablonów Notion, aby uzyskać solidny start. Ta możliwość dostosowania sprawia, że ​​Notion jest popularnym wyborem wśród właścicieli małych firm, którzy szukają ekonomicznego, a jednocześnie dostosowanego do indywidualnych potrzeb narzędzia o szerokim zakresie zastosowań.

Jak Notion usprawnia komunikację biznesową

Notion upraszcza komunikację biznesową, pomagając zespołom zachować organizację w jednej, ujednoliconej przestrzeni. Konfigurowalne narzędzia do śledzenia projektów i delegowania zadań zapewniają przejrzystość i odpowiedzialność zespołom zdalnym, hybrydowym lub pracującym w biurze.

Godne uwagi funkcje

• Wszechstronna aplikacja do robienia notatek i dokumentacji
• W pełni konfigurowalne zarządzanie zadaniami i bazami danych
• Zarządzanie projektami za pomocą widoków kalendarza i osi czasu
• Narzędzia do udostępniania i współpracy

Ocena klientów: 4,7 z 5 (5031 recenzji G2)

4) Asany

Jako lider w przestrzeni zarządzania projektami, Asana znana jest z eleganckiego interfejsu użytkownika, kompleksowego zestawu możliwości przepływu pracy i automatyzacji oraz funkcji zarządzania zasobami.

Dzięki Asanie zespoły mogą z łatwością zarządzać wszystkimi swoimi projektami, celami i obowiązkami w różnych działach oraz zapewniać wysoką jakość pracy. Dzięki predykcyjnym funkcjom AI, które wkrótce będą dostępne, zarządzanie projektami za pomocą Asany stanie się jeszcze lepsze.

Jak Asana poprawia komunikację biznesową

Możliwości zarządzania projektami Asany zapewniają zespołom, zarówno małym, jak i dużym, pełny wgląd w zadania, harmonogramy projektów i aktualizacje. Usprawniony interfejs zapewnia, że ​​wszyscy są przydzieleni do zadań i obowiązków, redukując potrzebę nadmiernego przesyłania wiadomości i minimalizując nieporozumienia.

Godne uwagi funkcje

• Kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami
• Konfigurowalne widoki projektu (np. tablice Kanban) i uprawnienia
• Integracje z popularnymi aplikacjami (np. integracja z tablicą Miro)
• Szablony projektów i dashboardy

Ocena klientów: 4,3 z 5 (9550 recenzji G2)

5) Zoho Jeden

Często nazywany biznesowym systemem operacyjnym, Zoho One integruje aplikacje do sprzedaży, marketingu, wsparcia, księgowości, operacji i zasobów ludzkich w jedną platformę.

Mając do wyboru ponad 55 aplikacji, właściciele firm mogą w pełni dostosować platformę do swoich konkretnych potrzeb. Celem Zoho jest eliminowanie barier pomiędzy działami i zwiększanie efektywności operacyjnej.

Jak Zoho One usprawnia komunikację biznesową

Zoho One łączy komunikację, zarządzanie projektami, CRM, finanse i zintegrowane narzędzia kadrowe w jedną platformę, umożliwiając lepszą koordynację i przepływ informacji pomiędzy działami biznesowymi.

Godne uwagi funkcje

• Platforma typu „wszystko w jednym”, zapewniająca ponad 55 narzędzi CRM, sprzedaży i marketingu
• Funkcje współpracy i funkcje zwiększające produktywność
• Narzędzia do zarządzania finansami i zasobami ludzkimi
• Konfigurowalne i skalowalne narzędzie

Ocena klientów: 4,4 z 5 (19 129 recenzji G2)

6) Krosno

Loom umożliwia zespołom łatwe nagrywanie i udostępnianie interaktywnych filmów członkom zespołu i klientom. To wyjątkowe narzędzie pomaga zespołom rozwiązywać problemy, przekazywać opinie i zwiększać produktywność.

Asynchroniczny charakter udostępniania wideo i ludzki dotyk poprawiają koncentrację, przejrzystość i łączność w rozproszonych zespołach.

Jak Loom poprawia komunikację biznesową

Loom zapewnia łatwe w obsłudze narzędzia do nagrywania ekranu i wideo, zapewniając osobisty i wciągający sposób dzielenia się informacjami i opiniami, szczególnie dla zdalnych zespołów.

Loom może być używany do nagrywania seminariów internetowych, odpowiadania na wiadomości ze szczegółowymi opiniami wideo i rozpowszechniania powtarzających się informacji w całej firmie.

Godne uwagi funkcje

• Łatwe w obsłudze nagrywanie i udostępnianie wideo na dwóch ekranach
• Możliwości transkrypcji i napisów kodowanych
• Interaktywne reakcje i spostrzeżenia widzów
• Prosta integracja z popularnymi narzędziami zwiększającymi produktywność

Ocena klientów: 4,7 z 5 (1827 recenzji G2)

Wybór najlepszego narzędzia komunikacji dla Twojej firmy

️ Działa w chmurze i ma szybką konfigurację

Narzędzie oparte na chmurze umożliwia łatwy dostęp z dowolnego miejsca, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla rozproszonych i globalnych firm do komunikacji i udostępniania plików za pośrednictwem magazynu w chmurze.

Wybór narzędzia, które wymaga minimalnej konfiguracji i integruje się z istniejącą infrastrukturą, zapobiega przestojom i pozwala Twojemu zespołowi szybko rozpocząć pracę.

