Jak być bardziej wydajnym w wykonywaniu zadań

Wydajność to 10% bycia produktywnym. Natknąłem się na to zdanie podczas badań do tego wpisu na blogu. Rozwińmy to. Wydajność oznacza szybkie wykonywanie zadań i ich dobre wykonanie. Z drugiej strony, aby być produktywnym, musisz konsekwentnie dbać o swoje ważne zadania. W pewnym sensie bycie wydajnym jest więc istotną częścią Twojej produktywności.

Teraz, kiedy wydaje się, że nie możesz wykonywać codziennych zadań w szybszym tempie (bez pogorszenia ich jakości), prawdopodobnie czujesz się sfrustrowany. Ale dobrą wiadomością jest to, że możesz nauczyć się, jak efektywniej wykonywać swoje zadania.

W tym artykule dowiesz się:

• co oznacza bycie wydajnym w pracy,
• jak się skoncentrować i wykonać pracę,
• jak być bardziej wydajnym i efektywnym w pracy.

Co to znaczy być wydajnym w pracy?

Czy znasz te sceny filmowe, kiedy ktoś pisze bardzo szybko, z pewnym siebie uśmiechem na twarzy? Po tych scenach zwykle pojawia się optymistyczna muzyka fortepianowa. Kiedy myślę o wydajności, widzę ten obraz w mojej głowie.

Jeśli chodzi o wydajność w miejscu pracy, obejmuje ona więcej niż wspomnianą wcześniej zabawę. Wydajność w miejscu pracy oznacza, że ​​pracownicy wykonują właściwe zadania we właściwy sposób, nie tracąc zbyt wiele czasu i energii. W ten sposób pracownicy pomagają swoim klientom/klientom, dostarczając produkty/usługi o wyższej jakości. Dlatego pracownicy pomagają rozwijać swój biznes. Poza tym wydajni pracownicy są również produktywni, ponieważ wiedzą, jak zarządzać swoimi zadaniami i wykonywać wszystkie zadania prawidłowo i na czas.

Jak możesz się skoncentrować i wykonać pracę?

Przyjrzyjmy się, co możesz zrobić, aby pozostać skoncentrowanym i wykonywać pracę z łatwością, niezależnie od stanowiska pracy.

Praca w krótkich sesjach, po których następuje szybka przerwa

Według badania przeprowadzonego przez University of Illinois „krótkie odejście od zadania może radykalnie poprawić zdolność koncentracji na tym zadaniu przez dłuższy czas”. Tak więc, kiedy zaczynasz pracę nad zadaniem, upewnij się, że pracujesz w krótkich sesjach, przez 20 do 30 minut, a następnie zrób krótką 5-minutową przerwę.

Możesz wypróbować Technikę Pomodoro, która składa się z 25-minutowych sesji roboczych (Pomodoros). Po każdej sesji zrób 5-minutową przerwę. Po zakończeniu czterech sesji roboczych możesz zrobić sobie dłuższą przerwę, około 30 minut. Jeśli uważasz, że 25 minut to za mało na Twoje zadania, możesz zorganizować swoją pracę dzięki 90-minutowemu Pomodoro.

Skierowanie uwagi na swoje zadanie podczas tych Pomodoro poprawi Twoją wydajność.

Podążaj za swoimi rytmami dobowymi

Rytm dobowy to 24-godzinny cykl, którego nazwa pochodzi od łacińskiego wyrażenia „circa diem”, co oznacza „około dnia”. Rytmy dobowe regulują twoje systemy psychiczne i fizyczne. Poza tym Twoja zdolność koncentracji zależy od Twojego rytmu dobowego. Niektórzy ludzie są czujni psychicznie rano, podczas gdy inni dobrze się rozwijają po południu lub wieczorem.

Aby być bardziej wydajnym w codziennych zadaniach, powinieneś organizować swój dzień zgodnie z rytmem dobowym. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o swoim rytmie dobowym, pamiętaj, aby monitorować poziom koncentracji przez co najmniej dwa tygodnie. Na przykład, możesz zapisać swoje poziomy energii w skali od 1 do 10 w ciągu dnia. Następnie zaplanuj swoje najważniejsze zadania na okresy najwyższej czujności. Pozostaw te mniej krytyczne zadania na okresy, w których poziom energii jest niższy.

Zaakceptuj błądzenie umysłu i bezczynność

Czy marzenia mogą być korzystne i zwiększyć wydajność? Co zaskakujące, tak.

