Opłata zwrotna: zalety, wady i wskazówki

Rozważmy taki scenariusz z życia wzięty — sklep detaliczny zamawia u hurtownika partię 500 markowych toreb i określa, że ​​torby powinny dotrzeć w określonym terminie w ramach planowanej promocji.

Jednakże torby docierają 3 dni później niż uzgodniony termin dostawy. W rezultacie sprzedawca przegapił okno promocyjne, co spowodowało utratę sprzedaży wynoszącą 1000 USD. Wyrażając rozczarowanie opóźnieniem, sprzedawca detaliczny zwraca się do hurtownika o zrekompensowanie utraty przychodów poprzez przesłanie faktury na kwotę 1000 USD.

Innymi słowy, sprzedawca detaliczny wykorzystuje zaległości w celu odzyskania utraconych przychodów od hurtownika.

Czym dokładnie są obciążenia zwrotne i jaki mają wpływ na Twój biznes?

W tym poście na blogu przyjrzymy się bliżej, czym są obciążenia zwrotne i jak działają, podając kilka przykładów z życia. Przed przedstawieniem 6 inteligentnych strategii, które pozwolą zmaksymalizować Twoje szanse na sukces w przypadku zaległych opłat, podkreślimy również ich wady i zalety.

Co to jest obciążenie zwrotne?

Zaległe opłaty to rachunki, które jedna strona (np. sprzedawca detaliczny lub wykonawca) wysyła innej stronie (np. dostawcy hurtowemu lub podwykonawcy), jeśli poniesie ona straty w wyniku działań lub błędów drugiej strony.

Aby jednak móc naliczać zaległe opłaty, obie strony powinny mieć podpisaną prawnie wiążącą umowę określającą, w jakich sytuacjach dochodzi do naliczania zaległych opłat.

W swojej książce zatytułowanej Construction Accounting Deskbook autorzy Louis P. Miramontes i Huge L. Rice definiują zaległości w kontekście budownictwa jako:

„Rachunki za wykonaną pracę lub koszty poniesione przez jedną ze stron, które zgodnie z umową powinny były zostać wykonane lub poniesione przez stronę, na którą wystawiany jest rachunek. Właściciele zwracają opłaty generalnym wykonawcom, a generalni wykonawcy zwracają opłaty podwykonawcom.

Zaległości, choć zwykle spotykane w branży budowlanej, są również powszechne w branżach handlu detalicznego, produkcyjnego i finansowego.

Na przykład firma zatrudniająca programistę może obciążyć go zaległościami, jeśli programista opóźni projekt lub jeśli oprogramowanie będzie miało wady.

Wydawca karty kredytowej może obciążyć klienta kosztami zaległymi, jeśli ten nie ureguluje swoich należności w terminie. W kontekście kart kredytowych mogłeś spotkać się również z terminem „obciążenia zwrotne”.

Nie obwiniamy Cię, jeśli zastanawiasz się, czy obciążenia zwrotne i obciążenia zwrotne to synonimy. Poniższa sekcja rzuca światło na ten temat.

Obciążenia zwrotne i obciążenia zwrotne: jaka jest różnica?

W przeciwieństwie do obciążeń zwrotnych stosowanych w wielu branżach, obciążenia zwrotne są zwykle stosowane w branży kart kredytowych. Według Federalnej Komisji Handlu proces obciążenia zwrotnego ma na celu ochronę konsumentów przed fałszywymi, niechcianymi lub nieprawidłowymi obciążeniami karty kredytowej.

Aby lepiej zrozumieć różnicę między zaległymi opłatami a obciążeniami zwrotnymi, skontaktowaliśmy się z Francisem Fabrizim, AATQB (wykwalifikowanym księgowym stowarzyszenia Association of Accounting Technicians) w Keirstone Limited.

Według Fabriziego rozróżnienie między terminami dotyczy tego, kto wystawia zarzuty i kto je rozlicza. W przeciwieństwie do opłat wstecznych, w przypadku których strona odpowiedzialna (handlowiec, sprzedawca, klient lub podwykonawca) dokonuje płatności bezpośrednio na rzecz strony domagającej się zaległych opłat, obciążenia zwrotne są zazwyczaj rozliczane przez banki dopiero po bezskutecznie rozstrzygniętym sporze:

„Obciążenia zwrotne są zwykle stosowane w celu rozstrzygania sporów między sprzedawcami a klientami, gdy klient próbował już rozwiązać problem bezpośrednio ze sprzedawcą, ale bezskutecznie”.

