7 najlepszych praktyk dla lepszych raportów BI

Raporty BI to jeden z najważniejszych aspektów każdego wdrożenia BI. Nieprawidłowo skonfigurowane raporty te mogą wprowadzać w błąd, a nawet w niektórych przypadkach wprowadzać w błąd ich własnych użytkowników końcowych. Innymi słowy, system może nie mieć sensu dla osób, które go najbardziej potrzebują.

Z drugiej strony dobrze zaprojektowane raporty i pulpity nawigacyjne BI mogą pomóc w szybkim uzyskiwaniu krytycznych spostrzeżeń i odkrywaniu ukrytych wzorców w danych.

Oto siedem rzeczy, o których należy pamiętać podczas projektowania raportów BI dla Twojej organizacji, aby zmaksymalizować zwrot z raportów.

1. Zidentyfikuj wymagania dotyczące raportowania

Pierwszym krokiem jest sporządzenie wyczerpującej listy wszystkich interesariuszy, decydentów i użytkowników końcowych raportów. Dzięki temu uzyskasz jasny obraz grupy docelowej Twoich wyników.

Zaplanuj wywiady (poprzez bezpośrednie spotkania, telefon lub Skype) z odpowiednimi interesariuszami, aby zebrać od nich wszystkie wymagania dotyczące raportowania. W spotkaniach tych powinni uczestniczyć wszyscy dyrektorzy, menedżerowie i analitycy danych, którzy faktycznie będą regularnie przeglądać Twoje raporty BI.

Możesz nie być w stanie spotkać się ze wszystkimi interesariuszami w tym samym czasie. W takich przypadkach unikaj pisemnych specyfikacji lub e-maili. Zamiast tego zaplanuj serię bezpośrednich spotkań i obserwacji z każdą grupą użytkowników, aby dokładnie określić wszystkie wymagania. Pomoże to odkryć sprzeczne, a nawet sprzeczne wymagania i rozwiązać je z góry, oszczędzając dużo czasu.

2. Zidentyfikuj KPI i metryki dla każdego raportu BI

Następnie utwórz listę kluczowych wskaźników wydajności i metryk, które chcesz wyświetlić na każdym produkcie dostarczanym do analizy biznesowej.

Zaplanuj wywiady z odpowiednimi interesariuszami, aby dowiedzieć się, co chcą widzieć w swoich raportach.

Większość firm ma już wdrożony proces raportowania. Tyle tylko, że użytkownicy nie są z niego zadowoleni, albo dlatego, że nie dostarcza wymaganych informacji, albo dlatego, że jest to podatny na błędy system skoroszytów Excela przygotowywanych ręcznie lub za pomocą skryptów ad hoc.

Kluczem jest przeanalizowanie ich obecnych systemów raportowania, aby zorientować się, co aktualnie śledzą, i zidentyfikować obszary poprawy. Nie pytaj ich bezpośrednio, co chcą widzieć w swoich raportach. To tylko zdezorientuje użytkowników końcowych.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, wróć do interesariuszy, aby omówić możliwe dalsze kroki. Zajmie to od dwóch do trzech iteracji, ale pod koniec użytkownicy będą mieli dobre pojęcie o tym, czego się spodziewać w raportach BI.

3. Wybierz odpowiednią wizualizację dla każdej metryki

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez ludzi podczas wizualnego przedstawiania informacji jest użycie niewłaściwego wykresu lub wizualizacji. Nie tylko przekazuje niewłaściwą wiadomość, ale w niektórych przypadkach może nawet prowadzić do zamieszania.

Oto dwa wykresy, które pokazują te same informacje. Jak myślisz, który z nich jest bardziej intuicyjny?

Wybierz wizualizację, która obsługuje dane bazowe

Na pierwszym wykresie widz z pewnością marnuje czas na przechodzenie między legendą wykresu a wycinkami tortowymi.

Z drugiej strony, drugi wykres ułatwia wykrycie trendu sprzedaży nawet bez patrzenia na rzeczywiste liczby.

Dla każdej metryki ważne jest, aby wybrać wizualizację, która obsługuje podstawowy komunikat w Twoich danych.

Poniżej znajduje się schemat blokowy, który pomoże Ci zdecydować, której wizualizacji użyć do zaprezentowania swoich wskaźników KPI i metryk, w zależności od rodzaju zawartych w nich informacji.

Znajdź odpowiedni wykres dla swoich danych (Źródło)

4. Rozłóż elementy raportu w swoich raportach BI

Po ustaleniu, co (metryki) wyświetlać w raportach i jak (jaka wizualizacja), nadszedł czas, aby uporządkować je w łatwy do zrozumienia sposób, aby zaprojektować makietę raportu.

Z różnych badań eye-trackingowych wiemy, że kiedy ludzie czytają strony internetowe, nasze oczy zaczynają się od lewego górnego rogu strony. Gdy czytamy zawartość strony, nasze oczy przesuwają się od lewej do prawej, tworząc wzory w kształcie litery F lub Z.

Kluczem jest wykorzystanie tego naturalnego wzorca czytania na naszą korzyść, aby prezentować informacje w intuicyjny sposób. Wyświetlaj najważniejsze i pilne informacje w lewym górnym rogu raportów. Informacje o niskim priorytecie i wolno zmieniające się powinny być wyświetlane w dolnej połowie raportu.

Wyświetlaj ważne i pilne informacje w lewym górnym rogu raportów

Oto przykład źle zaprojektowanego pulpitu nawigacyjnego BI:

Źle zaprojektowany dashboard BI

Dwa pierwsze wykresy („Top 10 klientów według przychodów od początku roku” i „Liczba użytkowników według grupy wiekowej”) nie zmieniają się często.

