Jak zacząć śledzić swój czas

Włączenie śledzenia czasu do rutyny pracy może być wyzwaniem, tak jak w przypadku każdej praktyki, która jest dla Ciebie wciąż nowa. Bez względu na to, czy chcesz dodawać swój czas pracy do grafiku co tydzień, czy codziennie śledzić czas za pomocą timera, zbyt łatwo o tym zapomnieć. Przynajmniej na początku.

W tym artykule przedstawiamy 10 wskazówek, które pomogą Ci zacząć regularnie śledzić czas i przekształcić tę aktywność w nawyk.

1. Jasno wyjaśnij, dlaczego będziesz śledzić czas

Jeśli nie zdecydujesz, dlaczego chcesz śledzić czas z wyprzedzeniem, przyjęcie tej praktyki będzie trudniejsze — więc najpierw zastanów się nad swoimi powodami:

• Czy chcesz dokładniej śledzić czas na rozliczanie klientów?

Śledzenie czasu może ułatwić rozliczanie klientów z większą precyzją. Na przykład, jeśli rozliczasz swoich klientów 20 USD za godzinę i śledzisz 20 godzin nad konkretnym projektem, od razu wiesz, że musisz zapłacić 400 USD za pracę nad tym projektem.

• Czy chcesz śledzić czas, aby przeanalizować swoją produktywność?

Śledzenie czasu może pomóc Ci zrozumieć, jak naprawdę spędzasz czas, kiedy powinieneś pracować nad projektem. Na przykład, być może myślisz tylko, że spędzasz 8 godzin dziennie, skupiając się na pracy nad projektem. Ale Twoje wyniki czasowe mogą wskazywać, że spędzasz 5 godzin z tego czasu na e-mailach, spotkaniach lub po prostu zwlekając z telefonem.

• Czy chcesz śledzić czas, aby ocenić swoją rentowność?

Śledzenie czasu może pomóc Ci porównać czas spędzony nad projektem z pieniędzmi, które na nim zarobisz, aby zrozumieć, czy Twój czas i wysiłek naprawdę się opłacają. Na przykład, jeśli za 20 godzin pracy zapłacisz 400 USD, ale w tym czasie wydasz 500 USD na sprzęt roboczy i korzystanie z Internetu, w rzeczywistości wydajesz więcej, niż zarabiasz i musisz odpowiednio zwiększyć stawkę godzinową.

• Czy Twoja firma wymaga od Ciebie śledzenia czasu pracy?

Ten czwarty powód jest związany z polityką firmy, która usuwa twoje pragnienie śledzenia czasu z równania. Ale tylko dlatego, że nie zdecydowałeś się na samodzielne śledzenie czasu, nie oznacza to, że wymienione powyżej korzyści Cię nie dotyczą. Nadal będziesz mógł pomóc swojej firmie w dokładnym rozliczaniu klientów, ale także usprawnić procesy biznesowe dzięki analizie raportów produktywności i rentowności Twojego zespołu.

Gdy zrozumiesz, dlaczego chcesz lub musisz śledzić czas, znacznie łatwiej będzie zastosować tę praktykę.

2. Zdefiniuj swoją rutynę śledzenia czasu

Aby kultywować praktykę śledzenia czasu, musisz zdecydować, jak wyglądałaby dla Ciebie skuteczna rutyna śledzenia czasu — i jakie podejście powinieneś przyjąć, aby to urzeczywistnić.

Zdefiniuj podstawy swojej rutyny śledzenia czasu

Najpierw zastanów się, kiedy chcesz śledzić czas. Czy zrobisz to podczas pracy, czy po zakończeniu pracy? Odpowiedź wyjaśni, jak należy śledzić czas:

• Czy chcesz śledzić czas podczas pracy? Musisz to zrobić za pomocą timera.
• Czy chcesz dodać czas po pracy? Musisz to zrobić ręcznie, dodając czas trwania projektów i zadań.