Fabrizi wyjaśnia na przykładzie, jak zazwyczaj działają obciążenia zwrotne. Załóżmy, że klient kupuje produkt w sklepie za pomocą karty kredytowej i stwierdza, że ​​produkt jest wadliwy. Następnie proszą sklep o zwrot kwoty, na co sprzedawca odmawia. Klient składa teraz skargę do swojego banku, który wystawia mu obciążenie zwrotne w celu zwrotu kwoty.

Bank później odzyskuje kwotę od sprzedawcy.

Podobnie klient może zakwestionować nieprawidłowe lub niechciane obciążenia naliczone przez wystawcę karty kredytowej. W takim przypadku bank wydający (bank, który wydał kartę kredytową) tymczasowo cofa opłaty do czasu zbadania sprawy.

Jak działają opłaty zwrotne?

Zobaczmy jak zaległości działają w praktyce na przykładzie z branży budowlanej.

Wykonawca robót budowlanych (jedna strona) zawiera umowę z podwykonawcą (druga strona) na wykonanie instalacji elektrycznej budynku.

Jeżeli podwykonawca nie zakończy prac w uzgodnionym terminie, skutkuje to opóźnieniem inwestycji, gdyż pozostałe zadania uzależnione są od zakończenia prac elektrycznych. Opóźnienia te mogą przełożyć się na dodatkowe koszty dla wykonawcy, który może być zmuszony do zatrzymania pracowników na dłuższy okres niż pierwotnie planowano.

W tej sytuacji wykonawca może zaliczyć te dodatkowe koszty robocizny jako zaległości wobec podwykonawcy.

Ogólnie rzecz biorąc, zaległe opłaty pomagają:

• Rozdzielaj koszty sprawiedliwie,
• Promuj odpowiedzialność,  
• Ułatwienie rozstrzygania sporów i
• Usprawnij zarządzanie projektami.

Pociągając strony do odpowiedzialności za swoje działania, zaległe opłaty promują przejrzystość i sprawiedliwość finansową.

Teraz możesz się zastanawiać, czy zaległe opłaty są prawem prawnym. W kolejnej części skupiono się na prawnych aspektach zaległych opłat.

Czy obciążenia zwrotne są prawem prawnym?

Ponieważ nie istnieją żadne szczególne przepisy dotyczące zaległości, są one zazwyczaj regulowane w umowie między dwiema stronami, na przykład:

• Wykonawca i podwykonawca,
• Sprzedawca detaliczny i hurtownik,
• Wystawca karty kredytowej i konsumenci, lub
• Producent i dystrybutor.

Prawidłowo sporządzone umowy, które są wspólnie uzgodnione, są prawnie wiążące. Oznacza to, że jeśli jedna ze stron naruszy warunki umowy, druga strona ma prawo podjąć działania, takie jak dochodzenie roszczeń lub wszczęcie postępowania sądowego.

Jednakże w branży budowlanej istnieją pewne przepisy, takie jak ustawa o szybkiej wypłacie, które pośrednio wpływają na zaległości. Ustawa o szybkiej płatności gwarantuje, że wykonawcy i podwykonawcy otrzymają zapłatę na czas.

Wiele stanów (by wymienić tylko Kolorado, Teksas, Nowy Jork, Illinois, Maryland i Karolina Południowa) przyjęło model funduszu powierniczego, w którym pieniądze, które właściciele płacą wykonawcy, są przechowywane w funduszu powierniczym. Wykonawca może wykorzystać fundusz powierniczy jedynie w celu zapłaty podwykonawcom za wykonane prace.

Innymi słowy, wykonawca nie może wstrzymać funduszy powierniczych jako zaległości z tytułu wadliwych prac wykonanych przez podwykonawcę w ramach innej umowy.

Należy zauważyć, że większość przepisów stanowych Stanów Zjednoczonych przyznaje wykonawcom lub podwykonawcom prawo do odmowy płatności, gdy inna strona nie wykona uzgodnionych zadań. Na przykład, jeśli podwykonawca nie dostarczy odpowiednich materiałów zgodnie z ustaleniami, co spowoduje wady w budynku, wykonawca może obciążyć podwykonawcę kosztami zaległymi.

Być może zastanawiasz się , jaką kwotę strona może dochodzić z tytułu zaległości.

