Jak ulepszyć komunikację biznesową za pomocą wiadomości dźwiękowych

Wiadomości głosowe są często pomijane jako metoda komunikacji biznesowej, nawet jeśli ma ona wiele zalet: możesz komunikować się we własnym tempie, w ekspresyjny sposób, bez konieczności przebywania w biurze.

Firmy mogą szybko tworzyć wiadomości audio i wysyłać je do grup klientów lub pracowników. Jest to przydatny sposób na utrzymywanie kontaktu z zespołem i komunikowanie się z klientami.

Oto, jak działają wiadomości tekstowe audio i jak możesz wysłać wiadomość, która natychmiast zainteresuje odbiorców.

Jak działają wiadomości tekstowe audio

Tekstowa wiadomość dźwiękowa (nazywana również tekstem głosowym) to krótka, nagrana wiadomość głosowa, którą można wysłać do jednego lub wielu odbiorców.

Dzięki tekstowym wiadomościom dźwiękowym możesz wysyłać nagrane wiadomości głosowe i inne dźwięki na telefony odbiorców. Wiadomości są wysyłane jako połączenia telefoniczne i pozostawiane jako automatyczne wiadomości głosowe, jeśli połączenie nie zostanie odebrane.

Jak wysłać wiadomość głosową

Aby wysłać nagranie głosowe w wiadomości tekstowej za pomocą telefonu z systemem Android , wykonaj następującą procedurę:

• Przejdź do „Wiadomości” i wybierz odbiorcę.
• Kliknij i przytrzymaj ikonę „Nagrywanie” (w prawym dolnym rogu ekranu) podczas nagrywania wiadomości.
• Kliknij ikonę strzałki (również w prawym dolnym rogu), aby wysłać plik audio.

Jeśli używasz telefonu z systemem IOS , procedura wygląda tak:

• Dotknij i przytrzymaj przycisk „Nagraj dźwięk”, aby nagrać wiadomość dźwiękową.
• Dotknij przycisku „Odtwórz wiadomość”, aby odsłuchać wiadomość przed jej wysłaniem.
• Dotknij przycisku „Wyślij dźwięk”, aby wysłać wiadomość lub przycisku „Usuń nagranie audio”, aby ją usunąć.

Czy wiadomości głosowe znikają przed przeczytaniem?

iPhone automatycznie usuwa wiadomości audio dwie minuty po ich odsłuchaniu, chyba że klikniesz Keep. Aby temu zapobiec, wybierz Ustawienia > Wiadomości > Wygaśnięcie (pod Wiadomościami audio), a następnie kliknij „Nigdy”. Zapisane wiadomości dźwiękowe są przechowywane w aplikacji Wiadomości na iOS 12 oraz w aplikacji Notatki głosowe w poprzednich wersjach.

Wskazówki dotyczące wiadomości tekstowych audio

Tworzenie wiadomości tekstowej audio, która angażuje ludzi i generuje odpowiedzi, nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Wszystko, co musisz zrobić, to przestrzegać tych czterech prostych zasad:

1. Unikaj żargonu

Żargon i terminy techniczne, których Twój odbiorca może nie zrozumieć, spowodują jedynie zamieszanie. Odbiorcy powinni szybko zrozumieć, o czym jest Twoja wiadomość, aby mogli natychmiast odpowiedzieć.

2. Zachowaj prostotę

Staraj się, aby Twoje wiadomości były krótkie i na temat. Dzięki temu będą wyraźniejsze i łatwiejsze do zapamiętania. Pomaga to również uniknąć zbyt szybkiego mówienia.

3. Praktyka czyni mistrza

W przeciwieństwie do poczty głosowej możesz nagrywać wiadomości tekstowe audio tyle razy, ile potrzebujesz, więc poświęć trochę czasu, aby zrobić to dobrze. Możesz zatrudnić aktora głosowego do nagrywania wiadomości głosowych, jeśli na przykład chcesz wysyłać wiadomości biznesowe w językach, których nie znasz.