To samo dotyczy sytuacji, gdy chcesz zbudować swoją rutynę śledzenia czasu, wybierając najpierw metodę:

• Czy chcesz śledzić czas za pomocą timera? Musisz to robić codziennie, podejmując środki ostrożności, aby pamiętać o uruchamianiu i zatrzymywaniu stopera podczas rozpoczynania i kończenia pracy.
• Czy chcesz dodać czas ręcznie? Będziesz mógł to zrobić po zakończeniu zadania, projektu, dnia roboczego lub tygodnia pracy. Ponadto, dodając czas ręcznie, będziesz mógł dodać czas z wyprzedzeniem. Może to być odpowiednie uzupełnienie rutyny, jeśli pracujesz według harmonogramu i czujesz się zmuszony do dodania „8 godzin, w poniedziałek, 4 stycznia” do oprogramowania do śledzenia czasu, gdy tylko zaplanujesz pracę — nawet jeśli to tydzień wcześniej.

Zdefiniuj dodatkowe szczegóły dotyczące rutyny śledzenia czasu

Gdy już zdecydujesz, kiedy i jak chcesz śledzić czas, musisz zająć się szczegółami:

Jak podejdziesz do czasu śledzenia za pomocą timera?

• Czy zatrzymasz czas, kiedy jedziesz na krótką przerwę?
• Czy będziesz osobno śledzić różne zadania w ramach projektu?

Jeśli dodajesz czas ręcznie, kiedy to zrobisz?

• Jak kończysz każdą czynność?
• Pod koniec dnia pracy?
• A może w każdy piątek?

Jakie dane dodasz do kategoryzacji?

• Zdefiniujesz i dodasz projekty?
• Czy zdefiniujesz i dodasz tagi oraz zadania?
• Czy dodasz kombinację projektów, zadań i tagów?

Gdy odpowiesz na te pytania, uzyskasz jaśniejszy obraz tego, jaki rodzaj rutyny śledzenia czasu chcesz realizować.

3. Rozpocznij procedurę śledzenia czasu na mniejszą skalę

Aby zacząć śledzić czas lub regularnie ćwiczyć, będziesz potrzebować silnej woli .

Według badań siła woli przypomina mięsień — im więcej jej używasz w ciągu dnia, tym bardziej się męczy. Ale biorąc pod uwagę, że mięśnie wzmacniają się, im częściej ich używasz, dalsze badania wskazują, że możesz wzmocnić siłę woli, im bardziej angażujesz się w swoje nawyki.

Więc zamiast zanurzać się od stóp do głów w praktykę śledzenia czasu od samego początku, zacznij od małych rzeczy.

Zamiast śledzić czas wszystkich projektów i przerw za pomocą timera, dodawać zadania i tagi do wszystkich wpisów czasu, a następnie generować kilka typów raportów w każdym tygodniu, zacznij od ręcznego dodawania czasu na bieżąco:

• Na koniec każdego dnia roboczego poświęć 5 minut na ręczne dodanie czasu spędzonego danego dnia nad konkretnymi projektami (np. 3 godziny dla „Projektu A” i 5 godzin dla „Projektu B”).
• Na razie nie zawracaj sobie głowy dodawaniem zadań lub tagów, regularnym generowaniem raportów lub śledzeniem czasu dla każdej czynności za pomocą timera.

Według badań opublikowanych w 2009 roku w European Journal of Social Psychology, wyrobienie nowego nawyku zajmuje średnio 66 dni, przy czym minimum 18 dni.

Więc bądź cierpliwy dla siebie, dopóki nie zaczniesz regularnie przestrzegać swojej podstawowej rutyny śledzenia czasu, nie zastanawiając się nad tym.

4. Stopniowo wprowadzaj nowe aspekty śledzenia czasu

Kiedy już przyzwyczaisz się do śledzenia czasu na mniejszą skalę, nadszedł czas, aby rozszerzyć swoją rutynę. Na przykład, gdy normą stanie się ręczne dodawanie czasu każdego dnia bez przerwy, możesz zacząć:

• doliczanie czasu na przerwy
• śledzenie czasu z zegarem
• dodawanie więcej szczegółów do wpisów czasu, takich jak zadania i tagi

Zapoznaj się również z dodatkowymi funkcjami oprogramowania do śledzenia czasu i zdecyduj, jakie inne elementy chcesz zacząć wdrażać w swojej rutynie w przyszłości.