Według National Law Review strona dochodząca zaległych opłat (w powyższym przykładzie wykonawca) może wystawić fakturę jedynie na kwotę równą wydatkom na naprawę nieprawidłowo wykonanej pracy.

Jaki jest przykład obciążenia zwrotnego?

Oto niektóre z typowych powodów dochodzenia zaległych opłat:

• Opóźnienia,
• Uszkodzenie mienia,
• Wadliwe materiały lub wykonanie oraz
• Nieprzestrzeganie przepisów BHP w miejscu pracy.

Omówimy przykłady z życia codziennego dla każdego scenariusza, aby pomóc Ci lepiej zrozumieć, jak działają zaległości.

Przykład nr 1: Zaległe opłaty za opóźnienia

W powyższej sekcji widziałeś, jak niewykonanie pracy w terminie może skutkować naliczeniem zaległości. Zaległe opłaty mogą również powstać, jeśli dostawca dostarczy towary z opóźnieniem lub klient nie dokona terminowych płatności za zakupione usługi lub towary.

Ponadto wydawcy kart kredytowych mogą również nakładać opłaty za zwłokę w przypadku, gdy posiadacz karty nie dokona płatności kartą kredytową w terminie. Opłaty te stanowią karę za niedotrzymanie terminu płatności określonego w umowie.

Z zaległych opłat mogą korzystać także sprzedawcy hurtowi i detaliczni, gdy druga strona opóźnia płatności. Na przykład XYZ jest hurtowym sprzedawcą przypraw. John prowadzi sklep detaliczny i regularnie kupuje przyprawy od XYZ, więc hurtownia co miesiąc wysyła Johnowi faktury.

Jednakże w lipcu firma XYZ jak zwykle dostarczyła Johnowi przyprawy, ale nie rozliczyła kilku pozycji. W rezultacie właściciel XYZ dodał te pozycje jako zaległe należności do rachunku, który wysłał Johnowi w sierpniu.

Przykład nr 2: Zaległe obciążenia za szkody majątkowe

Są to wydatki poniesione przez jedną ze stron w wyniku szkody majątkowej wyrządzonej przez drugą stronę. Opłaty są zazwyczaj fakturowane stronie odpowiedzialnej i służą do odzyskania kosztów naprawy szkody.

Na przykład, jeśli gość hotelowy wyrządzi szkody w pokoju hotelowym, takie jak połamane meble lub zdewastowane mienie, hotel może obciążyć Cię zaległymi opłatami w celu odzyskania kosztów naprawy lub wymiany uszkodzonych przedmiotów.

Przykład nr 3: Zaległe opłaty za nieodpowiednie wykonanie

Jedną z najczęstszych przyczyn zaległości jest zła jakość wykonania.

Shea Connelly Development (SCD) zatrudniła firmę Revive jako podwykonawcę dwóch projektów budowlanych, jednego w Park Place i drugiego w Glendale.

SCD stwierdziło, że praca Revive w Park Place nie spełnia standardów, więc zwolnili Revive z tego projektu. Firma SCD stwierdziła, że ​​musiała zatrudnić innego podwykonawcę, aby naprawić złą jakość pracy firmy Revive przy projekcie Park Place. W rezultacie odliczyliby kwotę wydaną na naprawę pracy Revive od wszelkich płatności należnych Revive.

Oto kolejny scenariusz z branży nieruchomości. Załóżmy, że właściciel nieruchomości zatrudnił firmę zarządzającą nieruchomością do utrzymania budynku mieszkalnego. Umowa pomiędzy obiema stronami określa określone obowiązki i standardy jakości.

Po rutynowej inspekcji apartamentowca właściciel odkrywa, że ​​występują problemy, takie jak zepsute urządzenia zabezpieczające i nienaprawione uszkodzenia na zewnątrz budynku.

Właściciel kontaktuje się z firmą zarządzającą nieruchomością, aby poinformować ją o problemach i prosi ją o ich naprawienie w określonym terminie. Pomimo upomnienia firma tego nie robi.

Właściciel nieruchomości rozwiązuje problemy, zatrudniając inną firmę i oblicza koszty usunięcia usterek. Następnie właściciel obciąża te wydatki firmą zarządzającą nieruchomościami jako zaległe należności.

Przykład nr 4: Zaległe opłaty za kwestie bezpieczeństwa

Załóżmy, że dostawca żywności zawiera umowę z firmą zajmującą się przetwórstwem żywności na dostawę określonych składników żywności najwyższej jakości.

