Jak analityk finansowy Ben Cole używa Clockify do blokowania czasu

Mnóstwo ludzi desperacko chce uciec od płacenia podatków, nie mówiąc już o pasjonowaniu się sektorem finansowym.

Jednak niektóre bystre umysły mają talent do analizowania liczb i zagłębiania się we wszystkie kwestie związane z finansami. Jedną z takich osób jest Ben Cole, prezes firmy ERP Connect Consulting.

Możesz się zastanawiać, jak natknęliśmy się na ten temat, aw szczególności na Bena. Cóż, niedawno wspomniał o Clockify w jednym ze swoich postów w mediach społecznościowych.

To z kolei sprawiło, że byliśmy ciekawi, co robi, aby się zorganizować wśród czasochłonnych, niekończących się list rzeczy do zrobienia w swoim sektorze. Zwłaszcza biorąc pod uwagę, że odszedł z ogromnej, ugruntowanej firmy, aby założyć własną firmę.

Zrobiliśmy więc to, co zawsze — zebraliśmy wszystkie nasze „jak” i „dlaczego” i usiedliśmy z samym mężczyzną, aby zadać wszystkie te pytania:

• Dlaczego Ben zdecydował się zostać swoim własnym szefem,
• Jak radzi sobie z codziennymi obowiązkami,
• Co blokuje czas dla Bena w jego pracy i
• Dlaczego używa Clockify od 2 lat.

Wskakujmy od razu!

Ben Cole: wgląd w życie analityka finansowego

Ben lubi opisywać siebie jako zapracowanego, zapracowanego, zapracowanego profesjonalistę finansowego. I to nie jest tak, że przesadza, jeśli chodzi o jego obciążenie pracą. Wręcz przeciwnie, prowadzi dobrze prosperującą firmę zatrudniającą prawie tuzin pracowników i musi obsługiwać wielu klientów.

W skrócie, Ben Cole jest prezesem ERP Connect Consulting, gdzie ERP oznacza Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa . W branżowym żargonie mówi się, że tworzą oprogramowanie, które:

• Plany,
• Budżety i
• Raporty o wynikach finansowych firmy.

Dziś Ben pracuje i mieszka w Dallas w Teksasie. Mimo to miał bogatą karierę. Rzućmy więc okiem na to, co poprzedziło jego obecne przedsięwzięcia.

Ben jest absolwentem Drake University z podwójną specjalizacją z finansów i systemów informatycznych. Od tego czasu jest zanurzony w świecie finansów.

„Rozpocząłem pracę w przestrzeni ERP w 2016 roku. Przez 5 lat pracowałem w dużej publicznej firmie księgowej, a następnie pracowałem dla mniejszego start-upu w Austin w Teksasie”.

Ale Ben nie jest typowym technikiem finansowym, który ledwo utrzymuje równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. W rzeczywistości ma stabilny związek ze swoją przyszłą żoną, z którą się żeni za kilka miesięcy.

Co równie ważne, w przeciwieństwie do swoich poprzednich zawodów, teraz może decydować o wartościach, które chce zaszczepić w swoim środowisku pracy. Według Bena do najważniejszych wartości firmy należą:

• Jakość,
• Przejrzystość i
• Efektywność.

Ale w każdym razie możesz się zastanawiać, dlaczego zdecydował się rzucić pracę w dużej firmie, zostać własnym szefem i założyć własną firmę.

Dowiedzmy Się!

Dlaczego Ben został samozatrudniony

W przeciwieństwie do niektórych swoich rówieśników Ben uważał, że może rozwijać się znacznie szybciej samodzielnie — w przeciwieństwie do bycia częścią znanej firmy. I właśnie to przekonanie skierowało go na inną drogę.

„To, co głównie skłoniło mnie do tego skoku, to środowisko, w którym się znajdowałem. We wszystkich umowach typu korporacyjnego są wszystkie kontrole i równowagi; musisz czekać na swoją kolej, aby otrzymać awans lub podwyżkę, której pragniesz”.

