Najlepsze sposoby skutecznej komunikacji w miejscu pracy

Wszelka komunikacja w miejscu pracy powinna być jasna, przyjazna i łatwa do oceny. Dzieje się tak bez względu na to, kim są zamierzeni odbiorcy. Brak skutecznej komunikacji może mieć wpływ na biznes.

W rzeczywistości, w ankiecie przeprowadzonej wśród 1000 firm IT, ponad 1 na 4 projekty nie był w stanie dotrzymać terminów. Czemu? Słaba komunikacja. To może się zdarzyć w każdej branży. Przy odpowiedniej wiedzy można całkowicie uniknąć takich sytuacji.

Jak stworzyć skuteczną komunikację w miejscu pracy

Komunikacja jest ważna dla osiągnięcia sukcesu w środowisku zespołowym. Połączenia pomagają wyznaczać cele, koordynować wysiłki, tworzyć nowe pomysły i nie tylko. Następnie pracownicy kończą udane projekty na czas. Co ważniejsze, liderzy dostosowują swoje cele do potrzeb.

Nieefektywna komunikacja może nasilać problemy i powodować opóźnienia. Im dłużej trwa projekt, tym większy będzie słaby wpływ komunikacji.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak skuteczniej komunikować się w miejscu pracy, poniższe kroki są świetnym początkiem.

Wiedz, z kim rozmawiasz

Aby skutecznie komunikować się, musisz najpierw zastanowić się, z kim rozmawiasz. Nie każdy przetwarza informacje w ten sam sposób lub dobrze reaguje na poszczególne kanały komunikacji. Wybór najlepszego sposobu komunikacji jest najważniejszą częścią skutecznej komunikacji w miejscu pracy.

Na przykład osoby zajmujące wyższe stanowiska w firmie są często najbardziej podatne na krytykę i „negatywne” opinie. W wielu przypadkach całkowicie zignorują pozytywne komentarze. Dla tych osób informacje obiektywne i oparte na twardych faktach są często najcenniejsze.

Utrzymuj swoją wiadomość w czystości

Po zastanowieniu się, na co odbiorca może zareagować, kluczem jest wiedzieć, co zamierzasz powiedzieć. Przejrzystość i łatwość zrozumienia pomaga słuchaczowi skupić się na tym, czego potrzebuje.

Zachowaj otwartość i samoświadomość

Jeśli pozostajesz pozytywny i przystępny, wysyłasz sygnał, że możesz skutecznie się komunikować. Pracownicy czują, że można z tobą porozmawiać. Kiedy ludzie zyskują reputację osób niedostępnych, może być trudno zmienić tę opinię.

Zaakceptuj opinię

Odpowiedź jest trudna do przekazania. Można to szybko wziąć sobie do serca. Jeśli jednak chcesz skutecznie komunikować się ze swoimi pracownikami, należy to zaakceptować. Rzadko kiedy komunikacja jest jednoznaczna, zwłaszcza gdy zaangażowany jest zespół.

Przyjmując wszelkie opinie, ważne jest, aby pozostać aktywnym słuchaczem. Musisz obiektywnie ocenić to, co zostało powiedziane, a następnie znaleźć odpowiedź. Jeśli jest dużo do wypracowania, podziękuj drugiej osobie za jej wkład i wróć do niej, gdy uzyskasz odpowiednią odpowiedź. Pośpiech w wyciąganiu wniosków może spowolnić działania komunikacyjne.

Różne rodzaje komunikacji w miejscu pracy

Nie każdy rodzaj komunikacji jest odpowiedni dla każdej grupy i sytuacji. Kultura i pochodzenie mogą mieć wpływ na to, jakie formy komunikacji są najskuteczniejsze lub najłatwiejsze w użyciu dla danej grupy.

Niezbędne jest jednak również ograniczenie kanałów komunikacji, z których korzysta dany zespół lub projekt. Jeśli używanych jest zbyt wiele kanałów, może to znacznie wydłużyć czas potrzebny członkom zespołu na znalezienie krytycznych informacji.

Poniżej znajdują się sekcje poświęcone czterem najczęstszym narzędziom do efektywnej komunikacji w środowisku pracy. Dostępne są również statystyki i wskazówki, które pomogą Ci wybrać najlepszą opcję komunikacji dla Twojego miejsca pracy.

Prezentacje i spotkania grupowe

Spotkania mogą być przydatnym narzędziem do efektywnej komunikacji, jeśli pamiętasz o kilku zasadach. Po pierwsze, twoje sesje powinny trwać maksymalnie 15 minut. To trzyma wszystkich w zadaniu. Zapobiega również zbyt późnemu przebiegowi spotkania.

Piętnaście minut powinno wystarczyć na omówienie tematu. Możesz odpowiadać na najbardziej palące pytania i przydzielać zadania. Aby pomóc rzeczom, dołącz pomoce wizualne. Możesz to zrobić za pomocą wypunktowanego podsumowania uwzględnionych punktów, a także krytycznych zadań i dat.

Co więcej, krótkie prezentacje dla mniejszych grup mogą pomóc w zapobieganiu zmęczeniu poznawczemu lub społecznemu. Pomaga to wspierać skuteczną komunikację przez cały dzień pracy.

Jeśli to możliwe, włączenie elementu wizualnego może pomóc pracownikom zapamiętać informacje.

To może oznaczać

• konfigurowanie pokazu slajdów
• tworzenie wykresu lub listy
• w tym tablica obrazkowa.

Wszystko, co może pomóc innym osobom zwizualizować prezentowane przez Ciebie informacje, może prowadzić do bardziej pamiętnego spotkania.