Pracuj nad przyzwyczajaniem się do każdej funkcji na raz, aż w naturalny sposób włączysz ją do swojego przepływu pracy .

Jeśli jesteś menedżerem, który chce wdrożyć procedurę śledzenia czasu w swoim zespole, obowiązuje ta sama rada — nie wprowadzaj wszystkich aspektów śledzenia czasu naraz i miej cierpliwość, gdy Twój zespół się dostosuje.

5. Zdefiniuj system nagród, aby motywować do śledzenia czasu

Chris Bailey, autor książki o produktywności „Projekt produktywności ” , sugeruje, abyś nagradzał się „punktami nawyku” za każdym razem, gdy uda ci się wyrobić dobry nawyk. Możesz wdrożyć taki system nagród, aby zachęcić siebie do kontynuowania praktyki śledzenia czasu.

Załóżmy, że masz praktykę śledzenia czasu projektu za pomocą timera, oddzielnego śledzenia czasu przerwy i regularnego definiowania projektów, zadań i tagów — oto jak możesz zdefiniować „punkty nawyku” dla każdej części procesu:

• Uruchomienie timera po rozpoczęciu pracy nad projektem: 5 punktów
• Dodanie opisu, projektu, zadania i tagu do wpisu czasu działania: 5 punktów
• Zatrzymywanie stopera za każdym razem, gdy robisz sobie przerwę: 5 punktów
• Uruchomienie timera po wznowieniu pracy nad projektem: 5 punktów
• Uruchamianie timera przy nowym projekcie lub przerwie, za każdym razem, gdy zatrzymasz timer dla poprzedniego projektu: 5 punktów
• Zatrzymanie ostatniego timera na koniec dnia: 5 punktów

Łącznie daje to 30 punktów dziennie — możesz przechowywać listę kontrolną, której będziesz używać codziennie do oceny swoich wyników, w notatniku lub w arkuszu kalkulacyjnym.

Kiedy zdobędziesz maksymalną liczbę punktów, pamiętaj, aby „zarobić” na tych punktach — nagrody są ważne dla kultywowania nawyków, ponieważ stanowią zewnętrzną motywację, która ma pomóc Ci iść naprzód z rutyną.

Na przykład każdego dnia, gdy zaznaczysz wszystkie pozycje i zdobędziesz 30 punktów, możesz obejrzeć odcinek ulubionego programu telewizyjnego lub wziąć kąpiel pachnącą po wyjściu z pracy.

6. Powiąż śledzenie czasu z praktyką, którą już masz

Jeśli masz już ustaloną rutynę pracy, możesz powiązać śledzenie czasu z istniejącym nawykiem pracy – a nawet użyć swojego narzędzia do śledzenia czasu, aby śledzić czas potrzebny do wykonania tego nawyku.

Na przykład, jeśli masz tendencję do odpowiadania na e-maile po raz pierwszy, gdy zaczynasz pracę o 9:00, a następnie po raz drugi o 16:30, zanim skończysz pracę danego dnia, połącz tę praktykę ze śledzeniem czasu .

Jeśli śledzisz czas podczas pracy, uruchom minutnik przed otwarciem pierwszego e-maila o godzinie 9:00 i zatrzymaj go, gdy odpowiesz na ostatni e-mail danego dnia o 17:00. To samo dotyczy ręcznego śledzenia czasu — po prostu dodaj swój czas pracy po zakończeniu pracy z pocztą e-mail pod koniec dnia roboczego.

Jeśli chcesz zacząć korzystać z oprogramowania do śledzenia czasu, byłoby idealnie, gdybyś mógł je sparować z innym używanym oprogramowaniem — oprogramowanie do śledzenia czasu zazwyczaj oferuje integrację z popularnymi aplikacjami, z których ludzie już korzystają regularnie, więc powinno to być to nie problem.