W swojej książce Bored and Brilliant: How Spacing Out Can Unlock Your Most Productive and Creative Self, Manoush Zomorodi mówi o znaczeniu błądzenia umysłami:

„ Kiedy nasze umysły wędrują, aktywujemy coś, co nazywa się „trybem domyślnym”, mentalnym miejscem, w którym rozwiązujemy problemy i generujemy nasze najlepsze pomysły oraz angażujemy się w to, co znane jest jako „planowanie autobiograficzne”, czyli w jaki sposób rozumiemy nasz świat i nasze życie i wyznaczanie przyszłych celów .”

Wskazuje również, że kiedy oddalamy się, to wtedy zaczynamy oryginalne myślenie.

Więc pozwól sobie na marzenie przez 10 lub 15 minut, wykonując powtarzające się zadanie lub robiąc sobie przerwę. W ten sposób wymyślisz nowe sposoby radzenia sobie ze swoimi problemami lub złożonymi zadaniami, które zwiększą Twoją efektywność. Dodatkowo będziesz bardziej skoncentrowany na pracy podczas spotkania lub podczas trudnego zadania.

Oprócz błądzenia myślami bycie bezczynnym może być również dla ciebie cenne. Oto jak eseista i rysownik Tim Kreider wyjaśnia korzyści płynące z bezczynności w książce Cala Newporta Głęboka praca: zasady ukierunkowanego sukcesu w rozproszonym świecie:

” Bezczynność to nie tylko wakacje, odpust czy występek; jest tak samo niezbędna dla mózgu, jak witamina D dla organizmu, a pozbawieni jej cierpimy na schorzenie psychiczne tak oszpecające jak krzywica… paradoksalnie jest to konieczne, aby wykonać jakąkolwiek pracę .”

Ale co, jeśli jesteś zbyt zajęty i nie możesz tracić czasu na bezczynność? Oto, co Cal Newport proponuje w tej książce.

” Pod koniec dnia pracy przestań rozważać problemy związane z pracą do następnego ranka — bez sprawdzania poczty po obiedzie, bez powtórek w myślach rozmów i bez kombinowania, jak poradzić sobie z nadchodzącym wyzwaniem; całkowicie wyłączyć myślenie o pracy .”

Newport dodaje, że jedną z korzyści wyłączenia jest to, że „przestój pomaga naładować energię potrzebną do głębokiej pracy”. A jak definiuje to Newport, głęboka praca to „rodzaj pracy, który optymalizuje wydajność”.

Jak być bardziej wydajnym i efektywnym w pracy?

Jak już wspomniano wcześniej, istnieje różnica między wydajnością a skutecznością. Kiedy jesteś wydajny, kończysz swoje zadania w szybki i zorganizowany sposób. Z drugiej strony, kiedy jesteś skuteczny, osiągasz pożądane rezultaty. Jak możesz sobie wyobrazić, jeśli chodzi o Twoje zadania, będziesz musiał wyróżniać się w obu obszarach. Przyjrzyjmy się najbardziej praktycznym wskazówkom, jak być wydajnym i skutecznym w pracy.

Skieruj swoją uwagę na najważniejsze zadania w pierwszej kolejności

Na początku każdego dnia pomyśl o najważniejszych zadaniach na dany dzień. Poza tym postaraj się być realistą i zapisz maksymalnie trzy zadania, które musisz ukończyć do końca dnia.

Posiadanie jasnego celu w głowie i przed sobą pomoże ci pozostać na właściwej drodze i poprawić wydajność i produktywność.

Wypróbuj metodę macierzy Eisenhowera

Jednym z najbardziej użytecznych sposobów nauki ustalania priorytetów jest wypróbowanie techniki macierzy Eisenhowera. Ta metoda zarządzania czasem pomoże Ci oddzielić ważne od mało ważnych zadań.

Metoda macierzy Eisenhowera obejmuje cztery kwadranty czasu:

1. ważne i pilne zadania,
2. ważne, ale nie pilne zadania,
3. zadania nieważne, ale pilne,
4. nieważne i niepilne zadania.

Tak więc zadania z pierwszego kwadrantu są twoimi priorytetami. Gdy je skończysz, zajmij się tymi z drugiego kwadrantu. Mówiąc o trzecim kwadrancie, powinieneś przekazać te zadania swoim kolegom. Na koniec należy wyeliminować zadania z czwartego kwadrantu.

Ponieważ ta metoda pomaga uzyskać wyraźniejszy przegląd dnia pracy, technika macierzy Eisenhowera może również poprawić zarządzanie czasem. Dzięki temu będziesz bardziej wydajny i produktywny w wykonywaniu swoich zadań.