Dostawca dostarcza składniki i jako że jest to pierwsza partia składników, zakład przetwórstwa spożywczego przeprowadza dokładną kontrolę jakości. Firma stwierdziła, że ​​niektóre składniki są zanieczyszczone, co może prowadzić do zagrożeń dla zdrowia.

Przedsiębiorstwo przetwórstwa spożywczego nalicza zaległe opłaty w celu pokrycia kosztów przeprowadzenia kontroli jakości i utylizacji zanieczyszczonych produktów.

Opłaty za zaległości związane z kwestiami bezpieczeństwa są również powszechne w branży budowlanej.

Wykonawca robót betonowych z siedzibą w Londynie zatrudnił firmę Bathgate Realizations Civil Engineering Limited, podwykonawcę robót betonowych w ramach projektu budowlanego.

Multiplex zatrudnił także innego podwykonawcę, firmę BRM Construction, do zaprojektowania platformy ślizgowej (sprzętu budowlanego, który w sposób ciągły wylewa i kształtuje beton), która była używana do prac betoniarskich wykonywanych przez Bathgate.

W późniejszym terminie Multiplex rozwiązał umowę ze zbankrutowaną firmą Bathgate i zatrudnił nowego podwykonawcę. Po sprawdzeniu dotychczas wykonanych prac nowy podwykonawca stwierdził, że zarówno wiertnica, jak i elementy betonowe są wadliwe i niebezpieczne.

Multiplex zażądał zwrotu kosztów wymiany niebezpiecznego sprzętu i robót betonowych w wysokości ponad 12 milionów funtów (około 14,6 miliona dolarów) zarówno od BRM, jak i Bathgate.

Zalety opłat zwrotnych

Zaległości w niektórych sytuacjach mogą mieć wiele zalet – szczególnie w budownictwie i stosunkach umownych, gdzie problemy wymagają szybkiego rozwiązania. Oto niektóre z najczęstszych zalet korzystania z opłat zwrotnych.

Zaleta nr 1: Zaległe opłaty mogą pomóc w odzyskaniu kosztów

Według Toma Zauli, starszego wiceprezesa i dyrektora generalnego SOFTRAX, największą zaletą zaległych opłat jest to, że pomagają firmie odzyskać przychody, które w przeciwnym razie mogłyby wymknąć się spod kontroli:

„Główną korzyścią z opłat wstecznych jest to, że proces ten pozwala firmie odzyskać przychody, które w przeciwnym razie zostałyby utracone”.

Zaległe opłaty mogą zapewnić poziom ochrony w przypadku, gdy podwykonawca lub sprzedawca nie wywiąże się ze swoich zobowiązań. Opłaty te pozwalają na odzyskanie kosztów, które w przypadku złożonych projektów mogą sięgać milionów.

Aby zwiększyć swoje szanse na odzyskanie zaległych opłat, pamiętaj, aby zawsze wystawiać faktury innym podmiotom szybko i dokładnie.

Zaleta nr 2: Zaległe opłaty promują rozliczalność i odpowiedzialność

Zaległe opłaty mogą pomóc w promowaniu odpowiedzialności, zniechęcając do łamania umów i odstraszając od pracy o niskiej jakości. Zachęca to wszystkie zaangażowane strony – czy to dostawców, podwykonawców, wystawców kart kredytowych czy klientów – do odpowiedzialnego działania i unikania zaległości.

Na przykład producent żywności zawiera umowę ze sprzedawcą detalicznym na dostawę produktów spożywczych na czas. Dzięki umieszczeniu klauzuli o zaległościach producent wie, że jeśli nie dostarczy produktów dobrej jakości lub nie dostarczy ich w terminie, zostanie obciążony zaległościami.

W rezultacie producent dokłada wszelkich starań, aby uniknąć opóźnień lub problemów z jakością.

Podobnie sprzedawca detaliczny rozumie potrzebę starannego monitorowania jakości produktów i śledzenia ewentualnych wydatków związanych z usuwaniem opóźnień lub wadliwych produktów. Dzięki tej czujności mogą oni zgodnie z prawem dochodzić zwrotu należności, jeśli druga strona nie wywiąże się ze swoich zobowiązań.