Natomiast firma Bena stosuje model wynagrodzenia bezpośredniego. Mówiąc najprościej, model ten oznacza, że ​​pracownicy otrzymują wynagrodzenie w oparciu o to, co produkują — tj. zarabiają w zależności od tego, co wnoszą do firmy. Ale co ważniejsze, Ben jest przekonany, że takie podejście pomoże rozwinąć zespół, aby w pełni wykorzystał swój potencjał i rozwinął trwałe umiejętności — umiejętności, które zabezpieczą przyszłe perspektywy zawodowe każdego z nas:

„Jeśli wszystko pójdzie nie tak i [biznes firmowy] się nie powiedzie, nadal mam umiejętności i wiedzę techniczną, aby pracować dla każdego rodzaju firmy, w której pracowałem wcześniej”.

Jak Ben radzi sobie z codzienną pracą

Większość ludzi sukcesu ma wdrożony system, który sprawia, że ​​odnoszą sukcesy.

Podobnie Ben jest zajętym profesjonalistą finansowym i każdego dnia musi żonglować wieloma zadaniami i projektami. Ale nie ma dwóch takich samych dni.

„Szczerze mówiąc, każdy dzień jest trochę inny. Dziś rano obudziłem się, zrobiłem szybki trening, żeby krew zaczęła płynąć; i otrzymałem telefon wewnętrzny, aby przejrzeć niektóre elementy rozwojowe naszych aplikacji”.

Ale co się stanie, gdy usunie z drogi całe to poranne podsumowanie i energetyzujące zajęcia?

„Późnym popołudniem mam kilka telefonów od klientów i kolejny projekt rozpoczynający się w tym tygodniu. Myślę, że największą rzeczą jest podążanie za zmianami i bycie elastycznym, aby zajmować się przedmiotami o najwyższym priorytecie”.

Mając tak wiele na głowie, chcieliśmy poznać najważniejsze przeszkody Bena w jego codziennej pracy.

„Myślę, że największą przeszkodą jest to, co nieoczekiwane. W tej chwili mam dzisiaj jeszcze 6 lub 7 spotkań. Ale nigdy nie wiadomo, kiedy ktoś zadzwoni i czegoś będzie potrzebował.

Oprócz niekończącego się strumienia przychodzących próśb, Ben nadal musi zadowolić się ograniczonym zasobem, który nazywamy czasem. W związku z tym wymaga oddzielenia tego, co ważne, od wszystkiego innego.

„Czas jest zawsze Twoim największym atutem. Nie dostajesz tego więcej; i naprawdę być w stanie ustalić priorytety tych elementów i spojrzeć na to, co musisz zrobić teraz, w porównaniu z tym, co może poczekać i naprawdę starać się nie dać się wykoleić”.

To przygotowuje grunt pod następne pytanie, które wysłaliśmy do Bena. Zgadłeś: priorytety!

Przemyślenia Bena na temat ustalania priorytetów

Aby zachęcić go do prawdopodobnie najważniejszej rzeczy w jego branży — i tak naprawdę w każdej innej branży — rozmawialiśmy o odróżnianiu priorytetów od niepriorytetów.

„Jestem facetem z wielką listą rzeczy do zrobienia. Czasami listy rzeczy do zrobienia mogą nawet wymknąć się spod kontroli. Moja lista rzeczy do zrobienia zwykle zawiera 20 lub 30 rzeczy”.

Ale Ben ma rozwiązanie dla stale rosnących wymagań dotyczących jego czasu.

„Zawsze staram się używać [koncepcji] zwanej „dzisiejszą trójką najlepszych”. Dosłownie zapisuję 3 rzeczy, które chcę dzisiaj zrobić. Pod koniec dnia patrzę [i zadaję sobie pytanie]: Czy mój dzień jest udany? Uda się, jeśli wykonam te 3 rzeczy. Nie wiem, co nadchodzi [ale zawsze] bardzo się skupiam i traktuję priorytetowo te trzy najlepsze”.

Ben mówi, że jest szczęśliwy, kiedy wybija te najważniejsze zadania, tworząc pętlę sprzężenia zwrotnego. Co ciekawe, woli jednak zapisywać najważniejsze elementy na fizycznej karteczce samoprzylepnej.