Na przykład, jeśli używasz Trello do zarządzania projektami i śledzenia postępów w wykonywaniu zadań, możesz poszukać rozszerzeń śledzenia czasu, które dodadzą przycisk śledzenia czasu na kartach Trello.

Załóżmy, że masz już zwyczaj przenoszenia kart Trello między kolumnami „Do zrobienia”, „W toku” i „Gotowe”, aby wskazać postęp w wykonywaniu zadań.

Kiedy przenosisz kartę z kolumny „Do zrobienia” do kolumny „W toku”, po prostu połącz tę aktywność z aktywnością polegającą na kliknięciu przycisku śledzenia czasu.

Podobnie, umieszczając przycisk śledzenia czasu na kartach, łatwiej będzie również pamiętać o zatrzymaniu licznika czasu podczas przenoszenia karty z kolumny „W toku” do kolumny „Gotowe”.

7. Zaznacz dni, w których z powodzeniem realizujesz rutynę śledzenia czasu

Podczas tych pierwszych kilku miesięcy, kiedy nadal budujesz swoją praktykę śledzenia czasu, miej kalendarz, w którym będziesz śledzić swoje wysiłki. Ta rada wynika z popularnej techniki zarządzania wydajnością i czasem zwanej „metodą Seinfelda” , którą należy wdrożyć w następujący sposób:

• Zawieś kalendarz w swoim miejscu pracy.
• Bez względu na to, z czym wiąże się Twoja rutyna śledzenia czasu, każdego dnia, kiedy wykonujesz ją zgodnie z zaleceniami, umieść „X” dla tego dnia.
• Jeśli śledzisz czas każdego dnia, liczba dni ze znakiem „X” będzie rosła.
• Wkrótce zbudujesz łańcuch dni oznaczonych „X”, który pokaże Twoje zaangażowanie w śledzenie czasu i zmotywuje Cię do uniknięcia pominięcia dnia, a tym samym „przerwania łańcucha”.

Oczywiście, jeśli przegapisz dzień, nie martw się.

Według Jamesa Cleara indywidualne błędy w rutynie budowania nawyków nie znaczą wiele, jeśli jak najszybciej wrócisz na właściwe tory. Tak więc, jeśli zapomniałeś mierzyć czas przez jeden dzień, nie oznacza to, że całe twoje wcześniejsze zaangażowanie w praktykę poszło na marne.

Po pierwsze, zawsze możesz ręcznie dodać brakujący czas.

Po drugie, zawsze możesz dołożyć większych starań, aby przeprowadzić rutynowe śledzenie czasu zgodnie z oczekiwaniami jutro.

8. Stwórz środowisko pracy, które zachęca do śledzenia czasu

Najlepszym środkiem ostrożności, który pomoże Ci śledzić czas, jest stworzenie środowiska, które zachęci Cię do kontynuowania praktyki od samego początku dnia pracy.

Po pierwsze, możesz ustawić witrynę internetową swojego oprogramowania do śledzenia czasu jako stronę startową , tj. tę, która pojawia się jako pierwsza po uruchomieniu przeglądarki. Jeśli pracujesz w przeglądarce Google Chrome, wystarczy wykonać kilka czynności, aby to włączyć:

• kliknij trzy kropki u góry strony przeglądarki Chrome, aby uzyskać więcej opcji
• wybierz „Ustawienia”
• w sekcji „Po uruchomieniu” wybierz „Otwórz określoną stronę lub zestaw stron”
• kliknij „Dodaj nową stronę” i wpisz https://clockify.me/

Teraz za każdym razem, gdy otwierasz przeglądarkę, zostaniesz poproszony o rozważenie śledzenia czasu w projekcie, zadaniu, a nawet niektórych codziennych czynnościach.