Poświęć trochę czasu na głęboką pracę

Wspomniana wcześniej głęboka praca odgrywa kluczową rolę, jeśli chodzi o wymagające zadania lub te, które są niezbędne na Twoim stanowisku pracy. Kiedy musisz wykonać te zadania, musisz być skoncentrowany i za wszelką cenę unikać rozpraszania.

Na przykład, ponieważ jestem autorem treści, moja głęboka praca polega na pisaniu blogów. Aby móc wpaść w stan głębokiej pracy, wolę słuchać muzyki klasycznej lub ścieżek dźwiękowych do filmów. Te gatunki muzyczne pomagają mi zachować produktywność i dokończyć pisanie bloga.

Teraz, jeśli zmagasz się z utrzymaniem uwagi i zajęciem się głęboką pracą, Newport sugeruje następujący rytuał głębokiej pracy:

• Wybierz, gdzie będziesz pracować i jak długo. Musisz znaleźć spokojną lokalizację dla swoich głębokich okresów pracy. Poza tym, jeśli to możliwe, przeznacz określoną część swojego (domowego) biura tylko na głęboką pracę. Na przykład sala konferencyjna, cicha biblioteka lub wygodny fotel, jeśli pracujesz w domu. Zanim zaczniesz pracę, zastanów się, jak długo musisz pozostać w strefie, aby móc wykonać zadanie.
• Zdecyduj, jak będziesz pracować. Wyznacz konkretne cele dla swojego głębokiego okresu pracy. Na przykład, jeśli piszesz artykuł, możesz określić liczbę słów lub liczbę podtytułów, które musisz zakończyć podczas długiego okresu pracy. Ponadto możesz również włączyć blokowanie stron internetowych po rozpoczęciu pracy, aby nie rozpraszać się mediami społecznościowymi lub wiadomościami.
• Wybierz sposób, w jaki będziesz wspierać swoją pracę. Twój rytuał głębokiej pracy powinien również obejmować wszystkie niezbędne rzeczy, których będziesz potrzebować podczas pracy. Na przykład filiżankę kawy lub przekąskę na wypadek, gdybyś zgłodniał. Dodatkowo wybierz odpowiednie oświetlenie i wygodne krzesło.

To tylko kilka pomysłów na uczynienie rytuału głębokiej pracy bardziej komfortowym i efektywnym. Zawsze możesz zmodyfikować rytuał, aby był bardziej odpowiedni dla Ciebie i Twoich zadań.

Unikaj wielozadaniowości

Kiedy wykonujesz dwa zadania jednocześnie, w rzeczywistości przełączasz się między nimi. Nazywa się to przełączaniem kontekstu, a ponieważ szybko przeskakujesz z jednego zadania do drugiego, wydaje się, że wykonujesz dwa zadania jednocześnie.

Jednak wielozadaniowość nie jest tak skuteczna, jak mogłoby się wydawać. Kiedy skupiasz uwagę na jednym zadaniu, a potem szybko na drugim, twój mózg potrzebuje więcej czasu i energii, aby załadować i przeładować kontekst.

Dlatego powinieneś unikać wielozadaniowości. Zamiast tego skupienie się na jednym zadaniu na raz sprawi, że będziesz bardziej wydajny.

Jeśli jednak jesteś zawalony pracą i nie masz innego wyjścia, jak wykonywać wiele zadań jednocześnie, skorzystaj z naszych wskazówek, jak przełączać się między projektami i zadaniami bez utraty produktywności.

Podziel większe zadania na mniejsze

Spójrzmy prawdzie w oczy: wiedząc, że musisz wykonać złożone zadanie, które wymaga dużo czasu i energii, nie będziesz miał motywacji do rozpoczęcia nad nim pracy. Więc zamiast mieć większe zadanie na cały dzień, podziel je na mniejsze zadania.

Na przykład musisz zrobić ilustrację do posta na blogu. Analizując to zadanie na mniejsze części, otrzymasz takie zadania, jak:

1. zrobić pierwszy szkic,
2. skontaktuj się z autorem treści, aby omówić pierwszy szkic,
3. wprowadzić zmiany w razie potrzeby,
4. dodać logo lub podobny szczegół, oraz
5. dołącz ilustrację do narzędzia do zarządzania projektami.

Po zakończeniu pierwszego zadania poczujesz motywację do kontynuowania. Dzięki temu wykonanie jednego większego zadania będzie łatwiejsze do zarządzania.