„Jestem wielką zwolenniczką zapisywania na kartce papieru, ponieważ to naprawdę cię do tego zmusza — niezależnie od tego, czy jest to twoja pierwsza trójka, czy pierwsza piątka. Myślę, że to jak wyznaczanie celów. Jeśli wyznaczasz sobie cele tak duże, że wiesz, że nigdy ich nie osiągniesz, to tak naprawdę nie są one celami, prawda?

Uważa, że ​​profesjonaliści muszą realistycznie podchodzić do swoich celów, ponieważ robienie czegoś bez dochodzenia do celu… Jaki jest w tym sens?

W naszym ostatnim rozdziale historii Bena opowiadamy o kilku sprawdzonych technikach produktywności i o tym, jak pasuje do nich Clockify.

Czas śledzenia: przełom w życiu zawodowym Bena

Życie eksperta finansowego i prezesa rozwijającej się firmy może być wyczerpujące. Domyśl!

Ale poważnie, Ben musi zaplanować czas na to, co najważniejsze, i zająć się także małymi, mniej ważnymi sprawami. Przez cały dzień, każdego dnia. Aby zachować produktywność przez cały czas, Ben musi wydajnie i skutecznie podchodzić do swoich zadań. I nie twierdzi, że godzenie osobistych i zawodowych ambicji to spacer po parku. Jest zupełnie odwrotnie.

„Powiedziałbym, że największą rzeczą, która nakłada się zarówno w moim życiu osobistym, jak i zawodowym , jest to, że jestem bardzo zajęty. Niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie nowych produktów, zdobywanie nowych klientów, czy po prostu nadążanie za życiem osobistym, ponieważ mam narzeczoną i mamy kota i psa; [i] Uwielbiam grać w golfa i jeździć na nartach”.

Lekarstwo na tyle stresu i bałaganu? Wraz z innymi platformami, Ben odkrył, że Clockify jest praktycznym narzędziem, które pomaga mu dojść do końca swoich dni z poczuciem, że osiągnął wiele.

W każdym razie, oto podgląd posta na LinkedIn, który wzbudził nasze zainteresowanie wywiadem z Benem.

Nic dziwnego, że byliśmy ciekawi, w jaki sposób Ben wpadł na Clockify i korzyści, jakie jego zespół czerpał z używania naszej aplikacji do blokowania czasu przez ostatnie 2 lata.

Jak Ben natknął się na Clockify

Ben rozwija się w sektorze finansowym od prawie dekady, używając wielu potężnych narzędzi do usprawniania przepływów pracy. Ale mówi, że wstydzi się wspomnieć o swojej platformie do śledzenia czasu, zanim zdecyduje się na Clockify. Alert spoilera — to był Excel.

„Zaczęliśmy używać Clockify prawdopodobnie 3 miesiące po rozpoczęciu działalności. I jeden z moich kolegów zapoznał mnie z narzędziem. Miał prototyp integracji Clockify z Business Central.”

Przede wszystkim użyteczna integracja (między Clockify i Business Central) sprawiła, że ​​Ben zdał sobie sprawę, że Clockify może zmienić reguły gry w jego pracy.

Dlaczego Ben uważa, że ​​Clockify to ogromna oszczędność czasu

Ben czuje, że szybko zaadoptował Clockify, ponieważ był wtedy jednoosobowym zespołem. Wierzy jednak, że wdrożenie tego narzędzia jest również dość łatwe dla każdego dużego zespołu pracowniczego — pod warunkiem, że proces wdrażania rozpocznie się raczej wcześniej niż później.

„Moim największym osiągnięciem jest wdrażanie narzędzi, zanim ich będziesz potrzebować, ponieważ o wiele łatwiej jest wdrażać innych. Jeśli masz 10 pracowników pracujących w Excelu, a następnie próbujesz nakłonić ich do przejścia do Clockify – nadal jest to możliwe i prawdopodobnie nie jest zbyt trudne – ale o wiele łatwiej jest [zrobić to wcześniej]”.

Dzięki ponad 80 integracjom Clockify bezproblemowo współpracuje z różnorodnym zestawem aplikacji. Ben mówi, że jest bardzo zadowolony z tego, że integracja z Business Central pozwala mu zaoszczędzić kilka godzin tygodniowo.