Zaleta nr 3: Zaległe opłaty mogą skutkować lepszym zarządzaniem projektami

Śledząc i dokumentując zaległości, właściciele projektów i księgowi mogą uzyskać wgląd w całkowitą kwotę należności i zobowiązań. Należności odnoszą się do pieniędzy, które klienci są winni firmie, a zobowiązania do zapłaty to pieniądze, które firma jest winna swoim dostawcom lub wierzycielom.

Właściciele projektów mogą również zauważyć obszary, w których koszty rosną z powodu błędów lub zaniedbań ze strony dostawców lub podwykonawców. Następnie mogą zająć się tymi obszarami, aby zoptymalizować zarządzanie kosztami projektu.

Zaleta nr 4: Zaległe opłaty mogą pomóc w zapobieganiu sporom

Zdaniem Toma Zauli, zaległości mogą odegrać kluczową rolę w zapobieganiu częstym przyczynom sporów w świecie biznesu:

• Słaba jakość pracy,
• porzucenie projektu,
• Oszukańcze działania i
• Kwestie związane z płatnościami.

Powołując się na przykład branży budowlanej, Tom wyjaśnia, że ​​zaległości odstraszają podwykonawców od robienia czegokolwiek innego niż najlepsza robota:

„W ramach środka odstraszającego należałoby uwzględnić zaległe opłaty w umowie podwykonawcy, najlepiej wtedy, gdy podwykonawca potwierdził możliwość wystąpienia zaległych opłat. Mogłoby się to skończyć tak, że klauzula dotycząca obciążenia zwrotnego utrzymuje podwykonawcę na czas w dotrzymaniu rygorystycznego terminu, ponieważ zdaje sobie on sprawę, że jakiekolwiek opóźnienie z jego strony spowoduje obciążenie zwrotne”.

Tom podkreśla również znaczenie „jasnej i terminowej komunikacji” w celu rozwiązania sprawy, która wymagała zaległych opłat.

Poza tym należy podkreślić znaczenie dokumentacji jako narzędzia rozwiązywania sporów – obie strony muszą jasno sformułować warunki umowy i skrupulatnie dokumentować wszelkie niedociągnięcia.

Na przykład, jeśli jedna ze stron jest w stanie dokładnie udokumentować wadliwą pracę strony odpowiedzialnej, może uzasadnić podstawy nałożenia takich opłat.

W przypadku sporu prawnego dotyczącego zaległości, dokładna i kompleksowa dokumentacja może pomóc obu stronom w uzasadnieniu swoich roszczeń.

Zaleta nr 5: Zaległe opłaty pomagają rozwiązać problemy z jakością

Jak widzieliśmy powyżej, zaległe opłaty mogą działać odstraszająco na pracę o niskiej jakości.

Opłaty te zapewniają również mechanizm rozwiązywania i korygowania problemów z jakością lub braków w:

• Jakość wykonania,
• Materiały lub
• Zgodność z wymogami umowy.

Może to pomóc w zapewnieniu, że projekt spełnia pożądaną jakość i standardy. Wykorzystując opłaty za zwłokę jako narzędzie zniechęcające do pracy o niskiej jakości, kierownicy projektów mogą zminimalizować koszty jakości (całkowity koszt, jaki firma ponosi w celu zapewnienia jakości swoich produktów lub usług).

Wady opłat zwrotnych

Zaległe opłaty mają kilka wad, które mogą mieć wpływ na obie strony umowy. Oto niektóre z najczęstszych wad opłat zaległych.

Wada nr 1: Zaległe opłaty mogą prowadzić do sporów

Jak być może pamiętasz z wcześniejszej części dotyczącej świadczeń, podkreśliliśmy, w jaki sposób zaległe płatności mogą pomóc w rozstrzyganiu sporów. Sprzeczne może wydawać się wspomnienie, że mogą one być także źródłem sporów.

Niemniej jednak dokładność obu stwierdzeń zależy od:

• Jasność warunków umownych dotyczących zaległości,
• Jak dokładna jest dokumentacja dotycząca zaległości i
• Sposób, w jaki realizowane są opłaty za zwrot.

W branży finansowej spory związane z obciążeniami kart kredytowych (lub obciążeniami zwrotnymi) są powszechne, a stawka obciążeń zwrotnych wynosi 0,60%. Oznacza to, że 6 na 1000 transakcji dokonanych kartą kredytową jest kwestionowanych.