4. Podaj jasne kolejne kroki

Pod koniec wiadomości odbiorcy powinni dokładnie wiedzieć, co chcesz, aby zrobili dalej. Wyraźne wezwanie do działania wywołuje reakcje odbiorców, więc pamiętaj, aby uwzględniać je w każdej komunikacji.

Jak wysłać wiadomość głosową za pomocą TextMagic

Używanie TextMagic do wysyłania wiadomości tekstowych audio jest proste i można to zrobić w kilku krokach.

Kolejną zaletą wiadomości tekstowych audio jest to, że można je zaplanować. Możesz skontaktować się z wieloma osobami jednocześnie.

Tekst na mowę

W przypadku wiadomości zamiany tekstu na mowę wysyłasz tekst, który zostanie przetworzony przez program zamiany tekstu na mowę i przekonwertowany na plik audio. W ten sposób możesz wysyłać pilne wiadomości dźwiękowe nawet wtedy, gdy nie możesz nagrać.

• Wybierz „Utwórz” z menu głównego.
• Wybierz „Zamiana tekstu na mowę”.

• Wpisz odbiorców w polu tekstowym lub przejdź do kontaktów/list, co spowoduje otwarcie wyskakującego okienka.
• Sprawdź numery lub listy, na które chcesz wysłać dźwięk, i potwierdź, klikając „Dodaj x kontaktów/list”. Spowoduje to również powrót do ekranu głównego.
• Wybierz numer, z którego chcesz wysłać wiadomość.
• Wpisz swój tekst w polu wiadomości. Dodatkowo możesz personalizować wiadomości za pomocą pól niestandardowych.
• Kliknij „Podgląd”, aby odsłuchać swoją wiadomość.

• Kliknij „Wyślij”, aby natychmiast dostarczyć wiadomość, lub „Zaplanuj wiadomość”, aby wysłać ją później, w wybranym przez siebie czasie.
• TextMagic zapewnia bezpłatne narzędzie do zamiany tekstu na mowę: możesz wysyłać teksty do konwersji na pliki audio. Jeśli chcesz odpowiedzieć dźwiękowo na więcej niż jedną wiadomość w tym samym czasie, jest to narzędzie, którego powinieneś używać.

Transmisja głosowa

Transmisja głosowa pozwala przesłać plik audio o długości do 90 sekund. Następnie możesz wysłać go jako wiadomość głosową do odbiorców.

• Wybierz „Utwórz” z menu głównego.
• Wybierz „Transmisja głosowa”.

• Wpisz odbiorców w polu tekstowym lub przejdź do kontaktów/list, co spowoduje otwarcie wyskakującego okienka.
• Sprawdź numery lub listy, na które chcesz wysłać dźwięk, i potwierdź, klikając „Dodaj x kontaktów/list”. Spowoduje to również powrót do ekranu głównego.
• Wybierz numer telefonu, z którego chcesz wysłać wiadomość.
• Kliknij „Wybierz dźwięk”, a pojawi się nowe wyskakujące okienko, w którym możesz wybrać „Prześlij nowy dźwięk”, aby pobrać plik z komputera lub jeśli masz już pliki audio na swoim koncie TextMagic, pojawią się one poniżej i możesz po prostu zaznacz te, które chcesz wysłać.

• Po zakończeniu kliknij „Użyj nagrania”, co przeniesie Cię z powrotem do głównego okna.
• Kliknij „Wyślij” lub „Zaplanuj wiadomość”.

Wiadomości dźwiękowe przynoszą korzyści firmom

Wiadomości tekstowe audio oferują firmom szereg korzyści. Może służyć do usprawnienia komunikacji z pracownikami i klientami, a także jako narzędzie marketingowe.

Porozmawiaj ze swoim zespołem

Zajęci członkowie zespołu będący w ruchu mogą nie mieć czasu na zatrzymanie się i wpisanie tekstu. Możliwość szybkiego nagrywania i wysyłania wiadomości, zamiast dzwonienia, oszczędza czas — dla pracowników w terenie i w biurze. Podobnie członkowie zespołu, którzy nie mają czasu na przeczytanie wiadomości SMS lub e-mail, mogą odsłuchać wiadomość. Nie musisz patrzeć na ekran telefonu.