„Działa bezproblemowo i prawdopodobnie oszczędza mi teraz 4 godziny tygodniowo. [Przy obecnym rozmiarze naszego zespołu] prawdopodobnie zajęłoby mi to cały dzień [zrobienie tego ręcznie]. Wiem, że zajęłoby to 4 godziny, ponieważ zajmowało mi to 2 godziny, kiedy tylko ja robiłem to w Excelu. I od tego czasu mamy 10 Xed.”

Oprócz zaoszczędzenia Benowi mnóstwo czasu, Clockify ułatwia mu tworzenie faktur na platformie i wysyłanie ich do klientów.

„Nie wyobrażam sobie naszej organizacji bez Clockify, ponieważ pobiera wszystkie wpisy czasu i umieszcza je bezpośrednio na fakturze w moim systemie finansowym. Następnie wystarczy kliknąć przycisk, a wszystkie moje faktury zostaną wysłane e-mailem do moich klientów”.

Funkcje Clockify, które Ben lubi najbardziej

Dzięki dziesiątkom przydatnych funkcji dla osób prywatnych i firm Clockify może z łatwością usprawnić procesy w pracy. Od śledzenia czasu po raportowanie i eksportowanie danych, Clockify pozwala efektywniej zarządzać czasem.

Zobaczmy więc, które funkcje Ben uważa za najbardziej przydatne, jeśli chodzi o pracę z klientami i członkami zespołu.

Funkcja nr 1: blokowanie czasu + integracja z kalendarzem

Ben mówi, że blokowanie kalendarza jest miłym akcentem w jego napiętym harmonogramie.

„Mam to spotkanie, które mogę oznaczyć jako administracyjne, a następne spotkanie, które mogę mieć, to płatne spotkanie z klientem. Więc [pomocna jest możliwość] korzystania z tego i na koniec dnia — wejdź do Clockify i dosłownie po prostu kliknij każde wydarzenie w kalendarzu.

Co więcej, funkcja widoku kalendarza umożliwia zespołowi Bena przejrzystą pracę i uzyskanie krystalicznie czystego obrazu ich zadań, działań i wydarzeń. Poza tym Clockify umożliwia jego firmie szybsze i łatwiejsze otrzymywanie płatności — bez żadnych tarć.

„Zasadniczo przekształć go w płatny wpis czasu klienta lub wpis administracyjny – a Clockify śledzi, ile czasu wszyscy pracują. Tak więc kalendarz jest absolutnie rzeczą nr 1, której używam”.

Jednak atrakcyjny wizualnie układ działań nie jest jedyną rzeczą, którą Ben uwielbia w Clockify. Używa również kalendarza jako narzędzia do planowania blokowania czasu i potęgi produktywności.

Co ciekawe, Ben szybko zapisuje nadchodzące wydarzenia lub zadania, tworząc 30-minutowe bloki w swoim kalendarzu. Używa prostych opisów typu klient X, Y, Z. I to działa na niego cuda!

Co więcej, Ben używa widoku kalendarza jako drugiego mózgu, ponieważ pozwala on i jego zespołowi śledzić tyle różnych rzeczy, ile potrzebują.

„W szalony dzień trudno będzie zapamiętać 15 różnych spotkań, które miałeś. Raczej są już w moim kalendarzu. Po prostu je klikam”.

Ogólnie rzecz biorąc, Ben jest zadowolony z Clockify, ponieważ oszczędza jemu i jego firmie dziesiątki godzin każdego miesiąca.

Funkcja nr 2: rejestrowanie wejścia/wyjścia

Clockify pozwala zespołowi Bena uniknąć jednej z najbardziej męczących rzeczy — odmierzania czasu. Więc poprosiliśmy go, aby dał nam swoje trzy grosze na ten temat w prawdziwym scenariuszu.

„Dla każdego, kto pracuje w służbie profesjonalnej, najmniej ulubioną rzeczą jest wchodzenie w czas, kiedy tylko się da. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to poświęcić 15 minut na ręczne wprowadzanie całego czasu. Tak więc Clockify bardzo ułatwia usprawnienie tego, zarówno po mojej stronie, jak i po stronie użytkownika”.