Innym rozwiązaniem jest zainstalowanie aplikacji do śledzenia czasu na różnych urządzeniach, dzięki czemu ikona aplikacji będzie wyświetlana na pulpicie i/lub telefonie komórkowym za każdym razem, gdy otwierasz swoje urządzenia. Sama obecność aplikacji obok folderów roboczych i plików może służyć jako dalsze przypomnienie, że należy śledzić czas.

9. Znajdź partnera odpowiedzialnego za odpowiedzialność

Badania przeprowadzone przez Amerykańskie Towarzystwo Szkoleń i Rozwoju pokazują, że ludzie są o 65% bardziej skłonni do osiągnięcia celu, jeśli zobowiązują się do tego z inną osobą. Co więcej, te same badania pokazują, że ludzie mają 95% większe szanse na osiągnięcie celu, jeśli odbywają regularne spotkania na ten temat ze swoimi partnerami odpowiedzialnymi za odpowiedzialność.

Jak zapewne się domyślasz, możesz zastosować tę praktykę odpowiedzialności we wszystkim, co robisz, w tym w śledzeniu czasu:

• Jeśli jesteś pracownikiem, możesz przejąć inicjatywę i znaleźć partnera odpowiedzialnego za odpowiedzialność wśród swoich współpracowników.
• Jeśli jesteś menedżerem odpowiedzialnym za osoby, od których oczekuje się śledzenia czasu, możesz sam przypisać tych partnerów.

Tak czy inaczej, partnerzy odpowiedzialni za odpowiedzialność mogą następnie organizować regularne 10-minutowe spotkania pod koniec tygodnia, aby ocenić, czy przestrzegają ustalonych procedur śledzenia czasu, a nawet przedyskutować kilka pomysłów na ulepszenia.

10. Jeśli jesteś w zarządzie, daj osobisty przykład śledzenia czasu

Jeśli jesteś menedżerem, który próbuje włączyć śledzenie czasu do rutyny pracy swojego zespołu, najlepszym sposobem na zachęcenie ich do kultywowania tej praktyki jest danie im osobistego przykładu. W końcu, o ile menedżer nie jest skłonny podjąć wysiłku śledzenia czasu pracy, czy realistyczne jest oczekiwanie, że nawyk będzie trzymał się zespołu?

Najpierw pomyśl o rutynie śledzenia czasu, którą chcesz ustanowić. Wyjaśnij swoje oczekiwania swojemu zespołowi i ogłoś, że również będziesz śledzić czas w ten sam sposób — i dotrzymuj słowa:

• Czy chcesz, aby Twój zespół śledził czas nie tylko nad projektami, ale także zadaniami związanymi z projektem? Upewnij się również, że podczas śledzenia czasu rozróżniasz zadania związane z projektem, nad którymi pracujesz.
• Czy chcesz, aby zespół dodał tagi do wpisów czasu, które już zafakturowałeś klientowi, aby oznaczyć je jako takie w Twoim archiwum śledzenia czasu? Upewnij się, że zawsze dodajesz tag „zafakturowany” do własnych wpisów dotyczących czasu.

Śledząc czas razem ze swoim zespołem, sprawisz, że będzie im wygodniej samodzielnie przyswoić sobie praktykę.

Zawijanie

Jak w przypadku każdej praktyki, którą chcesz włączyć do swojej codziennej rutyny, kultywowanie nawyku śledzenia czasu będzie wymagało trochę cierpliwości. Kiedy już zrozumiesz, dlaczego w ogóle śledzisz czas i jaki rodzaj rutyny chcesz kultywować, zacznij od podstaw i stopniowo wprowadzaj dodatkowe elementy śledzenia czasu. Stwórz środowisko pracy, które zachęci Cię do śledzenia czasu i nie zapomnij śledzić swoich postępów, nagradzać sukcesy i upewnić się, że jesteś odpowiedzialny za praktykę. Menedżerom zaleca się również dawanie przykładu i śledzenie czasu razem ze swoimi zespołami. W wyniku wszystkich wymienionych wysiłków i inicjatyw śledzenie czasu prawdopodobnie stanie się regularnym, naturalnym elementem Twojej rutyny pracy.