Według Fabrizi, biorąc pod uwagę, że zaległości mogą prowadzić do sporów prawnych i wpływać na relacje biznesowe, należy je stosować jedynie w ostateczności, po wypróbowaniu innych sposobów rozwiązywania sporów lub zapobiegania im:

„Należy pamiętać, że zaległe opłaty mogą stworzyć negatywną i kontradyktoryjną relację między stronami, prowadząc do nieufności i urazy. Mogą być także przedmiotem sporów i wyzwań prawnych, zwłaszcza jeśli nie są poparte wystarczającymi dowodami lub dokumentacją albo naruszają warunki umowy lub obowiązujące przepisy prawa i regulacje.”

Jak widać, skrupulatna dokumentacja jest kluczem do zapobiegania takim sporom.

Wada nr 2: odzyskanie zaległych opłat może być trudne

Istnieje wiele powodów, dla których odzyskanie zaległych należności może być trudne, np.:

• Opóźnienie w rozliczeniu z tytułu zaległych opłat: Jeżeli zaległe opłaty nie zostaną przesłane w bieżącym cyklu rozliczeniowym, strona otrzymująca może zostać niemile zaskoczona. Ci ostatni w tym przypadku mogą nie pamiętać powodów zaległych opłat lub nie być gotowi na ich uiszczenie.
• Niewystarczająca dokumentacja : brak dokumentacji (lub źle utrzymane dokumenty) może utrudnić stronie domagającej się zaległych opłat udowodnienie swojego roszczenia. Jest to szczególnie ważne, jeśli odbiorca złoży pozew kwestionujący zaległe należności. Generalnie ciężar udowodnienia, że ​​druga strona zalega z zaległościami, spoczywa na powodzie (tym, który dochodzi roszczeń od drugiej strony).
• Brak komunikacji: Jeżeli odbiorca zaległych opłat dowie się o opłatach dopiero po otrzymaniu rachunku, prawdopodobieństwo, że będzie w stanie natychmiast zapłacić kwotę, jest niskie.

Ponadto, ponieważ zaległe należności są często kwestionowane, odzyskanie należności może być skomplikowanym procesem i często może wiązać się z długimi sporami prawnymi.

Wada nr 3: Zaległe opłaty mogą zostać niewłaściwie wykorzystane

Możliwość niewłaściwego wykorzystania zaległych opłat jest wysoka, szczególnie gdy warunki umowy są niejasne lub źle sformułowane.

Strona może nadużyć zaległych opłat, zawyżając koszty, powołując się na złą jakość pracy bez dowodów lub dodając dodatkowe opłaty, które nie były częścią pierwotnej umowy.

Oto kolejny sposób na niewłaściwe wykorzystanie zaległych opłat. Niektórzy wykonawcy zatrudniają tych samych podwykonawców w ramach wielu kontraktów. Wykonawcy ci dodają do umowy niedozwolone klauzule, że jeżeli podwykonawca wykona wadliwe prace w ramach jednej umowy, zaległości będą obowiązywać we wszystkich pozostałych umowach.

Oznacza to, że jeśli podwykonawca wykona wadliwe prace w ramach bieżącego projektu, wykonawca może pobrać opłaty za wszystkie inne projekty , które podwykonawca realizuje dla wykonawcy.

W niektórych przypadkach zaległe opłaty są stosowane jako forma odwetu. Jeżeli jedna ze stron jest niezadowolona z wyników lub działań drugiej strony, może ona zastosować środek karny w postaci zaległych opłat, nawet jeśli opłaty te nie są uzasadnione.

Wada nr 4: Zaległe opłaty mogą być zabójcą w ostatecznym rozrachunku

Jeżeli strona otrzymująca zaległe opłaty odmówi dokonania płatności, podmiot wystawiający te opłaty może zostać zmuszony do pokrycia tych kosztów.

Na przykład, jeśli dostawca odmawia zapłaty sprzedawcy detalicznemu opłat za opóźnioną dostawę towarów, ten ostatni musi ponieść te koszty.

Nawet jeśli dostawcy lub podwykonawcy zgadzają się uiścić zaległe opłaty, ci, którzy domagają się zaległych opłat, tracą czas i pieniądze w dochodzeniu płatności. Długotrwałe procesy rozstrzygania sporów mogą prowadzić do obciążeń finansowych dla strony domagającej się zaległych opłat, co ma wpływ na harmonogramy i budżety projektów.

Możemy przyjrzeć się danym z badania przeprowadzonego przez firmę Arcadis, aby uzyskać pogląd na koszty i harmonogramy.