Ponadto możesz użyć Clockify, aby podzielić swój projekt na mniejsze zadania. Ten rodzaj pracy z zadaniami jest przydatny, ponieważ możesz organizować swój projekt jak listę rzeczy do zrobienia. Następnie oznacz zadania jako wykonane, gdy tylko je skończysz. Ponadto posiadanie takiego harmonogramu może pomóc w śledzeniu projektów i zadań dla Twoich klientów.

Ogranicz czas spędzany na e-mailach

Jak stwierdzono w raporcie Asany The Anatomy of Work Index, odpowiadanie na ciągłe e-maile i wiadomości jest głównym powodem, dla którego pracownicy pracują do późna. Prawdopodobnie za każdym razem, gdy zobaczysz lub usłyszysz powiadomienie e-mail, poczujesz potrzebę jego sprawdzenia. Ale później odzyskanie koncentracji nie zawsze będzie łatwe.

O ile Twoja praca nie wymaga od Ciebie aktywności i jak najszybszego odpowiadania na wiadomości, postaraj się ograniczyć czas spędzany na e-mailach. Na przykład możesz sprawdzić pocztę na początku i na końcu dnia pracy.

Oprócz tej opcji staraj się być bardziej konkretny podczas pisania e-maili. Dzięki temu komunikacja z kolegami lub partnerami będzie bardziej precyzyjna, dzięki czemu unikniesz e-maili w obie strony. Dzięki temu będziesz mniej rozpraszany przez e-maile, co pomoże Ci być bardziej wydajnym i produktywnym.

Zautomatyzuj powtarzające się zadania

Zadania cykliczne to te, które występują regularnie, na przykład codziennie, raz w tygodniu lub raz w miesiącu. Mogą to być czynności, takie jak odpowiadanie na e-maile i uczestnictwo w spotkaniach.

Aby zaoszczędzić czas poświęcony na powtarzające się zadania, powinieneś je monitorować za pomocą aplikacji do śledzenia zadań. Wtedy będziesz dokładnie wiedzieć, ile godzin dziennie poświęcasz na powtarzające się zadania. W ten sposób będziesz w stanie zautomatyzować niektóre z tych zadań.

Na przykład możesz użyć Clockify do tworzenia szablonów dla swoich projektów. Jest to całkiem praktyczne, jeśli ty i twój zespół zwykle zajmujecie się projektami, które wymagają tego samego zestawu zadań. Po utworzeniu szablonu możesz w przyszłości użyć go w dowolnym podobnym projekcie.

Mówiąc o zarządzaniu pocztą e-mail, powinieneś zacząć kategoryzować swoje wiadomości za pomocą etykiet. Etykiety to pewnego rodzaju foldery w Twojej skrzynce odbiorczej. Na przykład możesz dodać etykietę „Ważne”, aby w dowolnym momencie uzyskać łatwy dostęp do tego folderu, ignorując inne wiadomości. Gdy już zadbasz o swoją skrzynkę odbiorczą, będziesz mógł skoncentrować się tylko na pracy i zwiększyć swoją wydajność i produktywność.

Pomyśl o swoim zdrowiu i potrzebie doładowania

Kiedy jesteś głodny lub śpiący, nie będziesz w stanie jasno myśleć i być produktywnym. Dlatego nigdy nie lekceważ tego, jak ważny jest dobry sen lub zjedzenie śniadania.

W rzeczywistości istnieją szczególne rodzaje żywności, które są wyjątkowo dobre dla twojego mózgu, a tym samym dla twojej produktywności. To jest super żywność, a my już mamy blog poświęcony przekąskom superfood, które mogą zwiększyć produktywność.

Oprócz jedzenia i spania pamiętaj o regularnych ćwiczeniach. Nawet jeśli nie jesteś jego fanem, możesz przynajmniej porozmawiać o spacerze każdego dnia po pracy. Wkrótce zdasz sobie sprawę, jak ta rutyna pomaga Ci się naładować i odprężyć po pracy.

Wniosek

Skuteczne wykonywanie zadań oznacza ich prawidłowe i szybkie wykonywanie. Aby to zrobić, musisz skupić uwagę tylko na swoich zadaniach i unikać rozpraszania się.

Jak to robisz? Pracując w krótkich sesjach lub podążając za rytmem dobowym. Upewnij się, że Twój mózg również potrzebuje przestoju, więc możesz swobodnie wędrować myślami. Ta aktywność z pewnością podniesie Twoją efektywność.

Co więcej, jeśli chcesz popracować zarówno nad swoimi umiejętnościami w zakresie wydajności, jak i produktywności, ten artykuł zawiera kilka przydatnych wskazówek, które możesz wypróbować.