5 najlepszych narzędzi programowych do unikania nieładu w dokumentacji projektu budowlanego

Zarządzanie dokumentami projektu budowlanego może być obciążeniem administracyjnym, jeśli nie używasz odpowiednich narzędzi.

Wykonawcy i firmy budowlane, ostrzeżenie: Jeśli uważasz, że uzyskanie licencji oraz zatwierdzenie umów i projektów to koniec twoich obowiązków związanych z dokumentacją, zastanów się jeszcze raz.

Bałagan w dokumentach projektowych w niepozorny sposób niszczy wydajność operacyjną. A to jest złe dla Twojej firmy.

Według raportu opracowanego przez PlanGrid i grupę doradczą FMI, w 2018 r. przemysł budowlany miał stracić około 177 miliardów dolarów na kosztach pracy z powodu czasu spędzonego na czynnościach, takich jak wyszukiwanie danych projektowych (poprawione rysunki, arkusze cięcia materiałów i inne informacje). .

Dla przeciętnej średniej firmy budowlanej straty oszacowano na ponad 2 miliardy dolarów rocznie.

Na szczęście istnieją rozwiązania programowe do zarządzania budową, które oferują wyspecjalizowane funkcje, które pomogą Twojej firmie usprawnić procesy zarządzania dokumentami. Przygotowaliśmy ten raport dotyczący pięciu narzędzi do zarządzania budową, które są wysoko oceniane przez użytkowników Capterra.

Oto kluczowe korzyści płynące z używania oprogramowania do zarządzania dokumentacją projektu budowlanego:

• Popraw identyfikowalność: Uporządkuj odpowiednie dokumenty w centralnej lokalizacji, aby ułatwić ich wyszukiwanie.
• Popraw dokładność dokumentacji: Zminimalizuj błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.
• Unikaj problemów ze zgodnością: utrzymuj zaktualizowane i przeszukiwalne repozytorium umów, licencji i certyfikatów.
• Usprawnij współpracę zespołową: pozwól zespołom szybciej dokumentować i udostępniać informacje związane z projektem.

Aby zostać wybranym do tego raportu, narzędzia musiały mieć ponadprzeciętną ogólną ocenę (co najmniej 4,5 na 5) i oferować odpowiednie funkcje zarządzania dokumentami.

Przeczytaj więcej o naszej metodologii selekcji tutaj.

5 najlepszych narzędzi programowych do zarządzania dokumentacją projektu budowlanego (przedstawionych alfabetycznie)

1. Przydzielający

Ocena łatwości użytkowania: 5,0/5 Ocena obsługi klienta: 5,0/5 Ogólna ocena: 5,0/5

Assignar oferuje funkcje zarządzania dokumentami, które pomagają firmom przechowywać i śledzić informacje związane ze zgodnością, takie jak certyfikaty i licencje, w jednej lokalizacji. Narzędzie wysyła automatyczne alerty o certyfikatach zgodności, które wkrótce wygasną lub już wygasły.

Kiedy możesz tego potrzebować: Koszt nieprzestrzegania standardów OSHA może kosztować Cię co najmniej 5000 USD za każde naruszenie, a OSHA nie jest jedynym organem regulacyjnym, którego muszą przestrzegać firmy budowlane. W branży z częstymi zmianami przepisów nadążanie za zmieniającymi się wymaganiami dotyczącymi zgodności jest kluczowym wyzwaniem.

Assignar może pomóc w utrzymaniu scentralizowanego repozytorium informacji, takich jak licencje pracowników/podwykonawców, doświadczenie i certyfikaty. Narzędzie ostrzega również o wygaśnięciu certyfikatu, aby zapewnić zgodność pracowników z przepisami prawa pracy i standardami bezpieczeństwa.

Śledzenie zgodności w Assignar ( źródło )

2. Współkonstrukcja

Ocena łatwości użytkowania: 4,5/5 Ocena obsługi klienta: 5,0/5 Ogólna ocena: 4,5/5

CoConstruct został zaprojektowany, aby pomóc Ci tworzyć, śledzić i organizować dokumenty potrzebne do zarządzania finansami projektu. Należą do nich nie tylko oczywiste dokumenty finansowe, takie jak budżet projektu i faktury, ale także karty czasu pracy, które znalazły szerokie zastosowanie w procesach finansowych.

Kiedy możesz tego potrzebować: w miarę rozwoju Twojej firmy budowlanej ostatecznie będziesz potrzebować narzędzia księgowego dostosowanego do branży, aby scentralizować i usprawnić procesy finansowe i dokumenty związane z projektem. Jednak w tym momencie potrzeby księgowe Twojej firmy mogą być na tyle proste, że można je zaspokoić za pomocą narzędzia oferującego szablony do szybkiego tworzenia, zarządzania i śledzenia dokumentów finansowych, takiego jak CoConstruct.

Szablon śledzenia budżetu narzędzia pomaga użytkownikom śledzić i porównywać wstępne szacunki z rzeczywistymi kosztami projektu. Podobnie szablon grafiku czasu pracy pozwala użytkownikom rejestrować czas, jaki pracownicy spędzają na zadaniach, co ostatecznie pomaga im generować raporty godzinowe, które mają być wysyłane do klientów.