Z badania wynika, że ​​choć wartość sporów w branży budowlanej w 2020 roku osiągnęła średnio 54,26 mln dolarów, to ich rozstrzygnięcie trwało 13,4 miesiąca.

Wskazówki, jak odnieść sukces w przypadku zaległych opłat

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, kierownikiem projektu czy dostawcą, który chce obciążyć zaległe należności innej stronie, dzięki tym wskazówkom możesz zmaksymalizować szanse na odzyskanie należności.

Wskazówka nr 1: Przygotuj niezawodny kontrakt

Większość sporów dotyczących zaległości wynika z źle sporządzonych umów lub braku zrozumienia treści umowy.

Zatem pierwszym krokiem do odzyskania zaległych opłat jest sporządzenie niezawodnej umowy, która jasno określa:

• Zakres prac,
• Oczekiwane standardy jakości,
• Terminy i
• Zasady płatności.

Co najważniejsze, opisz warunki, w jakich można zastosować zaległe opłaty (takie jak niska jakość materiałów lub nieuprzątnięcie miejsca pracy), proces ich wydawania i związane z tym koszty.

Wskazówka nr 2: Zapewnij ciągłą komunikację

Utrzymując stały przepływ komunikacji, możesz uniknąć nieporozumień i poprawić relacje z dostawcami/podwykonawcami. Bieżąca komunikacja może również zwiększyć szanse na odzyskanie ewentualnych zaległości.

Zaplanuj regularne spotkania projektowe z dostawcami, podwykonawcami lub innymi stronami trzecimi, w zależności od przypadku, aby dokonać przeglądu postępów, rozwiać wątpliwości i omówić kwestie, które mogą potencjalnie prowadzić do zaległości.

Otwarta komunikacja pomoże także uniknąć przykrych niespodzianek w przypadku przesłania rachunku za zaległości – twierdzi Tom Zauli.

„Firma powinna prowadzić otwartą i proaktywną komunikację z klientem/stroną dotkniętą na wszystkich etapach procesu naliczania zaległych opłat, w tym na temat przyczyny poniesienia opłaty. Komunikacja pomoże w ustaleniu oczekiwań, powstrzymaniu eskalacji sprawy i utrzymaniu relacji z klientem w nienaruszonym stanie.”

Wskazówka nr 3: Przeprowadzaj regularne kontrole jakości

Okresowe kontrole jakości mogą pomóc w zapewnieniu, że praca jest wykonywana zgodnie z określonymi normami.

Co więcej, jeśli znajdziesz jakieś braki, możesz stworzyć formalne raporty o brakach i udostępnić je stronie odpowiedzialnej. Jeśli strona odpowiedzialna nie usunie braków w określonym terminie, raporty można wykorzystać jako podstawę do roszczeń z tytułu zaległości.

Wskazówka nr 4: Dokumentuj wszystko

Prowadź skrupulatną dokumentację wszystkich działań związanych z projektem, takich jak postęp prac, zlecenia zmian i wyniki kontroli jakości.

Rób zdjęcia, aby udokumentować stan pracy na różnych etapach, zwłaszcza jeśli istnieją wątpliwości co do jakości pracy lub jej zgodności.

Dokumentacja ta jest ważna dla udokumentowania ewentualnych zaległości.

Przede wszystkim nie zapomnij udokumentować komunikacji z podwykonawcami lub dostawcami, w tym ustnych umów, których później możesz nie pamiętać dokładnie.

Wskazówka nr 5: Podejmij etapowe podejście do dochodzenia zaległych opłat

Chociaż nie ma konkretnych przepisów regulujących kwestie zaległych płatności, ważne jest, aby wiedzieć, jakie kroki należy wykonać, ubiegając się o zaległe należności. Może to zwiększyć Twoje szanse na odzyskanie należności w przypadku sporu.

W branży budowlanej National Law Review zaleca, aby osoba dochodząca zaległych opłat najpierw przekazała sprzedawcy lub podwykonawcy pisemne zawiadomienie o wadliwej pracy. W ogłoszeniu należy szczegółowo opisać wszelkie kwestie związane z usługami lub materiałami.

Proces ten może również działać w innych branżach i kontekstach.

Jeżeli w umowie określono termin, w którym strona odpowiedzialna ma usunąć te braki, należy zapewnić jej taką możliwość.