Dzięki tej funkcji Ben może łatwo śledzić frekwencję pracowników i uzyskiwać raporty o wejściu i wyjściu z pracy. Ale co najważniejsze, jego zespół może wygodnie mierzyć czas na dowolnym urządzeniu, zarówno online, jak i offline.

Funkcja nr 3: Automatyczne przypomnienia

Zamiast ścigać członków swojego zespołu, aby wprowadzali czas, Ben może zająć się innymi, ważniejszymi rzeczami. Jak? Cóż, Clockify wykonuje za niego pracę i wysyła automatyczne przypomnienia do członków zespołu.

„Clockify ma świetne funkcje przypominające ludziom o przesłaniu czasu. Więc nie muszę nikogo śledzić. Clockify robi to za mnie, co, jak widzę, przynosi naprawdę dobre zyski pod względem szybkości, z jaką ludzie poświęcają swój czas”.

Aby ustawić przypomnienia, tak jak Ben robi to codziennie, wystarczy wybrać:

• Godziny pracy i dni robocze oraz
• Czas, po którym Clockify ma wysłać przypomnienie.

Otóż ​​to!

Funkcja nr 4: Raporty

Kolejną fajną funkcją, o której Ben radośnie mówi, są raporty Clockify. Ten dodatek pomaga jego zespołowi zarządzać projektami i dowiedzieć się, co wszyscy ostatnio robili.

Oprócz unikania marnowania czasu, unikalna funkcja raportowania Clockify pozwala Benowi zobaczyć, gdzie i jak jego zespół spędza czas, uzyskując pełne podsumowanie śledzonych godzin — a nawet godzin rozliczanych — w schludnie zapakowanych raportach. Wszystko, co Twój zespół musi zrobić, to rejestrować czas za pomocą modułu śledzącego w czasie rzeczywistym lub ręcznie rejestrować godziny w grafiku.

Ben wyjaśnia, w jaki sposób raporty pozwalają mu zachować kontrolę nad ogromnym obciążeniem pracą w firmie.

„Jeśli ktoś nie ma żadnych godzin [zegarowanych] w poniedziałek, widzę to; z punktu widzenia zarządzania projektami pomaga mi powiedzieć „nie jesteś już tak intensywnie wykorzystywany”.

We wtorek rano Ben może przejrzeć raport z poniedziałku, aby sprawdzić, kto nad czym pracował i jak długo. Jeśli zauważy, że niektórzy pracownicy nie radzą sobie z niektórymi zadaniami, może zmienić bieg i przypisać inne elementy.

Podsumowanie: Użyj narzędzi, aby skoncentrować się na najważniejszych zadaniach

Wywiad z Benem był super! A jeśli przyjrzysz się uważnie, zobaczysz kilka tematów i krótkich lekcji, którymi podzielił się ze swojego bogatego doświadczenia.

Oto kilka wniosków, które prawdopodobnie możesz wykorzystać w swoim życiu i pracy:

• Zrezygnuj z firmy, jeśli uważasz, że hamuje ona Twój rozwój,
• Doskonal swoje umiejętności w locie, aby zabezpieczyć swoje perspektywy pracy w przyszłości,
• Ustal wartości, które będą napędzać zachowanie i wydajność pracowników,
• Śledź czas, jaki pracownicy poświęcają na zadania przynoszące największe korzyści,
• Polegaj na narzędziach zamiast polegać na ludziach, którzy zapamiętują rzeczy i
• Zautomatyzuj przepływy pracy, aby osiągnąć długoterminowy sukces.

W każdym razie cieszymy się, że Clockify pomogło Benowi i jego zespołowi w zawrotnym tempie zwiększyć produktywność.

️ Czy masz historię sukcesu w zakresie śledzenia czasu, którą chciałbyś się podzielić? Napisz do nas na adres [email protected], a zyskasz szansę na pojawienie się w jednym z naszych przyszłych artykułów. A jeśli spodobał Ci się ten post i okazał się pomocny, udostępnij go komuś, kto Twoim zdaniem może z niego skorzystać.