Z drugiej strony na dole umieszczono często zmieniające się tabele, takie jak „Rejestracje miesięcznie” i „Daily Metrics”.

W rezultacie, każdego dnia użytkownik końcowy przegląda ten raport, zanim dotrze do zmieniających się regularnie informacji, będzie musiał przejrzeć dwa górne wykresy, które przez większość czasu wyglądają tak samo.

5. Podświetl kluczowe informacje

Raporty BI zawierają mnóstwo informacji i mogą szybko rozpraszać wzrok. Poprowadź użytkowników oprogramowania do właściwych liczb i trendów, korzystając ze wskazówek wizualnych.

Używanie odpowiednich kolorów to potężny sposób na podkreślenie krytycznych informacji w raportach i pulpitach nawigacyjnych BI.

Na przykład, kiedy patrzysz na następujący pulpit nawigacyjny, gdzie kierują się twoje oczy?

Użyj kolorów, aby zwrócić uwagę użytkownika raportu na kluczowe informacje

Być może spojrzałeś na wykres kołowy w prawym dolnym rogu lub wykres liniowy w lewym górnym obszarze, ze względu na ich kolory. Właśnie do tego powinien Cię zainspirować ten wykres. Mając to na uwadze, unikaj używania zbyt wielu kolorów, ponieważ może to prowadzić do wizualnego szumu.

Należy również pamiętać, że niektóre kolory bardziej przyciągają wzrok niż pozostałe. Więc jeśli sprawia to, że dany wykres lub wizualizacja się wyróżnia, to zgodnie z Zasadami Gestalt zwracamy większą uwagę na ten komponent raportu i próbujemy dowiedzieć się, dlaczego jest inny.

Na przykład dwa poniższe wykresy pokazują te same informacje:

Używanie kolorów do wyróżniania informacji na wykresie lub wykresie

Jednak dodatkowe kolory na pierwszym wykresie nie dostarczają żadnych dodatkowych informacji. Wręcz przeciwnie, każą nam myśleć „Czy zielony oznacza, że ​​coś dobrego wydarzyło się w październiku?”

Na drugim wykresie użycie jednego koloru mówi nam, że wszystkie słupki mierzą tę samą metrykę (tj. sprzedaż). Pomaga nam również obserwować trendy sprzedaży i dokonywać porównań.

Kluczem jest więc strategiczne użycie kolorów, aby wyróżnić kluczowe informacje w raportach BI i uciszyć te nieważne/niepilne.

6. Pogrupuj powiązane KPI i wskaźniki razem

Ponieważ raporty BI są używane do uzyskiwania wglądu i podejmowania działań, ważne jest, aby pomagały użytkownikom końcowym szybko rysować połączenia w danych.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na to jest grupowanie powiązanych informacji i umieszczanie ich razem. Spójrz na poniższy panel:

Pogrupuj powiązane informacje, aby pokazać połączenia

Na powyższym pulpicie kolor i położenie wykresów pozwalają szybko zrozumieć i porównać powiązane informacje:

1. Pierwszy wiersz zawiera informacje o ogólnych wskaźnikach, takich jak przychody, zyski, udział w rynku
2. Drugi wiersz pokazuje wskaźniki sprzedaży dotyczące poszczególnych produktów
3. Trzeci wiersz przedstawia regionalne informacje o sprzedaży

W tym samym tonie, jeśli umieścisz powiązane informacje daleko od siebie, może to spowodować zamieszanie i utrudnić użytkownikom zobaczenie połączenia.

7. Uzyskaj podpis na makietach

Gdy będziesz zadowolony z makiet, wróć do interesariuszy i uzyskaj ich akceptację, ponieważ to oni będą regularnie korzystać z Twoich raportów.

Upewnij się, że rozumieją informacje przedstawione w Twoich raportach, a także jak z nich korzystać. Na przykład, jeśli Twoje raporty mają interaktywne funkcje, takie jak listy rozwijane, filtry i drążenia, upewnij się, że użytkownicy końcowi wiedzą, jak z nich korzystać, aby uzyskać potrzebne im informacje.

Jest to proces iteracyjny, który może zająć tygodnie, a nawet miesiące, ponieważ interesariusze mogą nie być pewni, co chcą widzieć w swoich raportach lub jak chcą to prezentować. Wskazane jest ograniczenie liczby spotkań poświęconych przeglądowi raportów i poinformowanie o tym z góry. Na przykład zazwyczaj mamy do trzech iteracji przeglądu raportów z naszymi klientami w okresie od jednego do dwóch miesięcy.

Co najważniejsze, uzyskaj formalny, pisemny podpis na swoje makiety, abyś mógł rozpocząć tworzenie rzeczywistych raportów. Pomoże Ci to odeprzeć niepotrzebne iteracje, które mogą opóźnić Twój projekt. W przeciwnym razie będziesz otrzymywać prośby o zmianę przez cały czas implementacji.

Zawijanie tego

Dobrze zaprojektowane raporty BI ułatwiają użytkownikom końcowym uzyskanie informacji potrzebnych do lepszej pracy — niezależnie od tego, czy monitorują codzienne operacje, przeprowadzają analizy ad hoc w celu zbadania problemów, czy też eksplorują dane pod kątem nowych możliwości rozwoju.

Kluczem jest zrozumienie grupy docelowej — kim są, z jakimi problemami się borykają, jakich informacji chcą i jak będą z nich korzystać. Gdy już to zrozumiesz, przedstaw informacje w sposób, który umożliwi użytkownikom końcowym szybkie wyciąganie wniosków i podejmowanie decyzji.