Ponieważ wiadomości tekstowe audio są dostarczane jako rozmowa telefoniczna, są przydatne, gdy potrzebujesz, aby pracownicy natychmiast usłyszeli wiadomość.

Na przykład sklep odzieżowy Bob's Stores postanowił zamknąć swoje 35 sklepów podczas huraganu Sandy i musiał wysłać ostrzeżenie. Korzystając z transmisji głosowej, w ciągu kilku minut byli w stanie zaalarmować ponad 200 pracowników.

Wiadomości głosowe umożliwiają także bardziej osobistą komunikację z członkami zespołu w innych strefach czasowych.

W przypadku zespołów zdalnych komunikowanie się wyłącznie za pomocą wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych może być bezosobowe. Wiadomości tekstowe audio mogą nadać bardziej ludzki charakter, gdy nie możesz jednocześnie być online.

Kontaktuj się z klientami

Wiadomości tekstowe audio mogą poprawić Twoją komunikację z klientami; na przykład, możesz wysyłać wiadomości głosowe informujące o postępach projektu, przypomnienia o spotkaniach lub potwierdzenia rezerwacji.

Wysłanie wiadomości głosowej lub wiadomości tekstowej na mowę zwiększa prawdopodobieństwo, że Twoi klienci otrzymają alerty i przypomnienia. W konsekwencji może to ułatwić klientom korzystanie z Twojej usługi.

Oprócz pomagania klientom w zapamiętaniu wizyt, zapobiega to również utracie zysków z powodu nieodebranych rezerwacji.

Na przykład dentyści tracą średnio 31 500 dolarów rocznie z powodu nieodebranych wizyt. Z tego powodu RevenueWell wykorzystuje transmisję głosową do wysyłania 80 000 spersonalizowanych przypomnień o spotkaniach miesięcznie.

Wiadomość tekstowa audio może nadać rutynowym interakcjom z klientami bardziej osobisty charakter niż e-mail lub SMS. Pokazuje również klientom, że zapewniasz dodatkowy poziom opieki.

Konwertuj więcej leadów

Wiadomości tekstowe audio to najbardziej angażujący sposób wysyłania komunikatów marketingowych do potencjalnych klientów i kontaktów. Możesz skontaktować się z nimi w dowolnej strefie czasowej z zaplanowanymi wiadomościami.

Tworząc i personalizując pliki audio na każdym etapie interakcji z leadem, wiadomość tekstowa audio umożliwia bardziej spójne dalsze kontakty.

Jeśli możesz odpowiedzieć na potencjalnego klienta w ciągu jednej minuty od otrzymania jego prośby o informacje, jest znacznie bardziej prawdopodobne, że uzyskasz sprzedaż. Mimo to tylko 7% firm odpowiada w ciągu pięciu minut. Zautomatyzowane wiadomości tekstowe audio umożliwiają niemal natychmiastową reakcję na leady. Dzięki temu Twój zespół sprzedaży może uzyskać więcej konwersji z istniejących leadów.

Oprócz szybszego reagowania, wiadomości tekstowe audio zapewniają również, że agenci na żywo mogą spędzać więcej czasu na rozmowach z wykwalifikowanymi potencjalnymi klientami i mniej czasu na czekanie, aż potencjalni klienci odbiorą telefon.

Chcesz zacząć korzystać z wiadomości dźwiękowych?

Wiadomości tekstowe audio działają znacznie szybciej niż pisanie na klawiaturze i są bardziej praktyczne w każdej firmie, zwłaszcza w firmach międzynarodowych, w których pracownicy komunikują się w więcej niż jednym języku. Nie ma błędów w pisowni, oszczędza czas, a wiadomość można otworzyć w najdogodniejszym dla odbiorcy czasie.