Spotkania twarzą w twarz

Wielu pracowników woli konstruktywną krytykę, gdy jest ona przedstawiana obiektywnie. Wolą nawet o 7% więcej niż pozytywne opinie. Jednak wielu menedżerów unika krytyki lub sugestii dotyczących ulepszeń, ponieważ uważa ten proces za niewygodny.

Prywatne spotkania twarzą w twarz mogą pomóc w dostarczaniu lub otrzymywaniu krytyki. Jednak starsi pracownicy są bardziej otwarci na rozmowy o tym, jak się poprawić i wolą spotkania twarzą w twarz.

Rozmowy to świetny sposób na poruszanie trudnych tematów. Rozmowy zapobiegają konfliktom. Jednak nigdy nie jest złym pomysłem, aby śledzić spotkania twarzą w twarz z przypomnieniem SMS-em lub e-mailem. Przejrzyj kluczowe punkty i najciekawsze momenty swojej konwersacji, aby utworzyć rekord.

Pracownicy, którzy są nowicjuszami w danej dziedzinie, młodzi lub mają niższy poziom pewności siebie, mogą mieć trudności z komunikacją faktów. Wolą e-mail lub SMS.

Wiadomości tekstowe lub SMS-y online

Używanie wiadomości tekstowych w miejscu pracy to nowa metoda komunikacji. Jeśli jednak chcesz poprawić komunikację w zespole, zwłaszcza w zespole składającym się z młodszych członków, tekst może być drogą do zrobienia.

Wiadomości tekstowe przynoszą pozytywne rezultaty. Po pierwsze, są wizualne. Metody komunikacji wizualnej są o 25% skuteczniejsze niż komunikacja ustna. Jeśli połączysz te dwa podejścia, powiedzmy z prezentacją ustną i kontynuacją tekstową, możesz spodziewać się wzrostu retencji o 55% w porównaniu z samą prezentacją.

Właściciele smartfonów bardzo dobrze znają się na sms-ach. Te dane mówią, że 97% użytkowników smartfonów wysyła SMS-y co tydzień. W porównaniu z innymi opcjami komunikacji na czacie, SMS-y są znajome. 80% obecnych profesjonalistów korzysta z SMS-ów w biznesie, a 70% zachęcałoby do takiego zachowania.

Chociaż wiadomości tekstowe mogą służyć jako łatwy do odniesienia zapis, mogą być trudne do zinterpretowania dla niektórych. Może to ułatwić korzystanie z aplikacji do czatu i wiadomości tekstowych w miejscu pracy, aby pozostać w zadaniu i na temat. Każda rozmowa pełna emocji, taka jak krytyka lub konstruktywna informacja zwrotna, jest nadal najlepiej prowadzona twarzą w twarz.

Wysyłanie wiadomości tekstowych jest również jednym z najbardziej preferowanych mediów do planowania w miejscu pracy lub udostępniania aktualizacji i biuletynów. W badaniu przeprowadzonym przez West Virginia State University uczestnicy czterokrotnie częściej preferowali wiadomości tekstowe w celu uzyskania pozytywnych aktualizacji i powiadomień o spotkaniach.

E-mail i biuletyny

E-mail może być najbardziej produktywnym sposobem wysyłania i odbierania informacji w miejscu pracy. Przeciętny pracownik otrzymuje ponad 100 e-maili związanych z pracą dziennie i szybko odchodzi na dalszy plan jako preferowane narzędzie komunikacji.

Najmłodsze pokolenia wchodzące dziś na rynek pracy rzadko wysyłają e-maile.

• Tylko 6% uczestników z pokolenia Z w badaniu Pew z 2012 r. wysłało jakiekolwiek e-maile.
• E-mail nie jest właściwym narzędziem komunikacji, jeśli chcesz przekazać ważne informacje.

Dzisiejsze skrzynki odbiorcze są przeciążone.

• Aż 60,8% pracowników świadomie ignoruje komunikację w miejscu pracy za pośrednictwem poczty elektronicznej.

• Prawie 1 osoba na 2 zgłosiła, że ​​inne narzędzie komunikacji byłoby lepsze.
• Pracownicy twierdzą, że e-mail faktycznie ogranicza komunikację.
• Wiadomości tekstowe mają wskaźnik odczytu 97%.

Korzyści z efektywnej komunikacji w miejscu pracy

Według 5-letniego badania firmy, które mają wysoki poziom skutecznej komunikacji, odnotowują 47% wyższe zwroty.

Skuteczna komunikacja jest definiowana jako umiejętność poznania tego, czego chcą ich pracownicy. Oznacza to również, że wiesz, jak skutecznie komunikować się w branży biznesowej. Planujesz i realizujesz cele, które są konsekwentnie realizowane.

Co więcej, skuteczna komunikacja w zespole zmniejsza konflikty i obroty firmy o 40 do 50%, w zależności od branży.

Wniosek – tak, możesz się skutecznie komunikować

Te fakty wyjaśniają. Łatwo zauważyć, w jaki sposób firmy objęte tym badaniem skutecznie się komunikują. Z niewielką pomocą możesz skutecznie komunikować się w miejscu pracy. Znajdź odpowiednie narzędzie do innowacji w swojej branży.

Możesz szybko przekazać swoją wiadomość. Komunikuj się skutecznie, a Twój przekaz zostanie zrozumiany. Prawda jest taka, że ​​skuteczna komunikacja może sprawić, że zmiany szybciej się zakorzenią. Prowadzi to do wyższych poziomów akceptacji.

Pamiętaj, że skutecznie komunikujesz się, gdy udzielasz konstruktywnej krytyki i komunikujesz się otwarcie. Czemu? Po prostu. Pracownicy mogą się doskonalić i otrzymywać informacje zwrotne, które im na to pozwalają.