Śledzenie czasu spędzonego w projektach w CoConstruct ( Źródło )

3. Myślnik

Ocena łatwości użytkowania: 5,0/5 Ocena obsługi klienta: 4,5/5 Ogólna ocena: 5,0/5

Dashpivot to narzędzie do zarządzania projektami budowlanymi, które oferuje funkcje przechwytywania i organizowania danych z terenu budowy. Jego cyfrowe formularze obsługują przesyłanie zdjęć i plików wideo, dzięki czemu zespoły na miejscu mogą gromadzić, przesyłać i przechowywać dane związane z projektem w centralnej lokalizacji.

Kiedy możesz tego potrzebować: Ręczna obsługa danych dotyczących miejsca pracy jest nie tylko czasochłonna, ale także zwiększa podatność na błędy gromadzenia danych.

Na przykład, pracownicy terenowi dokumentujący zlecenia zmian mogą nie wspomnieć o dokładnym lub kompletnym zestawie modyfikacji żądanych przez klientów. Według ankiety przeprowadzonej przez TrackVia, w której wzięło udział ponad 500 specjalistów ds. budownictwa i inżynierii, 65% menedżerów uważa, że ​​procesy ręczne powodują zmiany i przynajmniej czasami pomijają zlecenia.

Aby dokładniej rejestrować dane z placu budowy, możesz skorzystać z narzędzia takiego jak Dashpivot, które umożliwia tworzenie cyfrowych formularzy/ankiet, które służą jako standardowe szablony dla Twoich pracowników. Na przykład możesz utworzyć szablon „zlecenia zmiany”, aby upewnić się, że ekipy terenowe nie pominą żadnych niezbędnych informacji podczas rejestrowania zleceń zmiany.

Tworzenie formularza cyfrowego za pomocą Dashpivot ( Źródło )

4. Oszacuj rakietę

Ocena łatwości użytkowania: 4,5/5 Ocena obsługi klienta: 5,0/5 Ogólna ocena: 5,0/5

Estimate Rocket pomaga wykonawcom tworzyć dokumenty ważne dla zarządzania projektami, takie jak kosztorysy projektów i oferty przetargowe. Narzędzie oferuje wbudowane szablony, które pomagają wykonawcom projektować profesjonalnie wyglądające dokumenty i redukować błędy podczas kalkulacji kosztów.

Kiedy możesz tego potrzebować: Niezależnie od tego, jakim jesteś wykonawcą, nieuchronnie będziesz musiał tworzyć i zarządzać dokumentami, takimi jak propozycje ofertowe i kosztorysy budowlane. Pospiesznie utworzony raport oszacowania kosztów może zawierać błędy obliczeniowe, powielanie lub pominięcie danych i inne błędy w oszacowaniu, które mogą spowodować utratę kontraktu.

Estimate Rocket oferuje szablony, które mogą pomóc w obliczaniu szacunkowych kosztów, unikając jednocześnie błędów wprowadzania danych. Możesz dodać wymaganą ilość materiału i wymiarów, a koszty robocizny i materiałów są obliczane automatycznie.

Tworzenie raportu kosztorysowego za pomocą Estimate Rocket ( źródło )

5. PracaNimbus

Ocena łatwości użytkowania: 4,5/5 Ocena obsługi klienta: 4,5/5 Ogólna ocena: 4,5/5

JobNimbus to rozwiązanie do zarządzania budową, które umożliwia wykonawcom tworzenie scentralizowanej biblioteki wszystkich dokumentów związanych z projektem (w tym umów prawnych i gwarancji). Dodatkowe funkcje zarządzania dokumentami obejmują udostępnianie plików i podpis elektroniczny.

Kiedy możesz tego potrzebować: Tworzenie i utrzymywanie aktualnych zapisów umów umownych jest krytycznym zadaniem dla każdej firmy budowlanej.

W tym miejscu może pomóc narzędzie takie jak JobNimbus. Za pomocą tego narzędzia możesz utworzyć centralne repozytorium, aby śledzić wszystkie dokumenty udostępniane i otrzymywane od konkretnego klienta, podwykonawcy lub dostawcy.

Możesz także przyjmować podpisy elektroniczne od interesariuszy, aby zatwierdzać umowy, dzięki czemu proces zarządzania umowami jest szybszy i w pełni sprawdzony.

Śledzenie statusu dokumentów kontraktowych w JobNimbus ( Źródło )

Podsumowanie i kolejne kroki

Chociaż pięć narzędzi wymienionych powyżej jest wysoko ocenianych przez użytkowników Capterra, niekoniecznie zaspokajają wszystkie Twoje potrzeby biznesowe.

Aby sprawdzić więcej rozwiązań, odwiedź naszą stronę kategorii oprogramowania do zarządzania budową. Tam możesz zastosować niestandardowe filtry, aby utworzyć krótką listę produktów na podstawie parametrów, takich jak liczba obsługiwanych użytkowników, modele cenowe i opcje wdrażania.

Metodologia

Aby znaleźć się na krótkiej liście, produkty musiały spełniać następujące kryteria:

• Produkty musiały oferować następujące możliwości zarządzania dokumentami:
  • Przechowywanie i archiwizacja dokumentów w chmurze w centralnej lokalizacji
  • Przechwytywanie dokumentów z możliwością skanowania i przesyłania dokumentów
  • Wyszukiwanie pełnotekstowe, aby użytkownicy mogli wyszukiwać i pobierać dokumenty
• Produkty wymagały co najmniej 20 recenzji użytkowników na Capterra (opublikowanych w ciągu ostatnich dwóch lat).
• Produkty musiały mieć wysoką ocenę „prawdopodobieństwo polecenia” (średnia rekomendowana ocena co najmniej 9 na 10 w Capterra).