Jeśli strona odpowiedzialna nie podejmie działań pomimo Twojego powiadomienia, pamiętaj o poinformowaniu jej na piśmie o środkach naprawczych, jakie podejmiesz w celu usunięcia wadliwej pracy.

Zapewniając stronie odpowiedzialnej możliwość obecności podczas wykonywania prac naprawczych, upewnij się, że dokumentujesz proces naprawy. Możesz na przykład robić zdjęcia lub filmy z przeprowadzonych prac naprawczych.

Po zakończeniu naprawy należy dostarczyć wszystkie odpowiednie faktury, kosztorysy i inne dokumenty stronie odpowiedzialnej.

Wskazówka nr 6: Niezwłocznie śledź i fakturuj opłaty zwrotne

Brak terminowego wystawienia faktury za zaległe należności może spowodować, że strona odpowiedzialna zapomni o zaległych należnościach. Tom Zauli podkreśla znaczenie szybkiego i dokładnego fakturowania, aby zmaksymalizować szanse na odzyskanie zaległych opłat:

„Zachęcam wszystkie firmy, aby upewniały się, że wszystkie rozliczenia są wykonywane prawidłowo i terminowo, mając odpowiednią automatyzację i kontrolę w procesie rozliczeń”.

Jednym ze sposobów zapewnienia dokładności i terminowości faktur jest użycie narzędzi do śledzenia czasu i fakturowania, takich jak Clockify.

Clockify umożliwia tworzenie projektów dla każdej umowy lub umowy podwykonawstwa, w przypadku której mogą obowiązywać opłaty zaległe. Pomaga to dokładnie śledzić czas i wydatki.

Możesz dodawać wpisy czasu (zarówno pracy rozliczanej, jak i niepłatnej) za każdym razem, gdy wykonujesz pracę związaną z konkretnym projektem lub zadaniem w Clockify. Wpisy czasu mogą obejmować godziny spędzone na usuwaniu braków, przeróbkach lub innych działaniach związanych z zaległościami.

Oprócz śledzenia czasu, dzięki Clockify możesz także rejestrować wydatki na każdy projekt, nad którym pracujesz. Do każdego wydatku można dołączyć szczegółowe notatki opisujące wykonaną pracę, powód powstania zaległości oraz wszelkie istotne informacje uzupełniające, takie jak rachunki. Wydatki mogą obejmować koszty materiałów, koszty podwykonawcy lub wszelkie inne wydatki bezpośrednio związane z problemem zaległości.

Dokumentacja ta ma kluczowe znaczenie dla uzasadnienia zaległości.

Później będziesz mógł zaprezentować wszystkie wydatki na fakturze.

Co więcej, możesz generować spersonalizowane raporty związane z każdym projektem lub umową podwykonawczą. Raporty te mogą służyć jako kompleksowy zapis poniesionego czasu i wydatków, co ułatwia przedstawienie jasnego uzasadnienia w przypadku zaległości.

Wniosek: Dokumentacja i śledzenie kosztów to klucze do skutecznego rozliczania kosztów

Zaległe płatności mogą być dla firm świetnym sposobem na śledzenie swoich finansów i upewnienie się, że wszyscy są pociągani do odpowiedzialności. Możesz skorzystać z opłat zaległych, aby zapobiegać sporom lub je rozwiązywać oraz usprawniać zarządzanie projektami.

Należy jednak pamiętać, że należy z nich korzystać w sposób odpowiedzialny, pamiętając o zobowiązaniach umownych i obowiązujących przepisach prawa.

Ostatecznie skuteczność zaległości zależy od sporządzenia jasnych umów, skrupulatnej dokumentacji i śledzenia kosztów.

Postępując zgodnie ze wskazówkami, które wymieniliśmy powyżej, możesz poprawić swój sukces dzięki zaległym opłatom.

Mimo to zachęcamy Cię do zasięgnięcia porady prawnej przed wprowadzeniem zaległych opłat do swojej strategii biznesowej.

‼️ Czy macie jakieś wskazówki, jak zwiększyć szanse na odzyskanie zaległych należności? Być może napotkałeś wyjątkowe wyzwania podczas fakturowania zaległych opłat. Zapraszamy do podzielenia się z nami tymi wskazówkami i doświadczeniami pod adresem [email protected], a my dołożymy wszelkich starań, aby rzucić na nie światło reflektorów w naszym następnym artykule. Jeśli ten artykuł był dla Ciebie pouczający, rozważ naciśnięcie przycisku udostępniania i przekazanie wiedzy innym.