️ Oferuje połączenie funkcji komunikacji asynchronicznej i komunikacji w czasie rzeczywistym

Wybrana przez Ciebie platforma komunikacyjna powinna oferować połączenie funkcji komunikacji asynchronicznej (np. e-mail i wiadomości zespołowe) i komunikacji w czasie rzeczywistym (np. narzędzia do wideokonferencji i aplikacje do przesyłania wiadomości błyskawicznych). To połączenie odpowiada różnym stylom pracy i potrzebom projektowym, zapewniając jednocześnie elastyczność w sposobie komunikacji zespołu, szczególnie w hybrydowych modelach pracy.

Komunikacja asynchroniczna ma na celu zminimalizowanie czynników rozpraszających i powiadomień, dzięki czemu odbiorca może pracować bez zakłóceń.

Wraz ze spadkiem popularności spotkań wirtualnych zespoły pragną bardziej asynchronicznych formatów pracy. Badanie przeprowadzone w 2023 r. wykazało, że 42% pracowników umysłowych chciało więcej tego stylu pracy, podczas gdy tylko 14% chciało go mniej. Inne istotne zalety pracy asynchronicznej obejmują jej zdolność do minimalizowania wypalenia zawodowego, zwiększania zaufania zespołu i zwiększania produktywności.

Co więcej, firmy, które przodują w pracy asynchronicznej, mogą wykorzystywać powiązane dane do zwiększania wydajności opartej na sztucznej inteligencji.

‼️Rozwiązuje praktyczne potrzeby biznesowe

Weź pod uwagę praktyczny charakter każdego narzędzia i skup się na jego zasadniczych funkcjach, ponieważ odnoszą się one do konkretnych potrzeb Twojego zespołu, zamiast rozpraszać się dodatkowymi bajerami i gwizdkami. Jasne, nowa funkcjonalność sztucznej inteligencji może wydawać się nowatorska i fajna, ale czy warto ją zmienić, jeśli najczęściej używanym funkcjom brakuje funkcjonalności, której potrzebujesz?

Niezależnie od tego, czy zarządzasz projektami, przeprowadzasz burzę mózgów, czy prowadzisz spotkania online, każde narzędzie powinno usprawniać te zadania, a nie je komplikować.

️ Integruje się z istniejącymi aplikacjami

Jeśli masz ugruntowaną pozycję w biznesie, prawdopodobnie masz już kilka narzędzi do komunikacji zespołowej, z którymi nie chcesz się rozstawać. Upewnij się, że każda nowa platforma oferuje łatwą integrację z aplikacjami i narzędziami, z których już korzysta Twoja firma.

Wystarczy wziąć to z witryny G2 z recenzjami oprogramowania peer-to-peer: integracje znacznie skracają czas spędzony na żonglowaniu oddzielnymi narzędziami i zwiększają produktywność. Nextiva łatwo integruje się z popularnymi narzędziami , takimi jak Zoho, Salesforce, HubSpot, Zendesk, Microsoft Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams i Oracle Sales Cloud.

️ Oferuje aplikacje mobilne i stacjonarne

Obecnie wiele zespołów może pracować z dowolnego miejsca. Wybór narzędzi, które są tak mobilne, jak Twój zespół, zwiększy produktywność w sposób odpowiedni dla członków zespołu. Aplikacje mobilne i stacjonarne zapewniają łączność i produktywność w domu, kawiarni lub miejscu pracy. Wypełnianie luk pomiędzy domem, biurem i przestrzenią do pracy w podróży jest tak samo ważne jak zawsze.

‼️ Posiada elastyczne plany cenowe

Odpowiednie narzędzia oferują opcje cenowe, które można skalować wraz z rozwojem Twojej firmy. Szukaj elastycznych planów cenowych, które zapewniają podstawowe funkcje na niższych poziomach, a jednocześnie zapewniają bardziej zaawansowaną funkcjonalność dla dużych zespołów. W miarę rozwoju Twojej firmy unikaj kłopotów związanych z przejściem na kolejne nowe narzędzie. Wybierz taki, który od początku będzie w stanie dostosować się do Twoich zmieniających się potrzeb.

Zwiększ produktywność i pracuj szybciej dzięki Nextiva

W zeszłym roku wzrosły wymagania klientów i rynku, a to, czego oczekujemy od platformy komunikacyjnej, znacznie przekracza nasze wyobrażenia nawet dziesięć lat temu.

Narzędzia komunikacyjne są podstawą usprawnienia pracy zespołowej i skalowania produktywności biznesowej.

Odpowiednie narzędzia mogą zapewnić przejrzystość, usprawnić podejmowanie decyzji i w pełni wesprzeć nowy hybrydowy model pracy zdalnej. Patrząc w przyszłość, sztuczna inteligencja odegra jeszcze większą rolę w rewolucjonizowaniu komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej, oferując inteligentniejsze, bardziej intuicyjne i coraz bardziej zautomatyzowane sposoby łączenia się i współpracy.

Każde z omawianych narzędzi — Nextiva, Slack, Notion, Asana, Zoho One i Loom — oferuje unikalne funkcje. Platformy te przodują w ulepszaniu komunikacji biznesowej, a wraz z rozwojem sztucznej inteligencji staną się bardziej wydajne, przewidywalne i spersonalizowane.

Badając najlepsze możliwości strategii komunikacji biznesowej, ważne jest, aby wybrać odpowiednie narzędzia. Nextiva wyróżnia się jako ujednolicona platforma oparta na chmurze, która zaspokaja potrzeby komunikacyjne małych firm i dostosowuje się do rozwoju Twojego zespołu. Odkryj, jak Nextiva może zmienić komunikację w Twojej firmie.

Często zadawane pytania dotyczące narzędzi komunikacyjnych